اگر به تاریخچه حسابداری نگاهی بیندازیم متوجه می شویم که ذهنیت حسابداری از ابتدای زیستن بشر تا رنساس به اشکال مختلفی وجود داشته است، اما اگر نخواهیم راه دور برویم و توجهمان را به حسابداری در عصر امروزی جلب کنیم متوجه می شویم که در دهه های اخیر پیشرفت شگرفی در زمینه علم حسابداری و تکنولوژی های مورد استفاده در این زمینه رخ داده است. وقتی که شاهد تولید نرم افزارهای پیشرفته در زمینه حسابداری هستیم یا در مورد مفاهیمی همچون کدینگ حسابداری می شنویم متوجه می شویم که امروزه نگاه علمی به مبحث حسابداری از هر جهت ظهور و بروز یافته است.
در این مقاله قرار است در مورد یکی از مفاهیم علمی در دنیای حسابداری یعنی کدینگ حسابداری توضیحاتی ارائه دهیم. کدینگ حسابداری از مفاهیمی است که در کسب و کارهای بزرگ بسیار پرکاربرد هستند. زمانی که در فرآیندهای حسابداری، رویدادهای مالی بسیار پرتعداد هستند و انواع مختلفی هم دارند عدم استفاده از کدینگ حسابداری می تواند به هم ریختگی و بی نظمی را در پی داشته باشد.
در این مقاله به طور کامل در مورد مفهوم کدینگ حسابداری توضیح می دهیم. ابتدا توضیح می دهیم کدینگ حسابداری چیست، سپس انواع آن را بررسی می کنیم، از اهداف کدینگ در حسابداری می گوییم و سپس به بررسی سطوح و ساختار استاندارد برای کدینگ و نمونه های آن می رسیم. بنابراین با ما همراه باشید.
در یک تعریف آسان، کدینگ یک نوع از دسته بندی حساب ها در حسابداری است. کدینگ حسابداری معمولا به شکل درختی انجام می شود که این روش رایج ترین روش آن است. در کدینگ حسابداری دسته بندی هایی برای حساب ها مشخص می شود که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی هستند و مشخص می کنند که سرشاخه و زیر شاخه ها کدامند.
به این دسته بندی ها، شاخه بندی کردن و کدگذاری حساب ها کدینگ حسابداری گفته می شود. کدینگ در لفظ به معنای شماره گذاری است و ترکیب آن با حسابداری این معنا را می دهد که حساب ها در حسابداری را کدگذاری کنیم. در ادامه به سطوح مختلف در کدینگ حسابداری و ساختار استاندارد آن می پردازیم، اما قبل از آن، برای درک بهتر مفهوم کدینگ باید به سراغ شناخت انواع کدینگ در حسابداری و اهداف استفاده از آن بپردازیم.
نرم افزار حسابداری بهترین راه برای کدینگ حسابداری است. البته برای اینکار می توان از نرم افزارهایی همچون اکسل هم استفاده کرد یا حتی کدینگ را بر روی کاغذ انجام داد، اما نرم افزارهای مالی به دلیل امکانات و توانایی های زیادی که دارند و همچنین امکان تغییرات گسترده ای که در آن ها وجود دارد بهترین گزینه برای کدینگ حسابداری محسوب می شوند. علاوه بر این، سرعت و دقت این کار نیز با استفاده از نرم افزار حسابداری بیشتر خواهد بود.
مسئله کدینگ حسابداری یک موضوع ویژه و قابل تامل است که پیشنهاد می شود از ابتدای شروع امر حسابداری در هر کسب و کاری مورد استفاده قرار گیرد. به این دلایل:
کدینگ حسابداری یک مسئله تخصصی به شمار می رود و باید توسط متخصص این کار یا حسابداران و مدیران مالی با تجربه انجام گیرد.
این مسئله بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری واحدهای اقتصادی را از ریشه برطرف می کند یا باعث جلوگیری از آن می شود، اما برای این کار باید خود این سیستم به درستی طراحی شود.
اگر بخواهیم به رایج ترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعه های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند اشاره کنیم به 5 نوع اصلی می رسیم:
یکی از شیوه های کد دهی که ساده نیز هست کد دهی بر اساس مختصر نویسی و علامتگذاری بر اساس زبان فارسی است. در این روش کدگذاری حرف اول کلمات را برای بازه کوچکی از کلمات به کار می برند. برای مثال حساب های پرداختنی با کد «ح – پ» شناخته می شود.
کدینگ متوالی با نام های کدینگ پی در پی و کدینگ سریالی هم شناخته می شود. در این روش اعداد به صورت پشت سر هم به حساب ها و داده تخصیص داده می شود.
روش سلسله مراتبی یکی از پرکاربردترین روش های کدینگ است، چرا که علاوه بر نظم و دقت خوبی که در این روش وجود دارد، محدودیت در تعداد حساب ها، کالاها و داده در این روش وجود ندارد.
مثال کدینگ سلسله مراتبی: در یک شرکت برای حساب دارایی ها کد 404 در نظر گرفته می شود. در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد زیر گروهی به این حساب اضافه کند می تواند با اضافه کردن یک عدد اعشاری به آن زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد نماید. این روش به صورت ساختار یافته و بدون هیچگونه محدودیتی می تواند ادامه پیدا کند.
در این روش کدها می توانند به یک حساب اختصاص داده شوند. این روش صرفا برای استفاده در یک دوره مالی کاربرد دارد.
در این روش نیز تخصیص اعداد و کدها را می توان یک قرارداد استاندارد در نظر گرفت، به این دلیل که در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از حساب ها و زیر مجموعه های آن خواهد بود. برای مثال در کدینگ وجهی حسابداری یک فروشگاه می توان با استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی گروه یک را به مشخص کردن بخش های مختلف فروشگاه، گروه دوم را به عنوان نماینده هزینه های مختلف فروشگاه و گروه سوم را به عنوان نمایانگر زیر گروه های 2 گروه قبلی در نظر گرفت.
منظور از سطوح کدینگ سطح هایی است طبق آن تراکنش های مالی را دسته بندی می کنند.
ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری به شکل زیر است:
گروه حساب: در این لایه از ساختار استاندارد کدینگ، صورت های حساب های مالی قرار می گیرد. در این سطح می توان همه بدهی های جاری و غیر جاری، درآمدها و هزینه ها، سرمایه گذاران و ذی نفعان و حقوق مرتبط با آن ها را قرار داد.
حساب کل: در این لایه اغلب، صورت حساب های مالی تعریف می شود. معمولا نیازها و فعالیت های شرکت از اجزای اصلی این سطح هستند و گروه حساب های شرکت را به ارقام کوچک تر تقسیم می کنند.
حساب معین: در این سطح نیز حساب های کل به حساب های کوچک تر و جزئی تر تقسیم می شوند. این حساب های در حسابداری با نام حساب های معین شناخته می شوند.
حساب تفضیلی 1
حساب تفضیلی 2
حساب های تفصیلی نیز حساب های خرد شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفصیلی شناخته می شوند. حساب های تفصیلی در طبقه بندی شرایط را آسان تر می کنند و شناسایی حساب ها را آسان تر می سازند.
در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به چند موضوع توجه کرد:
