اما برنامه ریزی اثربخش، فرایندی است پیچیده که فعالیت های گوناگونی باید در آن وجود داشته باشد تا تضمین شود که مواد، تجهیزات و منابع انسانی مورد نیاز در زمان و مکانِ لازم در اختیار شرکت قرار دارند. برنامه ریزی تولید به مثابه ی یک نقشه ی راه است: این برنامه به شما نشان می دهد که چه مسیری را طی خواهید نمود و چقدر طول می کشد تا به مقصد برسید. در زیر برخی از مزایای حاصل از یک برنامه ریزی تولید اثر بخش و کارا بیان شده است:
یک برنامه ریزی تولید مناسب بر پایه ی درکی قوی از فعالیت های کلیدی بنا می شود و کارآفرینان و مدیران شرکت باید این فعالیت های را در فرایند برنامه ریزی خود در نظر بگیرند. در زیر چند مثال بیان شده است:
برای یک برنامه ریزی خوب و قوی شما باید فروش بالقوه ی شرکت را با قابلیت اطمینان خوبی بتوانید برآورد نمایید. بیشتر شرکت ها اعداد و ارقامی دقیق در خصوص فروش های آتی خود در دست ندارند. با این حال، شما می توانید فروش های آینده را بر اساس اطلاعات تاریخی، روندهای بازار و یا سفارشاتِ جاری پیش بینی نمایید.
مقدار موجودی قابل اطمینانی که به درون خطوط لوله تغذیه می شود، باید تعیین شده و یک سیستم موجودی قابل اتکا و پایدار باید در شرکت وجود داشته باشد.
این زمان که به زمان آزاد نیز شهرت دارد، در واقع مدت زمانی است که در بین فرایندهای مختلف در نظر گرفته می شود به گونه ای که بتوان تمامی سفارشات را در خط تولید یا خدمت قرار داد. نرم افزار برنامه ریزی تولید به شما کمک می نماید تا بتوانید زمان آزاد شرکت را مدیریت نمایید، اطمینان حاصل نمایید که به خوبی مورد استفاده قرار گرفته است و در عین حال هم باید محتاط باشید تا تأخیری ایجاد نشود. برنامه ریزی باید به گونه ای باشد که ظرفیت عملیاتی شما را بیشینه نماید، اما در عین حال از آن فراتر هم نرود. همچنین عاقلانه آن است که برای تمامی ظرفیت، برنامه ریزی انجام نشود و فضایی هم برای اولویت های غیرمنتظره و تغییراتی که ممکن است به وجود آیند، در نظر گرفته شود.
عموماً اثربخش ترین ابزار برای تعیین گام های تولید، ترسیم نقشه ی فرایندها است تا مشخص شود که این فرایندها در چه زمانی اتفاق می افتند و سپس باید زمانِ متوسطی را مشخص نمود که کار به اتمام خواهد رسید. توجه داشته باشید که این گام به ترتیب اتفاق نمی افتند. همچنین ممکن است به صورت همزمان با یکدیگر نیز رخ دهند.
پس از تکمیل نقشه ی فرایند، خواهید دانست که چقدر طول می کشد تا یک فرایند به صورت کامل به اتمام برسد. زمانی که یک کار به صورتی تکراری یا به صورت مشابه انجام می شود، بهترین کار این است که گام های کار و زمان مربوط به انجام آن به صورت استاندارد در آیند. فعالیت های مشابه را برای استفاده در آینده مستند نموده و از آن ها به عنوان یک خط مبنا استفاده نمایید تا مسیر و زمان های آینده تعیین شوند. این کار می تواند تا حد قابل ملاحظه ای، برنامه ریزی فرایند را برای شما سرعت بخشد.
در حین ترسیم فرایند، شما ممکن است با هدر رفت هایی نیز روبرو شوید. شما می توانید برای حذف این هدر رفت ها از کارآیی عملیاتی و یا تولید ناب استفاده نمایید. همچنین با این کار، مدت زمان فرایند نیز کوتاه تر شده و دستاوردها و هزینه های مربوط نیز بهبود خواهند یافت.
برای ارزیابی این عوامل، اطلاعات تاریخی در تجارب کاری مشابه را جمع آوری نموده، زمان واقعی، مواد و شکست هایی که رخ داده است را به تفصیل مشخص نمایید. چنان چه ریسک های برآوردشده قابل ملاحظه باشند، باید از روش تحلیل حالات خرابی و اثرات آن (FMEA) استفاده و اطمینان حاصل نمایید که کنترل های مناسب برای حذف یا به حداقل رساندن این ریسک ها مد نظر قرار داده شده اند. این روش به شما اجازه می دهد تا بتوانید مشکلات بالقوه در عملیات کسب و کار خود را برطرف نمایید. این نوع تحلیل، بیشتر در شرکت های تولیدی و مونتاژ مورد استفاده قرار می گیرد.
تمامی فعالیت های دیگر از برنامه ی تولید آغاز شده و هر حوزه نیز بستگی به تعامل آن با سایر فعالیت های دیگر دارد. عموماً در یک برنامه، مواد، تجهیزات، منابع انسانی، آموزش ها، ظرفیت و روش های و رویه های مورد نیاز برای تکمیل کار در یک زمان استاندارد، مشخص می شود. برای آن که بتوان فروش را به صورتی خوب پیش بینی نمود، شما باید این پیش بینی را بر اساس تاریخچه ی سفارشات شرکت انجام دهید.
برنامه ی تولید اساساً باید عناصر کلیدی خاصی که پیش از تولید باید در نظر گرفته شوند تا جریان کار بدون انقطاع انجام شود را در بر داشته باشد.
طرح تولید پایه و اساسی را در اختیار شما قرار می دهد تا بتوانید بر اساس آن برای کار واقعی برنامه ریزی کرده و فعالیت های روزمره ی خود را نیز طرح ریزی نمایید. زمانی که سفارشات خرید به شما می رسد، باید بتوانید تا آن ها را بر اساس اولویت آن ها تأمین نمایید. اهمیت سفارشات فروش نیز جریان کار و زمانی که باید برای آن ها برنامه ریزی کرد را تعیین می نماید. پس از این مرحله باید تعیین نمایید که آیا برای تولید یا ارائه ی خدمت آماده هستید یا خیر. شما باید موارد زیر را تعیین نمایید:
پس از آن که مشخص شد که معیارهای لازم برای شروعِ تولید مهیا هستند، باید طرح تهیه شده را به اطلاع کارکنانی که قرار است تا کار را انجام بدهند، برسانید. شما می توانید طرح خود را در قالب صفحات گسترده، پایگاه های داده یا نرم افزارها تهیه نمایید. این ابزارها می توانند اجرای فرایند را تسریع نمایند. با این حال، از یک نمایش بصری می توان به عنوان ابزاری برای اطلاع رسانیِ برنامه های کاری به کارکنان کف کارگاه نیز استفاده نمود. در بعضی از شرکت ها نیز سفارشات کاری پست شده یا از مانیتورهای کامپیوتری برای نمایش برنامه به کارکنان کف کارگاه استفاده می شود. این برنامه ی زمانی باید در دسترس کارکنانی که از برنامه پیش هستند نیز قرار گرفته و باید همواره به روز باشد.
یکی از چالش هایی که در تولید و برنامه ریزی زمانی برای آن وجود دارد، پیگیری و پرداختن به تغییراتی است که در سفارشات رخ می دهند. تغییرات هر روزه رخ می دهند. شما باید طرح خود را بر اساس این تغییرات تنظیم نمایید و مشاوره های لازم را به کارخانه ارائه کنید. برخورد و رتق و فتق تغییرات، همیشه آسان نبوده و شاید برطرف کردن این تغییرات به همان اندازه ی تهیه ی یک طرح تولید اولیه و اصلی دردسر داشته باشد. شما باید با تمامی بخش های مختلفِ درگیر در کار در ارتباط باشید تا بتوانید مشکلات را برطرف نمایید. همچنین، استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری می تواند برای ردیابی تغییرات، موجودی، کارکنان و تجهیزات به شما کمک نماید.
منبع: samix.org
