به عنوان یک حسابدار موفق، که میتواند به خوبی سود و زیان موسسه را محاسبه کند، باید بدانید که یکی از عوامل مهم در تعیین سود و زیان، میزان موجودی کالا در ابتدا و پایان دوره مالی است. پس نگهداری و کنترل حساب موجودی کالا طی سال مالی و در پایان آن، یکی از وظایف حسابداران در موسسات بازرگانی خواهد بود.
در سیستم های انبارداری و حسابداری انبار، برای نگهداری حساب موجودی ریالی انبار، دو روش کلی وجود دارد:
در ادامه، هر کدام از این روش ها را معرفی می کنیم.
در این روش، واحد حسابداری شرکت ها، هنگام ورود یا خروج کالا، در رسید و حواله انبار، علاوه بر اطلاعات تعدادی، اطلاعات ریالی را هم ثبت می کنند تا دائما مقدار و ارزش موجودی ریالی انبار را در اختیار داشته باشند.
این روش، در شرکت هایی کاربرد و قابلیت استفاده دارد که کالاهای مورد نظر حجیم یا گران قیمت، کم گردش، قابل شمارش یا قابل اندازه گیری دقیق هستند.
حالا بررسی میکنیم که با استفاده ار روش دایم، در سیستم حسابداری، چه ثبتی خواهیم داشت و کدام کدهای حساب درگیر خواهند بود.
در روش دائمی، کالای خریداری شده در طول سال مالی به حساب موجودی کالا بدهکار می شود و هنگامی که کالایی فروخته می شود، بهای تمام شده آن از حساب موجودی کالا خارج خواهد شد. پس در این روش، هنگام خرید کالا، حساب موجودی کالا بدهکار می شود و هنگام فروش کالا، علاوه بر ثبت مربوط به فروش، ثبت دیگری جهت کاهش موجودی در دفاتر ثبت می شود. به این ترتیب که حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته بدهکار و حساب موجودی کالا بستانکار می شود. به این ترتیب همیشه، مانده حساب موجودی کالا در سیستم حسابداری، میزان موجودی های کالای شرکت را نمایش خواهد داد.
در این سیستم موجودی کالا و بهای تمام شده کالای فروش رفته در هر لحظه از دوره مالی از روی دفاتر قابل تعیین است. هنگام بستن حساب ها در پایان سال مالی شمارش مقدار موجودی کالای پایان دوره نیز انجام می شود تا ثبت های حسابداری طی دوره به طور دقیق کنترل شود.
در روش ادواری، واحد حسابداری شرکتها و موسسات، پس از دریافت رسید و حواله انبار، صرفا اطلاعات تعدادی کالا را ثبت میکنند و به دلیل پیچیدگی محاسبات ریالی و ثبت اسنادآن، از این بخش صرف نظر میشود. از طرفی تنها در زمان بستن حسابها و تهیه صورتهای مالی، نیاز به محاسبات ریالی و درج ارقام ضروری است. پس طی دوره، نبودن اطلاعات ریالی مشکلی ایجاد نخواهد کرد.
شیوه نگهداری ادواری حساب موجودی کالا، در مورد کالاهایی کاربرد و قابلیت استفاده مناسب دارد که کالاهای مورد نظر کم حجم، ارزان قیمت، پرگردش و غیرقابل شمارش و یا غیرقابل توزین به نحوه بسیار دقیق باشند. خصوصا این شیوه در مواردی به کار میرود که کالا نوعا در اثر وضعیت جوی و آب و هوا، جذب و دفع گرما و رطوبت کرده و افزایش و کاهش وزن پیدا می کند.
حالا بررسی می کنیم که با استفاده ار روش ادواری، در سیستم حسابداری، چه ثبتی خواهیم داشت و کدام کدهای حساب درگیر خواهند بود.
در روش ثبت ادواری، هنگام خرید کالا، حساب خرید بدهکار می شود و هنگام فروش کالا، کاهش موجودی در دفاتر ثبت می شود. پس در این سیستم تعیین مقدار موجودی کالا طی سال از روی دفاتر امکان پذیر نیست و هر زمان لازم باشد مقدار موجودی کالا و بهای تمام شده کالای فروش رفته تعیین شود، باید ابتدا مقدار موجودی کالای پایان دوره تعیین شود، سپس مبلغ موجودی کالای پایان دوره از مجموع موجودی کالای اول دوره و خریدهای دوره کسر شود تا بهای تمام شده کالای فروش رفته مشخص شود. بر این اساس موجودی کالا در پایان هر سال مالی، بطور طبیعی موجودی کالای ابتدای دوره بعد است.
