مدیریت و ارزیابی عملکرد یک فروشگاه موفق

آخرین کاری که شما باید به عنوان یک کار آفرین پرکار برای آن زمان صرف کنید، حضور مستمر در محل فروشگاهتان است.

مدیریت کالای موجود در فروشگاه و به طور کلی مدیریت فروشگاه یکی از آیتم های کلیدی کار خرده فروشی بوده که به زمان زیاد کاری نیاز دارد. این کار بسیار زمان بر بوده و هیچ راه کاری برای تغییر این شرایط وجود ندارد.

چه مدت طول می کشد تا شما کالاهای مورد نیاز را برای تهیه فهرست سفارش محصول شناسایی کنید؟

چند ساعت طول می کشد تا شما با کلیه فروشندگان خود صحبت کرده و کالای مورد نیاز آنها را برای خرید مجدد شناسایی کنید؟ انجام این کارها بسیار ضروری بوده و در روز کاری شما به زمان بسیار زیاد و غیر قابل پیش بینی نیاز دارد. انجام این کارهای ساده نه تنها به شما در صرف جویی زمان کمک می کند بلکه در دراز مدت در کاهش هزینه را به دنبال خواهد داشت.

یکی از ویژگی های اصلی 52% از فروشگاه های موفق این است که سیستم مدیریت آنها به دنبال استفاده قابلیت های یک سیستم مدیریت فروشگاه می باشد تا معلاملات خود را تنها از آن طریق انجام دهند.

ادغام نو آوری با فن آوری

به خاطر داشته باشید عموم فروشنده ها مقداری از وجه نقد خود را خارج از صندوق فروش نگاه داری می کنند و استفاده از این روش به آنها این امکان را می دهد تا کار خود را در زمانی کمتر از حد معمول خود انجام دهند. بر اساس تحقیقات انجام شده، بیش از 30% از فروشگاه ها از سیستم های فروشگاهی برای مدیریت فروشگاه استفاده می نمایند و 22% دیگر از فروشگاه ها برای ثبت های خود، از روش های متفاوت دیگر استفاده می کنند.

سیستم فروشگاه و نوآوری های مدیریتی

هر سیستم فروشگاه به منظور بهبود برگرداندن سرمایه به فروشگاه و استفاده از نوآوری های مدیریتی در آن و برطرف کردن نیازهای احتمالی در آینده مورد استفاده قرار می‎گیرد. یکی از ویژگی های اصلی 52% از فروشگاه ها موفق این است که سیستم مدیریت آنها به دنبال استفاده از قابلیت های یک سیستم فروشگاه می باشد تا معلاملات خود را تنها از آن طریق انجام دهند.

ماتریس موجودی کالا

یک سیستم فروشگاهی در یک فروشگاه باید مانند یک کارمند جدید عمل کرده و با صرف جویی آسان و منطقی در وقت به شما کمک کند تا سرمایه خود را مدیریت کنید. یکی از این راه ها استفاده از ماتریس موجودی کالا است.

همانطور که شما کالای مورد نظر را به سیستم وارد می کنید به طور خودکار سه ویژگی ابعاد، رنگ و ساختار ظاهری آن نیز به سیستم وارد می شود. از اجناس مورد نظر یک کاتالوگ جدید تهیه کرده و در این مرحله میزان مالیات، یکی دیگر از هزینه های مهم است که باید محاسبه شود. یک تیشرت به عنوان یک کالا می تواند سایز، رنگ و یا مشخصات دیگری داشته باشد، که شما باید آنها شخصاً در جایگاه صحیح خود به سیستم فروش وارد کنید. کلیه این کارها به طور خودکار انجام شده و در صرف جویی وقت و کاهش اشتباهات تا حد امکان به شما کمک می کند.

کلیه فرآیندهای کاری مربوط به گردش سرمایه را اتوماتیک نمایید

کار برگردان سرمایه برای سفارش مجدد باید توسط یک سیستم فروشگاه ساده تر شود. شما باید برای هر کالا در فروشگاه خود با توجه به سرمایه برگشتی یک فرآیند سفارش مجدد طراحی کنید. در زمانی که کار تنظیم سفارش جدید را انجام می دهید کلیه محصولات مورد نظر باید به مرحله سفارش مجدد رسیده باشند تا سیستم به طور خودکار نام آن ها را در لیست سفارش درج کند. استفاده از این روش به شما کمک می کند تا حجم کالای مورد نیاز را پیش بینی کرده و از طرف دیگر به شما اجازه می دهد تا تغییرات نهایی را نیز شناسایی کنید.

کاتالوگ های از پیش تنظیم شده را نهایی کنید

کاتالوگ های مربوط به اجناس فروشگاه بسیار مهم بوده و می توانند آیتم های مهم را به سادگی در آن تنظیم کرد.

برای مثال: اگر یک مشتری به دنبال محصولی خاص است که شما تا کنون آن را عرضه نکرده اید و در نقطه مقابل جزئیات آن کالا در کاتالوگ های شما موجود بوده، از این رو شما می توانید در صورت نیاز آن محصول خاص را نیز عرضه کنید. شما می توانید آن محصول را تهیه کرده و با ارائه آن مشتری خود را خوشحال کنید.

مدیریت فروشگاه یکی از روش های کلیدی راه اندازی یک فروشگاه موفق است. متاسفانه انجام این کار کمی تردید آمیز و زمان بر است و حتی گاهی نمی دانید که کار را باید از کجا آغاز کنید. بنابراین در زمان آغاز کار بدانید استفاده از یک اتوماسیون کاری یک لازمه فروش بوده و همچنین می توانید با یک سیستم های فروشگاه، موجودی فروشگاه های خود را در کمترین زمان مدیریت کنید.

ارزیابی عملکرد فروشگاه

ارزیابی عملکرد فروشگاه هنگامی صورت می گیرد که تطابق عملکرد افراد با اهداف از قبل تعریف شده را تعیین کنیم. از طریق کنترل و نظارت مدیران نسبت به میزان تحقق اهداف و انجام عملیات صحیح فروش آگاهی یافته و قدرت پیگیری، سنجش و اصلاح عملیات فروش را پیدا می کند.

ارزیابی و نظارت یکی از موثرترین ابزار کار مدیران در رده های مختلف یک سازمان یا فروشگاه است. هر سازمان یا فروشگاه بدون وجود یک سیستم کارآمد کنترل و نظارت (مثل بهره گیری از نرم افزار فروشگاهی به منظور محاسبه دقیق فروش و سود) در تحقق اهداف خود موفق نبوده و نمی تواند از افراد، تجهیزات و امکانات خود به خوبی استفداه نماید. جهت انجام یک کنترل مناسب و دقیق باید مراحل ذیل مورد توجه قرار گیرد.

تعیین اهداف سالیانه و فصلی

بدین منظور می بایست اهداف سال فروشگاه توسط مدیر مشخص شود. مدیر باید مشخصا تصمیم بگیرید چه مقدار می خواهد بفروشد و از چه کانال هایی باید تبلیغات کنند. در این مرحله بودجه بندی صورت می گیرد.
ارزیابی عملکرد فروشگاه و اندازه گیری عملکرد کارکنان و نتایج به دست آمده: پس از اینکه برنامه ریزی انجام شد و کار آغاز گشت، می بایست عملکرد در بازه های کوتاه مدت سنجیده شود. به طور مثال به کمک حسابدار فروشگاه سود 6 ماهه فروشگاه بررسی شود.

مقایسه نتایج به دست آمده با اهداف

همواره اختلاف میان آنچه برنامه ریزی شده و آنچه انجام شده وجود دارد. مدیران آگاه این اختلاف را بررسی می کنند و علل تفاوت با برنامه ریزی و انجام شده را ریشه یابی و ارزیابی می کنند.

برنامه ریزی اقدامات اصلاحی

با علم بر اختلاف بودجه بندی و عملکرد، نیاز است تا اقدامات اصلاحی صورت گیرد. به طور مثال اگر به جای صد میلیون تومان، هفتاد میلیون تومان فروش داشتیم علت چه بوده و چه راهی برای اصلاح این عقب ماندگی از بودجه وجود دارد.

برای تعیین آنکه آیا عملکرد فردی در حد استانداردهای قابل قبول است ما ابتدا نیاز به مشاهده این مساله داریم که آنها چه می کنند یا چه کرده اند. تنها در آن صورت است که می توانیم راجع به عملکرد آنها قضاوت کنیم.

در رابطه با قصد و نیت مدیر برای نظارت عملکرد هر فرد این مساله مهم است که به خاطر بسپاریم، نظارت ممکن است با “جاسوسی کردن” مقایسه گردد.

در خصوص کنترل نیز ما عملکرد را محک می زنیم تا دریابیم کارکنان چه چیزی را درست و چه چیز را مغایر با اهداف از پیش تعیین شده انجام داده اند.

آگاهی از این که آنها چه چیزی را درست انجام می دهند موقعیت های زیادی را برای ما فراهم می کند. ابتدا آنکه ما با میزان استعداد و تجربه مفید افراد آشنا می شویم. به علاوه با آگاهی از این مساله می توانیم از آن در برنامه ریزی و سازماندهی وظایف دیگر افراد استفاده نماییم. در ضمن این امر موقعیتی برای ابراز تقدیر و تشویق درست هم فراهم می کند.

باید توجه داشت که هر فردی در فروشگاه همچون حلقه ای از یک زنجیره طولانی است و دانستن این مساله که در کجا عملکرد افراد در حد استاندارد نیست این موقعیت را در اختیار ما قرار می دهد که به سرعت اقدامات اصلاحی را به جریان بیندازیم تا باقی حلقه های زنجیر از تاثیرات منفی در امان بمانند. در هر حال هنگامی که با عملکرد زیر استاندارادهای موجود رو به رو می شویم باید واکنشی از خود نشان دهیم.

در واقعیت اغلب افراد به طور مستمر عملکرد خود را زیر نظر دارند. ولی وقتی آنها با اهداف و استانداردهای فروشگاه آشنا باشند و آنها را درک کنند، به طور کلی می دانند آیا کار درستی را انجام می دهند و یا نه، و در صورتی که نتوانند به این اهداف دست یابند در صدد دریافت کمک بر می آیند. به عنوان یک مدیر وظیفه ما آن است که از انجام این روند اطمینان حاصل نماییم و مواردی را شناسایی کنیم که فرد بنا به هر دلیلی توانایی تشخیص و یا تمایلی برای درخواست کمک جهت تصحیح عملکرد کمتر از استاندارد خود ندارد.

نظارت بعد وسیعی از فعالیت های بازبینی کننده و اصلاحی را در بر می گیرد که در یک سوی طیف ارزیابی عمکرد فروشگاه را شامل می شود که اغلب فرایندی رسمی با مراحل کاملا تعریف شده است و در سر دیگر طیف فرایندی سریع و غیر رسمی که یک یا دو دقیقه بیشتر طول نخواهد داشت قرار دارد. مساله مهم این است که نظارت و کنترل مدیریت در بازه های زمانی روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالانه مفید و ضروری است.