مقادیر موجودی های کالا را می توان از طریق سیستم های زیر تعیین کرد. هر یک از سیستم ها را می توان در عین حال برای موجودی های مختلف از قبیل مواد اولیه، کالاهای ساخته شده و کالاهای در جریان ساخت به کار گرفت:
در مواردی که برای اندازه گیری موجودی مواد و کالا ازسیستم ثبت ادواری استفاده می شود موجودی های کالا در پایان دوره ای که صورت های مالی تهیه میگردد به طور عینی شمارش می شود. اگرچه این سیستم ممکن است نتایج صحیح و دقیقی را در یک زمان معین ارائه دهد اما هیچ گونه مدرک ثبت دائمی در مورد میزان کالاهای خریداری شده، فروش رفته و موجودی نگهداری نمی شود.
در سیستم ثبت ادواری موجودی های مواد و کالا لازم است ثبت های بستن حساب ها برای (الف) انتقال موجودی ابتدای دوره به خلاصه حساب سود و زیان و (ب) ثبت موجودی پایان دوره در حساب موجودی های مواد و کالا و خلاصه حساب سود و زیان انجام شود. طبق محاسبات زیر، بهای تمام شده کالای فروش رفته در سیستم ثبت ادواری موجودی های کالا مبلغ باقیمانده این است که نمی توان آن را مستقلاً اندازه گیری و تاکید کرد.
| شرح | ریال |
| موجودی ابتدای دوره ( نقل از دوره قبل) | ۵۰٫۰۰۰ |
| خرید ( ثبت شده در حساب خرید) | ۲۰۰٫۰۰۰ |
| بهای تمام شده کالاهای آماده برای فروش | ۲۵۰٫۰۰۰ |
| کسر می شود :موجودی های پایان دوره ( طبق شمارش) | ۶۰٫۰۰۰ |
| بهای تمام شده کالاهای فروش رفته | ۱۹۰٫۰۰۰ |
در سیستم ثبت ادواری موجودی مواد و کالا تنها در پایان دوره مالی شمارش، توزین یا به طرق دیگر اندازه گیری می شود. برای محاسبه بهای تمام شده (ارزش) موجودی های پایان دوره، هر گروه از موجودی های شماره شده در بهای تمام شده یک واحد ضرب می شود. بنابراین هنگامی که سیستم ثبت ادواری مورد استفاده قرار می گیرد، اطلاعات مربوط به موجودی های کالا در هر مقطع زمانی به آسانی قابل بررسی است و در دسترس نخواهد بود.
برای مقاصد کنترل اکثر واحدهای تجاری نیاز دارند که به طور مستمر از میزان موجودی های کالای خود آگاهی داشته باشند. این موضوع خصوصاً در مورد اقلام گران بها و اقلامی که واحد تجاری تمایل دارد میدان آنها از حد معینی کمتر یا بیشتر نباشد حائز اهمیت است. در مواردی که از سیستم ثبت دائمی موجودی مواد و کالا استفاده می شود علاوه بر حساب های دفتر کل و معین از مدارک تفصیلی برای هر یک از اقلام موجودی های کالا استفاده می گردد.بنابراین، برای انواع موجودی های مواد و کالا یک حساب کنترل در دفتر کل و مدارک تفصیلی برای هر یک از اقلام موجودی به منظور ثبت (الف) دریافت ها (واردها)، (ب) صادرات ها و (ج) موجودی ها، معمولاً هم بر حسب مقدار و هم بر حسب مبلغ، نگهداری می شود. در برخی موارد، مدارک تحصیلی تنها بر حسب مقدار نگهداری می گردد. سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا در مقایسه با سیستم ثبت ادواری مبنای بهتری برای کنترل فراهم می آورد. در مواردی که از سیستم ثبت دائمی استفاده می شود، شمارش عینی وجودی های کالا تنها به منظور اثبات صحت میزان موجودی ها، از طریق مقایسه آنها با مدارک حسابداری، ضروری است. در صورت وجود هرگونه اختلاف، پیگیری و از طریق اصلاح مدارک ثبت دائمی موجودی های کالا اختلاف رفع شود تا مدارک ثبت دائمی موجودی ها با شمارش عینی اعلام موجودی مطابقت نمایند. در این گونه موارد، حساب موجودی های کالا در دفاتر با توجه به شمارش انجام شده بر حسب مورد بدهکار یا بستانکار و حساب تعدیل موجودی کالا بستانکار یا بدهکار می گردد. مانده حساب تعدیل موجودی در پایان دوره مالی به حساب بهای تمام شده کالاهای فروش رفته بسته می شود. سیستم ثبت دائمی موجودی های مواد و کالا خصوصاً از نظر کنترل و محافظت از موجودی ها و در مواردی که به صورت حساب های ماهانه تهیه میشود، مفید است.
در سیستم ثبت دائمی موجودی ها اطلاعات مربوط به مقدار و ارزش هر یک از اقلام مواد اولیه یا انواع کالاها در هر زمان از طریق مراجعه به مدارک تفصیلی به سهولت مشخص می شود. شیوه ها و مدارک متعددی برای ثبت موجودیهای کالا وجود دارد اما سیستم ثبت دائمی موجودی های مواد و کالا را به دو طریق زیر می توان به کار گرفت :
طبق شیوه اول، ی هر یک از گروه های عمده موجودیهای کالا یک حساب در دفتر کل در نظر گرفته می شود که این حساب با افزایش موجودی ها (خرید) بدهکار و با کاهش موجودی ها (فروش و صدور به قسمت های تولیدی و غیر تولیدی) بستانکار می شود. در واحدهای تولیدی برای مواد اولیه، کالاهای در جریان ساخت و کالاهای ساخته شده حسابهای جداگانه ای نگهداری می شود.
ثبت هایی که معمولاً در حساب موجودی مواد اولیه انجام می شود در زیر نشان داده شده است:
نگهداری مدارک تفصیلی موجودیهای کالا ایجاد اطلاعات مربوط به کنترل موجودیها که از طریق سیستم دستی امکان پذیر نیست با استفاده از کامپیوتر و سایر وسایل پردازش الکترونیکی انبوه اطلاعات تحصیل می شود.
امروزه تعداد بسیار زیادی از واحدهای تجاری بزرگ و کوچک از سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا، شامل مقدار و ارزش ریالی موجودی ها استفاده می کنند. سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا معمولاً به دلیل اینکه یکی از ویژگی های اصلی یک نظام حسابداری مطلوب محسوب می شود، مورد توجه قرار گرفته است.
برخی از واحدهای تجاری در ارتباط با ثبت دائمی موجودی های کالا از شیوه دوم استفاده می کند و مبالغ ریالی را از مدارک تفصیلی که به عنوان دفاتر معین و کمکی تلقی می شوند، حذف می کند. به عبارت دیگر، این نحوه عمل تنها ارائه دهنده اطلاعات تفصیلی در مورد مقادیر موجودی ها است. طبق این شیوه، بهای تمام شده کالاهای خریداری شده در حساب خرید ثبت می شود و تنها مقادیر خریداری شده و مندرج در فاکتور در مدارک تحصیلی ( کارت انبار – کاردکس) ثبت می گردد. مقادیر کالاهای فروش رفته یا کالاهای صادره برای تولید نیز به عنوان کاهش در موجودیهای کالا ثبت می شود و تا پایان دوره مالی رقم صحیحی برای موجودیهای کالا، بهای تمام شده کالاهای فروش رفته و یا بهای تمام شده مواد اولیه مصرف شده تعیین نمی شود.
در مواردی که سیستم ثبت دائمی موجودیهای کالا تنها از لحاظ مقدار ای مورد استفاده قرار می گیرد، بهای تمام شده موجودی های کالا در هر زمان از طریق تهیه فهرست مقادیر موجودیهای کالا با استفاده از کارت انبار و تعیین بهای تمام شده هر قلم و ضرب آن در مقادیر مزبورو سپس تعیین جمع ارزش موجودی ها محاسبه می شود.
این روش اغلب پرخرج و وقت گیر است، در نتیجه مبالغ ماهانه موجودی ها و همچنین بهای تمام شده کالای فروش رفته بر آورد و ارزش موجودی های واقعی برای مقاصد حسابداری تنها سالی یک بار محاسبه می شود.
هر واحد تجاری صرف نظر از به کارگیری سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا بر اساس هر یک از دو شیوه اشاره شده در بالا لازم است که موجودی گیری (شمارش) عی دنی ادواری را دست کم سال یکبار انجام دهد.
بدون توجه به اینکه چه سیستمی برای ثبت موجودی های کالا به کار گرفته می شود و یا اینکه سیستم مورد استفاده برای ثبت خریدها و صدور مواد تا چه اندازه مورد قبول و شناخته شده می باشد، خطر وقوع اشتباه در ارتباط با موجودیهای کالا همواره وجود دارد. افت، ضایعات، شکستگی، سرقت، ثبت نادرست، عدم ثبت برگهای درخواست و مصرف مواد و هرگونه احتمالاتی از این قبیل ممکن است موجب شود که میزان موجودی طبق ثبت های انجام شده با میزان موجودی واقعی تفاوت پیدا کند.به همین دلیل، اصلاح و تعدیل ادواری مدارک موجودی های کالا از طریق شمارش واقعی، توزین یا اندازه گیری اقلام موجودیهای کالا ضروری تشخیص داده شده است. نتیجه شمارش با مدارک تفصیلی موجودی های کالا مقایسه می شود و مدارک مزبور جهت مطابقت با مقادیر شمارش شده، اصلاح می گردد. در این گونه موارد، همانگونه که قبلاً اشاره شد، حساب موجودیهای کالا جهت اصلاح، حسب مورد بدهکار یا بستانکار و حساب تعدیل موجودی های کالا از قبیل اضافی یا کسری بستانکار و بدهکار می شود.حساب مربوط در پایان دوره مالی به خلاصه حساب سود و زیان بسته می شود.
بیشتر واحد های تجاری تنها سالی یک بار اقدام به شمارش عینی موجودیهای کالا می نمایند. شمارش مستمر طی دوره مالی در واحدهایی که دارای کالا های متعدد یا کالاهای گرانبها می باشد مطلوب و مناسب است. به طور کلی برای حصول اطمینان از صحت و درستی مدارک، موجودی گیری سالانه کفایت می کند. موجودی گیری عینی حتی الامکان باید در زمانی که مقارن پایان سال مالی واحد تجاری صورت گیرد به نحوی که اصلاح مقادیر موجودیهای کالا برای تهیه و ارائه گزارش های مالی و صورتهای مالی پایان سال امکان پذیر شود.
در سال های اخیر، برخی از واحدهای تجاری روش های کنترل و تعیین موجودی های کالا را از طریق نمونه گیری آماری گسترش و بهبود داده اند. این موضوع باعث شده است که کارآیی اندازه گیری مقادیر موجودیهای کالا به میزان زیاد افزایش و ضرورت شمارش کلیه اقلام موجودی ها در پایان سال مالی کاهش یابد.
سیستم های ثبت ادواری و ثبت ثبت دائمی موجودی های مواد و کالا با استفاده از اطلاعات خلاصه شده زیر، به شکل مقایسه ای در زیر تشریح می شود.
| شرح | تعداد | بهای واحد ( ریال) |
| موجودی ابتدای دوره | ۵۰۰ | ۴۰۰ |
| کالاهای خریداری شده طی دوره | ۱٫۰۰۰ | ۴۰۰ |
| کالا های آماده برای فروش | ۱٫۵۰۰ | |
| کالاهای فروش رفته | ۹۰۰ | ( بهای فروش هر واحد ۶۰۰ ریال) |
| موجودی پایان دوره | ۶۰۰ |
ثبت های روزنامه صورت حساب سود و زیان و ترازنامه طبق سیستم ثبت ادواری و سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا به طور مقایسه ای به شرح زیر است:
الف)کالاهای خریداری شده برای فروش
| ردیف | سیستم ثبت ادواری موجودی کالا | سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا |
| ۱ | خرید ۴۰۰٫۰۰۰ ریال
موجودی نقد/حسابهای پراختنی ۴۰۰٫۰۰۰ ریال |
موجودی کالا ۴۰۰٫۰۰۰ ریال
موجودی نقد/حسابهای پراختنی ۴۰۰٫۰۰۰ ریال |
ب) کالاهای فروش رفته:
| ردیف | سیستم ثبت ادواری موجودی کالا | سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا |
| ۱ | موجودی نقد/ حسابهای دریافتنی تجاری ۵۴۰٫۰۰۰
فروش ۵۴۰٫۰۰۰ |
موجودی نقد/ حسابهای دریافتنی تجاری ۵۴۰٫۰۰۰
فروش ۵۴۰٫۰۰۰ بهای تمام شده کالای فروش رفته ۳۶۰٫۰۰۰ موجودی کالا ۳۶۰٫۰۰۰ |
ج) ثبت های پایان سال مالی :
برای بستن حساب خرید
| ردیف | سیستم ثبت ادواری موجودی های کالا | سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا |
| ۱ | خلاصه حساب سود و زیان ۴۰۰٫۰۰۰
خرید ۴۰۰٫۰۰۰ |
هیچ گونه صورت نمی گیرد زیرا مانده حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته و موجودی قبلاً به هنگام شده است. |
برای بستن موجودی ابتدای دوره
| ردیف | سیستم ثبت ادواری موجودی های کالا | سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا |
| ۱ | خلاصه حساب سود و زیان ۲۰۰٫۰۰۰
موجودی کالای ابتدای دوره ۲۰۰٫۰۰۰ |
هیچگونه ثبتی انجام می شود |
برای ثبت موجودی پایان دوره
| ردیف | سیستم ثبت ادواری موجودی های کالا | سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا |
| ۱ | موجودی کالای پایان دوره ۲۴۰٫۰۰۰
خلاصه حساب سود و زیان ۲۴۰٫۰۰۰ |
هیچگونه ثبتی انجام می شود |
ثبت های نهایی
| ردیف | سیستم ثبت ادواری موجودی های کالا | سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا |
| ۱ | هیچگونه ثبتی انجام می شود | خلاصه حساب سود و زیان ۳۶۰٫۰۰۰
بهای تمام شده کالای فروش رفته ۳۶۰٫۰۰۰ |
قسمتی از صورت حساب سود و زیان
| ردیف | سیستم ثبت ادواری موجودی کالا | سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا |
| ۱ | فروش ۵۴۰٫۰۰۰ ریال تمام شده کالای فروش رفته:موجودی ابتدای دوره ۲۰۰٫۰۰۰خرید ۴۰۰٫۰۰۰کالا های آماده برای فروش ۶۰۰٫۰۰۰ موجودی پایان دوره (۲۴۰٫۰۰۰) بهای تمام شده کالای فروش رفته ۳۶۰٫۰۰۰ سود ناخالص ۱۸۰٫۰۰۰ |
فروش ۵۴۰٫۰۰۰
بهای تمام شده کالای فروش رفته: ۳۶۰٫۰۰۰ سود ناخالص: ۱۸۰٫۰۰۰ |
قسمتی از ترازنامه
| ردیف | سیستم ثبت ادواری موجودی های کالا | سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا |
| ۱ | داراییهای جاری:
موجودی کالا ۲۴۰٫۰۰۰ ریال |
دارایی های جاری:
موجودی های کالا ۲۴۰٫۰۰۰ ریال |
با توجه به ثبت های انجام شده، تفاوت های دو سیستم ثبت موجودی های کالا به شرح زیر تشریح می شود:
در سیستم ثبت ادواری موجودی های کالا، خریدهای طی دوره به حساب خرید بدهکار می گردد. از آنجایی که هنگام فروش ثبتی بابت بهای تمام شده کالاهای فروش رفته انجام نمی گیرد، حساب موجودی ابتدای دوره تا پایان دوره مالی بدون تغییر باقی می ماند. به این ترتیب هیچ گونه مدرکی در ارتباط با موجودیهای کالا نگهداری نمیشود. هنگامی که از سیستم ثبت دائمی موجودی های کالا استفاده می شود، خرید های دوره مستقیماً به حساب موجودی کالا بدهکار و به طور همزمان در مدارک تفصیلی موجودیها نیز ثبت می شود. هرگونه فروش و مصرف موجودی ها به بهای تمام شده در بستانکار حساب موجودی ها ثبت می گردد. به این ترتیب حساب کنترل موجودی های کالا در دفاتر در هر زمان بیانگر ارزش موجودی ها است.
هنگامی که از سیستم ثبت ادواری استفاده می شود برای فروش انجام شده تنها یک ثبت بر اساس درآمد فروش انجام می شود و برای بهای تمام شده کالاهای فروش رفته ثبتی به عمل نمی آید.هنگامی که از سیستم ثبت دائمی استفاده می شود، در تاریخ فروش دو ثبت انجام می گیرد. یکی برای ثبت درآمد به قیمت فروش و دیگری برای ثبت بهای تمام شده کالای فروش رفته (به بهای تمام شده). بنابراین تنها در سیستم ثبت دائمی است که همزمان با هر فروش بهای تمام شده کالاهای فروش رفته نیز ثبت میشود.
هنگامی که از سیستم ثبت ادواری موجودی ها استفاده می شود گول مانده موجودی ابتدای دوره طبق حساب موجودی های کالا در طول دوره مالی بدون تغییر باقی می ماند و مدارک تفصیلی برای موجودی کالای ابتدای دوره نگهداری نمی شود اما در مواردی که از سیستم ثبت دائمی استفاده می شود بهای تمام شده اقلام فروش رفته و بستانکار حساب موجودی ها منظور می گردد. بنابراین به حساب موجودی ها همواره معرف ارزش کالای موجود در انبار می باشد.
