در طول سالیان متمادی نگاه های متفاوتی به برون سپاری شده است. برخی برون سپاری را همچون ناجیِ شرکت شان می بینند، در حالیکه برخی دیگر،برون سپاری را بسیار بد و یک تاکتیک مدیریتی غلط می دانند که باعث از بین رفتن فرصت های شغلی می شود. پیش از اینکه شروع به ارزیابی برون سپاری بکنید و ببینید که آیا برای شرکت شما مناسب است یا خیر، لازم است که برون سپاری را به درستی بشناسید و بدانید چه چیزی برون سپاری محسوب می شود و چه چیزی برون سپاری نیست.
برون سپاری، قراردادی است که میان شما و یک شرکت دیگر بسته می شود تا بخشی از وظیفه، عملیات، کار یا فرآیندی که قرار بوده است توسط کارمندان شرکت شما انجام شود، در مدت زمان مشخصی توسط آن شرکت انجام شود.
این فرآیندهای برون سپاری که قرار است توسط گروه دیگری انجام شوند می توانند درون شرکت شما یا بیرون از آن انجام شوند. استخدام یک کارمندِ موقت، زمانی که منشی شما به مرخصی رفته است برون سپاری محسوب نمی شود.
بیش از ۳/۲ کسب و کارها ترجیح می دهند تا حداقل بخشی از عملیات زنجیره تامین کالا را عمدتا حمل و نقل و انبار کردن کالا را از طریق برون سپاری انجام دهند. دلیل برون سپاری عموماً کاهش هزینه، افزایش بهره وری و سپردن بخشی از کار به متخصصان حرفه ای و کارآمد می باشد.
برای جلوگیری از سوء تفاهمات و هزینه های بیش از حد، این به نفع مشتری و ارائه دهنده خدمات لجستیک است که در مورد مهم ترین مسائل به توافق برسند. این موارد شامل اندازه ی محموله، مشخصات مربوط به بسته بندی محصول، رسیدگی و بررسی محصول، شرایط دمایی مورد نیاز و غیره می باشد.
دلایل زیادی وجود دارد که چرا یک شرکت بخشی از کار خود را برون سپاری می کند، این دلایل ممکن است شامل مواردی باشد که در ادامه آورده ایم:
یکی از اصلی ترین دلایل برون سپاری، کمبود در منابع ضروری است، که می تواند شامل این موارد باشد: کمبود کارمندانی که دانش کافی برای انجام کار دارند (برای مثال مهندسان)، کمبود مواد خام (برای مثال نفت یا مواد معدنی) و کمبود نیروی کاری که تجربه کافی برای انجام کار را داشته باشد.
بعضی کارهای جانبی همیشه برون سپاری می شوند. این کار باعث می شود مدیران بتوانند تمرکز بیشتری روی کارهای اصلی داشته باشند، به جای اینکه منابع زیادی صرف کارهایی بکنند که اگرچه برای کسب و کار ضرورت دارد اما به هسته ی اصلی کسب و کار مربوط نمی شود. یک مثال خوب برای این مورد بیمارستان بزرگی است که عملیات امنیتی اش را به شرکتی که در امور امنیتی تخصص دارد برون سپاری می کند.
هزینه ی نیروی کار و مواد اولیه روز به روز در حال افزایش است و رقابت، شرکت ها را مجبور می کند قیمت ها را پایین نگه دارند. اگر راهی برای برون سپاری وجود داشته باشد که بتواند موجب کم کردن هزینه شرکت شما شود و بر معایب برون سپاری غلبه کند، باید به خوبی بررسی شود.
نیاز های فصلی و دوره ای که با گذشت زمان کم و زیاد می شوند، نیازهای متعددی به منابعِ شرکت تحمیل می کنند. هر قراردادی که برای برون سپاری بسته می شود، می تواند انعطاف پذیری لازم را برای تثبیت این نیاز های متعدد فراهم کند. برای مثال یک شرکت در زمان حسابرسی های مالیاتی یا زمان حسابرسی توسط مالکان شرکت تعدادی حسابدار استخدام می کند.
برخی کارها تنها برای اینکه شروع بشوند به سرمایه ی زیادی احتیاج دارند. این هزینه ها می توانند از طریق عقد قرارداد با یک شرکت دیگر کاهش یابند. برای مثال یک شرکت به جای اینکه متحمل هزینه ی ساخت یک سیستم تلفنی در فضای شرکت شود می تواند وظیفه ی پاسخ گویی به نیازهای بخش خدمات مشتریان را به یک مرکز تلفن برون سپاری کند.
اگرچه کارهای بسیاری برون سپاری می شوند اما در اینجا برخی حوزه ها که بیشتر برون سپاری می شوند ذکر می شوند:
هنگامی که شما انتخاب های تان را می سنجید و تصمیم می گیرید کدام یک از بخش های مختلف کار را برون سپاری کنید، نیاز به در نظر گرفتن مزایای برون سپاری دارید. وقتی دلایل کافی برای برون سپاری پیدا کردید، این کار به رشد شرکت شما و صرفه جویی مالی کمک می کند. برون سپاری منافع دیگری دارد که فراتر از منافع مالی است. در اینجا هفت مزیت اصلی برون سپاری بیان می شود.
در زمانه ای که همه چیز در حال رشد است، پشت صحنه ی سازمانیِ یک شرکت نیز گسترده می شود. این گسترش ممکن است با مصرف منابع (انسانی و مالی) آغاز شود و به قیمت ناقص ماندن فعالیتهای اصلی ای که موفقیت شرکت را تضمین می کنند، تمام شود. برون سپاریِ چنین فعالیت هایی این اجازه را به شما می دهد که بر روی فعالیت های اصلی شرکت تمرکزی دوباره داشته باشید، بدون اینکه کیفیت یا خدمات پشت صحنه ی سازمان را قربانی کرده باشید.
برای مثال یک شرکت، قراردادی امضا کرده است که در مدت کوتاهی افزایش چشم گیری در میزان فروش آن ایجاد می کند، این کار برون سپاری فروش است. یا مثلا یک فروشگاه اینترنتی برای تمرکز بر روی بحث تبلیغات و فروش، عملیات ارسال بسته هایش را به یک شرکت لجستیکی برونسپاری میکند.
کارهای پشت صحنه ی سازمان، کارهای پیچیده ای هستند اما ابعاد شرکت شما مانعی است بر سر راه اینکه این کارها با هزینه های ثابت و معقول انجام شوند. در نتیجه برون سپاری باعث کوچک نگه داشتن اندازه شرکت می شود و به شما در کاهش این هزینه ها کمک می کند.
برای مثال مطب کوچک یک دکتر قرار است طرح های مختلف بیمه را بپذیرد. فردی که به صورت نیمه وقت کار کند نمی تواند تمام کارها را به درستی انجام دهد. بنابراین این کار به شرکتی که در بیمه های پزشکی تخصص دارد برون سپاری می شود.
هزینه های بالاسریِ انجام عملیات پشت صحنه ی سازمان بسیار بالا هستند و برون سپاری این قبیل کارها تصمیم کاملا درستی است.
برای مثال رشد یک شرکت باعث شده است فضای اداری بیشتری مورد نیاز باشد. فضایی که اکنون در اختیارشان است بسیار گران قیمت است و هیچ فضایی برای گسترش شرکت وجود ندارد. بنابراین برون سپاری بعضی کارهای ساده نیاز به فضای اداریِ بیشتر را از بین می برد. برای مثال بازاریابی تلفنی یا ورود داده ها را می توان به بیرون از شرکت واگذار داد.
باید به فکر برون سپاری عملیاتی باشید که هزینه های آنها از کنترل خارج می شود. بخش هایی که معمولا از کنترل خارج می شوند و قسمت هایی که مدیریت ضعیفی دارند، گزینه های اول برون سپاری هستند. علاوه بر این شرکتی که کار را به آن برون سپاری می کنید می تواند توانایی های مدیریتی شرکت شما را بهبود ببخشد.
برای مثال بخش فناوری اطلاعاتی که پروژه های بسیار زیادی دارد، اما افراد و بودجه ی کافی برای همکاری با سازمان را ندارد. یک قرارداد برون سپاری، مدیریت را مجبور می کند نیازهای شان را اولویت بندی کند و کنترل این بخش را دوباره در دست بگیرد.
برون سپاری این امکان را به شما می دهد که برای کارهای فصلی و دوره ای منابع انسانی بیشتری در اختیار داشته باشید و هنگامی که کار تمام شد، آنها را کنار بگذارید.
برای مثال بخش حسابداری که در فصل مالیات و دوره حسابرسی دست تنهاست، با برون سپاری این فعالیت ها می تواند برای یک دوره ی مشخص با صرف هزینه ی ثابت افراد بیشتری در خدمت داشته باشد.
در دوره هایی که گردش مالی کارمندان زیاد می شود، عدم قطعیت و ناهماهنگی در عملیات افزایش می یابد. برون سپاری می تواند دوام شرکت را افزایش و هم زمان با آن خطر پایین آمدن کیفیت عملیات در شرکت را نیز کاهش بدهد.
برای مثال در یک شرکت مدیر منابع انسانی به دلایل پزشکی در مرخصی طولانی مدت بود و دو دستیار اجرایی او نیز برای مدت کوتاهی به علت کارهای تازه ای شرکت را ترک کرده بودند. در چنین شرایطی برون سپاری عملیات منابع انسانی خطر اختلال در کارها را کاهش می دهد و شرکت می تواند به فعالیت های خود ادامه بدهد.
پروژه بزرگی قرار است انجام شود که نیاز به توانایی هایی دارد که افراد شما فاقد آنها هستند. با برون سپاری کار، افرادی به شرکت شما می آیند که توانایی های مورد نیازتان را دارند. افراد شما می توانند در کنار این نیرو ها کار کنند و توانایی هایی را که نیاز دارند فرا بگیرند.
برای مثال یک شرکت نیاز دارد که بسیاری از تجهیزات سفارش داده شده را جایگزین کند یا ارتقاء دهد. مهندسان شما توانایی لازم برای طراحی تجهیزات جدید و ارتقای آنها را ندارند. برون سپاری این پرو ژه و به خدمت گرفتن مهندسان جدید در محیط کاری، این فرصت را برای مهندسان شما فراهم می کند که توانایی های جدیدی بیاموزند.
منبع: پایگان
