دفترداری قوی و ثبت حسابداری مالی برای موفقیت هر کسب و کاری لازم هستند، چه بزرگ و چه کوچک. برخی از بزرگ ترین کسب و کارها در جهان به خاطر حسابداری نامنظم – یا بدتر، فریبکارانه – در نهایت شکست خورده اند. شاید کسب و کارهای کوچک نسبت به حسابداری ضعیف آسیب پذیرتر هم باشند.
حتی یک کسب و کار کوچک هم تکیه ی زیادی به جریان نقدی دارد، بیشتر کارآفرینان اطلاعات زیادی درباره ی حسابداری ندارند. آنها فکر می کنند که حسابداری بیشتر به درد شرکت های بزرگ با دارایی های بیشتر می خورد. آنها کسب و کار را مانند مسائل مالی شخصی اداره می کنند، با بررسی گه گاه حساب بانکی و پرداخت صورت حساب ها در هر زمانی که پول داشته باشند.
حتی بدتر، برخی از کسب و کارهای کوچک یک دفتردار – نه حسابدار – استخدام می کنند که اطلاعات بسیار کمی درباره ی روش های صحیح حسابداری دارد و تمام مسائل مالی را به او می سپارند.
از کجا می دانید که شما یکی از این کسب و کارها نیستید؟ اول، باید مبانی حسابداری را بدانید. در این جا چهار مأموریت معرفی می شوند که باید هر هفته انجام دهید.
کم پیش می آید که حساب بانکی شما مغایرت نداشته باشد. تطابق بانکی درست به این معناست که شما پولی را که فکر می کنید، داشته باشید. که مشخصاً برای هر کسب و کاری مهم است.
بسیاری از کسب و کارهای کوچک این اشتباه رایج را می کنند که منتظر صورت های بانک می مانند تا مغایرت را بررسی کنند، اما صورت های بانکی به صورت ماهانه ارسال می شوند. یعنی تقریباً 30 روز بین بررسی مغایرت ها فاصله می افتد و در 30 روز اتفاقات زیادی ممکن است بیفتد. شما باید حداقل به صورت هفتگی تمام حساب های بانکی را مورد بررسی قرار دهید. اگر وقتش را دارید، حتی بهتر است که روزانه این کار را بکنید.
شما به سیستمی برای پرداخت به تأمین کنندگان نیاز دارید. این کار برای نگه داشتن حساب بدهی ها ضروری است و برای حفظ شهرت و داشتن تاریخچه ی اعتباری خوب نزد تأمین کنندگان هم لازم است.
شرایط پرداخت شما به تأمین کنندگان مختلف متفاوت است، بنابراین نمی توانید با پرداخت ماهانه ی صورت حساب ها از پس آنها بربیایید. برخی تأمین کنندگان ممکن است برای پرداخت ۳۰ روز وقت بدهند، اما بقیه به پرداخت فوری نیاز دارند.
اگر شما صورت حساب ها را تنها در اول ماه انجام می دهید و در روز دوم فاکتوری با عنوان «پرداخت روی رسید» دریافت کنید، تأمین کننده احتمالاً حساب شما را مسدود می کند یا خدمتی که به شما ارائه می دهد را به خاطر عدم پرداخت، متوقف می سازد.
با این حال، این کار نباید روزانه هم انجام شود. زیرا برای دفتردار شما گیج کننده و زمان بر می شود و مزیت خاصی هم در پرداخت روزانه وجود ندارد. هفته ای یک بار، بهترین گزینه ی زمانی است زیرا کاراترین است. صورت حساب ها به درستی پرداخت می شوند و دفتردارتان هم به خاطر تراکنش های بیش از حد گیج نمی شود.
تنها چیزی که از تأمین کننده ی ناراضی بدتر است، مشتری ناراضی است. هیچ کس دوست ندارد که صورت حساب را پرداخت کند و یک هفته بعد یک یادداشت «گذشت از موعد» دریافت کند. برای اجتناب از این شرایط، اطمینان حاصل کنید که رسید مشتریان تان به موقع ارسال می شوند. ارسال روزانه ایده آل است، اما ارسال هفتگی هم خوب است.
هر چارچوب زمانی که انتخاب می کنید، حتما تاریخ واقعی انجام پرداخت را علامت گذاری کنید – نه تاریخ پستی و نه تاریخ فعلی. بدیهی است که هیچ وقت نباید صورت ها را پیش از ارسال تمام رسید ها، بفرستید، مگر این که به دنبال تماس های بی پایان مشتریان باشید.
پرداخت های تأمین کننده و رسید های مشتریان بیشتر حجم تراکنش ها را تشکیل می دهند. اما احتمالاً تراکنش های دیگری هم دارید. پرداخت های مستقیم، پرداخت بهره و هزینه های بانک برخی از تراکنش های رایج را تشکیل می دهند که باید به صورت هفتگی ثبت شوند. بیشتر دفترداران ترجیح می دهند که این ها را پیش از هر بررسی مغایرت بانکی ثبت کنند تا فرایند را روان تر کنند.
با رشد شما، احتمالاً سیستمی برای هر جنبه از چرخه ی حسابداری ایجاد می کنید. اما این راهنما باید نقطه ی شروع خوبی باشد. به یاد داشته باشید: چه یک دفتردار هستید چه مالک کسب و کار، باید روی مسائل مالی کسب و کار تسلط داشته باشید. آنها کلید دوام شرکت هستند.
منبع: سپیدار
