بر اساس استانداردهای حسابداری حداقل هر سال برای یکبار انبارگردانی باید در انبارهای شرکت های بازرگانی، تولیدی و صنعتی صورت گیرد. البته با توجه به ابعاد و اهمیت کالاها این زمان می تواند کوتاه تر هم در نظر گرفته شود. هدف از انبارگردانی به طور کلی شمارش موجودی اقلام کالا به منظور ایجاد اطمینان از وجود کمی و کیفی و کنترل کالاهاست. بدین منظور لازم است قواعدی در حین انبارگردانی انجام پذیرد. از جمله این قواعد می توان به الصاق تگ به کالا اشاره کرد. همچنین مواردی از قبیل پلمب انبار، عدم ورود و خروج کارکنان و افراد به انبار، مرتب سازی کالاها و سایر موارد امنیتی باید مورد بررسی قرار گیرد و بر اساس سیاست های جاری مجموعه نسبت به الزام یا عدم الزام به آن اقدام نمود.
انواع موجودی های قابل شمارش در انبارگردانی قبلا توضیح داده شده است. برخی از این موجودی ها قابل طبقه بندی و نگهداری در قفسه ها هستند. دسته دیگری از موجودی ها به دلیل در جریان ساخت بودن، امکان شمارش با سایر موجودی ها را ندارند.
بنابراین نحوه برخورد با هر یک از موجودی ها با همدیگر متفاوت است. به گروه اول موجودی های انبارها و به گروه دوم کالاهای در جریان ساخت اطلاق می شود.
موجودی های انبار بدون توجه به شکل فیزیکی و سایر تفاوت هایی که با همدیگر دارند، عموما به یک شکل مورد شمارش قرار می گیرند. در شمارش موجودی های انبار سه مرحله از شمارش اول، دوم و سوم قابل ملاحظه هستند.
با کمی توجه در مراحل شمارش، دریافت شمارش، دریافت می شود که تمام آن ها در موارد بسیار زیادی با همدیگر مشابه هستند. بنابراین شمارش اول به طور کامل توضیح و اختلافات آن با نوبت های دوم و سوم، متعاقبا توضیح داده می شوند. همچنین تمهیداتی که در مراحل شمارش موجودی ها می بایست مد نظر باشد قرار گیرد، در شمارش اول اورده شده اند.
در شمارش اول، دو حالت کاملا متفاوت وجود دارد. حالت اول مربوط به زمانی است که برگه های شمارش موجودی ها قبلا روی قفسه ها الصاق شده است.حالت دوم زمانی است که برگه های شمارش موجودی ها همزمان با شمارش اقلام موجودی انبار،روی قفسه ها الصاق میگردد.هریک از حالات فوق توضیح داده خواهد شد.
معمولا در انبارهایی که از طبقه بندی مناسبی برای کالاها استفاده می نمایند عمل شمارش فیزیکی کالا توسط شمارشگر کالا صورت گرفته و مسئول گروه بر عملیات شمارش، نظارت مستمر می نماید.
تبصره ۱: چنانچه مشخصات کالای مندرج در کارت شناسایی کالا با برگ شمارش موجودی های مربوط به همان کالا با همدیگر مطابقت نداشته باشد، موضوع از طریق مسئول گزارشگر به سرپرست شمارش انبار مربوطه گزارش می شود. سرپرست شمارش نیز موضوع را سریعا به هماهنگ کننده انعکاس می دهد تا نسبت به رفع مشکل اقدام لازم صورت پذیرد.
تبصره ۲: چنانچه کالایی فاقد برگه شمارش موجودی باشد،موضوع از طریق مسئول گروه شمارشگر به سرپرست شمارش برای کالای موصوف،به هماهنگ کننده منتقل می نماید.
گام دوم - ثبت وتایید مقدار شمارش شده
پس از تعیین مقدار موجودی، تعداد یا مقدار شمارش شده بعنوان موجودی کالای مورد نظر در محل تعیین شده در قسمت شمارش اول برگه شمارش موجودی ها توسط مسئول گروه شمارشگر ثبت می شود. نام و مشخصات مسئول گروه به همراه تاریخ انجام شمارش در محل مربوطه توسط وی ثبت و امضا می شود. پس از اتمام عملیات شمارش و ثبت مرحله اول شمارش و ثبت مرحله اول شمارش هریک از اقلام موجودی، قسمت مربوطه هریک از ناحیه پرفراژ جدا شده و مابقی قسمت های برگ شمارش روی کالا باقی می ماند. این قسمت نزد مسئول گروه شمارش تا انجام تعداد مشخصی از کالاها، نگهداری و سپس یکجا به سرپرست شمارش انبار مربوطه تحویل می گردند.
گام سوم - جمع آوری برگه های شمارش شده مرحله اول
سرپرست شمارش در پایان هر روز، برگه های جمع اوری شده همان روز را از نظر تسلسل شماره برگه ها، کنترل و پس از حصول اطمینان از صحت ان ها و انجام عملیات شمارش طبق ضوابط و اصول برنامه تنظیمی، به هماهنگ کننده تسلیم می نماید. هماهنگ کننده کلیه برگ های شمارش تحویلی از جانب کلیه سرپرستان شمارش طبق ضوابط و اصول برنامه تنظیمی، به هماهنگ کننده تسلیم می نماید. هماهنگ کننده کلیه برگ های شمارش تحویلی از جانب کلیه سرپرستان شمارش انبارها را جمع اوری و پس از کنترل آن ها از نظر داشتن امضای مجاز و سایر اطلاعات مورد نیاز، به مسئول تهیه صورت شمارش موجودی ها تحویل می دهد.
گام چهارم - تهیه صورت شمارش موجودی ها
مسئول تهیه صورت شمارش موجودی ها نیز به نوبه خود، برگه های دریافتی را از هر حیث از جمله شماره تسلسل، امضا مجاز و سایر اطلاعات مندرج، کنترل نموده و دریافت می نماید. سپس اطلاعات لازم را روی برگه های شمارش استخراج و در برگ صورت شمارش موجودی ها ثبت می نماید. این عمل می بایست به صورت روزانه و در اسرع وقت صورت پذیرد تا در مراحل بعدی شمارش، مشکلی پدید نیاید.
در مواقعی که کنترل های داخلی از اهمیت بالایی برخوردار باشند، برگه های شمارش در ابتدای روز شمارش از طریق سرپرستان شمارش انبارها در اختیار تیم های شمارشگر قرار داده می شود. در این صورت روند شمارش اندکی با حالت قبل متفاوت خواهد بود.
گام اول - تحویل برگه های شمارش به گروه های شمارشگر
در این حالت، برگه های شمارش که مشخصات اقلام موجودی در آن ها ثبت گردیده، توسط هماهنگ کننده و از طریق سرپرستان شمارش هر انبار، به مسئولین گروهای شمارش تحویل داده می شود.
گام دوم - انجام شمارش فیزیکی اقلام موجودی
گروه شمارشگر برگه شمارش مربوطه به هر کالا (از روی کارت مشخصات کالا) و حصول اطمینان از اینکه کالای مورد شمارش همان جنس مورد نظر است، اقدام به شمارش مقدار قلم موجودی می نماید. شمارش توسط فرد شمارشگر گروه انجام گرفته و مسئول گروه، نظارت مستمر روی فرایند شمارش خواهد داشت.
تبصره: چنانچه حین شمارش به کالاهایی برخورد کند که برگ شمارش نگردیده، موضوع از طریق سرپرست شمارش به هماهنگ کننده جهت صدور برگ شمارش برای کالا یا کالا های فاقد برگ شمارش، اطلاع داده می شود.
گام سوم - ثبت و تایید مقدار شمارش و الصاق برگ شمارش
نتیجه شمارش موجودی توسط مسئول گروه شمارشگر، روی برگه شمارش و در محل تعیین شده و در قسمت شمارش اول ثبت و پس از درج تاریخ شمارش، امضا می گردد. قسمت مربوطه که تکمیل شده است، از محل پر فراژ جدا شده و مابقی برگ شمارش روی کالا یا محل استقرار آن الصاق می گردد. قسمت های جدا شده از برگه های شمارش موجودی ها برای کالاها مورد شمارش، به همراه برگه های شمارش اقلامی که هنوز شمارش نگردیده اند، نزد مسئول شمارش گروه نگهداری می گردد.
گام چهارم - جمع اوری برگه های شمارش شده
در پایان هر روز برگه های دریافتی مربوط به اقلام شمارش شده توسط هماهنگ کننده و از طریق سرپرستان شمارش انبارها جمع اوری و به مسئول تهیه صورت شمارش موجودی ها تحویل می گردد. لازم به ذکر است که مشخصات مندرج در برگه های شمارش جمع اوری شده مربوط به مرحله اول، از هر حیث توسط هماهنگ کننده و مسئول تهیه صورت شمارش موجودی ها مورد کنترل دقیق قرار می گیرند. اطلاعات لازم به صورت روزانه از برگه های شمارش استخراج و در صورت شمارش موجودی ها ثبت می شوند.
گام پنجم - عودت برگه های استفاده نشده، ابطالی و تکمیل صورت شمارش موجودی ها
به منظور کنترل برگه های شمارش و جلوگیری از اشتباهات احتمالی، کلیه برگه های ابطالی و استفاده نشده (کالاهای مربوطه پیدا نشده است)، از طریق هماهنگ کننده به مسئول تهیه صورت شمارش موجودی ها تحویل می شود. اطلاعات ثبت شده در صورت شمارش های بعدی به کمیته شمارش موجودی ها ارسال می گردد.
با توجه به اینکه شمارش اول موجودی ها به صورت مشروح مورد بحث قرار گرفت، لذا جهت تعیین شمارش دوم موجودی ها، لذا جهت تعیین شمارش دو موجودی ها، بحث را به گام های برداشته شده در شمارش اول اقلام موجودی ارجاع داده و موارد تشابه یا وجوه تفاوت را برخواهیم شمرد. در خاتمه شمارش اول، کلیه برگ های شمارش روی کالا نصب گردیده و قسمت های مربوط به شمارش اول، از آن ها جدا شده است. در نتیجه موضوع الصاق برگه های شمارش روی کالاها به کلی منتفی خواهد بود.
بنابراین روش دوم موجودی ها صرفا با حالتی مقایسه می شود که در آن برگه های شمارش قبلا روی کالاها نصب شده است.
گام اول
از کلیه اقدامات بیان شده در گام نخست شمارش اول موجودی ها، فقط قسمت های پایانی که عبارت از شمارش و نظارت برعملیات شمارش می باشند، انجام می پذیرد. هیچ یک از تبصره ها در این مرحله مصداق و موضوعیت ندارد.
گام دوم
دقیقا مشابه مرحله اول شمارش موجودی ها صورت می پذیرد با این تفاوت که قسمت مربوط به مرحله دوم شمارش موجودی ها تکمیل و از آن جدا می شود.
گام سوم
این گام نیز دقیقا مشابه مرحله اول شمارش موجودی هاست.
گام چهارم
علاوه بر استخراج و ثبت اطلاعات مربوط به شمارش مرحله دوم موجودی ها و ثبت آن در قسمت مربوط در صورت شمارش موجودی ها، مقایسه ای نیز با مقادیر بدست امده از مرحله اول شمارش صورت پذیرفته و در صورت وجود مغایرت احتمالی بین دو مرحله، مقدار آن در ستون مربوطه در صورت شمارش موجودی ها درج می گردد.
نکته: گروه های شمارشگر به صورتی برنامه ریزی می شوند که هیچ یک از گروه های مزبور کالاهای شمارش مرحله اول را مجددا شمارش نکنند. در نتیجه هر قلم کالا حداقل توسط دو گروه متفاوت شمارشگر مورد شمارش قرار خواهند گرفت.
تجربه نشان داه است که مقادیر بدست امده از مراحل اول و دوم شمارش موجودی ها برای قسمت اعظمی از کالاها، مشابه بوده و بنابر اساس ضوابط شمارش موجودی ها، نیازی به شمارش سوم ندارد. نکته قابل توجه این است که عملیات شمارش سوم در خصوص کلیه اقلام موجودی بعمل نیامده و صرفا برای کالاهایی به مرحله اجرا گذاشته می شود که اختلاف فاحشی بین مقادیر شمارش اول یا دوم موجودی آن ها با کارت حسابداری انبار وجود داشته باشد.
از دیگر تفاوت های موجود این روش با دو روش قبلی، می توان به نحوه شمارش اشاره داشت. بدین صورت که شمارش سوم عمدتا با حضور مسئولین انبار و حسابرسان مستقل و هماهنگ کننده صورت می پذیرد. ضمنا با انجام شمارش، هیچگونه اثری از قسمت های مربوط به نوبت های شمارش برگه های شمارش موجودی ها روی قفسه ها یا کالا ها باقی می ماند.
