روش های متفاوتی را جهت انجام شمارش موجودی ها اتخاذ می نماید. این روش ها اندک تفاوتی در دقت و سرعت شمارش موجودی ها با همدیگر داشته ولیکن در اصول کلی مشابه اند.
یک تیم شمارش اقلام به موجودی برداری از اقلام انبار نموده و کار شمارش را به پایان می رساند. یک تیم شمارش اقلام به موجودی برداری از اقلام انبار نموده و کار شمارش را به پایان می رساند. این عمل بدون توجه به نتایج حاصل از شمارش گروه اول، تیم دوم تکرار می شود. نتایج حاصل از شمارش با همدیگر مقایسه شده و در صورتی که مغایرتی قابل ملاحظه بین شمارش اول و دوم وجود داشته باشد، شمارش سوم بعنوان شمارش نهایی با حضور کلیه مسولین یا نمایندگان آن ها انجام می شود. چنانچه مغایرت حاصله با اهمیت نباشد، کمترین مقدار شمارش شده بعنوان نتیجه نهایی شمارش ملحوظ می گردد. در نهایت گزارش مغایرت ها جهت اقدام بعدی به مدیریت گزارش داده می شود.
در این رویه بر خلاف روش اول، نتایج حاصل از هر مرحله شمارش، راهنمایی برای مراحل بعدی به شمار می آید. خلاصه این روش بدین صورت است که ابتدا تیم شمارشگر اقدام به شمارش مرحله اول می نماید. نتایج حاصل از این مرحله با موجودی کارت حساب انبار مقایسه می شوند. اقلامی که موجودی شمارش آن ها با مقادیر مندرج در کارت ها مغایر باشد، مرحله دوم شمارش در مورد آن ها توسط گروه شمارشگر متفاوت با نوبت اول، به مرحله اجرا در می آید.
چنانچه مغایرتی بین نتایج حاصل از مرحله شمارش اول با مقادیر موجودی کارت حسابداری انبار کالا مشاهده می گردد، منجر به انجام شمارش سوم در مورد کالای مورد نظر می گردد. البته در مواردی که مغایرت حاصله ناچیز باشد، مسئولین انبار موضوع مورد پذیرش حاصل از پایان نوبت دوم شمارش توسط مسئولین انبار و شمارش سوم با کارت موجودی انبار، بعنوان لیست نهایی مغایرت موجودی اقلام انبار منظور و به کمیته انبارگردانی گزارش می شود.
با توجه به اینکه درصد تکمیل کالا های در جریان ساخت در هر مرحله از تولید از نظر مواد اولیه به کار رفته و نیروی انسانی صرف شده با مراحل قبل و بعد متفاوت می باشد، لذا روش شمارش آن ها با سایر موجودی های انبار که به صورت تکمیل شده می باشند، متفاوت است. در نتیجه رویه شمارش این اقلام به صورت مجزا توضیح داده خواهد شد.
برگه های شمارش مربوط به کالا های در جریان ساخت به گونه ای طراحی شده اند که از دو قسمت تشکیل یافته اند که به صورت پرفراژ از همدیگر جدا شده اند. این برگه ها به صورت مشروح در فصول قبلی توضیح داده شده اند. برخلاف شمارش موجودی های انبار، برگه های شمارش کالا های در جریان ساخت، همزمان با شروع عملیات شمارش آن ها از جانب هماهنگ کننده در اختیار سرپرستان شمارش انبار مربوطه قرار گرفته و از قبل روی کالا ها نصب نمی گردند.
برای هر یک از مراحل تولید کالا، شمارش مستقلی صورت می پذیرد. روش شمارش بدین صورت است که مقدار و درصد تکمیل اقلام در هر مرحله از تولید در برگه شمارش مربوطه ثبت شده و از محل پرفراژ جدا می شود. این عمل توسط تیم های شمارشگر صورت پذیرفته و سرپرست یا مدیر قسمت تولیدی می بایست حضور مستمر داشته باشد. سربرگ مربوط به کالای شمارش شده روی آن الصاق می شود. سایر قسمت های برگه شمارش از ان جدا شده، جمع آوری و به سرپرست شمارش انبار مربوطه تحویل می گردد. ایشان نیز به نوبه ی خود، برگه ها را از نظر تسلسل شماره، تاریخ، امضاء، مقدار ثبت شده و درصد تکمیل، کنترل و به هماهنگ کننده تحویل می گردد. برگه های شمارش جمع اوری شده توسط هماهنگ کننده به حسابدار ارسال می شوند.
پر واضح است که شمارش کالاهای در جریان ساخت، مستلزم متوقف ساختن خط تولید یا آن مرحله از تولید می باشند. این امر موسسه را متحمل هزینه می سازد. بنابراین به جز موارد بسیار ضروری، نباید خط تولید یا مراحلی از تولید را متوقف ساخت. در نتیجه شمارش کالا های در جریان ساخت معمولا در یک نوبت صورت می پذیرد. ولیکن گاهی شمارش کالاهای در جریان ساخت مشابه موجودی های اقلام انبار، در دو یا سه نوبت شمارش نیز شمارش می شود. روش های مختلف شمارش کالا های در جریان ساخت در جدول زیر آورده شده است.
گاهی در موسسات کالاهایی وجود دارند که از نظر مالکیت یا نحوه شمارش، با سایر اقلام مشروحه فوق متفاوت هستند.
اکثر مواد خام و معدنی به صورت دپو هایی در انبارهای محوطه ای باز نگهداری می شوند. این اقلام به دلیل حجم زیاد، قابلیت توزین یا شمارش نداشته و یا مستلزم صرف هزینه بسیار بالایی است. متداول ترین روش اندازه گیری این اقلام، نقشه برداری و براورد حجم و وزن آن ها می باشد.
بخش اعظم عملیات شمارش موجودی های مواد اولیه و خام معدنی، به عهده واحد های فنی سازمان خواهد بود.
بخشی از این کالا ها در بسته بندی های گوناگون قرار دارند که شمارش آنها مستلزم باز کردن بسته ها می باشند. در این گونه موارد به دو روش عمل می شود. حالت اول زمانی است که باز کردن بسته ها به کالا های درون آن ها آسیب وارد نمی نماید. در نتیجه چند بسته به تصادف انتخاب و محتویات درون آن ها شمارش می شوند. چنانچه مقادیر موجود در درون بسته ها مطابق اعلام مسئولین انبار یا مقدار مشخص شده توسط سازنده بر روی بسته ها موجب ورود صدمه به کالا های درون آن ها می شود. چنانچه مقادیر موجود درون بسته ها مطابق اعلام مسئولین انبار یا مقدار مشخص شده توسط سازنده روی بسته باشد، ملاک عمل شمارش قرار خواهد گرفت.
حالت دوم مربوط به زمانی است که بازگشایی بسته ها موجب ورود صدمه به کالا های درون آن ها می شوند. در این صورت، مقادیر مشخص شده توسط سازنده بر روی بسته ها، ملاک عمل قرار می گیرد.
چنانچه اقلام موجود به صورت مایع و در مخازن نگهداری می شوند، توزین و اندازه گیری آن ها از طریق دیپ زن (عمق سنجی) با در نظر گرفتن غلظت، حجم، درجه حرارت، وزن حجمی و غیره، صورت می پذیرد.
اقلام ریزی که به مقدار زیادی در سازمان که به مقدار زیادی در سازمان موجود بوده و شمارش آن ها دشوار می باشد، از طریق شمارش و توزین تعداد محدودی از آن ها انجام می شود. به طوری که مقادیر بدست آمده از این توزین، با وزن کل محصولات تطبیق داده می شود و مقدار کل موجودی کالا بدست می آید.
رویه شمارش اقلام امانی موسسه نزد سایر موسسات با اقلام دیگران نزد شرکت با همدیگر متفاوت است. اینکه به نحوه شمارش هریک از آن ها پرداخته می شود.
اقلام امانی شرکت نزد دیگران
این کالاها توسط برگ کالا های امانی ارسالی به صورت امانتی به موسسه یا قسمتی که نیاز دارد توسط انبار دار تنظیم و تحویل داده می شود. بنابراین هنگام شمارش موجودی ها،میزان اقلام موجودی شرکت نزد سایر موسسات، اثبات و جزو موجودی موسسه منظور می گردد. در این مورد می بایست تاییدیه های مربوطه رویت گردیده و مبنای انجام مطابقت با کارت موجودی انبار قرار گیرند.
چنانچه امکان پذیر باشد، باید در محل های گیرنده اقلام امانی حاضر شده و به صورت عینی اقدام به شمارش آن ها نمود.
اقلام امانی دیگران نزد شرکت
حتی الامکان این کالاها می بایست جدا از سایر موجودی ها نگهداری شوند. برای این اقلام می بایست همانند سایر اقلام موجودی برگه شمارش گردند. مشخصات این کالا ها قبل از شروع انبارگردانی، طی لیستی توسط مسئولین انبار به هماهنگ کننده تسلیم می گردد. در نتیجه کالا های مذبور جزو موجودی های شرکت منظور نخواهند گردید.
امکان مصرف یا استفاده از برخی از اقلام موجودی موسسات بدلیل بدهی به سایر موسسات یا نیاز به اخذ مجوز از ارگان های خاص، امکانپذیر نیست. بعنوان مثال می توان به کالا های خریداری شده از خارج از کشور که مستقیما به انبار های خریدار ارسال شده و هنوز تشریفات گمرکی آن ها به پایان نرسیده اشاره داشت.
بمنظور شمارش این اقلام که اصطلاحا زیر کلید نامیده می شود، جلب نظر و موافقت به همراه نظارت نمایندگان قانونی ارگان مربوطه الزامی است.
