در صورت مواجه شدن با خطاهای مختلف در هنگام وارد کردن فرمول ها، توصیه می شود قبل از باز کردن اکسل فرمت فعلی نوشتار ویندوز را به English تغییر دهید. (با سرچ Region در ویندوز ۱۰ و ۸ به این بخش دسترسی خواهید داشت):
صفحات گسترده مخصوصا آن هایی که اطلاعات زیادی دارند به راحتی ممکن است خوانایی شان کاهش پیدا کند. پیدا کردن اطلاعات در این صفحات به هم ریخته برای کاربران راحت نیست. دنبال کردن فیلدهای مرتبط با یک ردیف سخت خواهد شد و مسائلی از این دست. در این شرایط با استفاده از ترفندهای کاربردی اکسل و قالب بندی و دادن استایل های رنگی به جدول تا حدود زیادی می توانید بروز این مشکلات را کاهش دهید.
برای شروع، منطقه مورد نظر را هایلایت کنید (یعنی با درگ کردن، محدوده جدول را انتخاب کنید، می توانید با ترفند قبلی کل صفحه گسترده را انتخاب کنید)، اکنون همانطور که در تب home هستید همانند تصویر روی دکمه Formatting Conditional کلیک کرده و سپس New Rule را انتخاب کنید.
بر روی منوی کشویی style در پنجره ظاهر شده کلیک کرده و گزینه Classic را برگزینید.
بعد از این کار، پنجره دیگری ظاهر میشود که بایستی Use a formula to determine which cells to format را انتخاب کنید. با استفاده از این گزینه می توانید با تعریف فرمول به صورت خودکار آن سلول هایی که بایستی استایل داده شوند را تعیین کنید.
برای مثال این فرمول را وارد و رنگ مورد نظر را انتخاب کنید تا سطرها یک در میان رنگ شوند:
=MOD(ROW()،2)
3- شکستن خطوط و جا دادن متن ها در یک سلول
یکی از نکات کلیدی اکسل جا دادن یک متن طولانی در یک سلول است. مثل تصویر بالا، اگر در حالت عادی در یک سلول شروع به تایپ طولانی کنید، بخش زیادی از متن از سلول شما بیرون می زند و با از هایلات درآمدن سلول، قسمتی از نوشته شما نشان داده نمی شود، اما این بخش قابل تغییر است. اگر در سلول مشغول به تایپ هستید، برای باز کردن جا و یک خط جدید از کلید ترکیبی Alt+Enter استفاده کنید (اگر Enter بزنید به سلول بعدی می روید!). همچنین می توانید در زیر تب Home گزینه Wrap Text option را انتخاب کنید و تغییرات مورد خود را اعمال کنید.
گاهی اوقات شاید بخواهید تعدادی از سطرها یا ستونها را مخفی کنید. برای اینکار روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شود، سپس کلیک راست کرده و Hide را انتخاب کنید.
ستون یا سطر مخفی شده با یک خط عموی یا افقی سبز نمایش داده میشود تا از وجود آن مطلع باشید.
برای خارج کردن از حالت مخفی، سطرها/ستونهای پیش و پس آن سطر/ستونی که مخفی است را انتخاب و با کلیک راست و انتخاب Unhide این کار را انجام دهید.
البته برای نمایش مجدد سطرها و ستونهای مخفی شده میتواند با انتخاب کل سطرها و Unhide نیز اقدام کنید.
اگر می خواهید مقادیر ورودی را برای کاربران محدود کنید، منوهای کشویی راه حل خوبی برای این کار هستند. یک سلول خالی را انتخاب کنید، از تب Data و مطابق تصویر Data Validation را برگزینید. در تب Settings پنجره ظاهر شده گزینه List را انتخاب کنید، اکنون با انتخاب سلول هایی که مقادیر مورد نظر شما در آن است آیتم های این لیست را تامین کنید. مراحل کار به صورت تصویری:
6- نمایش متن های طولانی در سلول ها
در حالت پیش فرض وقتی متنی طولانی وارد یک سلول می کنید، اگر محتوای مورد نظر بیشتر از اندازه سلول باشد روی سلول های دیگر کشیده می شود که ظاهر خوشایندی ندارد. در ادامه ترفندهای کاربردی اکسل باید گفت برای حل این مشکل روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده و Format Cells را بزنید، در تب Alignment گزینه Wrap Text را انتخاب و ok کنید. طول و عرض سطر مورد نظر را نیز می توانید به دلخواه خود تغییر دهید. مراحل کار به صورت تصویری:
7- نمایش صفرهای ابتدایی اعداد
در ادامه ترفندهای کاربردی اکسل باید گفت اکسل به صورت پیش فرض در هنگام وارد کردن اعدادی مثل ۰۰۰۱ صفرهای ابتدایی آن را حذف می کند، برای ممانعت از این کار کافی است تا یک علامت نقل قول تکی (‘) در ابتدای عدد اضافه کنید. مثلا ۰۰۰۱’
8- ادغام کردن مقادیر
بعضی اوقات لازم دارید تا مقادیر چند سلول مختلف را با یکدیگر ادغام و به صورت واحد نمایش دهید. به عنوان مثال در تصویر ذیل اگر بخواهیم مقادیر سه فیلد Last name، FirstName و position را کنار هم بیاوریم از این فرمول استفاده می کنیم:
=concat(C6،B6،D6)
متاسفانه تابع Concat بین مقادیر فاصله نمی اندازد، برای حل این مشکل باید خودتان به صورت دستی فاصله خالی به این تابع اضافه کنید، به این صورت:
=concat(C6،” “،B6،” “،D6)
جهت تکرار فرمول برای سایر ردیفها کافی است تا علامت آبی گوشه پایین سمت راست سلولی که در آن فرمول بالا را وارد کردیم به سمت پایین درگ کنید. این کار باعث کپی شدن هوشمند فرمول برای سایر ردیف های جدول خواهد شد.
9- تایپ یک متن در چند سلول
دلایل مختلفی هست که مجبور می شوید یک عبارت را مکررا در چندین سلول تایپ کنید. تایپ کردن این متن می تواند از بار چهارم یا پنجم به بعد خسته کننده شود! مخصوصا اگر طولانی باشد. برای این کار، یک ترفند اکسل آسان وجود دارد. سلول های مورد نظر خود را با نگه داشتن کلید کنترل و کلیک کردن، هایلات کنید و در آخرین سلول انتخاب شده عبارت مورد نظر خود را تایپ کنید و سپس کلید ترکیبی Ctrl+Enter را فشار دهید. تمام سلول های هایلات شده، عبارتی را که شما تایپ کردید، در دل خود خواهند داشت.
گاهی اکسل با استفاده از هوش خود شما را شگفت زده می کند. اگر شما یک سری از داده های ترتیبی و تکرار شونده را در سلول های متوالی تایپ کنید، اکسل بعد از چند داده قادر است ادامه آن ها را تشخیص دهد. مثلا اگر بخواهید تاریخ روز ها را مثل 1/1/20، 1/2/20، 1/3/20 تایپ کنید، اکسل بعد از چند سلول می تواند ادامه داده ها را حدس زده و برای شما تایپ کند. برای اینکار، سلول های تایپ شده را انتخاب کرده و از گوشه پایین و سمت راست آخرین سلول (یک شکل کوچک تو پر را مشاهده خواهید کرد) را کلیک کرده و تا سلول های پایینی، به اندازه نیاز خود بکشید. داده های تکرار شونده در تمام سلول های انتخاب شده شما تایپ می شوند. شما این کار را هم در ردیف و هم در ستون می توانید انجام دهید.
از این هم بهتر می تواند بشود! شما می توانید ترتیب هایی را برای اکسل تعریف کنید و برای تایپ لیست های مختص به خود (چرا که اکسل ترتیب آن ها نمی داند!) زمان کمتری صرف کنید. برای این کار بعد از طی مراحل بالا، به جای گرفتن و کشیدن در مرحله آخر، کلیک راست کرده و گزینه Fill Series را انتخاب کنید و سپس تنظیمات مربوط به خود را اعمال کنید.
11- استفاده از Flash Fill
Flash Fill یکی از هیجان انگیزترین کاربرد های Excel است. Flash Fill می تواند طبق یک الگو در یک مجموعه سلول های دیگر (که خودتان وارد می کنید) بقیه سلول ها را نیز آن گونه تغییر دهد. مثلا فرض کنید که در یک مجموعه سلول، هزار شماره تلفن که یکی از آن ها به صورت 2125034111 است نوشته شده اند. شما می توانید این شماره تلفن ها را به صورت (212) -503-4111 درآورید. آیا باید تمام هزار شماره تلفن را تک تک تغییر دهید؟! جواب خیر است؛ شما یکی را تغییر دهید، Flash Fill برای شما 999 تای دیگر را انجام می دهد. کافیست در یک یا دو سلول، تغییرات مورد نظر خود را انجام دهید و سپس با استفاده از گزینه Flash Fill تمام تغییرات را به یک باره اعمال کنید.
در تصویر بالا، با قرار دادن سه سلول سمت چپ، در یک سلول سمت راست، اکسل با استفاده از Flash Fill خود حدس زده که قصد داریم سه بخش از یک نام و نام خانوادگی را در کنار هم قرار دهیم، پس خود به ما پیشنهاد این کار را داده است!
در هر بخش از Excel می توان عکس هم قرار داد. هر بخش، اعم از جدول، نمودار و … می تواند هر عنصر از جنس عکس را قبول کند. برای مثال در تصویر بالا می توانید پرچم دولتی داکوتای جنوبی را بر روی تکه ای از نمودار از طریق Series Options و گزینه Picture or texture fill قرار دهید یا لوگوی یک سایت را از طریق تب Insert و سپس قسمت Pictures بر روی نمودار وارد کنید. حتی می توانید تکه ای از نمودار را بدون رنگ و پرشدگی قرار دهید که در تصویر بالا مشخص است. شما می توانید اشیا مختلف را از بخش Clip art کپی کرده و بر روی عناصر تصویری خود (اعم از نمودار و …) در اکسل قرار دهید. مثلا برای مقدار مصرف آب، تصویر کوچک قطره آب و یا برای نشان دادن مقدار مخارج از تصویر کوچک دلار در کار خود استفاده کنید. البته استفاده زیاد از این تصاویر می تواند کار شما را به هم بریزد.
کلید های میانبر از بهترین ترفند های اکسل هستند. با استفاده از این ترفند های اکسل شما می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید و یا به رئیس خود نشان دهید که استاد نرم افزار Ecxel هستید. در ادامه به مهم ترین کلید های میانبر در اکسل اشاره می کنیم.
maham
1401/11/04-16:44:29