شرکت های پخش موفق، اصول انبارداری را به درستی رعایت می کنند. پخش مویرگی مواد غذایی نیازمند یک سیستم انبارداری دقیق است. این مطلب برای آشنایی مدیران فروش و سرپرست انبار در شرکت پخش، تنظیم و نوشته شده است.
انبار و فرایند مربوط به انبارداری، یکی از ارکان مهم در شرکت های پخش می باشد. از یک سو با نگهداری و حفظ محصولات از زمان خرید یا تولید تا زمان تحویل و فروش در چرخه توزیع و از طرفی با کنترل میزان موجودی ها در کاهش قیمت تمام شده کالا نقش آفرینی می نماید.
انبارداری به فرایند تحویل و تخلیه کالا، انبارش و چیدمان کالا، ارسال کالا با صرف حداقل هزینه و کمترین زمان به مشتری گفته می شود.
انبارداری در ایران تا سال ۱۳۴۰ به صورت کاملاً سنتی انجام می شد، دارای استاندارد خاصی نبود و مکان انبارها بیشتر به نام بنگاه، میدان بار، تیمچه، بارانداز، سرای تجاری و قیصریه نامیده می شدند. انباردارها معمولاً افراد معتمد در بازار بودند، که با دفترچه های خشتی و دفتر بیجک حساب موجودی کالا را محاسبه می کردند و از روش های دستی و حیوانات و درشکه ها برای حمل و نقل کالا استفاده می شود.
اولین شرکت سهامی انبارهای عمومی ایران در ۱۲ دی ماه در سال ۱۳۴۰ تأسیس و به ثبت رسید که به مرور مجهز به استاندارد تعریف شده انبارداری شد.
مدیر انبار وظیفه تعیین تعداد، نوع، اندازه، محل، نحوه تحویل گرفتن و تحویل دادن، چگونگی نگهداری، تخلیه و بارگیری و حمل ونقل موجودی ها را بر عهده دارد.
با توجه به اینکه انبار وظیفه تأمین به موقع کالا را طبق سفارش مشتری دارد، از یک سو با واحد خرید و تأمین کالا از طرفی با واحد مالی شرکت از سوی دیگر با واحد فروش شرکت در تعامل است و در واقع یک زنجیره عملیاتی بین واحدهای مالی، فروش، تامین و تدارکات است.
شرکت های پخش در کانال های خرده فروشی، عمده فروشی، مراکز خاص، غرف و میادین، هورکا ها، فروشگاه های زنجیره ای و … فعالیت می کنند در شرکت ها ی پخش مویرگی که تمرکز اصلی بر روی کانال خرده فروشی است اهمیت انبار در توزیع و پخش مویرگی در تحویل کامل و به موقع به مشتریان از اهمیت بالایی برخودار است.
در این کانال هم کالا به صورت خرده تر به فروش می رسد و هم دارای تنوع بیشتری است، برنامه ریزی درست برای تکمیل سبد کالایی به هماهنگی خوب بین واحد انبار و واحد خرید تدارکات بستگی زیادی دارد و همچنین تحویل کالا با تاریخ مناسب هم نیاز به هماهنگی مناسبی با واحد فروش دارد هر چه که انبار از برنامه ریزی بهتری برخوردار باشد میزان رضایت از نوع سرویس دهی در کانال خرده فروشی بالاتر می رود.
در زمان راه اندازی شرکت پخش مواد غذایی در ۵ حوزه باید سرمایه گذاری نمود که شامل
اهمیت داشتن انبار کالا تا حدی مهم است که بدون سرمایه گذاری جدی در این زمینه نمی توان به رسالت اصلی دسترسی سریع و آسان به مشتریان در شرکت پخش مواد غذایی دست یافت.
در ضمن یکی از مشکلات پخش مواد غذایی اجاره انبار می باشد، که معمولا از انبار ها شرکت ها دیگر مثل سردخانه ها ی محلی و یا سردخانه های شرکت پشتیبانی جهاد و یا انبار های خصوصی استفاده می گردد، در نگاه اول می توان به نوعی کاهش هزینه اولیه در نظر گرفته شود. ولی به مرور زمان تسلط شرکت بر انبار به دلیل محدودیت زمانی تردد و همچنین محدودیت در جایه جایی محصولات در زمان های خاص و همچنین سرکشی به انبار ها دچار مشکل می شوند.
توصیه می گردد که محل شرکت پخش مواد غذایی به دلیل محدودیت های و الزامات خاص بهداشتی باید انبار در نزدیک مراکز توزیع باشد و دائم مورد ارزیابی و پایش قرار گیرد.
انبار به عنوان یکی از ارکان اصلی و مهم و تاثیر گذار در آموزش پخش مواد غذایی می باشد زیرا اهمیت ارسال به موقع و کالای با تاریخ مناسب در این نوع پخش بسیار مهم است که نیازمند داشتن علم انبارداری و همچنین به کارگیری افراد خبره در زمینه انبار است. کار در شرکت پخش مویرگی بخصوص در واحد انبار نیازمند به کارگیری افراد توانمندی با مهارت کارگروهی مهارت است.
اصول شرکت پخش بخصوص در شرکت پخش مویرگی نیازمند تامین سرمایه کافی برای راه اندازی شرکت پخش می باشد. برخی از سرپرستان فروش یا فروشندگان تنها با اکتفا به چند سال تجربه کار در بازار با جمع آوری سرمایه کمی شروع به راه اندازی شرکت پخش می نماید، به امید اینکه تنها با مشتری شناسی می تواند در بازار فعالیت نمایند.
بدون اینکه الزامات اولیه راه اندازی شرکت پخش را رعایت نماید در حین عملیات توزیع دچار کمبود سرمایه شده و علاوه بر خسارت به شرکت های تامین کننده سرمایه و اعتبار خود را هم از دست می دهند.
مدیریت انبارداری شامل برنامه ریزی، کنترل، نظارت بر فعالیت های دریافت، نگهداری و ارسال کالا می باشد، به طوری که میزان موجودی ها اقتصادی بوده و نحوه چیدمان طبق استاندارد صنعت پخش انجام گیرد و میزان ضایعات ناشی از انبارداری به حداقل برسد.
با توجه به نوع، اندازه و ساختار شرکت پخش، انبار می تواند زیر مجموعه واحد برنامه ریزی، واحد لجستیک و نقلیه، واحد فروش و واحد بازرگانی شرکت قرار گیرد.
در دفاتر پخش، انباردار زیرمجموعه مدیر فروش است و در شعبات پخش انباردار زیرمجموعه واحد تدارکات و خرید است که البته بستگی به سیاست های شرکت پخش دارد.
اهمیت و مسئولیت انبارداری بستگی به نوع صنعت پخش دارد، مثلاً مسئولیت مهم انباردار در شرکت پخش دارویی حفظ و نگهداری کیفیت اولیه دارو است.
در شرکت پخش مواد شوینده مسئولیت مهم انباردار سرعت عمل در انجام بارگیری و چیدمان صحیح در ناوگان حمل است.
در شرکت پخش فراوده های لبنی انباردار وظیفه مسئولیت حفظ و ارسال محصولات با تاریخ مناسب محصولات را بر عهده دارد.
همانطور که گفته شد مدیریت انبار نیاز به رعایت ۵ مرحله در انجام امور دارد که شامل
است. این ۵ مرحله در تمامی مراحل سیستم مدیریت انبار باید جاری و ساری باشد. سیستم مدیریت انبار در شرکت های پخش به صورت یکپارچه می باشد به طوریکه با اجرای اتوماسیون اداری از مرحله ورود کالا به شرکت تا مرحله خروج و برگشت از بازار تمامی مراحل قابل ردیابی و ره گیری است.
یکی از سرمایه گذاری های در صنعت پخش در بخش انبار و لجستیک است، زیرا هر چقدر که سیستم مدیریت انبار مکانیزتر باشد، هزینه های سربار عملیاتی در شرکت های پخش کمتر می باشد. به طور مثال می توان به سیستم کراس داگینگ اشاره کرد که سفارشات به صورت یکپارچه تجمیع و تحویل ناوگان توزیع شده و از پراکندگی انبار ها وتردد ناوگان ها بین انبارها جلوگیری می گردد.
سود در شرکت پخش از دو طریق می توان به دست آورد ۱-سود از خرید کالا ۲- سود از فروش کالا.
انبارداری و سیستم مدیریت انبار می تواند در مورد اول بسیار تاثیر گذار باشد، با انجام کارهای ذیل می توان سود شرکت پخش را حفظ و تامین نمود.
هزینه در شرکت پخش شامل هزینه نیروی انسانی، هزینه تخلیه و بارگیری و انبارداری، هزینه پیمانکاری توزیع، هزینه های مالی اداری می باشد. که نقش هزینه انبارداری را میتوان در بخش تخلیه و بارگیری و چیدمان کنترل نمود.
به طور مثال در بخش تخلیه در صورتی که هماهنگی خوبی بین واحد مالی و فروش و انبار باشد، به جای تخلیه در انبار در خود ماشین های پخش در زمان توزیع، تخلیه گردد، مثلا برخی از شرکت لبنی که از سایر شهر ها به شهر تهران محصول شیر بطری و کیسه ای پاستوریزه را وارد می نموند، به جای تخلیه در سردخانه محل استقرار در دپوی شرکت، محصولات به طور مستقیم به داخل ناوگان های توزیع در ابتدای صبح تخلیه می کرد، این کار عملا یک بار هزینه تخلیه و بارگیری مجدد را کم می نمود.
یا استفاده از تریلر در جایه جایی کالا ها به جایی استفاده از ناوگانها ی کوچکتر مثل ایسوز ۶ تن و مینی بارها البته این کار در زمانی که حجم درخواستی مناسب باشد امکان پذیر است.
همان طور که لزوم کنترل شاخص های فعالیت در تمام واحدهای شرکت پخش در ارزیابی عملکرد فعالیت ها و منابع انسانی وجود دارد، واحد انبار هم در زنجیره توزیع از این قاعده مستثنی نیست، در شرکت پخش عملکرد مدیر انبار را می توان بر اساس شاخص های ذیل مورد ارزیابی و سنجش قرار داد.
واحد تأمین کالا که به نام های واحد خرید و تدارکات، واحد بازرگانی، واحد تأمین و تبادل نامیده می شود، وظیفه تأمین کالا را بر عهده دارد. در شرکت های پخش در برخی از شعب مستقل که در کنار کارخانه تولیدی هستند (مثل شرکت های لبنی پگاه) وظیفه تأمین و تبادل کالا را بر عهده دارند.
این واحد رابطه تنگاتنگی با انبار در خصوص کنترل موجودی ها از نظر مقدار و تاریخ را بر عهده دارد. زیرا هرگونه افزایش موجودی کالا منجر به بالا رفتن هزینه انبارداری و افرایش قیمت تمام شده کالا می گردد. هرگونه عدم تأمین کالا باعث خسارت به واحد توزیع کالا و مشتریان می گردد.
برخی از مهم ترین وظایف واحد تأمین کالا در رابطه با انبارداری در شرکت پخش
واحد فروش که وظیفه گرفتن سفارش مشتری و صدور فاکتور خرید مشتری را بر عهده دارد، از یک سو با واحد مالی به جهت اطلاع از وضعیت تسویه مالی مشتریان و از طرفی با واحد انبار به جهت حصول اطمینان از ارسال به موقع کالا ارتباط تنگاتنگی باید داشته باشد.
برای حفظ یکپارچگی زنجیره توزیع بین واحد انبار و فروش و به منظور تسهیل فرایند وظایفی را بر عهده دارد که مهمترین آن ها شامل:
در برخی از شرکت های پخش بزرگ و سراسری، واحدی به نام واحد کنترل کیفیت وجود دارد که وظیفه کنترل و نظارت بر کالاهای وارده و صادره را بر عهده دارد. این واحد تأثیر بسیار زیادی در ایجاد رضایت مشتری از کیفیت کالای دریافتی از سیستم توزیع بر عهده دارد.
و همچنین رابطه تنگاتنگی با مدیریت انبار در موارد ذیل دارد:
انبار داری در شرکت پخش و رابطه آن با واحد مالی
یکی از ارکان مهم در سیستم توزیع واحد مالی شرکت است، که وظیفه محاسبه سود و زیان شرکت را بر عهده دارد.
این واحد با واحد انبار و فروش ارتباط تنگاتنگی دارد و بر نحوه و میزان فروش و بر نحوه و میزان خرید نظارت دارد.
شدت و ضعف کنترل های داخلی در شرکت می تواند بر سود و زیان شرکت تأثیر بسزایی داشته باشد، ارتباط صحیح با واحدهای ذی ربط بخصوص واحد انبار می تواند در حفظ دارایی و اموال صاحبان سرمایه نقش مهمی داشته باشد. لذا همان طور که گفته شد، واح دمالی به جهت کنترل، قیمت تمام شده کالای خریداری شده و قیمت تمام شده کالای فروش رفته را نظارت می کند.
برای کنترل و نظارت بر قیمت تمام شده کالای خریداری شده، برخی از مهمترین وظایفی که به انبارداری ارتباط دارد به شرح ذیل است:
چه عواملی در مدیریت انبارداری در شرکت پخش موثر است؟
چون انبار محل نگهداری موجودی کالا می باشد و محل تردد افراد مختلفی است، احتمال وجود سوءاستفاده و اشتباه در تحویل و رسید کالا و یا ثبت اشتباه کالا وجود دارد.
لذا برای کاهش اثرات این موارد انبارگردانی توسط واحد مالی و حسابداری انجام می گردد. این انبارگردانی که به صورت ادواری انجام می شود، شامل فرایند مشاهده عینی اقلام و شمارش فیزیکی کالا است و تیمی متشکل از انباردار، بازبین و مدیر انبار است.
معمولاً در پایان هر ماه انبارگردانی توسط واحد مالی و حسابداری انجام می گیرد.
در این روش از طریق موازنه موجودی انبار با فرم گزارش سیستمی و یا کارتکس انبار به انبارگردانی کالاها می پردازیم. این عمل با مطابقت دادن موجودی گزارش شده در سیستم با موجودی واقعی ازنظر ریالی و تعدادی انجام می گردد.
این روش به محاسبه میزان تفاضل کالای فروخته شده با کالای موجودی در انبار می پردازد که حاصل آن گزارش همخوانی موجودی انبار با مقدار عینی است.
از طریق مطابقت دادن موجودی قابل شمارش با کارتکس کالا و یا گزارش سیستمی حاصل می گردد که این عملیات به صورت رندمی برای کالاهای موجود در انبار انجام می شود. در این روش ما به دنبال اختلاف موجودی با کارتکس و یا گزارش موجودی سیستمی هستیم، که می تواند ناشی از تبت تکراری، ثبت اشتباه، عدم ثبت و یا اشتباه در تحویل کالا باشد.
در این روش کل موجودی انبار شمارش واقعی می شود که معمولاً در پایان سال مالی انجام می گردد، چون شمارش واقعی موجودی پایان دوره در محاسبه قیمت تمام شده مهم است، اثبات مقادیر وارده و صادره و موجودی پایان دوره در انبار بسیار مهم است. در ترازنامه و سود و زیان یک سازمان مقادیر و قیمت تمام شده موجودی کالای پایان دوره در انبار نقش تعیین کننده ای دارد.
انبارگردانی در شرکت پخش مویرگی که هم از تنوع بیشتر و خردتری برخوردار است، از حساسیت بیشتری برخوردار است زیرا کالا در بسته های وحجم کمتر ارسال می گردد و احتمال بروز اشتباه و خطا نیروی انسانی در زمان تحویل کالا بیشتر است.
با توجه به حجم بالای کالا در شرکت های پخش و رعایت محدوده زمانی شمارش فیزیکی در پایان سال مالی قبل از انجام انبارگردانی یکسری اقدامات برای تسریع این کار توصیه می گردد.
منبع:keshavarzfazl.com
