شاید وقتی کسب و کاری نیازمند نرم افزار برای مدیریت انبار خود می شود غیر منتظره نباشد که درون اینترنت بدنبال آن بگردد و اولین آیتمی که در پیشنهادات گوگل هم می توان یافت، انبارداری رایگان است. بیایید کمی از عقب تر به موضوع نگاه کنیم. وقتی اندازه کسب و کار ما زیاد می شود و به نوعی Scale آن بالا می رود، دیگه درون هیچ ذهن باهوشی این اطلاعات جا نمیشه و به فرض هم اگه جا شود شاید توجیه نداشته باشد و ما باید ذهن مون رو برای کارهای خلاق تر آزاد نگه داریم. اینجاست که فرایند سیستماتیک کار، شروع شده و اولین چیزی به ذهن ما خطور می کند این است که یک نرم افزار برای کار خود تهیه کنیم و با تجربه ای که ما در ذهنمون داریم شروع به تصمیم گیری می کنیم. با توجه به اینکه در ایران (خوشبختانه یا متاسفانه) قانون کپی رایت وجود نداره و انواع و اقسام نرم افزار های پولی به روز دنیا در کامپیوتر ها و سیستم عامل های ما به رایگان نصب شده، ما این توقع را پیدا کردیم که در اولین گام به دنبال نسخه رایگان آن نرم افزار بگردیم و یا اگر نسخه غیر رایگان و پولی آن نرم افزار را دانلود کردیم دنبال serialnumber یا کرک آن بگردیم و به عبارتی قفل نرم افزار را بشکنیم.
حال ما در اینجا قصد نداریم در مورد درست یا غلط بودن این عمل حرف بزنیم چون نه صلاحیت این کار رو داریم و نه موضوع بحث ماست. پس ما با توجه به تجربیاتمون بدنبال نرم افزار انبار رایگان می گردیم. نکته ای که خیلی مهم است این ضرب المثل است که پنیر رایگان فقط در تله موش است. اگر ما از نرم افزاری مثل word و یا excel بصورت رایگان استفاده می کنید دلیل بر رایگان بودن آن نیست، دلیلش همان کرک هایی است که استفاده می کنیم. ضمن اینکه بحث پشتیبانی این نرم افزار ها هم وجود دارد. مطمئنا این چنین نرم افزارهایی که اغلب برای مایکروسافت است در صورت اتمام زمان رایگان بوده و به قولی Expire شدن از کار نمی افتد و به شما خدمات می دهد ولی در صورتی که شما به هر دلیلی نیاز به پشتیبانی و یا بروزآوری نرم افزار داشته باشید، شرکت هیچ گونه کمکی به شما نمی کند. اما در نرم افزارهای رایگان ایرانی، کار جور دیگری است. معمولا سیاست های مختلفی برای ارائه نرم افزار رایگان مثلا انبارداری وجود دارد. برخی شرکت های برنامه نویسی و طراحی نرم افزار برای اینکه به مخاطبان خود کارکرد و محیط نرم افزار را نشان بدهند یک نسخه رایگان با محدودیت که معمولا دمو می گویند تهیه کرده و در اختیار کاربران قرار می دهند. با این نسخه رایگان شما کارهای محدودی رو می توانید در این نرم افزار انجام بدهید مثلا قابلیت افزودن 3 کاربر، 200 کالا و یا 500 سند رسید و حواله را دارید و یا در مواردی این نسخه رایگان را به محدودیت زمانی ارائه می دهند که پس از 30 روز منقضی می شود و یا از هیچ نظر محدودیت قائل نمی شوند ولی در چاپ رسید و حواله ها اسم خودشان را درج می کنند تا از این راه تبلیغ آن ها شود ولی چیزی که قطعی هست این است که شما اگر بخواهید واقعا از یک نرم افزار بومی بطور کامل استفاده نمایید حتما باید پولی بابت آن بدهید، چون به هر حال فرایند تهیه، تولید نرم افزار و پشتیبانی نرم افزار یک عملیات تخصصی و فوق العاده پیچیده و گران ولی در نهایت با بازده ای فوق العاده است. تمام اینها که تا به اینجا ذکر شد شامل تمامی نرم افزارهای ویندوزی انبارداری و یا نرم افزار های تحت وب یا همان انبارداری آنلاین می شد.
ذکر این نکته خالی از لطف نیست که هزینه خرید و اشتراک نرم افزارهای تحت وب به علت قرار گیری بر روی یک سرور و یا یک ابر Cloud بیشتر از کامپیوتر شخصی شماست. از این لحاظ که شما می توانید یک نرم افزار ویندوزی انبار تهیه ولی دیگر اشتراک را تمدید نکنید و می توانید سالیان زیادی از آن استفاده کنید به شرط این که پشتیبانی و یا به روز رسانی آن را نخواهید ولی در نرم افزار های تحت وب و ابری شما هزینه ای مداوم، باید بپردازید چون بنا به خاصیت و جنس این محیط که همیشه آنلاین است و پشتیبانی و به روز آوری آن تضمین شده است، شما نیز باید پرداخت های منظمی داشته باشید.
وقتی صحبت از انتخاب به میان می آید حتما بحث مقایسه هم پیش خواهد آمد. انتخاب و خرید بهترین نرم افزار انبارداری برای کسب و کار همانند انتخاب ابزار کار است.
اگر انتخابمان خوب باشد پاسخ گوی نیاز ما خواهد شد و گرنه به ابزاری بلااستفاده تبدیل می شود و به عبارتی پول و هزینه ما به هدر رفته است. امروزه با تنوعی که در نرم افزار های انبار وجود دارد دست ما بعنوان خریداران نرم افزار بسیار باز است به شرطی که اطلاعات کاملی از نیازهایمان داشته باشیم. داشتن این اطلاعات به ما در خرید بهترین گزینه کمک خواهد کرد.
در ابتدا ما باید محدوده ی استفاده کسب و کارمان از یک نرم افزار انبار را مشخص کنیم و بدانیم چه کارهایی از یک سیستم انبارداری توقع داریم.
پس از مشخص شدن محدوده ها، تصمیم گیری برای خرید خیلی آسان تر خواهد شد. بعنوان مثال نرم افزار انبار به چند صورت توسط شرکت های برنامه نویس ارائه می شود. نرم افزار انبارداری آسان، نرم افزار انبارداری اندروید، نرم افزار انبارداری حرفه ای، نرم افزار انبارداری تحت اکسل، نرم افزار انبارداری برای کامپیوتر، نرم افزار انبارداری تحت وب یا همان آنلاین و حتی نرم افزارهای انبارداری رایگان که هر کدام مزایا و معایب خودشان را دارند ولی ملاک آن خواسته و نظر ماست که چه امکاناتی برایمان ضروری و مهم تر است.
کلمه آسان بودن و یا اینکه انبار ما خیلی بزرگ نیست و جزئی است جزء کلماتی هستند که معمولا مشتریان به زبان می آورند. آسان بودن دو جنبه دارد. یک جنبه، فراینده کار کردن با نرم افزار انبارداری، سهل و آسان باشد که هر شخصی بتواند با آن کار کند و به قولی کاربرپسند (user friendly) باشد و جنبه دیگر نرم افزار محدوده ی کمی از فرایندها را شامل شود. مثلا اینکه برخی خریداران نرم افزار انبار، فقط بحث موجودی ها برایشان مهم است و برخی دیگر حسابداری انبار نیز برایشان اهمیت دارد.
در مورد کاربری ساده و روان می توان گفت که این یک اصل است و تمامی شرکت های ارائه دهنده نرم افزار باید آن را رعایت کنند و محصولات و نرم افزار های کاربر پسند، ارائه دهند و علوم "UI" و "UX" را در آن لحاظ کنند ولی مشتریان نیز باید به این نکته توجه داشته باشند که اغلب موارد در نگاه اول، کار کردن با نرم افزار سخت جلوه می کند ولی بعد از مدتی با مطالعه متون و فیلم های آموزشی و پشتیبانی هایی که شرکت ارائه دهنده نرم افزار ارائه می دهد، سهولت در استفاده از نرم افزار نمایان می شود.
این نکته حائز اهمیت است که تولید نرم افزاری با محدوده ی کارکرد وسیع و داشتن کاربری ساده و روان کار بسیار سخت و پیچیده ای است و معمولا این مدل نرم افزار برای ارائه خدمات و محصولات باکیفیت و پشتیبانی قوی ناگزیر به وضع تعرفه بالا برای محصولات و خدمات خود هستند.
پس به این مورد توجه کنید که نرم افزار انبارداری آسان و حرفه ای، در تضاد با یکدیگر نیستند و نرم افزارها می توانند هم حرفه ای و هم آسان باشند. در ضمن نرم افزار می تواند برای کسب و کاری حرفه ای بوده ولی در کسب و کار دیگری کاربردی نداشته باشد.
نرم افزار اکسل بصورت رایگان توسط مایکروسافت (البته در ایران رایگان) ارائه می شود. انبارها و انبارداران زیادی توسط اکسل کارهای روزمره خودشان را انجام می دهند و برایشان مناسب است. اگر در سطح اینترنت جستجویی انجام دهید آموزش انبارداری با اکسل را بصورت PDF و ویدئویی مشاهده می کنید.
انبارداری با اکسل هم مزایا و هم معایب خودش را دارد که شما طبق نیاز و محدوده ای که از قبل برای کار خود مشخص کرده اید باید به آن ها توجه کنید.
در نرم افزار اکسل می توانید ردیف های بی شماری درج کنید و هر شخصی می تواند با آن کار کند که در برخی مشاغل این روند را نمی پسندند و تمایل دارند دسترسی های دلخواهی را به افراد اختصاص دهند که اکسل در این موضوع ضعف دارد. همچنین حذف یا ویرایش سطری و ستونی که به عمد یا سهوی صورت گرفته مشکلاتی را در موجودی ها بوجود می آورد. در اکثر مشاغل عدد موجودی گم شود بسیار ناخوشایند خواهد بود ولی با این حال کسب و کارهایی زیادی، انبارداری خود را با اکسل انجام می دهند و دلایل خاص خودشان را دارند.
امروزه اپلیکیشن های زیادی بر بستر سیستم عامل های تلفن همراه ساخته شده اند و به وضوح می توان این واقعیت را متوجه شد که اندروید و IOS جزء شاخص ترین و محبوب ترین پلتفرم های تلفن همراه هستند. نرم افزارهایی که بر بستر اندروید و یا IOS نوشته شده اند گزینه خوبی جهت نصب بر روی تلفن همراه و یا تبلت هایی هستند که انبارداران در انبار استفاده می کنند.
نرم افزار انبار اندروید و یا نرم افزار انبار تحت وب این خصیصه خوب را دارند که در دستگاه هایی قابل استفاده هستند که قابل حمل می باشند. بنابراین در صورتی که تلفن همراه و یا تبلتی دارید که امکان نصب نرم افزار از لحاظ سخت افزاری وجود دارد، نرم افزار انبار اندروید گزینه مناسبی است.
البته لازم به ذکر است که باید بررسی شود که اپلیکیشن انبار بصورت آنلاین کار می کند یا آفلاین. در صورتی که آنلاین باشد باید همواره اینترنت دستگاه شما متصل باشد که می توانید از اینترنت سیمکارت و یا انتشار WIFI در محیط انبار خود استفاده نمایید. و در صورتی که اپلیکیشن بصورت آفلاین باشد باید به این نکته توجه کنید که با انباشت زیاد اطلاعات و در صورت خرابی دستگاه اطلاعات شما پاک نشود.
در این مقاله سعی نموده ایم که به این نکته اشاره کنیم بهترین نرم افزار انبارداری وجود ندارد. بهترین نرم افزار آن نرم افزاری است که بیشترین نزدیکی را به خواسته ما داشته باشد، کاربری ساده و روانی داشته و یک تیم قدرتمند فنی، پشتیبانی آن را متعهد شده باشد. آن وقت است که می توان گفت این نرم افزار بهترین انتخاب برای کسب و کار من است.
لازم است در رابطه با نرم افزارهای انبارداری تحت وب نیز توضیحات بیشتری دهیم
نرم افزار تحت وب یعنی یک نوع نرم افزار و یا سیستم کامپیوتری که برای اهداف از پیش تعریف شده بصورت آنلاین فعالیت می کند.
وقتی که شرکت هایی که کارشان تهیه و تولید نرم افزار است، سفارشی دریافت می کنند و یا خودشان یک پروژه تعریف می کنند در هنگام جلسات فنی و آنالیزی که برگزار می کند تصمیم می گیرند که آن نرم افزار را بر چه مبنا و اساسی پیاده سازی کنند.
اگر نخواهیم خیلی فنی صحبت کنیم شرکت های برنامه نویسی بنا به تحقیقات و خروجی انتهایی و کارهایی که یک نرم افزار قرار است انجام دهد تصمیم می گیرند که بستر و زبان برنامه نویسی چه باشد. اصولاً شرکت ها باید به نوع پروژه نگاه کنند ولی در برخی مواقع شرکت ها به داشته های خودشان نگاه می کند و آن پروژه را با عملی که بلد هستند و در آن مهارت دارند تعریف می کنند که این یک روش اشتباه و غیرکارشناسی است چون در تولید نرم افزار و برنامه نویسی چندین راه و روش برای رسیدن به مقصد وجود دارد و ما باید به بهترین راه را انتخاب کنیم.
وقتی تصمیم گرفته شود که نرم افزار بر چه اساس ساخته شود و شروع به کار می شود آن نرم افزار متولد می شود.
طبق آن بررسی های انجام شده بستر اجرای نرم افزار مشخص می شود مثلا نرم افزاری برای کامپیوتر و pc طرح ریزی می شود که به نرم افزار تحت ویندوز معروف است و یا نرم افزاری که برای گوشی های هوشمند طراحی می شود که به اپلیکیشن ها معروف است. نرم افزاری که بر روی یک کامپیوتر برنامه ریزی می شود ولی آن کامپیوتر به اینترنت متصل است و با قدرت و پردازش آن کامپیوتر با کامپیوتر خانگی فرق دارد که سرورها نام دارند. نرم افزارهای تحت وب در سرور هستند که در اغلب مواقع دروازه ورود شما به این نوع نرم افزارها از طریق مرورگرهاست و شما می توانید توسط هر دستگاهی که مرورگر یا بروزر داشته باشد و به اینترنت متصل باشد از این نوع نرم افزار ها استفاده کنید.
همه مدل نرم افزارهای تحت ویندوزی و یا اپلیکیشن های موبایل نیاز به سخت افزار دارند یعنی شما با نصب نرم افزار بر روی ویندوز خود منابع سی پی یو و رم سیستم خود را درگیر این نرم افزار می کنید و یا با نصب یک اپلیکیشن بر روی تلفن همراه خود مقدار زیادی از رم و سرعت گوشی خود را کاهش می دهید و تصور این را بکنید که ۵۰ تا نرم افزار سنگین روی کامپیوتر و یا گوشی خود داشته باشید حتما سیستم شما کند تر از قبل می شود حال اگر ۱۰ نرم افزار نصب کنید چطور؟
شما باید همیشه در حال ارتقا سیستم کامپیوتری و گوشی خود باشید هر روز هارد و رم بخرید و به آن اضافه کنید و این کار تمامی ندارد چون شما همیشه در حال افزایش داده ها و کارهای خود هستید.
اگر حجم اطلاعات شما زیاد نباشد و رشد هم نکند این مدل نرم افزارها (تحت ویندوزی یا اپلیکیشن ها) گزینه مناسبی برای شما است.
مثلاً شما برای مدیریت آپارتمان ۴ واحدی خود یک نرم افزار ویندوزی و اپلیکیشن موبایل تهیه می کنید خوب در این مثال تعداد واحد آپارتمان ثابت است و سرعت رشد آن صفر است شاید بتوانید تا ۱۰ سال تمام مخارج را در آن وارد و نگهداری کنید.
ولی در مثال دیگر که برای شرکت خود ما پیش آمده این بود که موسسه با همین نرم افزار ویندوزی شروع به فعالیت در ۱۰ سال قبل کرده بود و امروزه با حجم انبوهی از اطلاعات با ۱۰ هزار کاربر و ۱۷ اپراتور روبرو شده بود و یک کامپیوتر و سیستم قادر به واکشی اطلاعات نبود.
پس مشاهده می کنید استراتژی کاربری نرم افزار، تعیین کننده ویندوزی، تحت وب و یا حتی اپلیکیشن بودن آن است.
اگرچه می توان با تهیه و راه اندازی سرور در این شرکت به قدرت نرم افزار ویندوزی اضافه کرد و آن را روی یک کامپیوتر قدرتمند قرار داد ولی در این اوضاع و شرایط اقتصادی و اینکه تمام سرورها از خارج تهیه می شود هزینه راه اندازی و استقرار سرور به شدت بالا ضمن آن که حتماً متخصصان امنیت و شبکه نیاز پیدا خواهید کرد. درست مثل اینکه شما یک گلدان دارید خودتان از آن مراقبت می کنید ولی اگر یک گلخانه بزرگ داشت آیا خودتان می توانید آن را اداره کنید؟ این مثال مانند داشتن کامپیوترهای خانگی و نگهداری سرور است.
همانطور که گفتیم از طریق اینترنت و با یک مرورگر می توان به نرم افزارهای تحت وب دسترسی پیدا کرد و دیگر زحمت ارتقای سیستم نگهداری از آن را نداریم فقط باید به اینترنت وصل شوید.
امروزه ما از نرم افزارهای تحت وب مختلفی استفاده می کنیم مثلا سایت های بانک ها سرویس های ایمیل: یاهو، گوگل و غیره. خود سایت ها هم یک مدل از نرم افزارهای تحت وب هستند.
در مورد نرم افزارهای انبارداری هم روال بدین صورت است در زمان های قدیم از نرم افزارهای ویندوزی استفاده می شد و چون اینترنتی به صورت امروزی در دسترس نبوده است و حجم اطلاعات زیادی در آن کسب و کارها وجود نداشته و آنالیزهای در این رابطه ارائه نمی شده است.
ولی امروزه مدیرانی که بر سر کار آمده اند به چیزی غیر از آنلاین بودن فکر نمی کنند چون در کمتر از یک دقیقه می توانند در هر کجا باشند و مثلا آمار فروش موجودی انبار و نظارت پرسنل را داشته باشند.
این خیلی دشوار بنظر می رسد که از شما بخواهیم از نرم افزار و سیستمی که چندین سال با آن کار کرده جدا شوید. ولی دنیای امروز دنیای تغییر است تا چند سال آینده اثری از نرم افزارهای تحت ویندوز وجود ندارد و همه اطلاعات بر بستر ابر قرار خواهند و کسانی که در این راه پیش قدم باشند موفق تر خواهند بود.
این نرم افزار نوع خاصی از نرم افزارهای کلاینت و سرور هستند که روش طراحی و توسعه آن ها نسبت به نرم افزارهای ویندوزی مدرن تر و تواناتر است
نرم افزار تحت وب روی کامپیوتر کلاینت نصب نمی شود و کاربر با استفاده از Browser های مرسوم مانند (کروم، فایرفاکس، اپرا، اکسپلورر) به آن دسترسی پیدا می کنند. طراحان و سازندگان آن می توانند با تغییر در عملکرد یا آپدیت برای همه کاربران در سطح شبکه جهانی اینترنت تغییر ایجاد کنند. یکپارچه بودن و دسترسی در هر زمان و هر مکان از دیگر مزیت ها و دلایل استفاده از این نوع تکنولوژی است. از دیگر مزیت های برنامه های تحت وب سادگی توزیع این برنامه ها بین کاربران است. (تنها نیاز به مرورگر برای استفاده از نرم افزار داریم).
تمام افراد از آخرین نسخه موجود روی سرور استفاده می کنند و نگرانی در مورد اینکه هر کدام از آخرین نسخه استفاده می کنند یا نه وجود ندارد. نرم فزارهای تحت وب مستقل از پلتفرم هستند و اهمیتی ندارد که کاربر از چه نوع کامپیوتری، لپتاپ، موبایل و تبلت استفاده می کند.
بیشترین حملات به نرم افزارهای تحت وب عبارتند از Cross - site scripting، SQL injection و Denial of service.
در انبار آنلاین جنبه های مختلف از جمله تست نفوذ در حوزه های احراز هویت، معماری سیستم، حقوق دسترسی، ذخیره و بازیابی اطلاعات، رد پای عملیات و وقایع و سایر حملات مورد ارزیابی قرار می گیرد.
اطلاعات انبارداری و مالی جزء مهم ترین اطلاعات یک کسب و کار هستند. اگر اطلاعات سهوا یا عمدا حذف شوند خسارات بعضا جبران ناپذیری به شرکت تحمیل می شود.
در سرویس آنلاین از سخت افزارهای گران قیمتی برای ذخیره سازی اطلاعات استفاده شده است که به صورت RAID پیکربندی شده اند بدین معنا که اگر لحظه تعدادی از هاردهای سرور دچار مشکل شده و اصطلاحا بسوزند باز هم هیچ داده ای از هیچ مشتری از بین نمی رود. از این روش برای نگهداری بلادرنگ اطلاعات بر روی چند منبع ذخیره سازی استفاده می شود. در هر روز نیز یک نسخه پشتیبان از اطلاعات سیستم به صورت خودکار تهیه می شود و به صورت هفتگی نسخه های پشتیبان از دیتاسنتر خارج شده و در مکانی امن نگهداری می شوند. لذا احتمال از بین رفتن اطلاعات مشتریان نزدیک به صفر می رسد.
حال سوال ما اینجاست که شما چند مورد از این تمهیدات را برای حفاظت از اطلاعات نرم افزار داخلی خود انجام می دهید؟ به جرات می توان گفت که در بیشتر شرکت ها اگر هارد کامپیوتری که نرم افزار در آن نصب شده بسوزد کل اطلاعات شرکت از بین خواهد رفت.
جواب بله است اما آیا از معایب و هزینه های آن نیز با خبر هستید؟ هزینه خرید سرور و حفاظت فیزیکی از سرور و کامپیوتر ها زیاد و سخت است، می توانید این هزینه ها و متخصص شبکه و IT را حذف کرده و نیروی کار را در جایی دیگر و مفید تر به کار گیرید.همچنین در نرم افزار انبارآنلاین در صورت بروز اختلال یا خطا، متخصصین شرکت بدون نیاز به مراجعه حضوری به مکان شما، مشکل را برطرف می کنند. انبار آنلاین نرم افزار انبارداری تحت وب است که با ارایه خدمات آنلاین امکان بهره وری در انبارداری را بالا می برد. سامانه تحت وب انبار آنلاین به شکلی طراحی شده است که تمامی افراد با هر سطح دانش و هر نوع کالایی (محصول) بتوانند از آن به راحتی در هر زمان و مکان استفاده نمایند.
اگر انبارها فاصله زیادی از هم یا با دفتر مرکزی داشته باشند، امکان بهره وری از سرور در همه جا ممکن نیست. خرید سرور هزینه های زیادی دارد. هم چنین راه اندازی و مراقبت از سرور داخلی سخت است. کابل کشی شبکه برای راه اندازی هر سیستم توسط متخصص شبکه نیاز است و این اتصال بین سیستم ها همراه نرم افزار های Firewall و امنیتی است تا ویروس و بد افزار ها از شبکه به سرور نفوذ نکند. متخصص شبکه باید بصورت دوره ای یا مقیم در شرکت باشد و از آن محافظت کند. اینترنت با سرعت آپلود بالا نیاز دارد. (نت ها خانگی و شرکتی سرعت دانلود بالا دارند).
نکته ی دیگر امنیت محیط سرور است که باید خنک، دارای برق پایدار و تمیز و بدون گرد و غبار باشد. محل قرار گیری سرور امن باشد و از دسترس عموم دور باشد (ups). کلمه سرور با پایداری رابطه مستقیم دارد، سروری که پایدار نباشد بی معناست. فراهم نکردن هر کدام از این موارد سیستم را مختل و عمر آن را کوتاه می کند. همچنین برای آپدیت های بعدی نرم افزار باید شخصی از پشتیبانی ما در محل حاضر و این به روز رسانی را انجام دهد که شامل هزینه خواهد بود.
همچنان اگر اصرار بر داشتن سرور شخصی دارید، می توانید سرور خود را به دیتا سنتر ها بسپرید تا محل نگهداری آن محیطی امن باشد. البته امکان خرید سرور اختصاصی و مجازی از همین شرکت های دیتا سنتر وجود دارد. اما راه حل آسان تر استفاده از سرور نرم افزار انبار آنلاین است. محدوده وظایف و تعهدات، نگهداری و امنیت نرم افزار انبارداری شما تضمین خواهد شد و در قرارداد ذکر می شود.
در صورتی که سرور داشته باشید، متخصصین ما همخوانی سرور را بررسی و تایید کرده باشند می توانید انبار آنلاین را تهیه کنید و روی سرور شخصی خود استفاده کنید. البته در این حالت هزینه خرید نرم افزار بیشتر است و هزینه پشتیبانی بصورت جداگانه دریافت می شود. شرایط انتقال نرم افزار بر سرور خصوصی در شهرستان ها فقط با اینترنت پر سرعت و در تهران بصورت حضوری نیز انجام خواهد شد. همکاران بخش فنی ملزومات را به شما اعلام می نمایند و پس از حصول شرایط لازم و معرفی یک نفر رابط فنی، نرم افزار بر روی سرور شما مستقر می شود.
در ضمن در طول مدت قرار داد ما پشتیبان و مشاور شما هستیم. خیالتان راحت.
صنعت تولید نرم افزار در این سال ها با توجه به نیازی که احساس می شده در تمامی بخش ها نفوذ کرده است. موارد غیر مترقبه ای مثل ویروس کرونا (کووید19 Coronavirus-COVID_19) بر شدت این تقاضا افزوده است. در این میان یکی از حوزه های اقتصادی که نرم افزار به آن ورود پیدا کرده است، انبار و انبارداری است.
در زمان های قدیم انبارداری دستی رایج بوده است. در این روش به صورت دستی و توسط افراد مختلف کارهای انبار انجام می شد. در این مدل از انبارداری، انجام محاسبات به صورت دستی و توسط افراد مختلف انجام می شد که این کار باعث ایجاد خطاهای متعدد و طولانی شدن زمان انجام آن می شد که در سیستم های بزرگ این کار بسیار دشوار و تقریبا غیر ممکن بود.
بنابراین بیش از پیش احساس به یک سیستم کامپیوتری جهت تسهیل در امر انبار بوجود آمده است. در ابتدا وجود یک نرم افزار ساده که بتواند راه گشا باشد کافی بود ولی با پیشرفت علم و تکنولوژی و رشد فنی مدیریت انبار نیاز به یک سیستم انبارداری که بتواند به صورت کامل تمامی نیازهای انبار را تحت پوشش قرار دهد احساس می شود. عملیات و گزارش های مورد نیاز و موجود در انبار آنلاین می پردازیم:
از تمایزات نرم افزار انبارداری انبار آنلاین با دیگر نرم افزارها باید مثال هایی مطرح شود و در این سوال به بررسی این تمایزات می پردازیم. اکثر نرم افزارها بر اساس تعداد کاربر، تعداد مشتری، تعداد حواله ها، تعداد کالا و... قیمت گذاری و پلن بندی می شوند. به طور مثال تعداد حواله های مجاز در یک دوره اشتراکی 1000 عدد می باشد و در صورتی که مشتری بخواهد حواله های بیشتری ثبت نماید باید اکانت خود را شارژ کند، مثلا برای هر 100 حواله بیشتر 100هزار تومان شارژ کند و یا تعداد کاربران را از 3 کاربر به 5 کاربر تغییر دهد باید هزینه ای معادل nهزار تومان پرداخت کند و البته این استراتژی فروش برای پایین آوردن تعرفه اولیه محصول است. این روش برای کسب و کارهای کوچک مناسب است. محدوده استفاده از نرم افزارهای تحت ویندوز (همان سیستم عامل و کامپیوتر محل شرکت است) در صورتی که بخواهید از این محدوده فراتر بروید باید هزینه های بیشتری دهید، بطور مثال آنلاین شدن نرم افزار ویندوزی تحت شرایطی امکان پذیر است اما باید اینترنت با پهنای باند مناسب (سرعت آپلود بالا) نیز تهیه شود. قابل ذکر است که اینترنت های شرکت ها و موسسات معمولا از سرعت "دانلود بالا" استفاده می کنند.
انبار آنلاین محدوده وسیع و مقرون به صرفه ای در اختیارتان می گذارد. شما در این نرم افزار انبارداری محدودیتی در تعداد کاربران، کالا، حواله و... ندارید. علاوه بر این چون نرم افزار انبار آنلاین، آنلاین است، نیازی به گسترش پهنای باند یا مراقبت های این چنینی نخواهید داشت. در واقع از شما به ازای استفاده بیشتر، هزینه بیشتر دریافت نمی شود.
اگر شما به عنوان مدیر یک انبار مشغول به کار هستید از نرم افزار انبارداری که به صورت آنلاین عرضه شده چه انتظاراتی خواهید داشت؟
توقع یک مدیر انبار از نرم افزار انبارداری آنلاین چیست ؟ مدیریت نوین انبارداری چه ملزوماتی طلب می کند؟
بطور کلی نرم افزار مدیریت انبار، تمام فعالیت های مرتبط با انبارداری را مدیریت می کند و می تواند به سیستماتیک کردن فرایند انبارداریمان کمک کند. وقتی صحبت از انبار می شود مباحثی چون انبارداری، مدیریت موجودی ها، مدیریت فرایندها، ورود و خروج و کسورات و... در ذهن تداعی می شود. مدیر انبار و یا مدیر هر مجموعه ای همیشه از گرفتار ترین افراد فعال در آن کسب و کار است و همیشه یکسری کارها مغز و حواس مدیر رو به خود مشغول می کنند. ولی اگر مدیر انبار از نرم افزارهای انبارداری استفاده کند مزیت هایی زیادی نصیبش می شود که می توان به چند مورد مهم آن اشاره نمود:
پس با استفاده از نرم افزار انبارداری ذهن و حواس مدیر درگیر این اطلاعات نمی شود و می تواند با فراغ بال بیشتری به کارهای مهم تر یک مدیر انبار بپردازد.
تا بدین جا لزوم داشتن یک نرم افزار انباداری مشخص شد ولی این تمام توقع یک مدیر نیست. درسته که کارها بصورت سیستمی شده ولی کماکان یه ضعف بزرگ وجود دارد. با خرید نرم افزار انبارداری و نصب آن روی کامپیوتر انبار، فقط دسترسی به مزایای ذکر شده و دیگر موارد تنها با حضور در آن کامپیوتر امکان پذیر می شود و این یک نقطه تاریک در مدیریت است. این که ما بعنوان مدیر هر وقتی نیاز به اطلاعات و گزارشی داشته باشیم باید در موقعیت انبار خود حاضر شویم و کامپیوتر را روشن کنیم تا به اطلاعات خود دسترسی داشته باشیم.
خب شاید این کار در چند سال پیش خوب بود و راه حلی برای آن یا وجود نداشت یا خیلی گران بود. ولی امروزه متخصصان نرم افزار و سخت افزار این مشکل را حل نموده اند و گام بلندی برای ارتقاء کیفیت کسب و کارها برداشته اند. نرم افزارهای آنلاین یا همان نرم افزارهای تحت وب و خدمات ابری از جمله این راه حل ها هستند.
تصور کنید دو مدیر انبار وجود دارد و شما می خواهید تعداد یک کالا در انبار را بپرسید. مدیر اول از نرم افزار ویندوزی استفاده می کند و باید کیلومترها مسافت طی کند تا به اطلاعات موجودی یک کالا دسترسی داشته باشد و یا به انباردار خود زنگ بزند، تا وی گزارش را آماده و در نهایت بعد از صرف وقت زیاد، فایل آن را برای مدیر ارسال کند. ولی مدیر دوم از یک نرم افزار انبارداری آنلاین استفاده می کند و در کمتر از 30 ثانیه به راحتی چک کردن یک پیامک، موجودی آن را به شما ارائه می دهد.
خب شما کدام را می پسندید!؟
همین اتفاق امروزه در زندگی خیلی از ما اتفاق می افتد و ما انواع و اقسام اپلیکیشن ها از سورس های شناخته شده و ناشناخته را روی تلفن همراه خود نصب کرده و کارهای بانکی، چک کردن ایمیل، خرید آنلاین بلیط، خرید کتاب و... را انجام می دهیم. تصور کنید برای یک انتقال وجه کارت به کارت ساده در هر موقع از شبانه روز نیاز به مراجعه به بانک ندارید و این دسترسی و سهولت جا به جایی اطلاعات و داده ها چیزی است که یک کسب و کار نیاز دارد و مدیر بدنبال آن است. اگر ما بعنوان مدیر انبار نتوانیم گردش اطلاعات رو در انبارهای خود به سهولت انجام دهیم، کار ما دچار بحران می شود و همیشه به یک نفر متکی هستیم که از هر اطلاعاتی با خبر است ولی آیا این فرد تا کی می تواند این اطلاعات را درون مغز خود جای دهد!؟ نکته ی آخری که یک مدیر انبار به آن فکر می کند، هزینه و تعرفه های خرید یک نرم افزار است. در صورتی که هزینه تمام شده یک نرم افزار برای مدیر از هزینه صرفه جویی شده در فرایند کلی کسب و کار کمتر و یا حتی مساوی باشد، یک مدیر حتما آن سیستم را برای کار خود تهیه می کند به شرطی که این اطمینان را داشته باشد. یک مدیر انبار باید هنگام خرید تمام موارد را در نظر بگیرد و نرم افزار مناسب خود را تهیه کند و پس از آن با صبر و حوصله، منتظر استفاده حداکثری همکاران خود از این سیستم باشد تا به مرور زمان تمامی آن مزایای ذکر شده نصیبش شود.
هنگامی که شما نرم افزاری را تهیه می کنید، نرم افزار به اصطلاح خام است و باید سلسله کارهایی انجام شود تا نرم افزار قابل استفاده باشد.
تعاریف و مقادیر اولیه باید مناسب نوع استفاده شما باشد.به همین دلیل وقتی که نرم افزار انبار آنلاین را تهیه می کنید، باید در ابتدا تعاریف و تنظیمات اولیه را مناسب کسب و کار خود را وارد نرم افزار کنید، بانک اطلاعاتی خود را وارد کنید. و از آن به بعد دیگر نیاز به این کار نیست، البته در صورتی که با مشکلی مواجه شدید، می توانید از طریق تیکت در پورتال و یا تماس تلفنی از همکاران ما کمک و در ثبت کالای اولیه مشاوره بگیرید.
تمامی فعالیت نرم افزار انبارداری وابسته به عامل های زمان و مکان است که زمان همان دوره کاری و مکان تعیین محل فیزیکی انبار است. وقتی نرم افزار برای اولین بار اجرا می شود یک انبار پیش فرض بعنوان انبار اصلی و سال جاری بعنوان دوره کاری بارگزاری شده است. مدیر سیستم می تواند نام انبار را تغییر و انبار های دیگر را اضافه کند.
بسته به نوع کالای شما، واحد های کیلوگرم،گرم، لیتر، تعداد، تن، جین، قوطی و غیر وجود دارد. که می توانید آن ها را وارد قسمت تعریف واحد نمایید. در رابطه با کالاهایی که دو واحد دارند، ما ویدئوی تبلیغاتی – آموزشی تهیه کردیم که می توانید آن را از اینجا و یا سایت آپارات دنبال نمایید.
اگر نیاز به چند نوع کالا در انبار دارید می توانید آن ها را دسته بندی کنید مانند دسته لوازم آرایشی، دسته پوشاک، دسته لوازم خانگی و دسته لوازم صوتی و تصویری. البته می توانید بنا به نظر خودتان نام دسته را در تنظیمات تغییر دهیم و بنویسید سایز و یا هر چیز دیگری. ما این امکان را به شما می دهیم که تا حد ممکن نرم افزار را سفارشی برای خودتان تعریف کنید.
نام کشور سازنده، برند، نام کارخانه یا هرچیزی که مشخص کند کالا مربوط به آن است در بخش سازنده نوشته می شود. مجددا در این بخش هم عین بخش دسته می توانید نام آن را تغییر دهید و مثلا رنگ بندی بنویسید.
تمامی کاری که در نرم افزار انبارداری انجام می شود ورود کالا و مدیریت آن است. در بخش ثبت کالا ما فیلدهای خیلی مهم را قرار داده ایم. فیلدهایی که اگر حذف شوند به ماهیت نرم افزار لطمه می خورد ولی امکان دارد در کسب و کار شما، نیاز به توضیحات و فیلدهای دیگر باشد که برای داشتن این فیلدها می توانید با همکاران بخش فروش تماس بگیرید. همچنین برای درج بارکد می توانید از بارکد خوان استفاده کنید تا سرعت بیشتر و خطای کمتری داشته باشید. انبار آنلاین با دستگاه های بارکدخوان سازگار است و می توانید از این دستگاه ها بصورت آنلاین استفاده کنید.
با تعیین عددی برای حداقل و حداکثر موجودی کنترل موجودی را در دست داشته باشید. در صورتی که موجودی به حداقل برسد سامانه پیغام و هشدار می دهد همچنین می توانید اجازه خروج بدون محدودیت موجودی را فعال کنید تا بدون محدودیت کالا های انبار را پیش فروش یا خارج کنید، البته باید به موجودی منفی در زمان انبارگردانی و تحویل کالا توجه کنید. ما مشتریانی داشته ایم که این اعداد را مورد توجه قرار نداده اند و در ابتدا عددهای فرضی وارد کردند. این دست شماست ولی به رشد کسب و کار فکر کنید و وقتی تعداد کالاها و نیروی انسانی زیاد شود، گم شدن تعداد موجودی موجب نابودی آن کسب و کار می شود.
محاسبه علمی حداقل موجودی و حداکثر موجودی فرمولی دارد که در زیر می بینید.
لازمه توجه کنید که در ثبت کالا می توانید از اکسل برای ورود یکباره کالا ها استفاده کنید در بخش مدیریت ورود کالا از طریق اکسل، نمونه اکسل را دانلود کنید. موارد درج شده را تکمیل و فایل جدید را آپلود کنید. در جدول موقت کالاهای ورودی را می بینید، بعد از ویرایش و تایید دکمه انتقال را فشار دهید. اکسل نمونه را بطور دقیق پر کنید، ستون بارکد ها را در حالت Text فرمت بگذارید. سلولی را خالی تگذارید. بارکد تکراری درج نکنید. البته نرم افزار بارکد های تکراری را شناسایی کرده و برای حذف یا ویرایش کالا فرصت دوباره ای دارید. داشتن یک نرم افزار انبارداری حتما می تواند به شما در مدیریت انبار کمک کند ولی از اکسل غافل نشوید، شما می توانید فایل های اکسل خودتون رو به راحتی وارد نرم افزار کنید و یا گزارشاتی از نرم افزار دریافت و آن را با فرمت اکسل برای خود ذخیره کنید.
از مقادیر مهم دیگری که باید در نرم افزار تعریف کنید نوع فرم است. بسته به کار شما، نام فرم متفاوت است اما عملیاتی که در انبار اجرا می شود: ورورد و خروج است. شما می توانید با توجه به کسب و کارتان نام فرم را درج کنید. فرم ورود یا خروج، و حواله خرید و فروش عملیات مشابه دارد. مثلا حواله برگشت از فروش یا مرجوعی عملیات ورود، و حواله برگشت از خرید عملیات خروج را دارد. باید به یاد داشته باشید نوع حواله ای که استفاده شود قابل حذف یا ویرایش نیست. و این قانون برای همه مقادیر تعریفی وجود دارد.
بقیه بخش های آموزشی
چرا باید هر سال برای نرم افزار انبارداری آنلاین پول پرداخت کنیم؟ در حالی که نرم افزارهای ویندوزی را یکبار می خریم و سال ها از آن استفاده می کنیم؟
اولین دلیل در دسترس بودن آن و استفاده از امکانات نرم افزار است. در نرم افزار آنلاین از هر مکان و حتی با گوشی تلفن همراه خود می توانید به انبار دسترسی پیدا کنید. اما نرم افزار ویندوزی محدود به سیستم داخل انبار می باشد. نرم افزار آنلاین بطور همیشگی در حال بروز رسانی است و شما می توانید از آپدیت ها بهره مند شود. در حالی که نرم افزار ویندوزی یک محصول مشخص است که پیشرفتی در آن اتفاق نمی افتد.
نرم افزار های مانند موجود زنده هستند و نیازمند به روز رسانی و ارتقا دائمی هستند چرا که تکنولوژی و علم مربوط به آن همواره در حال بهبود می باشد. همن امر موجب سرعت کسب و کار، نیرو انسانی کمتر و در نهایت افزایش درآمد خواهد شد.
پشتیبانی داده ها و اطلاعات شما از مهمترین بخش یک نرم افزار است. در نرم افزار های ویندوزی این مسئولیت مهم به عهده شرکت شما است و نیازمند متخصص IT و پشتیبانی همیشگی از آن است. باید داده ها را روزانه یا حتی ساعتی بک آپ گیری کرده و در محلی امن ذخیره کند. از خطرات احتمالی سوختن، حذف، ویروس و دزدی و آتش سوزی که بگذریم، حجم این اطلاعات همواره در حال افزایش بوده و باید بصورت دائمی انجام شود.
این مشکلات و حجم کاری در نرم افزارهای آنلاین به عهده شرکت بوده، همواره بک آپ گیری انجام می شود و داده های شما نگهداری خواهند شد. هزینه پشتیبانی مبلغی بسیار پایین تر از حضور یک شخص در شرکت شما دارد.
سخت افزارهای مورد نیاز یک نرم افزار ویندوزی شامل هزینه ی بیشتری هستند، خرید تعداد کافی برای استفاده کارمندان مبلغ قابل توجهی می شود در حالی که با نرم افزار آنلاین تنها با مرورگر و تلفن همراه این کار انجام می شود.
در ساعات اداری می توانید به دو صورت تلفنی و یا سیستم تیکتینگ سوالات و مشکلات خود را مطرح نمایید. و در باقی طول شبانه روز تنها از طریق سیستم تیکتینگ اقدام نمایید. مشتریانی که اقدام به خرید نمایند، درون CRM شرکت عضو شده و از طریق آن می توانند تیکت ارسال نمایید.طبق قرارداد منعقد شده، انبار آنلاین متعهد است هرگونه مشکل و اختلال در نرم افزار را برطرف نماید. علاوه بر این پشتیبانی شامل حفاظت سرور، بک آپ گیری از اطلاعات بصورت روزانه، نگهداری اطلاعات، آموزش و آپدیت های بعدی نرم افزار می باشد.
شما می توانید برای مشاهده نرم افزار از دمو آن بمدت 30 روز و رایگان استفاده کنید. این کمک می کند شما با محیط نرم افزار آشنا شده و نیاز خود را با این نرم افزار بسنجید. در این مسیر تیم پشتیبانی همراه شما بوده و پاسخ سوالات و ابهامات شما را خواهند داد. همچنین لازم است بدانید داخل دمو و نرم افزار فیلم های آموزشی قرار دارد تا در هر مرحله به راحتی آموزش لازم را ببینید، یاد بگیرید و برای انتقال این آموزش ها به فرد دیگری در سازمان استفاده کنید، در این حالت زمان و هزینه آموزش را کاهش خواهید داد.
می توانید نرم افزار انبارداری را از سایت انبار آنلاین بصورت آنلاین تهیه کنید. پشتیبانی، بک آپ گیری روزانه و هزینه هاست در خرید شما لحاظ شده است. دریافت فاکتور رسمی را از تیم پشتیبانی بخواهید.
بله. شما می توانید نیاز خود را در صورتی که در نرم افزار و آپدیت های آن قرار ندارد با تیم فنی در میان بگذارید و بعد از تحلیل و امکان سنجی زمان لازم برای پیاده سازی و هزینه آن به شما اعلام خواهد شد.
