بسیاری از ما روزانه از برنامه های آفیس مایکروسافت استفاده می کنیم که یکی از آن ها، اکسل است. در حالی که شورتکات های زیادی برای این برنامه وجود دارد، ما می خواهیم ساخت کلید میانبر در اکسل را به شما آموزش دهیم.
اکسل محبوبیت بالایی در میان کاربران دارد و کارکردهای مختلفی مانند رسم نمودار هیستوگرام و همگام سازی صفحه گسترده را در اختیار آن ها قرار می دهد. در این میان شورتکات های اکسل نیز از اهمیت بالایی برخوردار هستند و خوشبختانه این برنامه از کلیدهای میانبر سفارشی نیز پشتیبانی می کند. در ادامه برای یادگیری نحوه ساخت شورتکات در اکسل همراه انبار آنلاین باشید، البته ابتدا نگاه کوتاهی به کلیدهای میانبر پیش فرض آن خواهیم داشت.
متاسفانه در دنیای کلیدهای میانبر سفارشی اکسل همه چیز عالی و بدون نقص نیست و این برنامه به شما اجازه نمی دهد که عملکرد شورتکات های استاندارد را تغییر دهد، بنابراین تنظیم کلیدهای میانبر برای مواردی که هم اکنون وجود دارند، ممکن نیست.
در حالت کلی سه نوع اصلی شورتکات کیبورد در اکسل وجود دارند:
در حالی که امکان دستکاری شورتکات های پیش فرض وجود ندارد، می توانید توسط آن ها به عملکردهای زیادی دست پیدا کنید و علاوه بر این ساخت کلید میانبر در اکسل نیز امکان پذیر است.
نوار ابزار دسترسی سریع (QAT) نوار مفیدی از دستورات است که همیشه در بالای صفحه باقی می ماند. این نوار به صورت پیش فرض تنها چندین گزینه مانند ذخیره، بازگشت به مرحله پیش از ویرایش (Undo) و اجرای مجدد دستور (Redo) را میزبانی می کند که البته به علت وجود شورتکات برای آن ها، می توان حذفشان کنید. علاوه بر حذف، امکان افزودن دستورات جدید به نوار ابزار دسترسی سریع اکسل نیز وجود دارد.
همانطور که بالاتر گفتیم، کدهای Alt امکان دسترسی به همه دستورات در روبان را به شما می دهند. با فشردن کلید Alt، چندین کلید میانبر ظاهر می شوند که در کنار QAT نیز به چشم می خورند و شورتکات های یک مرحله ای برای دستورات اکسل را در اختیار شما قرار می دهند.
برای تنظیم نوار ابزار دسترسی سریع در اکسل روی فلش کشویی در سمت راست بالاترین نوار کلیک کنید. شما می توانید در این بخش چندین گزینه را انتخاب کنید، اما برای دسترسی به لیست کامل باید روی گزینه «More Commands» کلیک کنید.
با این کار یک پنجره برای شخصی سازی دستورات در برابر شما قرار می گیرد که شامل فهرست کامل دستورات موجود در سمت چپ و دستورات کنونی QAT شما در سمت راست می شود.
روی دستور موردنظر خود در باکس سمت راست کلیک کرده و گزینه «Remove» را انتخاب کنید تا از فهرست حذف شود یا اینکه از دکمه های فلش در سمت راست این بخش برای چیدمان مجدد گزینه های موجود استفاده کنید.
به صورت پیش فرض این باکس دستورات مطرح را به نمایش می گذارد با این حال با انتخاب گزینه «Command Not in the Ribbon» می توانید از کپی دستورات موجود جلوگیری کنید. امکان مشاهده تمام دستورات با انتخاب گزینه «All Commands» وجود دارد، البته یک لیست بسیار طولانی در برابر شما قرار می گیرد.
در این فهرست به دنبال دستوراتی باشید که می خواهید در سریع ترین زمان ممکن به آن ها دسترسی پیدا کنید. QAT امکان انتخاب دستورات زیادی را برای شما فراهم می کند، بنابراین درباره تعداد آن ها نگرانی نداشته باشید.
اگر به دنبال ایجاد یک گروه برای آن ها هستید، گزینه به نام «Separator» در این بخش وجود دارد که می توانید به وسیله آن آیکون ها را از یکدیگر جدا کنید. می توانید با استفاده از کلیدهای Import/Export، از تنظیمات خود برای آینده محافظت کنید و از آن خروجی بگیرید.
پس از انجام تمام مراحل، روی گزینه OK کلیک کرده تا به اکسل بازگردید و به QAT جدید و بهبودیافته دسترسی پیدا کنید. برای دسترسی به این عملکردها کلید Alt و سپس شماره مربوط به دستور را فشار دهید تا به سرعت اجرا شود.
این روش بسیار سریع تر از پیدا کردن دستور مناسب در منو است. در ادامه نگاهی به نحوه ساخت کلید میانبر در اکسل به وسیله ماکرو خواهیم داشت.
ماکرو در اکسل یک ویژگی بسیار کاربردی است که به شما اجازه می دهد چندین اقدام را ثبت کرده و آن ها را به صورت خودکار اجرا کنید. برای مثال اگر در حفظ فرمول های پیچیده مشکل دارید، می توانید برای آن یک ماکرو بسازید تا به صورت خودکار در سلول موردنظرتان اعمال شود.
ماکروها در حقیقت تنها کدهای «ویژوال بیسیک» هستند که در پس زمینه برای انجام کارهای مختلف، اجرا می شوند، اما برای استفاده از آن ها نیازی به برنامه نویسی نخواهید داشت.
برای شروع کار و ساخت کلید میانبر در اکسل به وسیله ماکرو باید تب روبان توسعه دهنده را فعال کنید. به مسیر File > Options بروید و گزینه «Customize Ribbon» را در سمت چپ انتخاب کنید. مطمئن شوید در سمت راست گزینه «Developer» فعال باشد و در نهایت روی گزینه OK کلیک کنید.
حالا می توانید اولین ماکرو خود را ثبت کنید. به تب توسعه دهنده در روبان رفته و سپس گزینه «Record Macro» را در بخش «Code» انتخاب کنید. برای آن یک نام انتخاب کنید که البته در آن نباید فاصله وجود داشته باشد و به آن یک کلید مناسب اختصاص دهید.
جعبه شورتکات Ctrl به همراه یک کلید دیگر را نشان می دهد، با این حال می توانید به آن کلید Shift را نیز اضافه کنید و برای اینکار در زمان انتخاب کلید، Shift را نگه دارید. لازم به ذکر است که می توانید در این بخش کلیدهای میانبر استاندارد را نادیده بگیرید. برای مثال اگر یک ماکرو بسازید که با کلیدهای Ctrl + Z کار کند، نمی توانید دیگر از آن برای دستور Undo استفاده کنید.
در بخش «Store Macro in»، گزینه «Personal Macro Workbook» را انتخاب کنید. این فایلی است که به شما اجازه می دهد ماکروها را میان ورک بوک های اکسل به اشتراک بگذارید که برای تعریف شورتکات ها مناسب خواهند بود.
اگر می خواهید ماکروها تنها روی یک ورک بوک اجرا شوند، تنظیمات را تغییر داده و گزینه «This Workbook» را انتخاب کنید. می توانید برای ماکرو خود یک توضیح کوتاه بنویسید و در نهایت روی گزینه OK کلیک کنید.
از اینجا به بعد هرکاری که انجام دهید، ثبت می شود. انتخاب سلول، تغییر فونت یا کاراکتری که انتخاب می کنید تبدیل به ماکرو شما می شود. برای مثال شما می توانید یک ماکرو بسازید تا سلول B3 را انتخاب کند، عبارت «Test» را تایپ کند و فرمت آن را به بولد تغییر دهد. پس از انجام تمام مراحل موردنظر خود، گزینه «Stop Recording» را در تب توسعه دهنده انتخاب کنید تا ماکرو به پایان برسد.
پس از ساخت ماکرو می توانید با انتخاب Macros در بخش کد در تب توسعه دهنده، به آن دسترسی پیدا کنید. با این کار یک لیست از ماکروها در برابر شما قرار می گیرد؛ روی گزینه «Edit» کلیک کنید تا کد ویژال بیسیک ماکرو به نمایش گذاشته شود، البته می توانید چنین کاری را انجام ندهید. با این حال با انجام این کار از ثبت قدم های اضافه جلوگیری خواهید کرد، حتی اگر درک کاملی از کد نداشته باشید.
پس از انجام اقدامات موردنظر خود، می توانید کلیدهایی که برای آن اختصاص داده اید را هر زمان فشار دهید تا ماکرو اجرا شود. برای تغییر ترکیب کلیدها می توانید آن را در لیست ماکروها انتخاب کرده و روی گزینه «Options» کلیک کنید.
برای کاربران این امکان وجود دارد که ماکرو و QAT را با یکدیگر ترکیب کنند. پس از ذخیره یک ماکرو، منوی QAT را دوباره باز کرده و باکس «Choose Commands from» را به «Macros» تغییر دهید. از لیست موجود ماکرو موردنظر خود را انتخاب کرده و آن را به QAT اضافه کنید.
با این کار اگر ترکیب شورتکات مربوط به ماکرو را فراموش کنید، می توانید با فشردن کلید Alt و یک شماره آن را از نوار ابزار دسترسی سریع اکسل اجرا کنید. توسط ماکروها می توانید کارهای مختلفی انجام دهید، بنابراین به سراغ کارهایی بروید که به صورت معمول انجام می دهید و می خواهید خودکار شوند. با ساخت کلید میانبر در اکسل و خودکارسازی چنین اقداماتی، شاهد صرفه جویی زیادی در زمان خود خواهید بود.
حالا که نحوه ساخت کلید میانبر در اکسل را یاد گرفته اید، می توانید بدون اتلاف وقت و در سریعترین زمان ممکن برخی کارها را انجام دهید. QAT برای تمام کاربران کاربردی هستند و در حالی که شاید ساخت ماکرو در ابتدا دشوار به نظر برسد، پس از این مدتی کار با آن را یاد می گیرید و سرعت شما در برنامه اکسل افزایش پیدا می کند. بنابراین با ساخت کلید میانبر در اکسل در وقت خود صرفه جویی خواهید کرد.
منبع: MakeUseOf - digiato.com
