انبار در اقتصاد کشور ما اهمیت فراوانی دارد، زیرا درصد قابل توجهی از دارائی های سازمان ها در موجودی های انبار آن ها انباشته شده است، همچنین اداره انبارها سخت و گران است و سازمان ها درصدند تا بهترین عمل بهینه ای را که متضمن حداقل هزینه باشد را معین نمایند و در این راستا از فنون و علم مدیریت انبارها، بهره ای شایان می برند چرا که زمان و هزینه و دقت از عناصر اصلی تصمیم گیری بشمار می آید.
تاریخچه سیستم انبارداری در ایران تنوع و پیچیدگی سازمان ها مشکلات و مسائل مختلف را با خود به همراه داشت. و چون سازگاری و هماهنگی بین بخش های مختلف یک سازمان فقط در صورتی به وجود خواهد آمدکه آن سازمان از یک سیستم منسجم، هماهنگ و قابل قبول پیروی کند و کلیه اجزای آن در چارچوب یک استراتژیکی و اهداف از قبل تعیین انبار، یک از بخش هایی است که به عنوان یک حلقه اصلی در هر سازمان وجود دارد با توجه به نیازهای روز افزون و متفاوت سازمان ها، وظایف انبار نیز تغییر کرده و پیچیده تر شده اساساً تا قبل از شهریور 1340 به علت فقدان قوانین مخصوص که بتواند وظایف و مسئولیت های صریح انبارداران کالا را در مقابل صاحبان کالا تعیین کنند و همچنین عدم آشنای بسیاری از صاحبان کالاها با اصول جدید انبار داری متداول در کشورهای مترقی جهان وضع اغلب انبارهای تجاری ایران فوق العاده اسف بار بود.
کالاها در آن زمان در مکان های با اسامی مختلف مانند: بنگاه – گاراژ - تیمچه – قیصریه – بارانداز سرای تجاری و… نگهداری می شد و اغلب انبارداران افرادی بی سواد بوده که تمام آمار و موجودی کالا ها را با خط ناخوانا بر روی دفترچه های کثیف نگهداری می نمودند تا این که در ششم بهمن ماه سال 1340 هیئت وزیران شرایط تاسیس انبارهای عموم را تصویب نمود و اولین شرکت سهامی انبارهای عموم ایران در 12 دی ماه همان سال تاسیس و به ثبت رسید.
انبار محل و مکانی (تحت کنترل) است، که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف به طور منظم، طبقه بندی و صحیح در آن برای مدتی نگهداری می شود. تعریف کالا هرگونه ملزومات، قطعات یدکی ماشین آلات، ماشین آلات تولید، مواد اولیه، قطعات نیمه ساخته، محصول نهایی، ابزار تولید و ساخت، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید و ساخت، تجهیزات رایانه ای، ملزومات اداری، کالای تجاریکه برای تولید یا پشتیبانی تولید یا فروش یا انجام خدمات استفاده می شود و تحت کنترل انبار می باشد، کالا نامیده می شود.
کار انبارداری یک شغل مهم و پر مسئولیت است. اجناس و موجودی های انبار باید تحت اختیار یک انباردار مسؤل باشد. اگر چه اجناس یکی از مهمترین عوامل هزینه است که به طور متوسط 55 درصد کالای ساخته شده را تشکیل می دهد. به همین جهت است که مؤسسات صنعتی تا حدودی مجهز جهت تدارک و خرید و انبار کردن مواد خواهند بود. موجودی کالاهای انبار باید در محل های محفوظ و دور از خطر بطور منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به ان در مواقع لزوم به آسانی میسر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلامی که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مورد نظر انباردار قرار گیرد.
مسؤلیت انبارداری را نباید در اختیار اشخاص ناوارد به انبارداری مانند سرکارگر یا سرپرست کارگاه محول نمود. و باید از متخصصین مشاوره انبارداری کمک گرفت.
بنابراین به امور تدارکات انبارداری و امور مربوط به ذخایر و انبار کردن باید اهمیت بسیاری داده شود.
عبارت است از دریافت جنس یا کالا از خارج (از قسمت های مختلف شرکت، یا دیگران از خارج شرکت) و نگهداری آن ها با توجه به قوانین انبارداری که باعث سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز قسمت ها یا خریداران به آن ها در حداقل وقت ممکن بر اساس مدارک و ضوابط قانونی.
کسی است که علاوه بر مهارت کار انبار می تواند از عهده کنترل کالاهای ورودی به انبار، جابجایی و چیدن آن ها، انبار گردانی، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحویل کالاهای امانی و رعایت اصول و مقررات انبارداری برآید.
جابجایی عبارت است از؛ فعالیتی که از زمان ورود کالا به انبار و قرار گرفتن در جای مناسب تا زمان خروج کالا از انبار انجام می شود.
منظور از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین نظارت بر کنترل های لازم روی مراحل مختلف این عملیات بر طبق روش منطقی و سیستماتیک می باشد. یا به عبارت دیگر روشی است منطقی که می توان کالای مورد نیاز را تهیه و نگهداری نمود. چیدن کالا پس از دریافت و تحویل گرفتن کالا یا اجناس و صدور رسید انبار، نیاز به چیدن کالا در جای مناسب طبق اصول و روال خاصی می باشد. این اصول عبارت است از:
یکی از راه های بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و کاهش هزینه ها و ضایعات و به حداقل رساندن زمان، چیدن صحیح کالا می باشد.
به چیدن و نگهداری کالا در انبار در یک محل خاص صفافی گفته می شود. یکی از متداول ترین شیوه های نگهداری، روش کدبندی کردن در محل، قفسه، راهرو و طبقات وسیستم انبارداری است؛ که در مؤسسات بزرگ به خود انبار تعلق گرفته می شود.
بهترین عوامل قرار گرفتن کالا در انبار:
هنگام قراردادن کالا در انبار باید به محل و موقعیت ساختمان انبار، ظرفیت مفید و قابل استفاده، وجود ستون های داخل انبار، درب های ورودی و خروجی انبار، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری انبار، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و غیره توجه نمود.
وجه تشابه: یکی دیگر از عوامل، تشابه یا تشابه مصرف کالا می باشد. مثلاً اجزاء موتور در یک قسمت و اجزاء روشنایی در قسمت دیگر که دراین تشابه مصرف را می رساند، و یا آچارها در یک قسمت و لوله ها در قسمت دیگر که این خود تشابه کالاها را می رساند. لذا قرار گرفتن اقلام مشابه و هم مصرف در کنار هم باعث کوتاهی مسافت، کاهش خستگی، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواست ها می گردد.
یکی دیگر از عواملی که در تعیین محل قرار دادن کالا مؤثر است، امکانات و تجهیزات موجود در انبار می باشد. این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار و سایر تجهیزات انبار می باشد.
یکی دیگر از عوامل در تعیین محل قرار دادن کالا خصوصیات فیزیکی می باشد.
این خصوصیات شامل کالای فاسد نشدنی، قابل انفجار، سمی بودن و گران قیمت بودن یا نبودن می باشد.
برای چیدن کالا در انبار باید به نکاتی توجه کرد که عبارتند از:
عوامل مؤثر در انتخاب محل انبار با توجه به اهمیت انبارها، برای ساختن یک انبار مناسب عوامل زیر را باید در نظر گرفت:
در شرکت های سهامی آب و فاضلاب بیشترین نوع عامل تخریب از نوع عوامل فیزیکی می باشد.
عوامل فیزیکی مانند:
زلزله: زلزله یک عامل تخریبی است و برای جلوگیری از آن باید ساختمان انبار قدرت و مقاومت زلزله را داشته باشد بنابراین در موقع ساختن بنای انبار باید پیش بینی لازم شود.
سیل: سیل نیز از عوامل دیگر تخریب است و برای جلوگیری از آن نباید انبار را در مسیر سیل ساخت.
دزدی: دزدی نیز از عوامل دیگر تخریب است برای کاهش این خطر باید از ورود افراد متفرقه به داخل انبار جلوگیری کرده و پنجره ها و درب ها را نرده کشی و مجهز به دزدگیر نمائیم. حتی الامکان انبار در محل های عبور و مرور و در کنار خیابان ساخته نشود و به طور کلی در ساخت انبار امنیت آن در نظر گرفته شود.
آتش سوزی: آتش سوزی نیز خود یکی دیگر از عوامل تخریب است و برای جلوگیری از آن باید به پرسنل انبار آموزش های لازم را درباره اطفای حریق بدهیم و در موقع بروز آن هرچه سریعتر به آتش نشانی اطلاع داده و در محوطه انبار کپسول های آتش نشانی، آب، تابلوهای هشدار دهنده و… مهیا باشد.
چرخ دستی: چرخ دستی ها وسایلی هستند که به وسیله فرد در حالت ایستاده حرکت داده می شوند. این وسایل می توانند با نیروی محرکه یا بدون آن باشد. نیروی محرکه چرخ های دستی معمولاً به وسیله انرژی الکتریکی تأمین می شود و هدایت آن ها به وسیله فرد صورت می گیرد. چرخ های دستی در انواع متنوعی ساخته شده اند که برحسب نیاز نوع مناسب آن انتخاب و مورد استفاده قرار می گیرد. از این وسایل برای حمل بارهای کم و در مسافت های کوتاه استفاده می شود. در انتخاب این وسایل برای داخل انبار باید به ابعاد چرخ دستی و عرض راهرو های بین قفسه های انبار دقت نمود. انواع چرخ دستی عبارتند از:
مکان ساخت انبار امروزه متخصصین و طراحان با کسب تجربه و اطلاعاتی که در طی سال ها کار و تلاش از طراحان گذشته بدست آمده و با سرعتی که علوم امروز از لحاظ معماری و شهر سازی و امور ساختمانی پیشرفت کرده، دیگر برای ساختن مکانی برای استقرار کالا که به آن انبار می گویند دچار هیچ مشکلی نمی شوند و انبارها را به بهترین شکل ممکن و در بهترین مکان طراحی کرده و شروع به ساخت ساختمان آن می کنند. حال برای آشنایی بیشتر با شرایط محیطی آن، چند نکته ساده و در عین حال مهم را برای شما توضیح خواهیم داد.
انبارها عموماً به دو گروه مختلف تقسیم می شوند:
کارشناسان با توجه به نوع و شرایط تولید و حجم جنس تولید شده، محل استقرار انبار را، که تا حد امکان باید به محل دریافت و ارسال کالا نزدیک باشد، انتخاب می کنند. با این روش در هزینه نقل و انتقال صرفه جویی شده و در عوض سرعت کار بالا رفته و به میزان قابل توجهی در سود دهی تولید تأثیر دارد و این در مورد ساخت هر دو گونه انبار چه مرکزی و چه فرعی رعایت می شود.
پس از خرید کالا، نوبت به مرحله ورود کالا به انبار شرکت می باشد. بدین صورت که فروشنده ضمن ارسال کالا، نسبت به ارسال فرمی بنام (صورت حساب) که شامل مشخصات کالای فرستاده شده، تعداد یا مقدار آن، قیمت واحد و قیمت کل آن می باشد، مبادرت می نماید و با ورود کالا به انبار مؤسسه و تحویل آن به انباردار نسبت به صدور (برگ رسید کالا به انبار) اقدام می شود که شامل فاکتور یا صورتحساب، فروشنده، وسیله حمل، شرح کافی تعداد یا مقدار آن، واحد، وزن، ارزش واحد و قیمت کل آن می باشد.
انبارها در موسسات تولیدی با توجه به تولید و دامنه فعالیت کارخانه، به دو نوع مرکزی (اصلی) و فرعی تقسیم می شوند. در کارخانه های بزرگ تولیدی به علت حجم زیاد تولید، ساختمان انبار مرکزی را نمی توان نزدیک کلیه واحدهای تولیدی احداث نمود. لذا در هر واحد تولیدی انبار فرعی ایجاد می گردد و انبار مرکزی هر چند وقت یک بار، مواد مورد نیاز واحدهای مختلف تولیدی را به انبار همان واحد ارسال می نماید. در این صورت، برای اداره انبارهای فرعی، به کمک انبارداری نیاز است که مسئولیت اداره این انبارها را زیر نظر انباردار به عهده بگیرند مدارک کالا در انبار مدارکی است که در هنگام ورود کالا به انبار باید صادر شود تا انباردار رسیدن جنس را به انبار تأیید کند.
این مدارک قابل استفاده در قسمت های دیگری از جمله:
این مدارک عبارتند از:
