طبقه بندی کالا به طور ناقص در منازل، سازمان ها و به نحوی صورت گرفته و در بیشتر موارد برای نگهداری کالا، ناگزیر به اجرای آن خواهیم بود. در انبارها برای نگهداری بهتر و تعیین آدرس و پیاده کردن سیستم کدگذاری و کنترل موجودی و طبقه بندی کالا اهمیت می یابد. معمولاً در سازمان ها و مؤسسات بزرگ صنعتی، با بررسی های دقیق و همه جانبه کلیه کالاهای مورد نیاز سازمان را با توجه به کاربرد و خصوصیات و شرایط نگهداری آن ها به چند گروه اصلی و هر گروه اصلی را به یک انبار اختصاص می دهند. در انبار نیز کالاهای موجود را با توجه به تجانس و حجم کالا و کاربرد آن ها و وسایل و امکانات نگهداری و گنجایش انبارها طبقه بندی می نمایند یعنی یک گروه اصلی کالا را به یک انبار اختصاص داده و چند گروه فرعی دیگر از آن تهیه می نمایند.
در طبقه بندی باید به نکات مهم زیر توجه نمود:
در نوع اول طبقه بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروه های عمده تقسیم و هر گروه را در انباری با توجه به عملیات و فعالیت ها قرار داده و آن انبار را به همان نام می نامند مثل انبار مصالح ساختمانی، قطعات یدکی، برق، انبار لوازم اداری و نوشت افزار و انبار ملزومات عمومی، انبار سوخت و روغن آلات و...
در روش دوم یک یا دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص داده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربر و میزان مصرف و امکانات نگهداری و آن را به گروه های فرعی تقسیم می نمایند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختمانی به عنوان گروهی اصلی به گروه های فرعی آهن آلات، لوازم بهداشتی، لوازم برقی، لوازم لوله کشی، ابزار ساختمانی، مصالح ساختمان، لوازم تزئینی و تقسیم و رده بندی می گردد.
در روش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کلیه این کالاها را به مقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار می دهند.
در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمان بندی اجرای هر برنامه کالاهای مورد نیاز آن مرحله را در یک گروه قرار می دهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمین مقدار ذخیره معادن نفت، جهت حفاری چاه ها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به یکی از پالایشگاه های کشور ابتدا کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله کشی و انتقال نفت را تحویل داده و هر مرحله یک گروه را تشکیل می دهد.
اما روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه مؤسسات صنعتی دولتی و خصوصی به اجرا در می آید. به طبقه بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و تولیدات کشور طبقه بندی ملی یا استاندارد گویند که مورد قبول و استفاده کلیه مؤسسات تولیدی قرار می گیرد.
به ایجاد رویه و سیستمی که هر وسیله آن اطلاعات و نشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا از نقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند. که به معنی رمز یا نشان خاص است و جهت سهولت در کار و تقلیل حجم گفته ها و نوشته ها بکار می رود در کدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگ ها، نورها، اشکال، اعداد، الفبا و یا ترکیبی از آن ها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از:
مدیریت موجودی و تأمین به موقع قطعات یدکی (موجودی های مستمر) از مسایل حیاتی عملیات انبارها و اداره خرید کالا در صنایع پتروشیمی است. از سویی دیگر تعداد زیاد قطعات یدکی و حجم وسیع اقلام مشابه منجر می شود که کسب اطلاعات دقیق و به هنگام از وضعیت موجودی های مستمر و پروژه نیازمند تبعیت از استاندارد مشخصی باشد. این استاندارد موسوم به MESC بوده و مزایای زیر را برای شرکت های پتروشیمی به همراه دارد:
از سویی دیگر، کنترل هزینه های نگهداری موجودی، کاهش هزینه های تدارکاتی، تامین به موقع کالا و پیشگیری از کمبود موجودی قطعات، از نیازهای اولیه و مهم مدیران این صنعت است تا بتوانند بر اساس آن برنامه ریزی و تصمیم گیری مناسبی انجام دهند. عملیات انبارداری، تدارکات و حسابداری انبار شامل فعالیت های مهمی نظیر طبقه بندی کالا، تنظیم تقاضا، سفارش گذاری، تأمین کالا، دریافت و صدور کالا، تعدیل موجودی کالا، انبارگردانی، قیمت گذاری، اصلاحیه قیمت ها و حسابداری کالا است.
در سیستم Mesc که روش کدگذاری جدیدی در انبارداری به شمار می آید، هر قلم کالا توسط یک عدد ده رقمی نشان داده می شود. برای کلیه اقلام مصرفی و مورد مصرف آینده صنعت یکصد (۹۹ تا ۰۰) گروه پیش بینی شده است. هر گروه مشتمل بر یکصد گروه فرعی (۹۹ تا ۰۰) و هر گروه فرعی نیز شامل یکصد گروه فرعی دیگر می باشد. علاوه بر آن می توان به هر یک از ترکیبات این شش رقم، اعداد (۹۹۹ ـ ۰۰۰) یک عدد سه رقمی را اضافه نمود. اجزاء تشکیل دهنده نه (۹) رقم اول Mesc به ترتیب زیر نشان دهنده موارد زیر می باشند:
به این ترتیب هر قلم کالا با ۹ رقم اول شماره طبقه بندی (Mesc) مشخص شده و رقم آخر که نمودار نامیده می شود، اطلاعات خاص را درباره کالای مورد بحث به شرح زیر در اختیار می گذارد:
نمودار ۰: هنوز این کالا بکار گرفته نشده است.
نمودار ۱: نشان دهنده کالاها و لوازم وارداتی (غیر از قطعات یدکی وارداتی) است که به عنوان کالاهای استاندارد صنعت برگزیده شده اند.
نمودار ۲: نشان دهنده کالاها و لوازم و یا قطعاتی است که در ایران ساخته و یا تهیه می شوند و به عنوان کالاهای استاندارد برگزیده شده اند.
نمودار ۳: نشان دهنده قطعات یدکی وارداتی است که به عنوان قطعات یدکی استاندارد صنعت انتخاب شده اند.
نمودار ۴: نمایشگر شماره موقت کالا بوده و فقط برای استفاده دایره طبقه بندی کالا می باشد.
نمودار ۵: نمایشگر لزوم مراجعه به یک شماره طبقه (Mesc) دیگر برای کسب مشخصات اصلی است.
نمودار ۶: نشانگر کالاهای غیراستاندارد اعم از لوازم عمومی و قطعات یدکی است که مجدداً نباید سفارش شوند. اقلام دارای نمودار ۶ به سرعت باید مورد بررسی قرار گیرند و طبق ضوابط مربوطه ترتیب حذف آن ها از موجودی انبار داده شود.
نموار ۷: نشان دهنده کالایی است که قابل مصرف می باشد ولی کالای مشابه دیگری جانشین آن شده و دیگر سفارش داده نخواهد شد و از مسئولین انبار خواسته می شود که قبل از سفارش و توزیع اقلام استاندارد، نسبت به توزیع و مصرف اقلام نمودار ۷ نمایند.
نمودار ۸: نشانگر کالای مستعملی است که تعمیر شده و قابل استفاده می باشد و در انبار نگهداری می شود.
نموار ۹: نشانگر کالایی است که هنوز مشخصات آن با هیچ یک از نمودارهای فوق قابل تطبیق نباشد و مادامی که تصمیم نهایی درباره آن گرفته نشده سفارشی نخواهد شد. پس از اتمام مطالعات درباره آن کالا مصرف کننده می بایستی فرم پشنهادی برای تغییر و اصلاح ۱ نمودار ۹ به یک نمودار استاندارد یا غیر استاندارد با در نظر گرفتن ضرورت انبار نمودن آن قلم به منظور عملیات آتی به اداره طبقه بندی کالا ارسال نماید.
اقلام نمودار ۶ و ۷ و ۹ به علت استاندارد نبودن در کتاب طبقه بندی و کدگذاری آورده نمی شوند و در اسرع وقت می بایست بررسی و تعیین تکلیف گردند. جهت نیل به این هدف این گونه اقلام در فهرست موجودی انبار و همچنین در فهرست جداگانه ای که در اختیار ادارات انبارها و تدارکات قرار خواهد گرفت و جهت هر گونه مراجعه بعدی موجود می باشد. فهرست کامل کدینگ آن به شرح زیر است لازم به ذکر است که این سیستم در صنعت نفت کشور ما در حال حاضر به اجرا در آمده است و قابل پیاده کردن در نقاط و صنایع دیگر نیز می باشند.
1) حفاری و تولید
گروه ۱٫ ماشین آلات حفاری و دکل حفاری
گروه ۲٫ ماشین آلات تولید و سیمان
گروه ۳٫ ابزارآلات حفاری و تولید
گروه ۴٫ ابزارآلات سیمان کاری دکل حفاری
گروه ۵٫ ابزارآلات تعمیرات
گروه ۶٫ ابزار دقیق حفاری
گروه۷٫ ابزار دقیق کنترل دکل حفاری و تولید
گروه۸٫ کالاهای حفاری دکل حفاری و سیمانکاری
گروه۹٫ کالاهای مورد استفاده در استخراج و تولید
گروه۱۰٫دکل حفاری و متعلقات
گروه۱۱٫ دستگاه های عملیاتی و زمین شناسی و لرزه نگاری
2) تاسیس و ماشین آلات عمومی
3) حمل و نقل Transportation
گروه۱۳٫ اتومبیل های اروپایی
گروه ۱۴٫ اتومبیل های غیراروپایی
گروه ۱۵٫ کامیون ها و اتوبوس ها (اروپایی)
گروه ۱۶٫ کامیون ها و اتوبوس ها (غیراروپایی)
گروه ۱۷٫ تراکتورها و تریلرها
گروه ۱۸٫ تراکتورها و تریلرها (کاتر پیلار)
گروه ۱۹٫ لوکوموتیوها، واگن ها و دستگاه های راه آهن
گروه ۲۰٫ وسایط نقلیه دریایی کوچک
گروه ۲۱٫ وسایط نقلیه دریایی نفتکش
گروه ۲۳٫ وسایط متفرقه نقلیه، متعلقات وسایط نقلیه
گروه ۲۴٫ دستگاه های مربوط به تعمیرگاه و ابزارآلات مربوط به اتومبیل
گروه ۲۵٫ هواپیمایی
4) متعلقات ماشین آلات و ابزار دقیق
گروه ۲۶٫ متعلقات ماشین آلات، آلات متحرکه، تسمه ها
گروه ۲۷٫ قطعات یدکی ابزار دقیق و وسایل اندازه گیری
گروه ۲۸٫ ابزار دقیق، وسایل اندازه گیری و درجه
5) لوازم ساختمانی مخازن و دستگاه های کارگاهی
6) وسائل الکتریکی، مخابرات و کامپیوتر
7) کالاهای لوله ای شکل، شیرها و اتصالات
8) مصالح ساختمانی، فلزات و سخت افزار ساختمانی
9) ابزارآلات و وسائل آب بندی
10) رنگ ها، روغن و مواد شیمیایی، دارو
11) مبلمان، لوازم منزل، دفتر و ایمنی
