به دنبال بهترین روش هایی باشند تا هریک از منابع انسانی، منابع مالی و منابع فیزیکی، در بهترین زمان و با بالاترین کارایی در اختیار سازمان بوده و در جهت تولید محصول با کیفیت به کار گرفته شوند. برای دستیابی به این مهم، فرآیندهای سازمانی، طراحی و اجرا می شوند. استفاده از فناوری در اجرای فرآیندهای سازمانی نیز، معمول بوده و در قالب نرم افزارهای سازمانی نمود پیدا می کند. ایجاد ERP های متنوع در بازار نرم افزار دنیا، مانند SAP و Oracle، نمود فناوری های بروز دنیا بر اساس بهترین روش های آزموده شده در اجرای فرآیندهای سازمانی است.
شاید بتوان گفت منابع اطلاعاتی با ارزش ترین منبع هر سازمان است، چرا که منابع اطلاعاتی دربردارنده ی اطلاعات منابع انسانی، مالی و فیزیکی است. داده ها و اطلاعات ایجاد شده ی ناشی از اجرای فرآیند های سازمانی، خواه به صورت دستی، خواه به طور مکانیزه، منابع اطلاعاتی سازمان را تشکیل می دهند. این داده ها و اطلاعات در واقع داده های مرتبط با تراکنش های سازمان است. برای مثال ثبت ورود خروج پرسنل، ثبت رسید و حواله ی انبار، برنامه ریزی شیفت تولید، صدور سند حسابداری و بسیاری دیگر، منجر به گردآوری داده هایی می شوند که اساس تصمیم گیری ها، برنامه ریزی ها و کنترل های مرتبط با سازمان در جهت رسیدن به اهداف آن سازمان هستند.
منابع اطلاعاتی یا داده های سازمانی به واسطه ی آنکه دربردارنده ی داده های کلیه منابع سازمان و همچنین تراکنش های سازمانی هستند از ارزش بسیاری برخوردارند و اساس تصمیم سازی ها و تصمیم گیری های سازمان برای کاهش هزینه ها و رسیدن به بهره وری بالاتر هستند. هرگونه نقص، خرابی، ابهام و بی کیفیتی در داده های سازمانی باعث اخلال در اجرای صحیح فرآیندهای سازمانی شده و تصمیم سازی ها و تصمیم گیری های سازمانی را با مشکل مواجه می کند. برای پیشگیری از هرگونه خرابی، نقص، ابهام و بی کیفیتی داده های سازمانی باید بتوان آن ها را مدیریت کرد. مدیریت داده ها نیاز به ابزارهای کارآمد دارد.
وظیفه کدینگ سازمانی، تولید و نگهداری داده های باکیفیت از اطلاعات توصیفی و ذاتی اقلام تدارکاتی و به اشتراک گذاری آن برای مصرف سایر سیستم های اطلاعاتی سازمان است. اگر داده های مبادله شده بی کیفیت و مبهم باشند، کل سیستم اطلاعاتی سازمان را بیمار کرده و به تبع آن فرآیندهای سازمان دچار ناهنجاری و کارکرد نادرست خواهند شد. درنتیجه سازمان در رسیدن به اهداف عالیه ی خود دچار مشکل می گردد، هزینه ها بالا رفته و بهره وری افت می کند. برخی از منافع پیاده سازی و اجرای سیستم کدینگ سازمانی عبارت اند از:
شناسایی منحصر به فرد و بی ابهام اقلام، به گونه ای که مانع اختصاص چند شناسه به اقلام یکسان و مشابه موجود در سازمان گردد.
امکان سفارش گذاری بر اساس مشخصه های ذاتی قلم کالا در مواردی که خود قلم کالای موردنظر در بازار موجود نیست اما قلم کالاهای مشابه آن موجود و قابل دستیابی باشند. (ژنریک سازی)
ایجاد زبان مشترک میان بخش های مختلف سازمان به طوری که همه بخش ها، قلم کالاها را با کد یکتا و نام یکسان شناسایی می کنند. به این وسیله صحت اطلاعات تراکنشی تولیدشده مربوط به قلم کالا در هر بخش از سازمان تضمین شده و اجزای زنجیره تأمین موجود در سازمان هم زبانی پیدا می کنند.
امکان هم ارز کردن کالاهای مشابه به طوری که سازمان در مواقع لزوم بتواند از یکی به جای دیگری استفاده کند.
امکان استفاده از کاتالوگ الکترونیکی تولیدشده ی قلم کالا توسط بخش های مختلف مانند طراحی و مهندسی، ساخت و تولید، نگهداری و تعمیرات، مالی، انبار و کنترل موجودی و … برای برنامه ریزی هایی که به نوعی قلم کالا در آن دخیل باشد؛ مانند استفاده در نرم افزارهای BOM، برنامه ریزی و کنترل تولید، مالی و حسابداری، نت، فروش، خرید و سفارش ها، انبار و کنترل موجودی و بسیاری نرم افزارهای سازمانی دیگر که اطلاعات قلم کالا در آن جریان دارد.
امکان فراخوان برای تأمین قلم کالاها توسط تأمین کنندگان در سطح کلان بر اساس الگوهای شناسایی تعریف شده سازمانی به طوری که تأمین کنندگان، قلم کالاهای خود را بر اساس نیاز سازمان معرفی نمایند. این مهم باعث می شود سازمان بتواند به طور دقیق منبع یابی کرده و قلم کالاهای مورد نیاز خود را از منابع متنوع تامین نماید.
ایجاد یک دیکشنری فنی مربوط به کلیه مفاهیمی که در ارتباط با قلم کالاها در سازمان قابل تعریف هستند و استفاده از آن به عنوان یک پایگاه دانش فنی مرتبط با قلم کالاها.
بالا بردن دقت و سرعت شناسایی قلم کالاها با استفاده از الگوهای شناسایی از پیش تعریف شده که توسط خبرگان سازمان تهیه شده اند.
فراهم آوردن زیرساختی برای برپایی سیستم ردیابی درون سازمانی و برون سازمانی محصول.
هر سازمان تولیدی و خدماتی برای به کارگیری به موقع، صحیح و کارآمد منابع مالی، انسانی و اقلام خود و برنامه ریزی برای آن ها در جهت اهداف، نیاز دارد تا آن منابع را به درستی شناسایی کند. بدیهی است شناسایی ناقص یا نادرست منابع سازمان باعث ناتوانی در برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) و درنتیجه بالا رفتن هزینه ها خواهد شد.
قلم کالاها یکی از مهم ترین منابع سازمان هستند که سازمان برای تولید محصول یا ارائه خدمات آن ها را تدارک نموده و بکار می گیرد. هنگامی که سازمان با تنوع عظیمی از اقلام سر و کار داشته باشد، نیازمند آن است که با استفاده از فرآیند هایی با منطق مناسب، قلم کالاها را شناسایی و اطلاعات آن ها را مدیریت کند. شناسایی صحیح و بی ابهام، موجب بهبود عملکرد سازمان در برنامه ریزی این دسته از منابع سازمانی می گردد.
ابزارهای مدیریت داده ها شامل ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری، زیرساخت های ارتباطی، بانک های اطلاعاتی، ابزارهای استانداردی، نیروی انسانی خبره و مواردی از این دست است که همگی در گردآوری، پردازش، پشتیبان گیری، بازیابی، تبادل و نگهداری داده ها نقش دارند.
سیستم های کامپیوتری مانند پی سی، تجهیزات پشتیبان گیری مانند هارد دیسک یا نوارهای مغناطیسی، استانداردهای امنیتی مانند استاندارد سری ISO27001، نیروی انسانی خبره مانند برنامه نویسان و طراحان بانک های اطلاعاتی، نرم افزارهای سازمانی مانند ERP و سیستم های جامع یا نرم افزارهای جزیره ای، شبکه های کامپیوتری و اینترنت، همگی نمونه هایی از ابزارهای مدیریت داده ها هستند. نقص در منطق یا عملکرد هریک از ابزارهای گفته شده باعث ایجاد داده های ناقص، مبهم و بی کیفیت می شود.
به پشتوانه بهره مندی از دانش و تجربه ی سازمان های بین المللی پیشرو در بحث لجستیک کالا و نیز با بومی سازی استانداردهای بین المللی مرتبط با کیفیت داده ها مانند ISO8000 و باهدف بهینه سازی فرآیندهای سازمانی شرکت های تولیدی، صنعتی و خدماتی، افزودن بهره وری و کاهش هزینه های سازمانی، مرکز ملی شماره گذری کالا و خدمات ایران با پشتوانه چندین ساله خود در این عرصه نسبت به باز طراحی و ارائه سامانه جدید کدینگ سازمانی اقدام نموده است.
بهترین نمود ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت داده ها، نرم افزارهای ERP هستند. مجموعه نرم افزارهای ERP بر اساس بهترین روش های آزموده شده در دنیا برای اجرای فرآیندهای سازمانی طراحی و پیاده سازی شده اند. کار اصلی نرم افزارهای ERP، اجرای تراکنش های سازمانی و مدیریت داده ها است. یکپارچگی و جامعیت اطلاعات از اصول تضمین شده ی ERP هستند.
تیم نرم افزار انبار آنلاین در تلاش است در همه حوزه ها برای مدیریت درست و اصولی انبار شما مقالاتی تهیه و ارائه کند. نرم افزار های برای بهبود عملکرد شغل شما به میان آمده اند. می توانید برای مشاهده نرم افزار آنلاین انبارداری و مدیریت موجودی انبار خود از دمو رایگان انبار آنلاین دیدن کنید.
