بنابراین صاحبان این گونه از مشاغل، برای دستیابی به اهدافی مانند: پیش بینی تقاضا برای بخشی از کالاها و یا مواد اولیه لازم برای تولید محصولات و...، اجناس خود را در فضایی به نام انبار نگه داری می کنند. لذا در حال حاضر، مدیریت کردن و کنترل فرایندهای انبارداری و کسب اطلاعات دقیق از وضعیت موجودی های یک سازمان از نیازهای ضروری مدیران است تا از این طریق بتوانند به برنامه ریزی و تصمیم گیری دقیق در خصوص کنترل هزینه های شرکت، سفارش گذاری و تامین کالا، اقدام نمایند.
در حال حاضر، عملیات حسابداری انبار و انبارگردانی، با استفاده از سیستم های نرم افزاری و حسابداری انبار انجام می گیرد. به طور کلی می توان گفت عملیات حسابداری انبار با استفاده از نرم افزار انبارداری، شامل مواردی از قبیل: مدیریت انبار، جانمایی کالاها و اجناس، قیمت گذاری، ثبت ورود و خروج کالا، مدیریت درخواست های مشتریان و سفارش گذاری، انبارگردانی و.. است. سیستم های نرم افزاری انبارداری، راهکارهایی فرایند محور در مدیریت موجودی کالاهای یک انبار هستند و می توانند به کنترل و ردیابی مواد و نگهداری آن ها اقدام نمایند و سپس تولید و فروش آن ها را مدیریت کنند. این سیستم ها قادرند تا تمامی عملیات های انبارداری را با اضافه کردن آخرین استانداردهای روز دنیا و به صورت خودکار، به انجام برسانند. بنابراین با به کارگیری این نرم افزارها، مدیریت کلیه انبارهای عمومی و خصوصی اصناف و شرکت ها امکان پذیر می گردد.
یکی از مباحث مهم آموزشی، که در حال حاضر اهمیت بسیاری زیادی نیز دارد، آموزش حسابداری انبار است. بنابراین لازم است تا تمامی حسابداران، با مفاهیم این حرفه آشنا شوند و به آن تسلط کافی پیدا کنند. به طور کلی لازم است ذکر شود که شرایط شرکت ها و سازمان ها در شرایط کنونی جوامع، به نحوی است که بخشی از سرمایه در گردش آن ها صرف موجودی کالاهای مورد نیاز و اجناس می شود. بنابراین حسابدار این سازمان ها، لازم است در نگهداری و ثبت و ضبط اطلاعات و داده های مربوط به ورود و خروج کالا، دارای مهارت کافی باشد.
همان طور که می دانیم موجودی انبار، کالاهای وارد شده به آن و کالاهای خارج شده از انبار، دارایی اساسی یک سازمان به شمار می روند. بنابراین ارزیابی این موجودی ها برای کسب و کارهای تجاری، حائز اهمیت بسیار زیادی است. در حقیقت لازم به ذکر است که موجودی یک انبار، از مواردی است که به طور مستقیم با سوددهی یک شرکت در ارتباط است. از طرف دیگر میزان مالیات دهی یک شرکت نیز به میزان ورودی و خروجی های آن، بستگی دارد. از طرف دیگر هم چنین مدیران و صاحبان کسب و کارهای تجاری، با استفاده از این اطلاعات می توانند موجودی انبار و هزینه های نگهداری از این موجودی ها، سفارش های مشتریان و تامین کالا برای آن ها را مدیریت نمایند.
به طور کلی لازم است بدانید هدف از انبارگردانی و حسابداری انبار، دستیابی به موجودی کمی و کیفی کالاها و هم چنین کنترل دارایی موجود در انبار است که به دریافت و نگهداری و توزیع صحیح و سریع مواد، کالا و وسائل مورد نیاز در انبار، کمک می کند و می تواند از ضرر و زیان گسترده این واحدهای اقتصادی جلوگیری به عمل آورد. چراکه از این طریق، امکان کنترل دقیق موجودی یک سازمان فراهم می شود و از ازدیاد بیش از حد کالاهای ورودی و خروجی، پیشگیری می کند. از طرف دیگر کنترل موجودی های انبار، موجب می شود تا از صرف هزینه بیش از حد و هدر رفتن سرمایه در گردش، جلوگیری شود.
به طور معمول، کالا و مواد ذخیره شده در انبار از نظر ریالی و مالی، ارزش بسیار زیادی دارند. بنابراین کنترل صحیح این موجودی ها اهمیت بسیار بالایی دارد. حسابداری انبار در چنین مواقعی می تواند کمک قابل توجهی به صاحبان کسب و کارهای مختلف کند. در فرایند حسابداری انبار و به هنگام خروج هر یک از کالاها و اجناس از انبار باید قیمت نهایی برای آن در نظر گرفته شود. در این زمینه از روش های زیادی استفاده می شود. از جمله روش های ریالی کردن اسناد در ارزیابی موجودی های انبار می توان به روش اولین صادره از اولین وارده و یا روش FIFO اشاره کرد. روش اولین صادره از آخرین وارده که به آن روش LIFO گفته می شود و روش میانگین موزون و میانگین متحرک، روش شناسایی ویژه، روش موجودی پایه، روش خرده فروشی نیز از دیگر روش های انجام این کار هستند.
در میان روش های ارزیابی موجودی انبار، روش فیفو و یا فایفو، رایج ترین روش به شمار می رود. فرض اساسی در این روش بر آن است که قدیمی ترین کالای موجود در انبار شرکت، قبل از سایر کالاها و اجناس به فروش می رسد. این فرض درباره جریان هزینه ها، به طور معمول با واقعیت تطابق و هماهنگی دارد. به طور کلی شرکت های مختلف سعی می کنند قدیمی ترین کالا و اجناس موجود در انبار خود را در ابتدا به فروش برسانند و سپس به فروش سایر کالاها اقدام نمایند. بنابراین می توان گفت روش فایفو برای کالاهایی مناسب است که فاسد شدنی هستند. از طرف دیگر، کالاهایی که نایاب هستند نیز باید با این روش نسبت به فروش آن ها برخورد شود. لازم به ذکر است که گردش کالاها و بهای تمام شده در این روش، با گردش فیزیکی کالاهای موجود در انبار تطابق دارد و همین عامل نیز موجب می شود تا موجودی های آخر دوره، با قیمت های نزدیک به جاری، مورد ارزیابی قرار بگیرند.
از طرف دیگر با اجرای این روش در دوره هایی که قیمت های اجناس در حال افزایش یافتن است، می توان سود ناخالص بیشتری را برای شرکت به دست آورد. از طرفی، دریافت کردن سود بیشتر در چنین شرایطی، موجب می شود تا مالیات بر درآمد بیشتری هم برای سازمان مورد نظر شکل بگیرد. چراکه در این روش، در آمدهای جاری با اقلام بهای تمام شده قدیمی، مورد مقایسه قرار خواهند گرفت و همین عامل نیز باعث می شود تا کارایی سازمان مورد نظر و میزان سوددهی آن، بیش از حد معمول و واقعی خود نشان داده شود. از طرف دیگر برای جایگزین نمودن اقلام و اجناس موجود در انبار پس از فروش و خروج آن ها، باید بهای بیشتری نیز پرداخت شود. بنابراین استفاده از این روش در انبار گردانی، دارای مزایا و معایبی است که باید حتما به آن توجه شود.
