این فرم ها شامل شناسایی، چیدمان، جابجایی، محافظت و کنترل موجودی می شود.فرم های مورد استفاده در سیستم انبار و کنترل مواد را می توان در ۴ دسته کلی دسته بندی کنیم:
به طور کلی دونوع فرم درخواست کالا وجود دارد:
فرمی است که بر اساس آن واحدهای مختلف اجناس مورد نیاز خود را به انبار اعلام میدارند. این فرم توسط واحد درخواست کننده تکمیل شده و پس از اینکه امضاهای مورد نیاز در آن ثبت گردید به انبار تحویل داده می شود.
فرمی است که برای اعلام کالای مورد نیاز انبار به واحد تدارکات ارسال می گردد که توسط واحد انبار تکمیل و پس از اخذ امضاهای مورد نیاز به واحد تدارکات و یا بازرگانی ارجاع داده می شود. این فرم در دو صورت تکمیل می گردد:
وقتی کالایی که تحویل انباردار داده می شود به هر دلیلی نیاز به تایید داشته باشد، از فرم رسید انبار موقت استفاده می شود. با تکمیل این رسید انباردار تایید می کند که کالا را تحویل گرفته ولی تا زمان تعیین تکلیف نمی تواند آن را وارد انبار نماید. این نوع کالاها در انباری به نام انبار قرنطینه نگهداری می شوند.
این فرم پس ورود یک کالا به انبار صادر می شود که باید توسط مسئول انبار امضا و پس از اخذ امضاهای مورد نیاز به واحد خرید (تدارکات یا بازرگانی) تحویل داده می شود. یکی از مهمترین اسناد انبار است زیرا برای انباردار تعهد مالی به همراه دارد. تکمیل این فرم به منزله تحویل گرفتن اقلام مندرج در آن است و واحد مالی بر اساس آن اقدام به پرداخت وجه به فروشنده می کند.
این فرم بیشتر در شرکت های پروژه ایی و یا دارای نمایندگی کاربرد دارد. وقتی کالایی از انبار یک نمایندگی یا پروژه با انبار پروژه ای نماینده دیگر منتقل می شود از این فرم استفاده می کنند.
اگر کالایی به بخش هایی از سازمان ارسال شده باشد اضافه باشد باید به انبار بازگشت داده شود تا از مستهلک شدن آن پیشگیری شود، در این موارد از این فرم استفاده می شود.
اگر کالایی مورد نیاز ضروری باشد و امکان تهیه فوری آن برای ما وجود نداشته باشد و بتوانیم آن را از دیگر شرکت ها به امانت تهیه کنیم تا پس از مدتی عین کالا را عودت دهیم از این رسید استفاده می کنیم.
هر گاه جنسی بدون ورود به انبار مورد مصرف قرار بگیرد از این فرم استفاده می گردد. کالاهایی که به صورت موردی خریداری می شوند و یا نیاز به آنها فوری است در این غرم ثبت می گردند. لازم به توضیح است که هر نوع کالایی باید توسط مسئول انبار دیده شود و استفاده از این فرم به معنی این نست که انباردار کالا را مشاهده نکرده است.
– فرمی است که پس از تحویل دادن کالا به واحد درخواست کننده مورد استفاده قرار می گیرد. این فرم نیز توسط واحد انبار تکمیل می شود، این فرم با رسید انبار رابطه معکوس دارد یعنی با تکمیل آن از موجودی کالا در انبار کاسته می شود.
مانند رسید جابجایی است با این تفاوت که انبار ارسال کننده این فرم را تکمیل می کند.
هرگاه کالایی پس از رسید انبار به هر دلیلی باید به فروشنده عودت گردد از این فرم استفاده می کنیم.
مانند رسید امانی است با این تفاوت که اگر بخواهیم کالایی را به شرکتی امانت دهیم این فرم را تکمیل می کنیم.
در انبار آنلاین تمامی رسید ها و حواله ها با نام فرم هستند. یعنی شما هر اسمی می توانید برای فرم های خود بگذارید و عملیات خروج و ورود به انبار را انتخاب کنید. چرا که هر شغلی کلمات و روند ویژه خود را دارند.
مثلا: فرم مرجوعی فروشگاه با عملیات خروج، فرم برگشت از خرید عملیات خروج، فرم برگشت از فروش عملیات ورود، فرم مرجوعی عملیات ورود، فرم رسید عملیات ورود، فرم امانی عملیات خروج، فرم عودت امانی عملیات ورود و...
در ادامه نام انگلیسی این فرم ها را بخوانید.
برگشت کالا به انبار MATERIALS RETURN VOUCHER
تعدیل موجودی کالا MATERIAL WRITE OFF / WRITE ON
تقاضای خرید کالای پروژه/ خرید مـستقیم PROJECT/ DIRECT CHARGE MATERIAL REQUEST
تقاضای خرید - اقلام موجودی مستمر INDENT
برگ الحاقی تقاضای خرید - اقلام موجودی مستمر INDENT - STORE STOCK CONTINUATION SHEET
سند اصلاح دسته ای تقاضا INDENT BLOCK AMENDMENT
رسید انبار MATERIAL RECEPTION SHEET
حواله صدور کالا MATERIAL ISSUE VOUCHER
درخواست انتقال کالا بین انواع رمزهای سازمانی MATERIAL TRANSFER BETWEEN ADMINS (REQUEST)
انتقال کالا بین انواع رمزهای سازمانی MATERIAL TRANSFER BETWEEN ADMINS
شمارش موجودی STOCK CHECK
تعدیل موجودی کالا (ناشی از شمارش) MATERIAL WRITE OFF / WRITE ON (FOR STOCK CHECKING)
سیاهه / سیاهه تعدیلی (خارجی) INVOICE / INVOICE ADJ (FOREIGN)
سیاهه / سیاهه تعدیلی (داخلی) INVOICE / INVOICE ADJ (LOCAL)
منبع: انباریار
