در بررسی مؤسسات و سازمان های مختلف، خصوصاً تولیدی و صنعتی، ملاحظه می شود که اکثر سرمایه های آن ها را مواد لازم و کالا های مصرفی تشکیل می دهد و قسمت عمده سرمایه آن ها مصرف تهیه اجناس و وسایل مذکور می گردد.
قسمتی از سرمایه آن مؤسسه به حال رکورد در می آید و اگر این موجودی کمتر از حد لزوم باشد در برنامه عملیاتی و خدماتی آن ها وقفه حاصل می شود. در راستای جلوگیری از رکورد سرمایه و یا ایجاد وقفه در اجرای وظایف سازمان و یا مؤسسه لازم است روشی صحیح، اساسی و مقرون به صرفه در انجام خرید نگهداری و مصرف کالا به مورد اجرا گذارده شود. در سازمان های موفق و پیشرفته، وظایف مربوط به انبار داری و کنترل مواد در درجه اول اهمیت قرار دارد. با توجه به نکات مذکور تهیه تدارکات کالا و ارائه خدمات موردنیاز با کیفیت مناسب و رعایت صرفه جویی و همچنین حفظ و حراست اموال و کالا و در دسترس قرار دادن سریع آن ها از وظایف عمده کارپردازی و انبار می باشد.
استفاده از برنامه های علمی و کاربرد آن در تهیه و تدارک کالا و مخصوصاً انبارداری و نتایج زیر را در بر دارد:
در امور تدارکات کارپردازی، سیستم انبار داری، دارای اهمیت خاصی است و همکاری این دو واحد خدماتی با یکدیگر اجتناب ناپذیر است.
سیستم صحیح انبار داری متضمن مزایای زیر است:
انباردار کسی است که عهده دار وظایف زیر می باشد:
درصد قابل توجهی از درآمد ناخالص ملی هر کشور به صورت مواد اولیه محصول نیم ساخته و کالاهای ساخته شده در انبار نگهداری می شود. البته نقش انبارها در اقتصاد کشورهای مختلف متفاوت است.
در کشورهای پیشرفته انبارها حلقه هایی از زنجیره تولید توزیع و مصرف می باشند و بدین وسیله تولید انبوه کارخانه و صنایع به دست مصرف کنندگان داخلی رسیده یا به مراکز صادراتی منتقل می شود در برخی از کشورها نظیر ایران که واردات کالاها و مواد مختلف درصد زیادی ارز نیازهای کشور را تشکیل می دهد انبارها به طور عمده نقش واسطه را در انتقال کالا از کشور به مناطق مختلف و سپس توزیع مهمی بر عهده دارند.
نقش انبار در تجارت
انبار یکی از پایه های اصلی تجارت محسوب می شود زیرا سرمایه شرکت های تجاری را موجودی انبار تشکیل می دهد عصر کالا برای مصرف کننده از دو جهت دارای ارزش است:
قابلیت کاربرد به طراحی و ساخت محصول بستگی دارد قابلیت دسترسی فیزیکی موجود بودن کالا در محلی که به آن نیاز داریم بستگی دارد مصرف کننده قابلیت کاربرد و سهولت دسترسی را با هم می خواهد نه یکی بدون دیگری که کالا را فاقد ارزش می کند و پیوستگی این دو عامل با یکدیگر ارزش کیفی کالا را بالا می برد و نقش عمده ی خود را نشان می دهد.
نقش انبار در صنعت
فعالیت و تلاش صنایع و کارخانه ها تهیه مواد اولیه و ساخت و تولید محصول می باشد در هر کارخانه انبارهای مختلفی از قبیل مواد اولیه انبار مواد نیم ساخته انبار محصول ابزار آلات انبار قطعات یدکی دستگاه ها انبار قالب انبار ملزومات انبار ضایعات و... وجود دارد.
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها در سازمان های دولتی و چه در بخش خصوصی تأمین و نگهداری کالاهای موردنیاز سازمان است به طوری که اگر مواد و لوازم به موقع تهیه و در دسترس مصرف کننده داده نشود در گردش کار و فعالیت های آن مؤسسه وقفه ایجاد می شود تا زمانیکه یک سیستم انبارداری صحیح در یک ساختمان مستقر نگردد اختلاف فاحشی بین موجودی های فیزیکی داخل انبار با بانک موجودی های واقعی در پایان سال که طی انبار گردانی این اختلاف خود را نشان می دهد وجود خواهد داشت.
از طرفی هدف مهمتر دسترسی داشتن به موجودی انواع کالا در هر زمان می باشد که با استفاده از رایانه می توان این موجود را برای هر نوع از اقلام موجود در انبارها در تاریخ معین اعلام نمود به عبارت دیگر آگاهی کامل به آنچه در انبارهای یک شرکت سازمان مجموعه فروشی های غیردولتی تعاونی ها کارخانجات اداره ی کل سودآوری از طریق تولید حتی مغازه ای ساده و... موجود است و دانستن اینکه چه میزان کالا و مواد وارد انبار آن دستگاه شده و چه میزان خارج و موجودی انبار کالاهای مختلف و مواد در هر زمان در این واحدها چقدر می باشد یعنی هدف استقرار یک سیستم انبارداری با علم به اینکه کلیه ی مراحل به نحوه ی مطلوب صورت می گیرد در دسترسی داشت به اطلاعات سه گانه ورود خروج مانده ی انواع کالا و مواد از انبار می باشد مدیران سازمان ها در پی آن هستند که با حداقل امکانات حداکثر استفاده را از آن خود سازند موجودی ها یکی از پرهزینه ترین دارای بسیاری از مؤسسات اقتصادی می باشد و تحقیقات نشان داده است که حدود 40% سرمایه گذاری شرکت ها را موجودی های انبار به خود اختصاص داده است. لذا مدیران اجرایی همگی بر این باورند که نگهداری و کنترل موجودی به نحو مطلوب یک ضرورت است مؤسسات از طریق کاهش سطح موجودی ها هزینه های خود را کاهش داده و از طرف دیگر با حفظ موجودی بهینه تأمین نیاز مشتریان و رضایت آن ها را فراهم می نماید. بنابراین مؤسسات باید نیازی و موجودی تعادل ایجاد نمایند و به نحوی که این امر حداقل هزینه انجام می گیرد. این خبر از طریق برقراری یک سیستم مطلوب خرید و مدیریت انبارداری میسر نیست.
یکی از مشکلات مؤسسات اقتصادی عدم وجود مدیران و کارشناسان در این زمینه می باشد. تعدادی از مؤسسات تولیدی که نتوانسته اند سیستم مطلوب انبارداری را برقرار نمایند به موقعیت های چشمگیری در عرصه رقابت دست یافته اند. امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است و این کار برنامه ریزی دقیق جهت استفاده از فرآورده های دیگران را امکان پذیر می سازد.
انبار می تواند در عرضه به موقع محصول، جریان عادی تولید، ثبات قیمت، تعمیر و نگهداری ابزار و تجهیزات نقش مهمی را ایفا نماید. به طوری که نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است. ارزش ریالی موجودی های انبار در منابع مختلف متفاوت است و عوامل مختلفی در میزان نگهداری موجودی انبار واحد های صنعتی و تجاری مؤثرند مثل روش تولید، دوره تولید، میزان بکارگیری ماشین آلات. نوع محصول ساخته شده، نوسانات ارزی و قیمت در بازارهای جهانی و بالاخره سیستم های تدارکاتی و سفارشات واحد های تولیدی.
انبار به دلایل متفاوتی برای مؤسسات و مراکز تجاری - صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار است که اهم آن ها عبارتند از:
سیستم مجموعه ای از اجزاء و عناصر است که با هم دارای ارتباط متقابل می باشند و هر سیستم دارای هدف است و غالباً فرآیندی غیر از فرآیند حاصل جمع فرآیندهای اجزاء خود دارد وجود این کلیات اجزاء با ویژگی های خاص خود در امور انبار داری مزایای زیادی را عاید ما می سازد که اهم مزایا عبارتند از:
اگر سیستمی مناسب را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی مبذول نگردد مشکلاتی گریبانگیر سازمان خواهد شد که اهم آن ها عبارتند از:
