که یکی از مراکز هزینه شرکت نیاز به یک کالا یا خدمت داشته باشد و کالا یا خدمت مورد نظر، از طریق موجودی فعلی کالا و همچنین سازمان کار فعلی شرکت قابل تهیه و تامین نباشد و کالا یا خدمت مورد نظر، بایستی از تامین کنندگان بیرونی تهیه گردد.
در این صورت واحد متقاضی درخواست خود را به واحد انبار یا واحد تدارکات ارسال نموده و این واحدها نسبت به بررسی موجود بودن یا نبودن کالا یا خدمت مورد نظر اقدام نموده و در صورتی که امکان تهیه آن کالا و خدمت مقدور نباشد نسبت به صدور فرم درخواست خرید کالا و خدمت اقدام می نمایند.
بر اساس احتیاج و یا تقاضای رسیده از بخش ها، مراحل زیر برای خرید کالا انجام می گیرد:
1- انباردار برگ درخواست خرید را در دو نسخه سفید ضخیم و رنگی نازک تنظیم و هر دو نسخه را به واحد تدارکات ارسال می نماید.
2- واحد تدارکات نسخ برگ درخواست خرید را به تأیید حسابداری (تعهدات و اعتبارات) و مسئول بخش اداری و مالی می رساند.
3- تدارکات نسخه دوم فرم را به انبار ارسال نموده و نسخه اول را برای انجام عملیات خرید نزد خود نگهداری می نماید.
4- انباردار نسخه دوم را تا زمان دریافت کالا موقتاً نزد خود نگهداری می نماید.
5- انباردار پس از دریافت کالا و مقایسه آن با نسخه دوم برگ درخواست خرید کالا، رسید انبار را براساس کالای دریافتی مطابق نمودار شماره دو تنظیم کرده و نسخه دوم برگ درخواست خرید را پس از ثبت اطلاعات در کارت انبار، بایگانی می کند.
6- واحد تدارکات براساس فاکتورهای خرید صورتحسابی تهیه کرده و آن را همراه نسخه اول برگ درخواست خرید و فاکتورها و اسناد ضمیمه دیگر به حسابداری ارسال می نماید.
7- حسابداری فرم های دریافتی را با هم و رسید انبار مقایسه کرده و پس از انجام عملیات مالی لازم، نسخه اول برگ درخواست خرید را همراه سایر مدارک، حسب مورد، بایگانی یا به حسابداری دفتر مرکزی ارسال می نماید.
تاریخ: تاریخ صدور برگ درخواست خرید
شماره: شماره مسلسل برگ درخواست خرید
شرح کالا: نام و مشخصات کالای مربوطه
شماره کالا: شماره ای که کالا تحت آن، در انبار نگهداری می شود.
مقدار تقاضا شده: مقدار کالایی که جهت ابتیاع مورد تقاضا واقع شده است.
ملاحظات: توضیحات اضافی که تحت عناوین ستون ها نمی توانند نوشته شوند در این قسمت منظور می گردند.
در قسمت تحتانی فرم، حسابداری و مسئول بخش اداری و مالی، محل های مربوط را امضاء می نماید.
در موقع رسیدن کالا به انبار مراحل زیر انجام می گیرد:
1- انباردار در هنگام تحویل کالا، فرم رسید انبار را در دو نسخه سفید ضخیم و رنگی نازک تنظیم کرده و پس از امضاء، نسخه اول سفید ضخیم را به واحد تدارکات ارسال و نسخه دوم رنگی را پس از ثبت در کارت انبار بایگانی می کند.
2- واحد تدارکات کنترل های لازم را بر روی نسخه اول رسید انبار انجام داده و سپس آن را همراه فاکتورها و مدارک دیگر به حسابداری می فرستد.
3- حسابداری پس از رسیدن مدارک از واحد تدارکات، آن ها را با نسخه اول رسید انبار مقایسه کرده، عملیات مالی لازم را انجام می دهد و سپس نسخه اول رسید انبار به همراه مدارک دیگر، حسب مورد، بایگانی یا به حسابداری دفتر مرکزی ارسال می نماید.
تاریخ: تاریخ صدور برگ و رسید انبار
شماره: شماره مسلسل برگ رسید انبار
شماره برگ درخواست خرید: شماره برگ درخواست خریدی که کالا طی آن سفارش داده شده است.
شماره کالا: شماره هایی که کالا تحت آن در انبار نگهداری می شود.
مقدار: مقدار کالای رسیده
قیمت واحد: قیمت واحد کالا
قیمت کل: قیمت کل کالا
ملاحظات: توضیحات اضافی که تحت عناوین ستون ها نمی توانند نوشته شوند، در این قسمت منظور می گردند.
در قسمت پایانی فرم، انباردار پس از درج نام خود محل مربوطه را امضاء می نماید.
در مورد کالاهایی که به عللی پس از خرید برگشت داده می شوند، به شرح زیر اقدام می شود:
1- انباردار هنگام برگشت کالا، برگ برگشت از خرید را در دو نسخه سفید ضخیم و رنگی نازک تنظیم کرده و پس از اخذ تأیید مسئول بخش اداری مالی برای برگشت کالا، نسخه اول را به واحد تدارکات و نسخه دوم را پس از ثبت در کارت انبار بایگانی می کند.
2- مسئول واحد تدارکات پس از کنترل فرم، آن را امضاء نموده و کار برگشت کالا را به مأمور خریدی که قبلاً کالا را خریداری کرده، ارجاع می کند.
3- مأمور خرید پس از عودت کالا و دریافت وجه کالا و واریز آن به حساب جاری یا درآمدها حسب مورد، نسخه اول فرم و دست نویس جدید فروشنده را که در آن وجه پس داده شده قید گردیده، به همراه فیش بانکی به حسابداری تحویل می دهد. (برگشت از خرید در صورتی که از بودجه جاری باشد، از هزینه کسر می گردد و در صورتی که از محل درآمدها باشد، از حساب اموال کسر خواهد شد.)
4- حسابداری فرم را از نظر قسمت اطلاعات و امضاهای مجاز آن کنترل و عملیات لازم را انجام می دهد و نسخه اول برگشت از خرید را بایگانی می نماید.
تاریخ:برگ درخواست جنس از انبار و حواله انبار تاریخ صدور برگ برگشت از خرید
شماره: شماره مسلسل برگ برگشت از خرید، شماره رسید انبار و تاریخ آن در سطر مربوطه درج می گردند.
شرح کالا: نام و مشخصات کالای مربوط
شماره کالا: شماره ای که کالا تحت آن در انبار نگهداری می شود.
مقدار مرجوعی: مقدار کالای مرجوعی
قیمت واحد: قیمت واحد کالا
قیمت کل: مبلغ کالا های برگشتی
قسمت تحتانی فرم و انباردار، مسئول واحد تدارکات مسئول بخش اداری و مالی در محل های مربوطه امضاء می نمایند.
مواقعی که کالا برای استفاده از انبار درخواست می شود، عملیات زیر انجام می گیرد:
1- مسئول بخش یا واحد درخواست کننده کالا، برگ درخواست جنس از انبار و حواله انبار را در دو نسخه ضخیم سفید و رنگی نازک تکمیل و آن را به انبار ارسال می کند.
2- انباردار در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار، قسمت های مربوطه در فرم مشترک را در دو نسخه سفید ضخیم و رنگی نازک تکمیل و پس از امضاء به تأیید مسئول بخش اداری و مالی می رساند سپس از تحویل گیرنده در قسمت تحتانی فرم امضاء می گیرد و جنس را به وی تحویل می دهد.
3- انباردار پس از ثبت اطلاعات فرم در کارت انبار، نسخ حواله انبار را به تأیید مسئول بخش یا واحد مصرف کننده می رساند. سپس نسخه اول فرم را به حسابداری ارسال و نسخه دوم را بایگانی می کند.
4- حسابداری پس از کنترل نسخه اول فرم از نظر صحت اطلاعات مندرج در فرم و امضاهای مجاز آن، عملیات مالی لازم را بر اساس اطلاعات مندرج در فرم انجام داده و در آخر آن را بایگانی می کند.
تاریخ درخواست: تاریخ درخواست جنس از انبار
قسمت مصرف کننده: نام قسمت متقاضی جنس
شماره: شماره مسلسل برگ درخواست جنس از انبار و حواله انبار
تاریخ: تاریخ تحویل جنس به قسمت درخواست کننده
شرح کالا: نام و مشخصات کالای مورد درخواست
شماره کالا: شماره هایی که کالا تحت آن در انبار نگهداری می شود.
واحد کالا: واحد اندازه گیری کالا
مقدار درخواستی: مقدار کالای مورد نیاز است.
مقدار واحد: قیمت واحد کالای تحویلی
قیمت کل: قیمت کل کالای تحویلی
ملاحظات: توضیحات دیگر در این ستون آورده می شود.
در قسمت تحتانی فرم، مسئول قسمت درخواست کننده، تحویل گیرنده، مسئول بخش اداری و مالی مسئول قسمت مصرف کننده محل مربوطه را امضاء می نمایند.
اقلامی که توسط بخش یا واحد درخواست کننده به عللی مورد استفاده قرار نمی گیرند به شرح زیر به انبار عودت داده می شوند:
1- انباردار پس از دریافت جنس، برگ مرجوعی کالا به انبار را در دو نسخه سفید ضخیم و رنگی نازک تنظیم و پس از اخذ امضای تحویل دهنده کالا در زیر فرم هر دو نسخه آن را توسط وی به نزد واحد برگشت دهنده ارسال می کند.
2- مسئول واحد برگشت دهنده کالا، فرم را تأیید و به انباردار برگشت می دهد.
3- انباردار فرم را به تأیید مسئول بخش اداری مالی می رساند. سپس نسخه اول آن را به حسابداری ارسال و نسخه دوم فرم را پس از ثبت اطلاعات آن در کارت انبار بایگانی می کند.
تاریخ: تاریخ صدور برگ مرجوعی کالا به انبار
شماره: شماره مسلسل برگ مرجوعی کالا به انبار
واحد برگشت دهنده: نام واحد برگشت دهنده کالا
شرح کالا: نام و مشخصات کالا
شماره کالا: شماره هایی که کالا تحت عنوان آن در انبار نگهداری می شود.
واحد کالا: واحد اندازه گیری کالا می باشد.
مقدار مرجوعی: مقدار کالای مرجوعی به انبار
قیمت واحد: قیمت واحد کالای مرجوعی
قیمت کل: قیمت کل کالای مرجوعی
ملاحظات: توضیحات دیگر در این قسمت نوشته می شود.
در قسمت تحتانی فرم، انباردار، تحویل دهنده کالا، مسئول واحد یا بخش برگشت دهنده و مسئول بخش اداری مالی محل های مربوط را امضاء می نمایند.
فرم درخواست کالا یا خدمت جهت اقدامات لازم بایستی تائیدیه هایی را داشته باشد که جزئیات آن به شرح زیر می باشد:
البته این مراحل و گردش کار می تواند با توجه به نوع شرکت و کوچک یا بزرگی آن، کمتر یا بیشتر شود. مثلا در دستگاه های دولتی، در صورتی که نوع خرید، معاملات متوسط و یا بزرگ باشد واحد های قرارداد ها هم می تواند به عنوان یک واحد تایید کننده باشد.
خیر- فرم درخواست خرید کالا یا خدمت دارای سند حسابداری نیست و فقط یک سند مثبتی است برای پیوست فرم رسید انبار و فرم رسید انبار هست که دارای سند حسابداری می باشد.
