بارکد کالاهای موجود بر اساس هر سطح، بارکد ها را به همراه نام، کد بارکد و فی کالا مشاهده کنید. و در صورت تمایل بارکد ها را پرینت کنید. برای پرینت بارکد ها توسط لیبل پرینت تنظیمات چاپگر خود را وارد کنید.
تمامی کسانی که با آن ها کالا مبادله می کنید اعم از تامین کننده و مشتری در این بخش قرار می گیرند. از دکمه افزودن اطلاعات طرف حساب را تکمیل کنید. اگر تامین کننده را انتخاب کنید این طرف حساب در فرم های ورود نمایش داده می شود، اگر مشتری را انتخاب کنید در فرم های خروج آن را مشاهده می کنید، می توانید هر دو را نیز تیک بزنید. بعد از تکمیل مشخصات، طرف حساب ها را ذخیره کنید. برای ثبت طرف حساب می توانید از اکسل نیز کمک بگیرید و همه طرف حساب ها را به صورت یکجا وارد نرم افزار کنید. برای این کار از تب ورود اکسل نمونه را دانلود کنید ومانند نمونه کامل کرده و آن را ذخیره کنید. برای ورود طرف حساب نام و انتخاب مشتری یا تامین کننده ضرورت دارد. می توانید اطلاعات بیشتر را در آینده اضافه کنید. پس از بارگذاری فایل اکسل مربوطه را آپلود کنید و از عملیات طرف حساب را ویرایش و یا حذف کنید.
برای اضافه کردن انبار در نرم افزار محدودیتی وجود ندارد شما می توانید به کمک دکمه افزودن انبار خود را ثبت کنید. از عملیات نام آن را ویرایش کنید. در نظر داشته باشید که می توانید مشاهده هر انبار را به کاربران مشخصی دسترسی دهید و دسترسی به باقی انبار ها را از آن ها سلب کنید. که در ثبت کاربر به آن می پردازیم.
عملیات انبار به طور کلی ورود به انبار و خروج از آن است. اما نوع فرم و تغییر نام فرم آن می تواند انواع ورود و خروج ها را تفکیک کند. برای مثال فرم های عمومی مانند: حواله، رسید، مرجوعی، برگشت از خرید و امانی می باشند. لازم است مطابق روند کسب و کار خود را در ابتدای کار انواع فرم ها را ثبت کنید، چرا که بعد از ایجاد کردن فرم ها امکان به هم ریختگی و پیدا کردن مسیر فرم وجود دارد. از دکمه ثبت فرم نوع فرم نوع فرم را مورد نظر خود را اضافه کنید.
این بخش شامل نقش و ثبت کاربر می باشد. لازم است شما نقش هایی با سطح دسترسی مورد نظر تعریف کرده و آن را به کاربران جدید خود اختصاص دهید. در نرم افزار انبارداری انبار آنلاین محدودیتی در ثبت تعداد کاربران وجود ندارد و نیازی نیست برای کاربر اضافه هزینه بیشتری پرداخت کنید. وارد منوی نقش ها شوید. به طور پیش فرض شما در نقش مدیر وارد نرم افزار شده اید به همین دلیل همه فعالیت ها لازم به نقش مدیر متصل شده است. برای اضافه کردن نقش جدید مانند انباردار از دکمه افزودن کمک گرفته نام نقش و فعالیت آن را انتخاب کنید. برای مثال نیاز نیست که فعالیت مدیریت کاربران و یا تعاریف اولیه را به نقش انبار بدهید. فعالیت های نقش انباردار را تکمیل کنید. نقش های دیگر مدنظر خود را نیز اضافه کنید. منوهای دسترسی آن را به آن تخصیص دهید.
در منوی کاربران دکمه ثبت کاربر اطلاعات کاربر جدید خود را وارد کنید بهتر است ایمیل کاربران را صحیح وارد کنید چرا که برای فراموشی رمز اطلاعات به ایمیل ایشان ارسال می گردد البته مدیر امکان ویرایش رمز عبور هر کاربر را دارد. جهت ارسال ایمیل عضویت از سامانه توسط مدیر لازم است smtp را تکمیل کنید. نقش های تعریف شده را به کاربر اختصاص دهید اگر حق امضا دارد تیک آن را بزنید و عنوان امضا را کامل کنید.
شما می توانید دسترسی کلی کاربر را با آیا فعال است یا خیر به طور کلی قطع کنید. همچنین در صورتیکه ماژول درخواست کالا دارید برای ثبت نام و اجازه درخواست کالا تیک مجوز پورتال را نیز فعال کنید. از عملیات انبار هایی که این کاربر دسترسی دارد را به او اختصاص دهید.
از منوی تنظیمات وارد شوید اگر ایمیل شما جیمیل یا یاهو است، به کمک اطلاعات سیستم این بخش را تکمیل کنید در غیر این صورت از سرویس دهنده خود اطلاعات را دریافت کنید. برای مثال سرویس دهنده جیمیل SMTP.gmail.com است. پورت آن ۵۸۷ است گواهی امنیت را نیز تیک بزنید. آدرس ایمیل خود را به طور کامل به همراه کلمه عبور در این بخش وارد کنید. همچنین لازم است وارد ایمیل خود شده و از تنظیمات less secure apps را فعال کنید. بعد از ذخیره می توانید با ارسال تستی صحت اطلاعات وارد شده را بررسی کنید با فشردن این دکمه یک ایمیل تستی از سامانه به ایمیل شما ارسال خواهد شد.
اطلاعات در مشاهده فرم به صورت سربرگ قرار می گیرد که لازم است نام، تلفن و آدرس به همراه لوگو را وارد و ذخیره کنید. بهتر است لوگوی خود را بدون زمینه و png وارد کنید.
دوره کاری هر کسب و کار متفاوت است اما معمولاً به صورت سالیانه یا فصلی تغییر می کند. برای تعریف دوره کاری جدید از تنظیمات دوره کاری را انتخاب کرده و عنوان دوره را مشخص می کنید.
هر تاریخی که دوره جدید ثبت کنید در همان روز دوره کاری جدید تعریف شده و شروع می شود. در صورتی که فرم های نهایی نشده داشته باشید سیستم اجازه ثبت دوره کاری جدید نمی دهد. لازم است قبل از اقدام فرم ها را نهایی کنید و به عبارتی دوره قبل به صورت بایگانی و آرشیو می شود. در این حال امکان ثبت فرم و ویرایش آن را در دوره قبل نخواهید داشت به عبارتی دسترسی شما به دوره های قبل فقط نمایش و بررسی خواهد بود.
بعد از ثبت دوره جدید به صورت اتومات فرم آخر دوره و اول دوره ساخته می شود. در فرم آخر دوره همه موجودی کالا در آن خروج داده شده و در فرم اول دوره تمامی موجودی کالاها در آن ورود داده شده اند همچنین کاردکس کالا بعد از تعریف دوره کاری جدید خالی می شود.
در بخش تنظیمات هاست و فضای داخلی، مقدار مصرف شامل حجم مصرفی و باقیمانده را مشاهده خواهید کرد. در صورتی که ماژول تصویر کالا را داشته باشید این گزینه برای شما فعال است.
ادامه کار با نرم افزار و نحوه کارکرد آن را در مقاله بعدی بخوانید...
