علت استفاده از سیستم حضور و غیاب این است که بتوانند عملکرد کارکنان خود را زیر نظر داشته باشند و ازظرفیت های مالی و انسانی سازمان حداکثر استفاده را برای رسیدن به اهداف سازمان ببرند.
دستگاه حضور و غیاب یا دستگاه ساعت زنی، وسیله ای برای ثبت زمان ورود و خروج کارمندان و اجازه ورود و خروج از درب ها است که هر یک از مدیران، برای نظارت بر روی کارمندان خود، به این ابزار نیاز دارند. همچنین بوسیله اطلاعاتی که از ورود و خروج کارمندان بدست می آید، محاسبه حقوق آن ها بر اساس این اطلاعات، راحت تر خواهد بود که این امر با استفاده از یک نرم افزار حقوق و دستمزد که به دستگاه متصل می شود انجام می گیرد. امروزه دستگاه های حضور و غیاب، به راحتی و با کمترین هزینه در اختیار مدیران قرار دارند. روش استفاده از این دستگاه به این صورت است که کارمندان در هنگام ورود و خروج از شرکت، به این دستگاه مراجعه می کنند و با استفاده از روش های مختلف مانند کارت های هوشمند، اثرانگشت، وارد کردن رمز و تشخیص چهره، ورود و خروج خود را ثبت می نمایند. در ابتدا دستگاه های حضور و غیاب به وسیله کارت هایی که در اختیار کارمندان قرار می گرفت، کار می کردند، اما به مرور زمان و با پیشرفت علم، روش هایی مانند اثر انگشت، تشخیص چهره و غیره، به وجود آمدند که امکان هر گونه تقلب را از بین می برد و استفاده از آن برای کارمندان آسان تر است.
لازم به ذکر است که امروزه دستگاه های پیشرفته علاوه بر حضور و غیاب کار کنترل دسترسی را نیز انجام می دهند. به این صورت که این دستگاه ها به گیت های کنترل تردد، درب ها، قفل های هوشمند و... وصل می شود، ورود و خروج کارمندان را کنترل می کند.
روش های ورود و خروج
کارت هوشمند برای ورود و خروج
کارت هوشمند یکی از روش های مناسب برای ثبت زمان ورود و خروج افراد (حضور و غیاب) می باشد. همچنین از کارت هوشمند برای اجازه ورود و خروج از درب های هوشمند و باز کردن گاوصندوق های بزرگ و رمز دار در مراکز خاص امنیتی استفاده می شود. از مهمترین ویژگی های این کارت ها، امنیت و حمل آسان، است. امروزه در تمام دنیا، از کارت های هوشمند در مکان های مختلف، مانند بانک ها، مراکز مخابراتی، سازمان های دولتی، مراکز بهداشتی، مراکز ارائه خدمات، مراکز آموزشی و تفریحی استفاده می شود.
اثر انگشت برای ورود و خروج
دستگاه تشخیص اثر انگشت به دو صورت نوری و خازنی است که برای شناسایی افراد بکار برده می شود. هر وقت فردی، برای ورود یا خروج خود به سازمان، انگشت خود را بر روی دستگاه حضور و غیاب قرار دهد با اثر انگشتی که برای اولین بار از او در دستگاه ثبت شده، مقایسه می شود و در صورت یکسان بودن، دستگاه حضور و غیاب، آن را تایید کرده و زمان آن را ثبت می کند و نیز در مکان های خاص، اجازه ورود یا خروج از درب ها را تایید کرده و درب را برای شما باز می کند. این روش، یکی از ساده ترین و پرکاربردترین روش های تشخیص هویت است. دستگاه هایی که اثر انگشت را بر اساس روش های نوری ثبت می کنند، گسترش بیشتری پیدا کرده اند. در این شیوه، نور از سوی یک چشم به انگشت تابانده می شود، سپس یک دوربین، پرتوهای انگشت را دریافت کرده و از روی آن ها یک عکس سیاه و سفید می سازد.
این عکس ویژگی های اثر انگشت را نشان می دهد وضوح این سیستم در کاربردهای مختلف، متفاوت است. برای نمونه برای تشخیص اثر انگشت کودکان که پیچیدگی بیشتری دارد از وضوح بیشتری استفاده می شود در حالیکه برای بزرگسالان، میزان وضوح کمتری نیاز دارد. علاوه بر روش های نوری، روش های ارزانتری مانند اثر انگشت خازنی نیز برای ورود و خروج استفاده می شود. در این شیوه بر اساس اطلاعاتی از روی اثر انگشت ثبت شده، عکسی از آن ساخته می شود و چهره شخص مورد نظر را شناسایی می کند.
تشخیص چهره برای ورود و خروج
تشخیص چهره، ساده ترین راه برای اجازه ورود و خروج و ثبت زمان آن است. سیستم شناسایی چهره، یک سیستم بیومتریک است که با استفاده از روش های هوشمند اتوماتیک، هویت هر فرد را بر اساس ویژگی های او تشخیص داده و تایید می کند. در حالت عمومی یک سیستم بیومتریک از ویژگی های مانند اثر انگشت، چشم، چهره، اثر کف دست و یا غیره، به منظور شناسایی استفاده می کند. شناسایی هویت افراد با استفاده از تصاویر چهره نیاز به همکاری فرد ندارد، به همین دلیل این روش، از نظر امنیتی بسیار مناسب است.
مزیت های استفاده از دستگاه چهره خوان داشتن دقت بالا بدون نیاز به تماس فرد، در کارهای امنیتی و همچنین رعایت پروتکل های بهداشتی جهت عدم تماس کارکنان و نظارت بر کنترل تردد و ثبت تردد در دستگاه حضور و غیاب انجام می شود. به همین دلیل در سال های اخیر استفاده از این سری دستگاه ها رو به افزایش می باشند.
قیمت یک دستگاه حضور و غیاب از مجموع قیمت های خود دستگاه، نرم افزار حضور و غیاب، هزینه ی نصب و راه اندازی و گاهی اوقات گارانتی دستگاه به دست می آید.
چون بعضی از شرکت ها فقط قیمت خود دستگاه را به مشتری اعلام می کنند و مشتری را نسبت به سایر شرکت ها بدبین می کنند و پس از آن که مشتری از آن ها خرید کرد؛ قیمت نرم افزار و هزینه ی نصب را به طور جداگانه از آن ها دریافت می کنند که بعضا جمع این مبالغ از زیادترین مبلغ اعلام شده توسط رقبا هم بیشتر می شود.
یک دستگاه حضور و غیاب کامل شامل مجموعه ای از سخت افزار و نرم افزار است،
دستگاه حضور و غیاب این امکان را برای کاربران فراهم می کند تا پرسنل بتوانند ورود و خروج خود را از طریق دستگاه حضور غیاب ثبت نمایند.
نرم افزار حضور غیاب جهت گزارشگیری تردد های پرسنل از جمله ورود و خروج و ماموریت و مرخصی و غیبت و کسر کار و.. به کار می رود.
دستگاه حضور و غیاب مدل Zk 750 ساخت شرکت ZK teco چین است
دارای نمایشگر 2.8 اینچی است تا درصورت نیاز به تنظیمات به صورت کاملا گرافیکی به آن ها دسترسی پیدا کرده و به شخصی سازی سیستم بپردازید.این دستگاه دارای سنسور ضد خش و ضد تقلب است که با لمس کمتر از 1 ثانیه به شناسایی مشخصات کاربری افراد و کارمندان شرکت می پردازد.
سیستم تشخیص چهره Zk750 با 2000 ظرفیت کاربر، ذخیره سازی 3000 اثر انگشت و ثبت 100000 تردد، این دستگاه را به یکی از دستگاه های حضور و غیاب کارآمد در حوزه تشخیص هویت دقیق کاربران و ثبت تردد آن ها تبدیل کرده است.
ویژگی های این مدل:
دستگاه حضور و غیاب ZK 38788 دستگاهی چند منظوره برای تشخیص اثر انگشت، کارت و پین می باشد. این دستگاه حضور و غیاب با الگوریتم تشخیص اثر انگشت پیشرفته جهت تشخیص سریع اثر انگشت در کمترین زمان و کمترین خطای ممکن ارائه می گردد.این دستگاه از لحاظ ظاهری به ۳ قسمت تقسیم شده است. بخش اول، سمت راست، شامل Finger Print جهت شناسایی اثر انگشت، بخش دوم، سمت چپ بالا، شامل صفحه کلید لمسی جهت انجام تنظیمات و بخش پایانی، سمت چپ پایین، شامل چشمی یا دوربین جهت شناسایی چهره و همچنین کارت های پرسنلی در نظر گرفته شده است.
دستگاه حضور و غیاب شرکت ZKteco دارای سنسور تشخیص اثر انگشت از نوع Silk ID می باشد. صفحه نمایش رنگی 4.3 اینچ این مدل، امکان نمایش تصاویر از جمله تصویر اثر انگشت و نتیجه تطبیق را با وضوح بیشتری در اختیار شما قرار می دهد. همچنین این دستگاه می تواند تشخیص چهره را تا ظرفیت 3000 نفر، تشخیص کارت تا 10000 و تشخیص اثر انگشت را تا 5000 مورد انجام دهد، به علاوه به واسطه دارا بودن باتری بکاپ در زمان نبود برق نیز قابل استفاده است.
نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب موجب می شود که نظارت و مدیریت پرسنل به نحو درست و دقیقی انجام شده و از کم کاری های احتمالی کاسته شود، درضمن این اطمینان برای پرسنل حاصل می شود که به هیچ عنوان حقی از آن ها ضایع نشده و کلیه تردد ها، طبق قوانین و مقررات و ساعات ثبت شده در سیستم صورت گیرد. با اتوماسیون کردن حضور و غیاب در یک سازمان، کلیه عملیات مربوط به ورود و خروج کارکنان شامل مرخصی ها، مأموریت ها، اضافه کاری، شیفت ها، تقویم کاری و کارکرد پرسنل، ثبت شده و قابل بازیابی است.
دستگاه حضور و غیاب B07 یکی از جدیدترین دستگاه های حضور و غیاب است که تمام نیازهای مشتریان را پشتیبانی کرده و مناسب جهت نصب در ادارات، مجتمع های مسکونی، باشگاه های ورزشی، اماکن امنیتی و … می باشد. در این دستگاه، ثبت تردد از طریق اثر انگشت، کارت و رمز عبور انجام می شود و به دلیل داشتن حافظه بالا قابل استفاده در اماکن پر تردد است.
به همراه این دستگاه حضور و غیاب یک نسخه نرم افزار حضور و غیاب فارسی رایگان ارائه می شود که امکان گزارش گیری و محاسبه پارامترهای حقوق و دستمزد از جمله اضافه کار، کسر کار، غیبت و... را فراهم می کند. راه ارتباط با کامپیوتر از طریق پورت LAN است و امکان انتقال اطلاعات تردد از طریق فلش مموری نیز وجود دارد.
ین مدل دارای صفحه نمایش 2.4 اینچی رنگی با منوی انگلیسی است که انجام تنظیمات بر روی سیستم را بسیار آسان کرده است. ویگند ورودی، امکان اتصال به آنتن دور برد یا کارت ریدر را فراهم می کند و از طریق ویگند خروجی به اکسس کنترل جانبی متصل می شود.
ویژگی های این مدل:
همچنین این ابزار کنترل ورود خروج افراد حاضر در انبار انجام خواهد داد. این مهم کمک می کند تا روند کار و رفت و آمد افراد متفرقه را در انبار تشخیص داد.
