به طور معمول روند کار یک سیستم انبارداری را با اتصال خطوط و مجموعه ای از نمادهای معمولی نشان می دهند. رسم نمودار انبارداری بسیار مهم است، زیرا فلوچارت ها یک زبان جهانی هستند که امکان برقراری ارتباط بین افراد و فرآیند کاری را موجب می شوند.
برای تبدیل یک الگوریتم به فلوچارت از علایم قراردادی به جای استفاده از جملات استفاده می شود و به جای هر یک از دستورالعمل ها، می توانید شکل و علامت معادل آن را به کار بگیرید و براساس ترتیب اجرای دستورالعمل ها این اشکال را با استفاده از خطوط فلش دار به یکدیگر متصل نمایید.
یک پیکان، از نمادی به نماد دیگر؛ کنترل جریان فرایند را به جهت پیکان نشان می دهد. این خط می تواند پیوسته یا خط چین باشد. معنی یک خط چین ممکن است در فلوچارت های مختلف متفاوت باشد و به شرح آن فلوچارت بستگی دارد.
آغاز و پایان به صورت دایره، بیضی یا مستطیل انحنادار نشان داده می شود. این شکل ها معمول‍اً عبارات «شروع» یا «پایان» را دربر می گیرند و مفهوم ابتدا یا پایان یک فرایند را می رسانند؛ مثل‍اً پیام گرفتن ورودی ها یا دریافت محصول یا خروجی.
دستورات در فلوچارت انبار به صورت مستطیل نمایش داده می شود. این شکل برای نمایش دستورات، انتسابات، و اجرای آن ها استفاده می شود. برای مثال «مقدار x را معادل ورودی دریافت شده قرار بده.» یا «k += 2».
یک لوزی، برای نمایش شرط ها و تصمیم گیری به کار می رود. این شرط ها؛ معمول‍اً سوالات بله/خیر یا صحیح/غلط (True/False) هستند. این حال‍ات شرطی، به وسیلهٔ دو پیکان به حال‍ات دستورات بعدی متصل می شوند. هرچند تعداد حال‍ات می تواند بیشتر از دو حالت باشد، اما معمول‍اً دو حالت صحیح یا غلط وجود در نظر گرفته می شود. برای مثال؛ «آیا x از 12 بزرگ تر است؟»
یک متوازی الاضلاع؛ برای نمایش دریافت ورودی ها یا نمایش خروجی ها استفاده می شود. برای مثال، «X را نمایش بده.»
حاشیه نویسی برای نمایش نظرات یا نکات قابل توجه در کنار فلوچارت استفاده می شود.
یک مستطیل با دو برش موازی و عمودی، برای نمایش قدم های پیچیدهٔ فرایند استفاده می شود که ممکن است در فلوچارت جداگانه ای تعریف شده باشند.
یک شش ضلعی، می تواند برای مقداردهی اولیه استفاده شود. همچنین این نماد ممکن است به جای نماد تصمیم گیری در حلقه های شرطی استفاده شود.
اتصال دهنده عموماً به شکل دایره نمایش داده می شود و نشان می دهد که کجا؛ جریان چندگانهٔ کنترل؛ در یک جریان همگرا خارج می شود.
این شکل از اتصال دهنده مانند مثال بال‍ا عمل می کند؛ با این تفاوت که می تواند برای جای گذاری یک اتصال دهنده به صفحهٔ دیگر استفاده شود.
همه سازمان ها از فلوچارت برای کارهای زیر استفاده می کنند:
این ابزار، مستندسازی و انتقال مفهوم فرآیند را شفاف می کند و به آن سرعت می بخشد، و بدین ترتیب درک فرآیند و به کارگیری صحیح و مدوام آن را تسهیل می کند. همچنین می تواند به شما کمک کند تا مقیاس زمانی انجام فرآیند را تخمین بزنید، به شکل بهتری زمان مورد نیاز را برای انجام هر وظیفه تعیین کنید و از احتمال تخمین اشتباه بکاهید. علاوه بر این به شما کمک می کند تا مشخص کنید که چه کسی و در چه مرحله ای وارد فرآیند شرکت شود و مسئولیت انجام وظایف مشخص شده را بر عهده بگیرد.
اما ترسیم مرحله به مرحله یک فلوچارت به خودی ِخود می تواند برای شما فوایدی در پی داشته باشد. از طریق فلوچارت ها می توانید بدون احساس انجام کاری اضافه بر سازمان، بر جزئیات کامل هریک از مراحل تمرکز کنید و پس از اتمام مراحل، از بیرون و با دیدی کلی تر، فرآیند خود را مورد بررسی قرار دهید.
برای شروع، وظایفی را که باید در طول فرآیند انجام شوند، به ترتیب زمان بندی لیست کنید. سپس سوالات زیر را از خود بپرسید:
اتفاق بعدی در فرآیند چیست؟ آیا قبل از ورود به مرحله ی بعد باید تصمیمی گرفته شود؟ قبل از ورود به مرحله ی بعد چه تأییدیه هایی لازم است؟
خود را به جای کسانی بگذارید که احتمالا می خواهند برای اولین بار از این فرآیند استفاده کنند. با آن دسته از اعضای تیم که به طور مستقیم با فرآیند مورد نظر کار می کنند صحبت کنید و نظر آن ها را در مورد تغییرات و بهسازی های مورد نیاز فرآیند، جویا شوید. بهتر است رویکردی عملیاتی اتخاذ کنید و خود رَاویه مورد نظر را یک بار به طور عملی دنبال و درباره ی نکات عملیاتی هر مرحله فکر کنید. در صورتی که فلوچارت شما پیرامون خدمات مشتریان است، از پیاده سازی تجربیات مشتریان استفاده کنید تا بتوانید درک بهتری از فرآیند مورد نظر به دست آورید.
در این مرحله، با ترسیم یک بیضی و نام گذاری آن تحت عنوان «شروع»، کار خود را آغاز کنید. سپس روی کلیت فرآیند خود کار کنید و اقدامات و تصمیمات لازم را به ترتیبی که در واقعیت اتفاق می افتند، روی کاغذ بیاورید. با استفاده از فلش ها آن ها را به هم مرتبط کنید و جریان فرآیند را به تصویر بکشید.
در طول فرآیند، هرجا که لازم است تصمیمی اتخاذ شود، فلشی از لوزی تصمیم گیری به پاسخ های ممکن و موجود بکشید و با توجه به پاسخ سوالی که در لوزی تصمیم گیری پرسیده شده است، هر فلش را نام گذاری کنید (مثلا بله یا خیر). برای نشان دادن اتمام فرآیند نیز از یک بیضی استفاده کنبد و آن را با کلمه «پایان» نام گذاری کنید.
وقتی که فلوچارت خود را تکمیل کردید، به نقطه شروع برگردید و آن را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید که چیزی از قلم نیفتاده است. روی هریک از مراحل فرآیند کار کنید و ببینید آیا ترتیب اقدامات و تصمیماتی را که باید در فرآیند صورت گیرند، به درستی رعایت کردده اید یا خیر. آیا تصمیمات دیگری در مراحل فرآیند وجود داشته است که فراموش کرده باشید؟
سپس فلوچارت خود را به دیگران نشان دهید، به ویژه افرادی که به طور مستقیم با فرآیند در ارتباطند. از آن ها بخواهید که آن را مطالعه کند و اگر مشکلات و یا کمبودی مشاهده کردند به شما اطلاع دهند.
در نهایت، ممکن است بخواهید فرآیند خود را بهبود دهید. در این راستا، مراحل فرآیند را بررسی کنید و ببیند کدام یک از آن ها غیرضروری و یا بیش از حد پیچیده است. گلوگاه های اصلی آن را شناسایی کنید و برای بهبود عملکرد فرآیند، آن ها را بر طرف نمایید.
فارغ از کوچک و بزرگ بودن مراحل، آیا مرحله ای را از قلم نیانداخته اید؟ آیا وظایف و تصمیم گیری ها را به افراد درستی اختصاص داده اید؟ تغییرات لازم را ایجاد کنید. مجددا فلوچارت خود را مورد آزمون قرار دهید.
احتمالا برای شروع، فلوچارت هاFlowchart را با دست خواهید کشید، اما بهتر این است که در ادامه از یک نرم افزار ترسیم نمودار برای ذخیره کردن، تصحیح و به اشتراک گذاشتن فلوچارت خود استفاده کنید.
برخی از نرم افزارهای مناسب برای این کار عبارتند از:
نمونه فلوچارت خرید کالا را در ادامه خواهید دید.
