ٍERP خلاصه شده عبارت Enterprise resource planning است و به معنای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است. منابع در این اصطلاح برای تعریف نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، دارایی و هر آنچه که یک کسب و کار در اختیار دارد، به کار رفته است.
در سازمان ها و یا شرکت های بزرگ به منظور مدیریت بهتر فرایند های کاری مختلف از نرم افزار های زیادی استفاده می گردد که هر نرم افزار پاسخگوی نیاز های یک یا چند بخش از شرکت است. بعضی اوقات نیاز به اشتراک گذاری اطلاعات بین دو یا چند قسمت به وجود می آید که جدا بودن پایگاه داده های ذخیره شده در نرم افزار های واحد های مختلف اشتراک گذاری اطلاعات را با محدودیت رو به رو می کند.
به همین دلیل در تکنولوژی اطلاعاتی سعی شده است که به کمک فناوری های جدید تمام نرم افزار هایی که سازمان های بزرگ برای درج داده ها و مدیریت فرایند ها احتیاج دارند را به صورت یکپارچه و مرتبط با هم تغییر بدهند. حاصل این کار شکل گیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یا همان سیستم ERP است که مجموع نرم افزار ها و برنامه های لازم برای پشتیبانی از فعالیت های اصلی سازمان یا شرکت را متشکل می شود. در حقیقت هدف اصلی در سیستم های ERP توجه به اهداف بلند مدت کسب و کار و قدرت دادن به آن در حوزه های مختلف است.
سیستم های ERP نرم افزار هایی هستند که به یک سازمان و یا کسب و کار بزرگ کمک می کنند جریان اطلاعات و فرایند های خود را به طور یکپارچه درج و نگهداری کنند. به کمک این اطلاعات یکپارچه و همه جانبه می توان گزارش های مختلفی از وضعیت کسب و کار در اختیار داشت و این به معنای تصمیم گیری بهینه برای کار های آینده کسب و کار و بهبود موقعیت آن در فضای رقابتی امروز است.
بنابراین این نرم افزار ها جریان اطلاعاتی واحد های مختلف در یک کسب و کار مثل واحد فروش، واحد برنامه ریزی و عملیات، حسابداری و مالی، مدیریت موجودی مواد اولیه و محصولات نهایی، مدیریت ارتباط با مشتری و تامین کنندگان، مدیریت منابع انسانی و واحد های دیگر را تحت پوشش خود قرار داده و مزایای فراوانی را برای سازمان ها به همراه خواهند داشت. به کمک اطلاعات یکپارچه در قسمت های مختلف و بررسی همه جانبه فرایند های موجود، کسب و کار راحت تر می تواند به تعهدات و اهداف خود مثل کمتر شددن هزینه ها تا حد ممکن، تحویل به موقع محصولات به مشتریان، بهبود کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده، افزایش در میزان فروش و گسترش بازار و دیگر هدف ها دست یابد.
انواع گزارش های مالی، مانند وضعیت ثبت سفارش ها، وضعیت فروش، گزارش موجودی و انواع دیگر صورت حساب ها را از طریق این نرم افزار ها دریافت کنید. در واقع تمام گزارش هایی که نرم افزار حسابداری به شما می دهد را می توانید همراه با امکانات اضافه از ERP ها بگیرید. این گزارش ها چیزی بیشتر از دیتا های آماری و چند جدول و نمودار هستند. شما با استفاده از آن ها می توانید تجارت خود را به طرز مؤثری مدیریت کنید.
اتوماسیون، به افزایش بهره وری در تجارت شما کمک می کند. با استفاده از نرم افزار های ای آر پی، می توانید جریان های کاری خود را خودکار کرده و روند انجام بیشتر کار ها را سرعت بدهید.
با آنکه برخی از شرکت ها تنها از ای آر پی استفاده می کنند، اما معمولاً شرکت های بزرگ در کنار آن ها، از نرم افزار حسابداری نیز برای مدیریت بهتر مالی کمک می گیرند. ای آر پی ها این امکان را دارند که به نرم افزار حسابداری متصل شده و همه چیز را به طور خودکار مدیریت کنند. برای مثال حساب های دریافتی، حساب های پرداختی، مدیریت نقدی و … به این ترتیب شما می توانید معامله های مالی خود را سریع تر پیگیری کنید.
با استفاده هم زمان از نرم افزار حسابداری و ای آر پی، احتیاجی نیست که دو مرتبه دیتا های خود را وارد هر دو سیستم کنید. روند همگام سازی داده ها به طور خودکار و شت سر هم انجام می گردد و نیازی نیست برای یک کار خسته کننده، دو بار برای ورود دیتا زمان بگذارید.
سیستم های ای آر پی، این امکان را ایجاد می کنند که تا حد امکان از وارد شدن دیتا های غلط جلوگیری شود. با توجه به اتوماسیون بودن کار ها، احتمال آن که خطا های انسانی مانند وارد کردن نام یا شماره تلفن اشتباه رخ دهد، بسیار کم است. همچنین این سیستم به شما اجازه می دهد که هر کدام از کارهای سازمان را به طور دقیق ردیابی کنید، به عنوان مثال روند ارسال کالا به مشتری را در نظر بگیرید؛ در صورتی که یکی از اجناس به دست مشتری نرسد، شما می توانید دقیقاً ارزیابی کنید که در بین کدام یک از مراحل خروج از انبار، ارسال به انبار شهر مربوطه، ارسال از انبار به مقصد، این کالا گم شده است. همچنین شما ساده تر می توانید اشخاصی را که دچار اشتباه شده اند را یافت کنید.
ERP چه مشکلاتی می تواند داشته باشد؟
در صورتی که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) با دقت کافی سازماندهی نشود، ممکن است باعث تحمیل هزینه های اضافی بر سازمان گردد. معمولا یک سیستم ERP نمی تواند تمام ضعف ها و مشکلات یک سازمان را حذف کند. سازمان باید در مورد نحوه کار و فرایند های خود تجدید نظر کرده و همواره در پی بهینه سازی آن ها باشد. در غیر این صورت ممکن است در انتهای کار با تکنولوژی نا کارآمدی دست به گریبان بماند.
معمولا سیستم های ERP در رسیدن به اهداف خود ناکام می مانند. چرا که سازمان مورد نظر آن ها انگیزه ی به رها کردن فرایند های کاری کهنه و نا سازگار با سیستم های ERP نداشته و اصرار دارند تا این فرایند ها از طریق سیستم جدید قابل اجرا باشد. بعضی از سازمان ها نیز در رها کردن سیستم های جزیره ای قدیمی خود که در گذشته عملکرد خوبی داشته اند، تمایلی از خود نشان نداده اند و ترجیح می دهند تا بخشی از کار از راه همان سیستم ها بدون یکپارچه شدن با سیستم جدید انجام شود. از این رو به شما توصیه می گردد تا برای جلوگیری از بالا رفتن هزینه های پیاده سازی سیستم ERP در یک سازمان از تقسیم شدن پروژه به پروژه های کوچک تر هزینه بر جلوگیری شود.
تفاوت بین crm و erp چیست؟
به استراتژی ها، ابزار ها و فناوری هایی می گویند که توسط شرکت ها برای توسعه ی کسب و کار، پیدا کردن و حفظ مشتری استفاده می گردد. نرم افزار CRM در هر مرحله از تعامل با مشتریان به منظور افزایش سود یکنواخت و کارآمد استفاده می گردد. این نرم افزار، دیتا های مشتری را از چندین قسمت جمع آوری می کند و تمام دیتا ها در یک پایگاه داده ی یکپارچه ذخیره می شوند. بنابراین، کاربران می توانند به راحتی از طریق یک منبع به دیتا های بسیار مهم دسترسی پیدا کرده و آن ها را مدیریت کنند.
نرم افزار CRM، تجربیات خوب و رضایت مشتریان را افزایش می دهد تا سود قابل توجهی نصیب آن ها شود.
در نگاه اول، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) از بسیاری جهات کاملاً مشابه به نظر می آیند. هر دو برای افزایش سودآوری کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرند و می توانند کاملاً با یک دیگر ادغام شوند. با این حال، هنگامی که هر کدام به طور جداگانه بررسی شوند، ساده تر می توان دریافت که CRM و ERP چگونه در بهبود بهره وری و افزایش فروش نقش دارند.
نکته ی قابل توجه این است که CRM و ERP از راه های متفاوتی برای بیشتر شدن سودآوری استفاده می کنند. با ایجاد فرآیند های تجاری بهتر، ERP میزان سرمایه ی صرف شده برای فرآیند ها را کاهش داده و CRM، فروش و سود بیشتر را افزایش می دهد.
سخن پایانی
برای مدیریت بهتر کسب و کار خود می توانید از سیستم erp استفاده کنید و نتیجه آن را بعد از چند وقت مشاهده کنید و اگر نتیجه خوبی گرفتین ادامه دهید و در غیر این صورت erp را فراموش کنید.
