تا الان فکر کردید اگر خودرو ها پلاک نداشته باشند چه اتفاقی می افتد؟ شاید با خودتان بگویید چقدر خوب می شود چون ما دیگر جریمه نمی شویم، یا اگر آدرس های یک شهر کد پستی نداشتند چه اتفاقی می افتاد؟ چطوری می توانستند نامه هایشان را به یک آدرس مشخص ارسال کنند؟ و یا شماره ای به نام شماره همراه نداشتیم چطور می خواستیم با شخص مورد نظرمان ارتباط بگیریم؟ و یا چرا کد ملی توانست جای شماره شناسنامه را بگیرد؟ اگر کمی فکر کنید و کمی به اطراف خود نگاه کنید هزاران مورد می توانید بیابید که نیاز به استفاده از کد دارند. و با استفاده از کد می شود آن ها را شناسایی کرد.
اگر در یک سازمان یا شرکت، تنوع اقلام به بیش از 2000 قلم کالا برسد، اصولا مدیریت اطلاعات این اقلام و به تبع آن استفاده اطلاعات اقلام در اصطلاح سیستم های بالا دستی دچار مشکل می گردد. بخصوص سازمان هایی که دارای پراکندگی جغرافیایی هستند، این مشکل بیشتر به چشم می خورد؛ لذا سیستم کدینگی به روز و کارآمد نیاز دارند تا اطلاعات اقلام خود را با یک زبان مشترک علمی و به طور یکپارچه ثبت، نگهداری و استفاده نمایند. تا عملیات، عملیات زنجیره تامین شامل برآورد، خرید، حمل و نقل، ذخیره سازی، نگهداری و تعمیرات و سایر فرآیندهای خود را بهینه و موثر انجام دهند. در چنین شرایطی این سازمان به شدت نیازمند یک سیستم کدینگ سازمانی به روز و کارآمد می باشد.
سیستم های کدینگ شرکتی، بنا به سیاست ها، اهداف و برنامه ریزی های آن سازمان طراحی، پیاده سازی و نگهداری می شوند. لذا نسخه قابل تجویز قطعی برای یک سازمان، پیاده سازی بومی آن شرکت می باشد.
مواردی مثل بارکد های خطی؛ بارکد و تگ های مخصوص های rfid، برچسب های اموال، بارکد های که پشت کالاهای فروشگاه ها زده اند برای تشخیص قیمت آن ها بکار رفته کیو آر کد (QR) که اطلاعات خیلی زیادی در آن نهفته شده است. این اطلاعات می تواند:
شماره حساب بانکی
شماره شبا
کد پستی
آدرس سایت
شماره تلفن، و شماره تلفن همراه باشد.
در ایران از سال 1381 تا کنون، شرکت پردازشگران نواندیش توانسته است، سیستم کدینگ سازمانی کارآمدی را در شرکت ها و سازمان های مختلف، پیاده سازی نماید. البته سیستم های کدینگ خارجی نیز از زمان های قدیم تاکنون، در برخی از سازمان و شرکت های ایرانی مورد استفاده قرار گرفته است. مانند سیستم کدینگ MESC که در صنعت نفت، پتروشیمی و گاز استفاده شده است.
قبل از استفاده از کدها برای شناسایی اقلام و خصوصیاتشان تنها از اعداد و حروف استفاده می کردند. مثل شماره شناسنامه ولی آرام آرام متوجه شدند که اینکار خیلی سخت است و با شماره های زیادی روبه رو می شوند. و تصمیم بر این شد که سیستم تخصصی تر را به کار گیرند با کدگذاری کردن افراد در گروه ها و دسته ها قرار گرفتند و به همین دلیل کد ملی جایگزین شماره شناسنامه شد.
و یا مثلا برای خودرو به تفکیک شهرها و در هر شهر به تفکیک منطقه کد تعیین کردند تا راحت تر و سریع تر خودروها قابل شناسایی شوند. کمی فکر کنید و با خودتون چند مورد رو نام ببرید که از این طریق قابل شناسایی هستند.
با مثال های بالا متوجه شدیم کدینگ یا کدگذاری، دسته بندی کردن به روش خاص است که بتوان آن اقلام را خیلی سریع و دقیق و بصورت فرد کسب اطلاعات کرد و تشخیص داد.
برای همه کارها! برای هرچیزی می توان از آن بهره برد و برای تفکیک و تشخیص بهتر، از کدینگ استفاده کرد.
کدینگ در همه کارها از شمارش و شناسایی افراد گرفته تا کالاها کارایی دارد و برای شمارش و تشخیص هر اقلامی که به فراوانی وجود دارد و به آن اضافه و یا از آن کسر می شود می توان بکار برد.
اگر کدینگ ها نباشند بی شک بدون کدینگ هرج و مرج بزرگی ایجاد می شود. ورود یا خروج و کنترل کردن سخت و در بعضی اوقات غیر قابل کنترل می شود و ممکن است خسارات غیر قابل جبرانی وارد شود.
شما می توانید با مشاهده عینی دارایی هایتان لیستی را تهیه کنید و با مقایسه گردش حساب دارای های ثابت از نرم افزار حسابداری خودتان بتوانید نهایتا لیست کاملی از تمامی دارایی ها و اموالتان را تهیه کنید و بعد از آن می توانید آن ها را در سیستم کد گذاری کنید و هر یک از اموال شماره منحصر به فردی را اختصاص بدهید و بعد از طریق برچسب یا پلاک آن ها را به دارایی هایتان الصاق کنید.
اگر شما فرض کنید یک ساختمان با وسایلش را می خواهید کد گذاری کنید ابتدا از کل به جز پیش بروید. مثلا کل ساختمان کد تک رقمی برایش در نظر بگیرید.
مثلا دو ساختمان با وسایل دارید. مثلا ساختمان ارکید کد یک و ساختمان یاس کد دو، و تعداد هر طبقه مثلا عدد دو رقمی، ده و یازده.
حالا بخش های هر طبقه مثلا اینطور نام گذاری می کنیم: پذیرایی، اتاق خواب یک و ... در اینجا هر بخش را یک کد می گذاریم مثلا پذیرایی 01، اتاق خواب یک 02، اتاق خواب دو 03 و آشپزخانه 04.
در نهایت وسایلی که داخل هر بخش است را با ذکر سالم بودن و یا خراب بودن، اسقاط بودن آن، همچنین مسئولیت نگهداری آن با چه شخصی است ذکر کنید. منظور تمام خصوصیات برجسته و مد نظرتان را در آن را ثبت کنید و حالا عدد سه رقمی را برای آن ها در نظر بگیرید مثلا میز 101 ، گلدان102، لب تاپ 103 و به همین منوال تا اتمام کل وسایل.
همه این کارها برای کنترل، مراقبت از اموال، پیشگیری از مفقود شدن و متوجه شدن در دزدیده شدن، و یا از قلم افتادن، و یا برعکس بیشتر به حساب وارد شدن را به شما خیلی دقیق نشان می دهد.
یادتان باشد کدی که به هر کالا می دهید باید یونیک یا منحصر به فرد باشد. دقیقا به این عمل شباهت دارد که به هر شخص یک کد ملی منحصر به فرد تخصیص می دهند و جالب تر از همه این ها با اضافه شدن کالایی به این مجموعه حتی اگر خیلی به کالای موجود در مجموعه شباهت داشته باشد باز هم می توان برایش یک کد جدا در نظر گرفت.
حالا فرض کنید می خواهیم برویم سراغ کدینگ اصلی اموال که در سیستم ثبت می شود و ببینیم کد هر کالا با چه اعدادی ظاهر می شود، مثلا کدینگ لپ تاپ طبقه دوم ساختمان یک را بدست بیاوریم.
به ساختمان ارکید کد 1
به طبقه ها کد دو رقمی که طبقه دوم 12
و به کد پذیرایی کد 01
و به وسایل کد سه رقمی مثلا به لپتاپ 103 را دادیم
پس کد لپ تاپ ما اینگونه نوشته می شود: 1-12-01-103
بعد از آنکه به تمام کالاها کدی را دادید و مشخص شد کد سیستمی هر کدام چه عددی است حالا نوبت آن می رسد که تمام اطلاعاتی که داخل لیست وارد کردیم را وارد اکسل و یا نرم افزار انبارداریمان کنیم و به ترتیب به آن ها برچسب اموال تخصیص دهیم.
اگر شما بتوانید منطق کدینگ را متوجه بشوید و بفهمید از چه قانونی پیروی می کند به جرات می توان گفت که شما ساختار آن را خیلی راحت متوجه می شوید و خواندن آن در هر سازمان و شرکتی برایتان خیلی راحت است.
در نرم افزار کدینگ انبار آنلاین می توانید کدهای خود را وارد کنید و یا از سیستم بخواهید برای شما کد بسازد. این کار بر اساس 3 گروهبندی و کد کالا انجام می شود. یعنی شما دسته اول را یک عدد یا حروف در نظر می گیرید، دسته دوم و سوم را نیز همینطور. در نهایت در ثبت کالا می توانید با کد کالا، کالاها را جدا کنید. بعد از ورود بارکد ها می توانید از بخش پرینت بارکد آن ها را چاپ کرده و روی کالا بچسبانید.
نرم افزار انبارداری ساده انبار آنلاین در تلاش است تمامی امور مرتبط با یک کسب و کار را در نرم افزار خود بصورت ساده قرار دهد تا مدیریت موجودی لحظه ای، رسید و حواله انبار، خرید و فروش کالا و انبارگردانی دیگر دغدغه ای در کار شما نباشد.
ضرورت استفاده از کدینگ رو زمانی ما احساس می کنیم که اقلام موجود در یک محیط زیاد باشند و از تنوع و فراوانی زیادی برخوردار باشد. آن زمان متوجه می شویم اگر بخواهیم این اقلام رو تفکیک کنیم، تشخیص بدیم و یا شناسایی کنیم بهتر است که از طریق یک علامت و یا از طریق خصوصیات منحصر به فرد آن ها را کد بندی کنیم تا بتوانیم بهترین اطلاعات را از این طریق بدست بیاوریم.
باید بگویم که متاسفانه در اکثر اوقات دانشجویان یا حسابداران با کدینگ سر فصل های حسابداری که در شرکت ها استفاده می شود آشنایی لازم را ندارند و نمی دانند چگونه و چطور این کدینگ طراحی و کد گذاری می شود و تنها راه آن تحقیق و مطالعه و آموزش دیدن است که می توان از این علم ساده و کاربردی نهایت استفاده را برد. این کدگذاری ها علاوه بر اموال برای کالاهای یک فروشگاه و انبار ابزار، لوازم الکترونیک و همه کالاها مورد نیاز است.
نرم افزار انبار آنلاین می تواند در هنگام دسته بندی کالا ها برای کدگذاری به شما کمک کند. یعنی برای هر سطح کد جدا ساخته و به همراه کد کالا آن ها را بهم می چسباند. نکته کاربردی انبار انلاین این است که می توانید این بارکد ها را بصورت بارکد های میله ای پرینت کرده و روی کالاها بچسبانید.
برای مشاهده دمو رایگان به انبارآنلاین مراجعه کرده و نسخه مورد نظر خود را از میان نسخه های عمومی، انبارداری داروخانه، انبارداری سیم و کابل و نرم افزار فروشگاه انتخاب کنید.
