کنترل موجودی مراحلی دارد که طی آن همواره میزان کالاها و محصولات موجود در انبار را در یک سطح بهینه و مناسب نگه می دارد تا از کمبود و ذخیره بیش از حد کالا و همچنین سایر مشکلات هزینه ساز انبار حذف شود. به کمک کنترل کیفیت آماری در انبارها، تعداد کالاهایی که تقاضای کمی دارند در انبار محدود و در مقابل تعداد محصولاتی که تقاضای بیشتری دارند افزایش داده می شود.
به این ترتیب می توان در وقت و هزینه صرفه جویی کرد، زیرا زمان و انرژی صرف سفارش مجدد، دریافت و نگهداری کالاهایی که واقعا به آن ها نیازی نیست نمی شود. همچنین از اختصاص فضای انبار برای نگهداری این محصولات جلوگیری می شود، که این امر به خودی خود باعث پایین آمدن هزینه های حمل و نقل و بیشتر شدن فضای ذخیره سازی برای محصولات پر درخواست می شود.
شمارش موجودی انبار و مطابق آن با گزارش کاردکس به منظور پیدا کردن مغایرت های بین موجودی واقعی انبار و موجودی سیستمی انجام می شود. اطلاع از موجودی دقیق انبار هم برای مدیریت و کنترل دقیق موجودی و هم برای بخش مالی و حسابداری یک امر مهم و ضروری است. به سه روش کنترل موجودی انبار صورت می گیرد؛ شمارش دستی، شمارش کالا با بارکدخوان، شمارش کالا با RFID.
پیدا کردن راه های آسان برای شمارش کالا ها بصورت دستی و به روز بودن موجودی باعث چابک شدن و بهره وری تجارت شما می شود. با اینکه ابزارهای زیادی به کمک کسب و کارها آمده اما شمارش دستی و فیزیکی کالا و مغایرت گیری کماکان نقش مهمی در فرایند صحت و درستی موجودی کالای انبار دارد.
با افزایش حجم ورود و خروج کالا از انبارها، روش های سنتی که شامل ثبت دستی ورود و خروج کالا می شد، دیگر پاسخگو نیست، زیرا علاوه بر بروز اشتباه در ورود اطلاعات به نرم افزار، با سرعت نقل و انتقال کالا هم همخوانی ندارد.
در سیستم انبارداری مبتنی بر بارکد، به هر کالایی با توجه به مشخصات آن مانند کد کالا، جنس، رنگ، وزن و ... ، یک سریال منحصر به فرد اختصاص داده می شود. سپس بارکدهایی که با استفاده از نرم افزار لیبلینگ برای هر کالا طراحی شد، با استفاده از دستگاه لیبل پرینتر چاپ می شود و روی کالا چسبانده می شود.
برای قرائت بارکدها و دسترسی به اطلاعات کالا از دستگاه بارکدخوان یا هندهلد (PDA) استفاده می شود. هندهلد در واقع یک کامپیوتر کوچک قابل حمل است که دارای سیستم عامل ویندوزی یا اندرویدی می باشد، در نتیجه می توان نرم افزارهای مربوط به انبارداری را روی آن نصب کرد. در دوره های انبارگردانی برای شمارش موجودی انبار، فقط کافیست اپراتور با استفاده از دستگاه هندهلد بارکد کالاها و پالت ها را اسکن کند، در صورت وجود مغایرت نرم افزار بلافاصله هشدار می دهد.
البته این ابزار پرهزینه بوده و در ایران کمتر استفاده می شود. اما می توان با نرم افزار آنلاین که آنلاین است وارد انبار شده و بارکد ها را وارد کنید.
در حقیقت، محدودیت بارکد در نحوه خوانده شدن آن است که به خط دید مستقیم (Line of sight) نیاز دارد. به عبارت دیگر، بین بارکد و اسکنر قرائت گر آن نباید هیچ مانعی وجود داشته باشد در غیر این صورت بارکد خوانده و قرائت نمی شود. نتیجه اینکه کالاهای ورودی و خروجی باید با مکانیزمی (مثل نوار نقاله) به صورت تک تک وارد انبار شوند (یا از آن خارج شوند) تا قابل خواندن باشند.
به اتوماتیک کردن ورود دیتا فکر کنید. برای سرعت عملتان به آن نیاز دارید. در این سیستم ها نیازی به وجود خط دید مستقیم بین برچسب (Tag)، آنتن و برچسب خوان (Reader) وجود ندارد. زیرا ارتباط اطلاعات و پردازش آن از طریق انتشار امواج الکترومغناطیسی رخ می دهد. این موضوع باعث می شود که تعداد زیادی کالا در هنگام ورود و خروج شناسایی شوند و به درستی ثبت شوند، بنابراین سرعت این نقل و انتقال بسیار افزایش می یابد. بدیهی است که در انبارهای بزرگ که حجم ورود و خروج بالاست، استفاده از چنین ویژگی که فناوری RFID ایجاد می کند، بازگشت سرمایه (Roi) قابل توجهی به همراه خواهد داشت.
هزینه بالای تگ یا برچسب کالا یکی از دلایلی است که باعث می شود کسب و کارهای کوچک به دنبال آن نباشند. همچنین دستگاه های reader یا برچسب خوان هم برای کنترل موجودی پر هزینه هستند.
عواملی همچون انباشت بالای موجودی باعث افزایش هزینه سازمان و یا کارخانه صنعتی می شود و منجر به پنهان ماندن مشکلات و نگهداری موجودی در سطح بهینه می گردد که همین امر موجب بروز مشکلاتی از قبیل مشکلات مدیریتی قابل اصلاح و مغایرت موجودی انبار در سازمان و تولید می شود.
برای رفع این مشکل می توانید از نرم افزار انبارداری پیشرفته انبار آنلاین استفاده کنید و تا در لحظه به موجودی ها دسترسی داشته باشید.
اگر فرض بگیریم که موجودی یک کالا در انبار (نرم افزار انبارداری) زیاد باشد، در صورتی که در خط تولید اتلاف وجود داشته باشد؛ این اتلاف با توجه به موجودی بالای انبار قابل مشاهده نیست لذا راه حلی برای آن در نظر گرفته نمی شود. وقتی توانستید این مشکل را در انبار حل کنید یعنی عملیات بالانس خوبی را اعمال کردید.
زمانی موجودی واقعی انبار با سیستم مطابقت داشته باشد. از اصطلاح صحت موجودی استفاده می کنیم.
دوره گردش موجودی مواد در اصطلاحات تخصصی انبارداری یعنی فرآیند زمان خرید مواد تا زمان ورود مواد به چرخه تولید است.
دوره ای که مواد و کالای جدید وارد و یا خارج می شود.
کالا و موادی که پس از چک کردن باید شارژ بشوند و نباید از یه حدی که مشخص شده کمتر شود. در نرم افزار انبار آنلاین می توانید عددی برای هر کالا در نظر بگیرید که هشدار دهد.
گاهی فضای هر کالا دیگر گنجایش افزودن به آن را ندارد و باید از ورود بیشتر جلوگیری کرد. نباید از یه حدی که مشخص شده بیشتر شود.
نقطه سفارش و موجودی اطمینان، نقطه ای از میزان موجودی از یک کالاست که وقتی میزان آن در انبار به آن حد می رسد باید حتما اقدام به سفارش دادن محصول جدید اقدام کرد. به عبارت دیگر این نقطه بهترین زمان برای سفارش خرید موجودی است.
یکی از نسبت های فعالیت شرکت هاست. به فاصله زمانی بین دریافت مواد اولیه، تبدیل آن به کالا و فروش آن به مشتری، دوره گردش موجودی کالا گفته می شود. کوتاه بودن این بازه زمانی، نشان دهنده سرعت بالای شرکت در فرآیند تولید و فروش محصولات است.
فرم های کنترل موجودی انبار کار برنامه ریزی در خصوص بررسی کافی بودن اقلام موجود در انبار را انجام می دهد.
فرم رسید انبار جهت ثبت ورود یک کالا در انبار مورد استفاده قرار می گیرد و این فرم جهت اطلاع ورود یک کالا به واحد مالی مورد استفاده قرار می گیرد.
در فرم حواله انبار نوع و مقدار کالای تحویل داده شده از انبار به فرد درخواست کننده ذکر می گردد و به عنوان مبنای صورت خلاصه گروهی کالاهای موجود در انبار و مبنای قیمت گذاری کالاهای صادره در نظر گرفته می شود. این فرم در زمان تحویل دادن کالای مورد نظر به فرد درخواست کننده کالا ارائه می شود و توسط انباردار پر می گردد.
به کنترل فیزیکی فضای انبار، شمارش دستی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و بررسی عدم مغایرت آن با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا، عملیات انبارگردانی گویند.
امروزه نرم افزارهای حرفه ای برای برنامه ریزی تولید، کنترل تولید و محاسبه و مدیریت نقاط سفارش نگارش شده و شرکت ها می توانند این امور را به صورت حرفه ای و کامل بر مبنای فناوری اطلاعات انجام دهند.
همچنین برخی از شرکت ها با توجه به نوع تولید و انتظارات خود از سیستم کنترل تولید و موجودی اقدام به نگارش نسخه اختصاصی نرم افزار برای خود می کنند. برای مشاهده نرم افزار انبارداری پیشرفته، انبار انلاین را امتحان کنید. دمو رایگان انبار آنلاین را از اینجا دریافت کنید.
