قبل از اینکه بخواهیم به تعریف کنترل در مدیریت و سازمان و انواع کنترل بپردازیم، لازم است تاکید کنیم که چه چیزهایی و چه کارهایی، کنترل محسوب نمی شوند.کلمه کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است.
اما معنی کنترل در مدیریت سازمان کاملاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست. می توان گفت یکی از نخستین تعریف های کنترل در مدیریت را هنری فایول (از بنیان گذاران مدیریت علمی) ارائه کرده است:
کنترل یعنی نظارت دائمی بر یک فعالیت. نظارت دائمی با این هدف انجام می شود که مطمئن شویم همه چیز مطابق برنامه ای که از قبل تعیین شده اجرا می شود و پیش می رود. کنترل همچنین شامل بازنگری و اصلاح نیز هست هر زمان که خروجی با برنامه همخوانی ندارد، باید اقدامات اصلاحی در فرایند یا در برنامه انجام شود.
تعریف مفهوم کنترل در مدیریت: کنترل یعنی تلاش سیستماتیک توسط مدیران کسب و کار برای اینکه عملکرد را با استانداردهای از پیش تعیین شده و برنامه ها و هدف ها بسنجند.
بر این اساس باید مشخص شود که آیا عملکرد و خروجی، مطابق با انتظارات هست یا خیر.
طبیعتاً اگر مشخص شد که از هر یک از منابع سازمان می توان به شیوه ی اثربخش تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.
نظارت اصطلاحی بسیار عمومی است و معنای آن می تواند بسته به فضای گفتگو، متفاوت باشد.
مثلاً وقتی کارگری مشغول تمیز کردن خانه است، ممکن است از کسی بخواهید که بر کار او نظارت کند. در چنین حالتی، چندان مشخص نیست که معیارها و استانداردها چه هستند و شما می توانید به شکلی سلیقه ای، دیدگاه ها و انتظارات خودتان را با کارگر در میان بگذارید.
اما در شکل سازمانی معمولاً نظارت، مفهومی گسترده تر است و وقتی فرد یا سازمانی بر روی فرد یا گروه یا سازمانی نظارت می کند، این حق برایش ایجاد می شود که از مجموعه ی تحت نظارت، گزارش بخواهد و عملکرد آن ها را – بر اساس معیارهای ذهنی یا شفاف و تعریف شده – بررسی کند (این که در موارد کوتاهی و قصور، چه اتفاقی می افتد و ناظر چه اختیاراتی دارد، از موردی به مورد دیگر تغییر می کند).
به طور کلی، تعریف نظارت و معنای آن بستگی به این دارد که چه کسی آن را در کجا به کار ببرد و چه وظایف و اختیاراتی برای ناظر (Supervisor) در نظر گرفته شود.
در پایش، معیارها عینی تر هستند و فرایند به شکلی شفاف تعریف شده است.
معمولاً یک یا چند شاخص، تعریف می شوند و فرصت و ابزارهای اندازه گیری و سنجش هم، فراهم می شود.
همچنین استانداردها و چارچوب های کلی نیز تعریف می شود.
در این وضعیت، فرد یا سازمانی که مسئول پایش است، هر زمان شاخص ها از محدوده ی مجاز خارج شوند و انحراف از مسیر مطلوب وجود داشته باشد، این مسئله را اعلام می کند.
وظیفه ی فرد یا نهادی که مسئول پایش است، معمولاً به اطلاع رسانی محدود است و قدرت اجرایی بیشتری در اختیار ندارد. به عنوان مثال: واحدی که مسئولیت بررسی ساعات ورود و خروج کارکنان یک شرکت و گزارش تأخیرها و غیبت ها را بر عهده دارد.
سازمانی که آلاینده های موجود در هوا را اندازه گیری و گزارش می کند.
فرایند کنترل بزرگ تر و جامع تر از نظارت و پایش است؛ چون صرفاً به نظارت و ارزیابی محدود نمی شود.
فرد یا دپارتمان یا سازمانی که مسئولیت کنترل به آن واگذار می شود، شاخص ها و استانداردها و اهداف را تعریف می کند.
سپس هم زمان با نظارت و پایش وضعیت موجود، باید پس از مشاهده ی انحراف از اهداف و استانداردها، اقدام اصلاحی (Corrective Action) هم تعریف و اجرا کرده و نتیجه ی اقدام های اصلاحی خود را نیز بررسی و مانیتور کند.
اقدام اصلاحی ممکن است از جنس تعدیل اهداف و استانداردها و یا تعریف و اصلاح و بهبود روش ها و فرایندها باشد.
اگر به دو تعریف کنترل که در ابتدای درس از فایول و ماکلر نقل شد نگاه کنید، خواهید دید که در هر دو تعریف، اقدام و اصلاح هم در کنار پایش و سنجش، به عنوان بخشی از مراحل کنترل مطرح شده و مورد توجه قرار گرفته است.
ابزار های مدیریت پروژه، از مهم ترین عوامل تاثیر گذار در کسب و کارهای کوچک و بزرگ هستند که می توانند در برنامه ریزی مناسب، تعیین وظایف برای افراد مختلف، تعیین زمان پروژه و… نقش بسیار مهمی داشته باشند. میستر تسک (Meister Task)، ترلو (Trello)، جیرا (Jira)، تسکولو (Taskulu)، تیم ورک (Team Work) از نرم افزارهای محبوب مدیریت و کنترل هستند. اما بسته به کسب و کار شما نرم افزارهای تخصصی می توانند مدیریت در روند ها را به ساده ترین روش ها انجام دهند. برای مثال در سیستم های انبارداری و خرید و فروش نرم افزارهای مدیریت موجودی بسیار کارا هستند.
هر کس که به نوعی فعالیت مدیریتی دارد، باید حداقل با مبانی کنترل آشنا باشد؛ چون کنترل، یکی از پایه ها و اصول مدیریت است.
فردی که یک سوپرمارکت کوچک را اداره می کند یا مدیری که یک سازمان چند هزار نفری را اداره می کند، هر دو نیازمند سیستم های کنترل مدیریتی هستند.
البته واضح است که ابزارها و مکانیزم های نظارت و کنترل در سازمان های بزرگ، الزاماً با روش ها و سازوکارهای کنترل در کسب و کارهای کوچک یکسان نیست و اندازه سازمان نقش مهمی در طراحی سیستم کنترل دارد.
سیستم های کنترل مدیریتی حتی در مدیریت زندگی فردی نیز مفید هستند.
ما در زندگی شخصی خود هم منابع متنوعی (مانند پول، زمان، انرژی) داریم که آن ها را به فعالیت های مختلف تخصیص می دهیم و باید به صورت منظم برنامه های خود را کنترل کنیم تا مطمئن شویم منابع ما به شکل درستی تخصیص یافته و صرف شده اند.
هر شکلی از فعالیت مدیریتی نیازمند کنترل نیز هست کنترل یک فعالیت فراگیر است و نمی توانیم بدون کنترل مدعی باشیم که مدیریت وضعیت در اختیار ماست. تنها تفاوت سیستم های کنترل در مصداق ها و ابزارهای آن هاست.
هر شکلی از فعالیت مدیریتی نیازمند کنترل نیز هست کنترل یک فعالیت فراگیر است و نمی توانیم بدون کنترل مدعی باشیم که مدیریت وضعیت در اختیار ماست. تنها تفاوت سیستم های کنترل در مصداق ها و ابزارهای آن هاست.
دیکشنری آکسفورد توضیح زیر را برای توصیف معنی بنچ مارک (Benchmark) ارائه کرده است:
چیزی که قابل اندازه گیری باشد و بتوان آن را به عنوان معیاری برای سنجش چیزهای دیگر استفاده کرد.
قضاوت درباره کیفیت چیزی بر اساس مقایسه آن با چیزهای مشابه.
مثلاً در چنین جمله ای: این نشریه اخیراً در مقایسه با سایر نشریات فناوری اطلاعات، بنچمارک شده است.
اما بنچ مارک و بنچ مارکینگ در زبان مدیران، جزئیات و ظرافت های بسیار بیشتری دارد و در یک توصیف کلی خلاصه نمی شود.
شرکت Bain & Company به عنوان یکی از بزرگ ترین شرکت های بین المللی مشاوره مدیریت، بنچمارکینگ را به صورت زیر تعریف می کند:
در بنچ مارکینگ، مدیران، عملکرد و کارایی محصولات و فرایندهای خود را با رقیبان، شرکت های سرآمد و واحد های دیگر در مجموعه ی خود – که فعالیت مشابهی را انجام می دهند – مقایسه می کنند؛ و با به کارگیری بهترین شیوه های اجرایی در فروش و عملیات سازمانی، عملکرد را بهبود می بخشند.
هدف در بنچ مارکینگ این است که نمونه ها و الگوهایی با عملکرد بهتر را پیدا کرده و فرایندها و اقدام هایی که آن خروجی را ایجاد کرده اند، درک کنیم. شرکت ها سپس با الهام از آن فرایندها و اقدام ها، عملکرد خود را بهبود می دهند. این کار از جنس تقلید نیست؛ بلکه شکلی از نوآوری است.
اما اگر در پی تعریف و توصیفی کاربردی هستید، احتمالاً مقالات و کتاب های محمد الزعیری (Mohamed Zairi) نقطه ی شروع مناسبی خواهد بود. زعیری نویسنده و متفکر الجزایری ساکن انگلستان و از افراد شناخته شده و تأثیرگذار در زمینه مدیریت جامع کیفیت (TQM) است که در زمینه ی بنچ مارکینگ (و نقش آن در مدیریت کیفیت) کتاب ها و مقالات ارزشمندی دارد.
او بنچمارکینگ را به این صورت توصیف می کند:
بنچ مارکینگ فرایند پیوسته و دائمی سنجش محصولات، خدمات و فرایندهای یک کسب و کار، در مقایسه با قدرتمند ترین رقبا یا شناخته شده ترین نمونه های پیشتاز بین المللی است.
تعریف ساده ی بنچ مارکینگ این است: «جستجو در صنعت برای پیدا کردن بهترین شیوه انجام یک کار که می تواند بالاترین سطح خروجی و عملکرد را ایجاد کند.»
ابزار های مدیریتی برای کنترل در هر کسب و کاری می تواند متفاوت باشد. کنترل انبار و کالاهای آن با نرم افزارهای مدیریت موجودی و انبارداری می تواند بخوبی انجام شود. نرم افزار آنلاین انبارداری انبارآنلاین، نرم افزاری بدون محدودیت کاربر، کالا و فرم است که شما می توانید بصورت آنلاین و تنها با یک گوشی همراه از آن استفاده کنید. مدیریت موجودی لحظه ای در کسب و کارهای آنلاین، هرگونه خرید و فروش، انبارداری کالا و محصول دغدغه اصلی مدیران است.
نرم افزار انبارداری به شما کمک می کند در فروش همزمان در چند پلتفرم نگران کسری موجودی نباشید. در لحظه همه کاربران بتوانند موجودی کالا را مشاهده و طبق آن سفارش بگیرند. همچنین نظارت بر فروش، کالاهای ورود داده شده و خروج داده شده، پرفروش ها و محل فروش در نرم افزار آنلاین انبارانلاین فراهم است.
مشاهده دمو رایگان نسخه حرفه ای، برای کسب و کارهایی مناسب است که با کالا در ارتباط اند. همچنین نسخه خرید و تدارکات برای سفارش گیری و تامین کالاهای کارگاه ها و تولیدی ها مفید است.
