هزینه های اجرای نرم افزار ERP در یک سازمان تحت تأثیر عوامل متعددی همچون اندازه سازمان، حوزه فعالیت صنعتی و سطح پیچیدگی نیازهای سازمان قرار دارد. برای کنترل و کاهش این هزینه ها، سازمان ها باید برنامه ریزی دقیقی در خصوص بودجه و زمان بندی پروژه انجام دهند و تا حد امکان از سفارشی سازی بیش از حد نرم افزار اجتناب کنند.
در این مقاله، علاوه بر بررسی عوامل تأثیرگذار بر هزینه های پیاده سازی ERP، مراحل کلیدی اجرای این نرم افزار شامل برنامه ریزی، توسعه، استقرار و پشتیبانی را تشریح کرده و هزینه های مرتبط با هر مرحله را تحلیل خواهیم کرد.
در دنیای امروز، سازمان ها برای مدیریت بهینه منابع و اطلاعات خود به نرم افزارهای ERP روی آورده اند. ERP به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است (Enterprise Resource Planning) و شامل مجموعه ای از نرم افزارها می شود که اطلاعات سازمان را در یک پایگاه داده متمرکز جمع آوری، مدیریت و تحلیل می کنند. پیاده سازی موفقیت آمیز نرم افزار ERP می تواند به بهبود کارایی، کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری سازمان منجر شود. اما این فرآیند پیچیده و چالش برانگیز است و نیازمند توجه به عوامل مختلفی است. در این مقاله، به بررسی عوامل موثر در پیاده سازی نرم افزار ERP می پردازیم.
نخستین و حیاتی ترین گام در پیاده سازی نرم افزار ERP در هر سازمانی، مرحله ی طراحی و برنامه ریزی است. همانطور که در هر پروژه ای، داشتن یک طرح و نقشه ی راه ضروری است، در پیاده سازی ERP نیز، برنامه ریزی دقیق و جامع، ضامن موفقیت پروژه خواهد بود.
تصور کنید قصد خرید تجهیزات برای سازمان خود را دارید. آیا بدون تحقیق و بررسی، می توانید انتخاب درستی داشته باشید؟ مسلماً خیر. در مورد ERP نیز، پیش از هر اقدامی، باید در مورد این سیستم، قابلیت های آن و چگونگی انطباق آن با نیازهای سازمان خود، تحقیق و مطالعه کنید.
این مرحله، شامل بررسی دقیق اهداف و خواسته های سازمان از پیاده سازی ERP، شناسایی و تحلیل نیازمندی ها و الزامات سازمان، و در نهایت، انتخاب نرم افزار ERP مناسب با توجه به این موارد و بودجه ی اختصاص داده شده، می شود.
در واقع، شما باید "چشم انداز" خود از ERP در سازمان را به طور واضح مشخص کنید. می خواهید ERP چه مشکلاتی را حل کند؟ چه بهبودهایی را در فرآیندهای سازمان ایجاد کند؟ با پاسخ به این سوالات، می توانید "مسیر" پیاده سازی را به درستی تعیین کنید.
این مرحله ی مهم، شامل زیرمجموعه هایی است که هر کدام نقش کلیدی در موفقیت پروژه دارند:
به طور خلاصه، مرحله ی طراحی و برنامه ریزی، مانند "سنگ بنا" ی یک ساختمان است. اگر این مرحله به درستی انجام شود، می توانید مطمئن باشید که پروژه ی پیاده سازی ERP شما بر روی پایه های محکمی استوار است.
همانطور که در مبحث طراحی و برنامه ریزی اشاره کردیم، پیاده سازی ERP نیازمند یک طرح و برنامه جامع و انتخاب سیستمی متناسب با نیازهای کسب و کار شماست. این مرحله، شامل شناسایی و مستندسازی فرآیندهای تجاری و بررسی نقاط ضعف و قوت سازمان می شود.
حال، پس از طی مراحل برنامه ریزی و انتخاب سیستم ERP مناسب، نوبت به "توسعه" می رسد. در این گام، شما باید سیستم ERP انتخاب شده را با اهداف و منابع سازمانی خود "تطبیق" دهید. این مرحله، شامل پیکربندی، سفارشی سازی و پشتیبانی از داده های مراحل قبلی است.
توسعه، به نوعی "قلب تپنده" پیاده سازی ERP در سازمان است. با انجام صحیح این مرحله، شما می توانید:
به طور کلی، مرحله توسعه، شامل فعالیت های زیر می شود:
پس از طی مراحل طراحی، برنامه ریزی و توسعه، نوبت به گام نهایی و بسیار مهم، یعنی استقرار نرم افزار ERP در سازمان می رسد. استقرار ERP به فرآیند پیاده سازی و راه اندازی کامل یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در یک سازمان اطلاق می شود. این فرآیند، شامل مجموعه ای از فعالیت ها است که از انتخاب نرم افزار مناسب تا آموزش کاربران و بهره برداری کامل از سیستم را در برمی گیرد.
استقرار ERP از جنبه های مختلفی برای سازمان اهمیت دارد که در ادامه به برخی از آن ها اشاره می کنیم:
یکپارچگی اطلاعات: با استقرار ERP، اطلاعات تمامی بخش های سازمان در یک سیستم واحد جمع آوری و مدیریت می شود. این امر، منجر به افزایش دقت داده ها و کاهش خطاهای انسانی شده و از دوباره کاری جلوگیری می کند.
بهبود تصمیم گیری: دسترسی به اطلاعات دقیق و به روز، امکان تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه گزارش های مدیریتی جامع را فراهم می کند. این امر، به مدیران در تصمیم گیری های آگاهانه و مؤثر کمک شایانی می کند.
افزایش بهره وری: خودکارسازی فرآیندها و کاهش کارهای تکراری، باعث افزایش سرعت و دقت انجام کارها و در نتیجه، افزایش بهره وری کل سازمان می شود.
کاهش هزینه ها: با حذف سیستم های قدیمی و کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام کارهای تکراری، هزینه های عملیاتی سازمان به طور چشمگیری کاهش می یابد.
با استقرار ERP در سازمان، مدیران می توانند دید جامع و گسترده ای نسبت به عملکرد بخش های مختلف سازمان داشته باشند. این امر، در نهایت منجر به شناسایی و آشکار شدن فرآیندهای دستی ناکارآمد می شود. با برطرف کردن مشکلات و موانع موجود، صرفه جویی زیادی در زمان و هزینه سازمان حاصل شده و فرصت های پیشرفت و توسعه برای سازمان فراهم می گردد.
به طور کلی، استقرار موفقیت آمیز ERP، نیازمند برنامه ریزی دقیق، مدیریت صحیح پروژه، آموزش کافی کاربران و همکاری تمامی بخش های سازمان است. با انجام صحیح این مراحل، سازمان می تواند از مزایای بی شمار ERP بهره مند شده و به اهداف خود دست یابد.
در پیاده سازی ERP، مرحله ی پشتیبانی و به روزرسانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در واقع، می توان گفت که این مرحله، تضمین کننده ی پایداری سیستم، رضایت کاربران و بهره مندی کامل از مزایای ERP است.
پشتیبانی و به روزرسانی مداوم سیستم ERP، نقش مهمی در حفظ مشتریان و کاربران ایفا می کند و باعث استفاده ی بیشتر از قابلیت های سیستم می شود. این مرحله، شامل فعالیت های مختلفی است که در ادامه به آن ها اشاره می کنیم:
به روزرسانی مداوم سیستم ERP، باعث بازخورد و توسعه امکانات سخت افزاری و نرم افزاری می شود. این امر، در نهایت با اتوماسیون اداری، می تواند مشتری مداری را افزایش داده و رضایت بیشتری جلب کند.در واقع، پشتیبانی و به روزرسانی ERP، سرمایه گذاری بلندمدت برای سازمان است که به بهبود عملکرد، افزایش بهره وری و رضایت کاربران منجر می شود.
همانطور که می دانیم، پیاده سازی نرم افزار ERP، فرآیندی پیچیده و چند مرحله ای است. در کنار مراحل مختلف پیاده سازی، هزینه های مرتبط با آن نیز از اهمیت ویژه ای برخوردارند. در این بخش، به بررسی عوامل و نحوه برآورد هزینه های پیاده سازی ERP می پردازیم.
به دلیل تنوع و گستردگی عوامل مؤثر در هزینه های پیاده سازی ERP، نمی توان به طور قطعی و با ارقام دقیق، هزینه ها را مشخص کرد. هر سازمان، با توجه به اندازه، نوع فعالیت، پیچیدگی فرآیندها و نیازهای خاص خود، با هزینه های متفاوتی روبروست.
برای برآورد هزینه های پیاده سازی ERP، باید به موارد مختلفی از جمله هزینه های نرم افزار، مشاوره، پیکربندی، آموزش، زیرساخت و هزینه های پنهان توجه داشت. در ادامه، هر یک از این موارد را به تفصیل بررسی می کنیم:
نرم افزارهای ERP، بسته به نوع و گستردگی امکانات، قیمت های متفاوتی دارند. علاوه بر هزینه خرید نرم افزار، هزینه های سفارشی سازی نرم افزار نیز باید در نظر گرفته شود.
خرید نرم افزار ERP: نرم افزارهای ERP، با جمع آوری اطلاعات از واحدهای مختلف سازمان و ایجاد ارتباط و هماهنگی بین آن ها، نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان ایفا می کنند. انتخاب نرم افزار مناسب با توجه به نیازهای سازمان، از اهمیت بالایی برخوردار است.
هزینه های سفارشی سازی نرم افزار: با توجه به نیازهای خاص هر سازمان، ممکن است نیاز به سفارشی سازی نرم افزار وجود داشته باشد. هزینه های سفارشی سازی، بسته به میزان تغییرات و پیچیدگی آن ها، متفاوت خواهد بود.
مشاوره با شرکت های نرم افزاری متخصص، به سازمان ها در انتخاب و پیاده سازی نرم افزار ERP مناسب کمک می کند. هزینه های مشاوره، با توجه به مدت زمان و تخصص مشاور، متفاوت است.
پس از انتخاب نرم افزار، باید آن را با توجه به اطلاعات و منابع سازمان، تنظیم و پیکربندی کرد. این مرحله، نیازمند تخصص و تجربه کافی است و هزینه های مربوط به خود را دارد.
آموزش کارکنان برای استفاده از نرم افزار ERP، از اهمیت بالایی برخوردار است. هزینه های آموزش، با توجه به تعداد کاربران و مدت زمان آموزش، متفاوت خواهد بود.
ممکن است پس از راه اندازی نرم افزار ERP، نیاز به اضافه کردن ماژول ها و زیرساخت های جدید باشد. این مورد نیز جزء هزینه های پیاده سازی نرم افزار ERP محسوب می شود.
علاوه بر هزینه های آشکار، هزینه های پنهانی نیز در پیاده سازی ERP وجود دارند که باید به آن ها توجه داشت. این هزینه ها شامل موارد زیر می شوند:
با رعایت نکات زیر، می توان هزینه های پیاده سازی ERP را کاهش داد:
هزینه های پیاده سازی نرم افزار ERP، شامل هزینه های مختلفی از جمله هزینه های نرم افزار، مشاوره، پیکربندی، آموزش، زیرساخت و هزینه های پنهان است. سازمان ها باید با توجه به نوع فعالیت و نیازهای خود، این هزینه ها را برآورد و مدیریت کنند.
