یکی از بخش های مهم یک نرم افزار انبارداری تعریف واحد می باشد. تعریف واحد بدان معناست که شما به عنوان مدیر انبار می توانید بی نهایت کالا با تنوع های مختلف درون انبار خود داشته باشید. شما می توانید واحد های کارتن 12 عدد، کارتن 30 عددی، قوطی، لیتر و... را تعریف کنید و از آن در هنگام ثبت کالا استفاده نمایید. در صورتی که نرم افزار انبارداری این بخش را نداشته باشد شما فقط می توانید یک نوع کالا در انبار نگهداری نمائید و در برخی مواقع به درد سر می افتید.
در این قسمت از نرم افزار انبارداری، دسته بندی مربوط به هر کالا را وارد می نمائید. بعنوان مثال لامپ 100 وات آفتابی، لوازم خانگی، لوازم صوتی و تصویری و...
دسته می تواند یکی از سطح های شما باشد. معمولا دو مدل کسب و کار به نرم افزار انبارداری احتیاج فراوان دارند. یک دسته تولید کنندگان و یک دسته وارد کنندگان. البته دسته سومی هم وجود دارند که وظیفه نگهداری کالا را بر عهده دارند بعنوان مثال شرکت های پخش مواد غذایی، فروشندگان کالاها در فروشگاه های هایپرمارکت و یا انبار فروشگاه های اینترنتی مارکت پلیس (Market Place).
توسط گزینه سازنده شما می توانید نام برند و یا کشور وارد کننده کالا را در آن یادداشت نمائید.
یکی از بخش هایی که می تواند کمک حال انبارداران باشد بخش بارکد در نرم افزار انبارداری است. شما می توانید از سیستم تولید بارکد نرم افزار استفاده کنید، خودتان بارکد تایپ کنید و یا بدون بارکد کالا وارد کنید. استفاده از بارکدخوان به سرعت ورود و خروج کالا ها در انبار کمک می کند. ضمن آنکه از بروز خطاهای احتمالی نیز جلوگیری می کند. همچنین امکان تولید و چاپ بارکد بر روی حواله ها و یا فاکتورها یک ویژگی منحصر به فرد است و از اشتباهات می کاهد.
یکی از بخش های مهم و جذاب هر نرم افزاری خروجی و ورودی اکسل گرفتن آن است.
اگر بخواهیم به زبان ساده بگوئیم، نرم افزارهای مختلف توسعه دهندگان مختلفی دارند و هر کدام به زبانی برنامه نویسی شده است ولی با گذاشتن این قابلیت از فیلدها و رکوردهای هر برنامه ی می توان دو یا چند نرم افزار را به هم متصل کرد.
برای مثال: اگه شما نرم افزار حسابداری داشته باشید، تمامی کالاهای شما درون آن وجود دارد و وقتی می خواهید از نرم افزار انبارداری استفاده کنید باید دوباره زمان بسیار زیادی صرف کنید و این کالاها را مجدد درون نرم افزار انبارداری وارد نماید ولی با قابلیت ورودی و خروجی اکسل شما می توانید از جداول نرم افزار حسابداری خروجی گرفته و فایل اکسل آن را به ورودی نرم افزار انبارداری بدهید. با این کار شما در عرض چند دقیقه تمامی کالاهای مورد نیاز خودتان را در نرم افزار انبارداری مشاهده می کنید. البته بهتر است که شما از یک مجموعه نرم افزار یکپارچه استفاده نمائید تا تمامی فیلد ها رکوردهای شما همزمان باشند.
یک نرم افزار انبارداری خوب، نرم افزاری است که دست کاربر را برای تعریف چند انبار باز بگذارد. در صورتی که این امکان وجود داشته باشد شما می توانید برای انبارهای فیزیکی خود درون نرم افزار، انبار تعریف کنید و یا حتی می توانید انبارهای مجازی بسازید. مثلا انبار سفارش های خرید، انبار امانی، انبار موقت، انبار ضایعات و...
گزارش گیری معمولا جزء لاینفک هر نرم افزاری است. با این امکان از نرم افزارهای انبارداری برای حواله ها و موجودی هر کالا (کارتکس کالا) و... استفاده نمائید. این قابلیت که بتوان در کوتاه ترین زمان گزارش مورد نظر ساخته شود از ویژگی های ممتاز یک نرم افزار انبارداری است.
در برخی موارد به علت حجم داده های درون یک نرم افزار انبارداری (Big Data) فرآیند گزارش گیری و چاپ و یا PDF کردن آن ها سخت و طولانی می شود که برنامه نویسان نرم افزار انبار باید پیش بینی های لازم را در این راستا انجام دهند.
یکی دیگر از ملزومات نرم افزار انبارداری بستن حساب ها در پایان سال مالی تعریف شده در سامانه است. با این امکان از بهم ریختگی حواله و فاکتور ها جلوگیری می شود. گزارش ها آسان تر و سرعت بیشتر در محاسبه و گزارشگیری خواهید داشت.
در هنگامی که کالایی در نرم افزار انبارداری ثبت می شود باید یک حداقل موجودی در آن تعریف شود. این حداقل موجودی برای آن زمان است که به محض آنکه موجودی کالا به حداقل برسد، سامانه پیغام دهد و انباردار را از این موضوع مطلع سازد.
همچنین در حواله هایی که نیاز به تائید دارند نیز می توان این امکان را قرارداد تا از بروز اشتباه جلوگیری نمود و مدیران را از حواله های صادره مطلع نمود.
فرض کنید شما یک انبار مخصوص خریدهای خود دارید و حواله ای ورودی برای آن ثبت می کنید. وقتی خرید ها به دست شما رسید، شما می خواهید آن را به انبار اصلی منتقل کنید. شما باید ابتدا حواله ی خروجی از انبار خرید خود ثبت نمائید و پس از آن حواله ی ورودی برای انبار اصلی خود بزنید. ولی در امکانی ویژه نرم افزار انبارداری می توانید این کار را با یک کلیک انجام دهید. حواله خود را انتخاب کنید و مقصد آن را تعیین کنید. به راحتی تمام کالاهای موجود در یک حواله به انبار دیگر منتقل می شوند.
هر کسب و کاری شیوه و روش خاص و منحصر به فرد خودش را دارد و توقع اینکه ما یک نرم افزار انبارداری تولید و آن را به چندین کسب و کار فروخته، انتظار دور از ذهنی است. هر نرم افزاری می بایست امکان سفارشی سازی مطابق خواست مشتری و پشتیبانی از آن را داشته باشد. مدیران انبار قبل از اقدام به خرید نرم افزار انبارداری حتما این نکته را فراموش نکنند. هیچ وقت سمت یک نرم افزار بن بست نروید.
تمامی مواردی که در بالا ذکر شده امکانات ویژه نرم افزار انبارداری انبار آنلاین بوده و در مقاله بعدی به نسخه وب سرویس (api) نرم افزار انبارداری، خواهیم پرداخت.
