تعاریف و مقادیر اولیه باید مناسب نوع استفاده شما باشد. وقتی که نرم افزار انبار آنلاین را تهیه می کنید، باید در ابتدا تعاریف و تنظیمات اولیه را وارد نرم افزار کنید و از آن به بعد دیگر نیاز به این کار نیست، البته در صورتی که با مشکلی مواجهه شدید، می توانید از طریق تیکت در پورتال و یا تماس تلفنی ای همکاران ما کمک بگیرید.
تمامی فعالیت نرم افزار انبارداری وابسته به عامل های زمان و مکان است که زمان همان دوره کاری و مکان تعیین محل فیزیکی انبار است. وقتی نرم افزار برای اولین بار اجرا می شود یک انبار پیش فرض بعنوان انبار اصلی و سال جاری بعنوان دوره کاری بارگزاری شده است. مدیر سیستم می تواند نام انبار را تغییر و انبار های دیگر را اضافه کند.
بسته به نوع کالای شما، واحد های کیلوگرم،گرم، لیتر، تعداد، تن، جین، قوطی و غیر وجود دارد. که می توانید آن ها را وارد قسمت تعریف واحد نمایید. در رابطه با کالاهایی که دو واحد دارند، ما ویدئوی تبلیغاتی – آموزشی تهیه کردیم که می توانید آن را از اینجا و یا سایت آپارات دنبال نمایید.
اگر نیاز به چند نوع کالا در انبار دارید می توانید آن ها را دسته بندی کنید مانند دسته لوازم آرایشی، دسته پوشاک، دسته لوازم خانگی و دسته لوازم صوتی و تصویری. البته می توانید بنا به نظر خودتان نام دسته را در تنظیمات تغییر دهیم و بنویسید سایز و یا هر چیز دیگری. ما این امکان را به شما می دهیم که تا حد ممکن نرم افزار را سفارشی برای خودتان تعریف کنید.
نام کشور سازنده، برند، نام کارخانه یا هرچیزی که مشخص کنه کالا مربوط به آن است در بخش سازنده نوشته می شود. مجددا در این بخش هم عین بخش دسته می توانید نام آن را تغییر دهید و مقلا رنگ بندی بنویسید.
کل کاری که در نرم افزار انبارداری انجام می شود ورود کالا و مدیریت آن است. در بخش ثبت کالا ما فیلدهای خیلی مهم را قرار داده ایم. فیلدهایی که اگر حذف شوند به ماهیت نرم افزار لطمه می خورد ولی امکان دارد در کسب و کار شما، نیاز به توضیحات و فیلدهای دیگر باشد که برای داشتن این فیلدها می توانید با همکاران بخش فروش تماس بگیرید.همچنین برای درج بارکد می توانید از بارکد خوان استفاده کنید تا سرعت بیشتر و خطای کمتری داشته باشید. انبار آنلاین با دستگاه های بارکدخوان سازگار است و می توانید از این دستگاه ها بصورت آنلاین استفاده کنید.
با تعیین عددی برای حداقل و حداکثر موجودی کنترل موجودی را در دست داشته باشید. در صورتی که موجودی به حداقل برسد سامانه پیغام و هشدار می دهد همچنین می توانید اجازه خروج بدون محدودیت موجودی را فعال کنید تا بدون محدودیت کالا های انبار را پیش فروش یا خارج کنید، البته باید به موجودی منفی در زمان انبارگردانی و تحویل کالا توجه کنید. ما مشتریانی داشته ایم که این اعداد را مورد توجه قرار نداده اند و در ابتدا عددهای فرضی وارد کردند. این دست شماست ولی به رشد کسب و کار فکر کنید و وقتی تعداد کالاها و نیروی انسانی زیاد شود، گم شدن تعداد موجودی موجب نابودی آن کسب و کار می شود.
محاسبه علمی حداقل موجودی و حدااکثر موجودی فرمولی دارد که در زیر می بینید.
لازمه توجه کنید که در ثبت کالا می توانید از اکسل برای ورود یکباره کالا ها استفاده کنید در بخش مدیریت ورود کالا از طریق اکسل، نمونه اکسل را دانلود کنید. موارد درج شده را تکمیل و فایل جدید را آپلود کنید. در جدول موقت کالاهای ورودی را می بینید، بعد از ویرایش و تایید دکمه انتقال را فشار دهید. نرم افزار بارکد های تکراری را شناسایی کرده و برای حذف یا ویرایش کالا فرصت دوباره ای دارید. داشتن یک نرم افزار انبارداری حتما می تواند به شما در مدیریت انبار کمک کند ولی از اکسل غافل نشوید، شما می توانید فایل های اکسل خودتون رو به راحتی وارد نرم افزار کنید و یا گزارشاتی از نرم افزار دریافت و آن را با فرمت اکسل برای خود ذخیره کنید.
از مقادیر مهم دیگری که باید در نرم افزار تعریف کنید نوع فرم است. بسته به کار شما، نام فرم متفاوت است اما عملیاتی که در انبار اجرا می شود: ورورد و خروج است. شما می توانید با توجه به کسب و کارتان نام فرم را درج کنید. فرم ورود یا خروج، و حواله خرید و فروش عملیات مشابه دارد. مثلا حواله برگشت از فروش یا مرجوعی عملیات ورود، و حواله برگشت از خرید عملیات خروج را دارد. باید به یاد داشته باشید نوع حواله ای که استفاده شود قابل حذف یا ویرایش نیست. و این قانون برای همه مقادیر تعریفی وجود دارد.
