وقتی که نرم افزار اکسل (Microsoft Excel) را بازمی کنید، صفحه گسترده ای از سطر هایی دارای شماره و ستون هایی دارای حروف الفبای انگلیسی مشاهده خواهید نمود که به اصطلاح خانه های هوشمند (سلول) نرم افزار اکسل (صفحه گسترده) است، و در واقع کاربرد اصلی این نرم افزار همین سلول ها می باشند.
در ادامه این مقاله می خواهیم با 10 عیب نرم افزارهای صفحه گستر (اکسل) آشنا شویم:
دستکاری های جعلی در فایل های شرکت اکسل در حال حاضر منجر به زیان میلیارد دلاری شده است. دلیل اصلی اساسی این آسیب پذیری صفحه گسترده، کمبود ذاتی کنترل هاست که باعث می شود بدون شناسایی در فرمول و وابستگی ها تغییر ایجاد شود.
در حالی که تقلب تهدیدی برای سیستم های صفحه گسترده است، تهدیدی جدی تر وجود دارد که باید بطور جدی از خلاص شدن سیستم های قدیمی به آن توجه کرد و آن حساسیت شدید به خطاهای بنیادی بیهوده است. نشانه های منفی گمشده و ردیف های نا هموار می توانند بی ضرر باشند اما زمانی که آن ها به اعتماد سرمایه گذاران آسیب برسانند یا موجب زیان قابل توجهی به مبلغ میلیون ها دلار شوند، شما باید درک کنید که وقت آن است که به گزینه های بهتر بروید.
بنا به موارد 1 و 2 چگونه در مورد آزمایش و تست صفحات گسترده موفق باشید. صفحه گسترده فقط برای آن ساخته نشده است. بطور معمول اطلاعات مربوط به صفحه گسترده مرتبط در پوشه های مختلف، دفاتر و حتی مکان های جغرافیایی پراکنده نیست بدتر اینکه اگر شما بتوانید موقعیت مکانی هر فایل مرتبط را دقیق مشخص کنید، ردیابی منطق فرمول ها از یک سلول مرتبط با آن به دیگران می تواند مدت ها طول بکشد. اکنون بسیار واضح است که چگونه می توانید یک مشکل مشابه را در هنگام رفع تشخیص داده های مشکوک مشاهده کنید.
از ترکیب موارد 1و2و3 چه چیزی را دریافت می کنید. یکسر دردسر بزرگ که بر پایبندی قانون ها تاثیر می گذارد و ما فقط در مورد یک یا دو مقررات صحبت نمی کنیم Serbanes-Oxley (SOX)، Dodd-Frank، Basel II، Solvency II، Direction Protection of EU Data، و FAS 157 تنها تعدادی از مقرراتی هستند که بر صفحات گسترده تاثیر می گذارند و بنظر می رسد که فقط دست گرمی هستند.
ما در حال حاضر زمانی هستیم که تغییرات عمده شکل می گیرد و تغییر در چشم انداز کسب و کارها وجود دارد. ادغام و جذب، مدیریت فروش، فن آوری های جدید، بلایای طبیعی و غیره. اگر کسب و کار شما به اندازه کافی چابک برای انطباق با چنین تغییراتی نیست می توانید به راحتی آن را پشت سر بگذارید و یا حتی با حذف شدن از چرخه کنار بیایید. صفحات گسترده معمولا توسط کسانی ساخته می شوند که دانش فنی مربوط به مستندات نرم افزاری ندارند. در نتیجه فایل اکسل برنامه ی کاربر بسیار توسعه یافته اما شخصی می شود. اگر فرد جدید به عنوان بخشی از یک تغییر عمده در کسب و کار شود، تازه وارد و ممکن است از ابتدا شروع کند.
برنامه ریزی، پیش بینی، بودجه بندی و گزارش دادن هکه فعالیت های مشترک هستند. بعبارت دیگر برنامه ها، پیش بینی ها، بودجه ها و گزارش ها بطور معمول نیاز به اطلاعات از افراد مختلف متعلق به بخش های مختلف دارند علاوه بر این اسناد نهایی نتیجه تبادل چندگانه داده ها، ایده ها و فایل ها است. در حال حاضر اگر دفاتر شرکت شما در سراسر شهیر یا کشور پراکنده شود و اگر اعضای تیم خاص با فاصله از هم جدا شوند، تنها راه برای تبادل اطلاعات ذخیره شده اکسل یا صفحات گسترده ایمیل است. تجربه نشان داده است که چنین شیوه ای منجر و حساس به داده های تکراری و داده های نادرست است. اعضای تیم تمایل پیدا کردن آن را دشوار ندارند و برای پیگیری فایل های مشابه و گاهی حتی در ارسال نسخه نهایی اشتباه می کنند.
اکسل یا صفحات گسترده وقتی به ورودی ساده داده ها و وظایف تجزیه و تحلیل سریع داده ها توسط کاربران نهایی بسیار مورد توجه قرار می گیرد. داده ها در سیستم های مبتنی بر صفحه گسترده در سراسر سازمان توزیع می شود. بنابراین وقت آن است که برای تولید گزارش ها لازم است از یک روند تثبیت آهسته بروید. در اغلب موارد کاربران نهایی باید داده ها را از فایل های مختلف جمع آوری کنند، آن ها را خلاصه کرده و از طریق کپی یا ایمیل و سی دی و رسانه های ذخیره سازی قابل حمل به اشتراک بگذارند. سران گروه ها باید قبل از ارسال آن ها به سرپرست خود روند مشابهی داشته باشند. این باید تا زمانی که تمام اطلاعات به تصمیم گیرندگان اصلی سازمان برسد، ادامه دارد. در طول کل روند تثبیت داده ها تحت فعالیت های متعددی قرار می گیرند که شامل خط کپی، ورود سلول و محدوده مشخص می شود.
در یک محیط اکسل یا صفحات گسترده استخزاج داده ها از بخش های مختلف، تثبیت آن ها و خلاصه کردن اطلاعات بطوری که به کمک شرکت در زمان های بغرنج بیاید بسیار وقت گیر خواهد بود. و چون هر کس که در پردازش اطلاعات دخیل است باید بسیار مراقب باشد که تمامیت داده ها را حفظ کند. ازین رو محتاطانه است که تا حد امکان دوبار بررسی شود. این کار اضافی اما ضروری می تواند فر آیند را بیشتر کند. بنابر این زمانی که اطلاعات با زحمت موارد بالا بدست می آید ممکن است زمان زیادی برای کار با آن نداشته باشند.
هماهنطور که قبلا گفته شد داده ها در اکسل یا صفحات گسترده هرگز در یک مگان نگهداری نمی شوند. در واقع کاملا خلاف این است. بدتر از آن این است که آن ها همیشه در دست کارکنان غیر تجاری است که به وضوح با ذخیره سازی و بهترین روش های پشتیبان گیری آشنا نیستند. بنابراین اگر یک فاجعه بزرگ رخ دهد بازیابی کامل داده ها می تواند بسیار دشوار باشد، اگر غیر ممکن نباشد! بعنوان یک نتیجه، حتی اگر این شرکت دارای ذخایر مالی باشد فقدان داده ها ( مانند سوابق حساب، سوابق مشتری و موجودی ) برای کار کردن می تواند مانع راه اندازی مجدد سریع شرکت خواهد شد.
اگر یک سازمان رشد کند، داده ها در اکسل یا صفحه گسترده بیشتر توزیع می شود سپس مسایل مطرح شده در بالا را ترکیب می کند. برای یک سازمان بزرگ توصیه می شود از اکسل و صفحات گسترده استفاده نکنید.
