در برداشت عامیانه، انبار فضایی است که کالا، اجناس و سایر موجودی ها در آن نگهداری می شوند، اما آنچه از تعریف انبار، در سازمانها مدنظر قرار می گیرد عبارت است از محل و فضایی که در آن یک یا چند قلم کالا براساس یک سیستم منظم و طبقه بندی شده نگهداری می گردند.
براین اساس انبارداری عبارت است از کلیه عملیات و فعالیت های مربوط به تهیه و دریافت موجودی مورد نیاز، نگهداری صحیح و اعمال کنترلهای موثر بر اقلام مذکور و تحویل آنها به مصرف کننده، طبق یک سیستم منظم و با رعابت مقرارت و دستورالعمل های حاکم بر سازمان به نحوی که موجبات سهولت در ورود و خروج کالا با حداقل هزینه را فراهم می آورند. به بیان دیگر انبارداری شامل اجرای یک سری روشهای سیستماتیک و اعمال کنترلهای موثر از لحظه دریافت کالا تا زمان تحویل آن به مصرف کننده و خروج از انبار می گردد.
این نوع انبارها از چهار طرف دیوارکشی شده و محصور است و دارای سقفی متناسب با زیرسازی ساختمان می باشد. برای این نوع انبارها درب های ورودی و خروجی در نظر گرفته شده که تمام نقل و انتقالات از همین درب ها مقدور می باشند و برای نگهداری کالاهایی های که به علت مواد خاصی که در آنها وجود دارد باید در فضای بسته قرار گیرند بکار گرفته می شوند مانند سیلوها، انبار لوازم اداری و...
این گونه انبارها فاقد حصار و حفاظ جانبی بوده و فقط دارای سقفی متناسب با وضعیت انبار بوده که بر روی پایه هایی نصب شده است. این نوع انبار کالا را از باران و تابش مستقیم آفتاب حفظ می نماید، مانند انبار قطعات و برخی ماشین آلات، انبار علوفه و...
این انبار فاقد هرگونه حفاظ و یا سقف بوده و بصورت محوطه و محدوده باز می باشد. در این نوع انبارها اجناسی که در مقابل بارش و نور آفتاب خاصیت خود را از دست نمی دهد، نگهداری می شوند. مانند انبار سنگ، موزائیک و برخی ماشین آلات، انبار ضایعات
انواع انبار از نظر نوع کالا
این گونه انبارها برحسب نوع کالا و مشخصات موجودی هایی که در آن نگهداری میشود به چندین نوع تقسیم می شوند از جمله انبار مواد اولیه، انبار کالای نیمه ساخته، انبار کالای ساخته شده و محصول نهایی، انبار لوازم یدکی، انبار ضایعات و انبارهای خاص مانند انبار مواد شیمیایی و...
انبار کالای فاسد شدنی
این نوع انبارها به منظور نگهداری مواد و کالاهای خاص و مطابق با مشخصات و شرایط ضرروی جهت نگهداری آنها ساخته می شوند. مانند انبار مواد غذایی که این انبارها باید دارای سیستم های سرمایشی و گرمایشی برای کنترل درجه حرارت و دمای مورد نیاز سیستم تهویه و... باشد مثل سردخانه ها.
این انبار برای نگهداری کالاهایی بکار می رود که دارای قابلیت انفجار و یا اشتعال می باشد و لذا باید مقررات حفاظتی ویژه ای در مورد آنها رعایت کرد و حتی الامکان از نگهداری، منابع حرارتی در این نوع انبارها اجتناب کرد و کالا را در درجه حرارت معین مواظبت نمود مانند بشکه های نفت و بنزین و کپسول های گاز و...
این انبار برای نگهداری موادی که بدون بسته بندی خاصی در یک جا نگهداری می شوند بکار می رود. به این انبارها سیلو نیز گفته می شود. مانند سیلوی گندم، سیمان.
این انبارها مخصوص نگهداری کالایی هستند که از ترکیبات شیمیایی بدست آمده اند و ممکن است تماس با آنها به انسان و یا سایر کالاها آسیب برساند. برخی از این نوع مواد در خارج از درجه حرارت ویژه ای دچار تغییر و یا اشتعال می شوند، لذا باید شرایط ایمنی خاصی برای آنها در نظر گرفت مانند انبار کود شیمیایی، انواع اسید، تینر و الکل ها.
دربرخی از سازمانهای دیگر مسئولیت انبار و کنترل و نظارت برا نبار و کارکنان آن بر عهده مدیر انبار است و مدیر انبار نیز مستقیماً زیر نظر مدیر موسسه فعالیت می کند.
موجودی کالا حجم زیادی از دارایی های موسسات محتلف و علی الخصوص موسسات تولیدی و تجاری را تشکیل داده، فعالیتهای مرتبط با موجودی های بخش وسیعی از هزینه های عملیاتی و تولیدی را به خود اختصاص می دهند. تعاریف متعددی از موجودی کالا ارائه شده ولی کامل ترین این تعاریف عبارت است از اقلامی از دارایی های مشهود و متعلق به یک موسسه که
از تعریف فوق چنین استنباط می شود که اولاً موجودی کالا یک قلم از دارایی های سازمان است، ثانیاً موجودی کالا دارایی های غیر مشهود مانند سرقفلی، حق تألیف و...را شامل نمی گردد.
ثالثاً موجودی کالا شامل کالای ساخته شده، نیمه ساخته، مواد خام و یا قطعاتی که بطور مستقیم و یا غیر مستقیم در جریان تولید محصول مورد استفاده قرار می گیرند نیز می گردد و بالاخره اینکه موجودی های مصرفی بوده و دائماً در گردش و جریان می باشند. وجه تمایز بین موجودی کالا و دارایی های ثابت نیز در همین مصرفی بودن موجودی هاست.
همانگونه که گفته شد هر سیستم دارای یک سری اجزاء می باشد که در ارتباط با همدیگر بوده و تشکیل دهنده یک مجموعه هدفمند می باشند. سیستم انبار نیز برای خود اجزایی دارد که برخی از این اجزاء عبارتند از:
نیروی انسانی انبار شامل کلیه افرادی می شود که در مراحل مختلف انبارداری سازمان (از درخواست خرید کالا تا مرحله تحویل آن به مصرف کننده) فعالیت دارند. این افراد عبارتند از مدیران انبارها، انباردار یا کارمندان انبار، خدمه انبار و... هر کدام از این افراد وظایف خاصی را انجام می دهند که در زیر به این وظایف اشاره می کنیم.
مدیران انبار شامل کلیه افرادی می گردند که در مشاغل مرتبط با انبار وظیفه سیاست گذاری برای بخش انبارهای سازمان و برنامه ریزی برای موجودی کالا و نیز سازماندهی تشکیلات انبارها را برعهده دارند. مهمترین وظایف مدیران انبار به شرح ذیل می باشد:
منظور از انبارداران کلیه کسانی هستند که وظایف اجرایی انبار را برعهده داشته و مسئولیت دریافت، نگهداری و حفظ وحراست از موجودی کالاهای انبار و نیز فراهم آوردن اسناد و مدارک و ثبت و ضبط و ارائه اطلاعات موردنیاز مدیران را برعهده دارند. وظایف اصلی انبارداران عبارت است از:
مسئول انبارها در هر سازمان وظیفه برآورد، پیش بینی و تهیه و تأمین احتیاجات و نیازمندی های سازمان در تمام اوقات را برعهده دارد. همچنین طبقه بندی، شماره گذاری و تنظیم و ترتیب اجناس و حفظ و نگهداری آنها برطبق روشهای متداول از دیگر وظایف مسئول انبارها است.
هر اداره انبار در یک سازمان از مخزن های تخصصی برای رفع نیازهای خاص آن سازمان تشکیل می گردد. مانند مخزن قطعات لوازم یدکی، مخزن کالای مصرفی و... که هر مخزن از ترکیب چند انبار شکل می گیرد.
انبارهای ذخیره نیز انبارهایی هستند که احتیاجات کلی سازمان درآنجا گرد آمده و به مرور زمان به انبارهای جزء انتقال داده می شود.
ایجاد یک سیستم صحیح انبارداری در سازمانها موجب سودآوری موسسه بوده و مزایایی را برای سازمان به دنبال دارد که در زیر به برخی از آنها اشاره می شود:
در تنظیم سیاست ها و رویه های انبارداری باید به نکات زیر توجه نمود.
موجودی کالا یکی از اقلام مهم در سرمایه خیلی از سازمانها محسوب می شود، بطور کلی در برخی موارد تا 30 الی 40 درصد دارایی های برخی موسسات را بخود اختصاص می دهد که نگهداری از آنها امری مهم و حیاتی برای سازمانها محسوب می شود. براین اساس انبارداری را در کلیه عملیات مربوط به تهیه و دریافت موجودی مورد نیاز، نگهداری و کنترل آنها و تحویل به موقع این اقلام به واحدهای دریافت کننده با حداقل هزینه و رعایت مقررات و دستورالعمل های حاکم بر سازمان تعریف می نمائیم.
انواع مختلفی از انبارها مثل انبارهای فلزی، بتونی، لوله ای، هانگارد، باز، انبار مواد فله، مواد شیمیایی، انبار ضایعات، انبار ترانزیت و... وجود دارد که هر کدام برای نگهداری نوع خاصی از مواد و کالاها استفاده می شوند. تشکیلات داخلی و جایگاه انبارها در برخی سازمانها متفاوت از سازمانهای دیگر می باشد که این جایگاه به عواملی مثل اندازه، نوع فعالیت سازمان و... دارد. همچنین اقلام موجود در انبارها متنوع بوده و از مواد اولیه و نیمه ساخته گرفته تا کالاهای ساخته شده و اجناس اسقاطی را شامل می شود.
به منظور بهره برداری مناسب از انبارها، هرکدام از اجزاء سیستم انبار باید هماهنگ با سایر اجزاء وظایف تعریف شده خود را به نحو احسن انجام دهد.
