فرایند انبارداری را بصورت مراحلی شامل تهیه و دریافت موجودی مورد نیاز و پس از آن طبقه بندی و نگهداری صحیح کالا براساس یک سیستم منظم که موجب سهولت دسترسی به کالا گردد تعریف نمودیم. در این مقاله ابتدا به بررسی شیوه ها و روشهای ورود کالا به انبار و عملیات مربوط به طبقه بندی و نگهداری صحیح موجودی کالا در انبار اعمال می گردند تحت عنوان کدگذاری کالاها، روشهای انبار کردن و طبقه بندی و چینش اصولی کالاها و حمل و نقل کالا در انبار و... بطور مفصل تر مورد اشاره قرار می گیرند. در ادامه روشهای خروج کالا از انبار و تحویل آن به مصرف کننده (یا سایر استفاده کنندگان) تشریح شده و در پایان نیز به برخی از شیوه ها و مدلهایبرنامه ریزی سفارشات و کنترل فرایندهای انبارداری اشاره می شود.
پس از تصمیم گیری مسئولین انبار در مورد خرید (و یا ساخت) کالای مورد نیاز و خرید آن ها توسط مأمورین خرید سازمان کالای مذکور با طی مراحل اداری مربوطه و تکمیل اسناد حسابداری و فرمهای انبار تحویل انباردار می گردد. علاوه بر خرید، از طرق دیگر نیز کالا وارد انبار می شود. بطور اجمالی کالا و مواد یک سازمان از طریق مبادی و کانالهای زیر به انبارها وارد و به موجودی های سازمان افزوده می شوند.
هرگاه کالایی از سوی واحدهای سازمان درخواست شود که در انبار موجود نباشد، و از سوی انباردار (و یا واحد درخواست کننده) فرم درخواست خرید کالا تهیه و تنظیم می گردد و مأمور خرید نیز طبق قوانین و مقررات مربوطه اقدام به خرید کالاهای مذکور از بازار نموده و کالای خریدای شده از سوی مأمور خرید همراه با یک نسخه از فرم تقاضای کالا و درخواست خرید به انبار تحویل داده می شود که پس از اعمال کنترلهای لازم از سوی انباردار و ثبت اطلاعات آن در سیستم نظام نوین مالی، رسید کالا صادر و به مأمور خرید تحویل می گردد.
در صورتی که لوازم یا کالای دریافت شده نیاز به بررسی های فنی و تخصصی بیشتری داشته باشد که در توانایی تخصصی انباردار نبوده و یا اینکه مستلزم بررسی طولانی تری باشد برای کالای مذکور رسید موقت انبار صادر شده و سپس کالای مذکور یا نمونه ای از آن ها برای کنترل و حصول اطمینان از کیفیت آن به واحدهای مربوطه ارسال می گردد. چنانچه نظرات کارشناسی که معمولاً در غالب فرم کنترل کیفیت ارائه می شود کیفیت کالا را تأیید نماید، رسید تحویل دائم انبار برای آن صادر می گردد.
چنانچه انباردار کالا یا لوازم دریافت شده را مورد کنترل و نظارت کمی و کیفی قرار داده و مطابقت آن ها را با اسناد مربوطه مورد تأیید قرار دهد، کالا بطور قطعی تحویل گرفته شده و رسید تحویل دائم انبار صادر می گردد.
چنانچه انباردار کالا یا لوازم دریافت شده را مورد کنترل و نظارت کمی و کیفی قرار داده و مطابقت آن ها را با اسناد مربوطه مورد تأیید قرار دهد، کالا بطور قطعی تحویل گرفته شده و رسید تحویل دائم انبار صادر می گردد.
در این نوع خریدها، تحویل کالا به نوع قرارداد خرید خارجی بستگی دارد و انباردار نیز پس از تحویل کالا، اطلاعات آن را در کارت انبار (کامپیوتر) ثبت نموده و برای آن رسید انبار صادر می نماید.
در این روش کالایی که از طریق مناقصه خریداری شده از سوی فروشنده به انبار تحویل گردیده و انباردار نیز پس از مطابقت دادن آن با مفاد قرارداد، اقدام به صدور رسید انبار و تنظیم صورتمجلس تحویل کالا در چند نسخه می نماید که به اتکاء همین صورت مجلس تحویل کالا، حساب فروشنده تسویه می گردد.
به دلایل مختلف ممکن است کالای خارج شده از انبار، مجدداً به انبار برگشت داده شود که در این صورت انباردار پس از اعمال کنترلهای لازم و حصول اطمینان از صحت کالا، برای ورود مجدد آن ها به انبار فرم «برگشت کالای مرجوعی» صادر می نماید. از جمله دلایل برگشت کالا به انبار می توان به مازاد بر نیاز دریافت کننده بودن، معیوب و یا غیر قابل استفاده بودن کالا برای واحد دریافت کننده و... اشاره نمود.
یکی دیگر از راههای ورود کالا به انبار، دریافت کالاهایی است که از انبارهای ذخیره، مخزن و یا سایر انبارهای موسسه به انبار موردنظر ارسال می گردد.
طبق توافقات فی مابین موسسات، ممکن است کالا (ابزار، قطعات و...) سازمانی به سازمانی دیگر امانت داده شود که در این صورت انبار دریافت کننده برای کالای مذکور فرم دریافت کالای امانی صادر می نماید. کالای مذکور بصورت موقت دریافت شده و لذا کد وشماره موقت برای آن در نظر گرفته می شود.
1)اهمیت نگهداری کالا
همانگونه که اشاره شد انبارداری فرایندی است که از زمان دریافت کالا توسط انباردار تا زمان تحویل دادن کالا به مصرف کننده را در بر می گیرد. پس از ورود کالا به انبار ضروری است تا مراقبت های لازم از کالا بعمل آمده و تا زمان مذکور محافظت گردد. در راستای نگهداری صحیح و شایسته از موجودی انبار، اصول و روشهای مختلفی مورد استفاده قرار می گیرند که در ادامه به بررسی اصول و فنون مذکور می پردازیم.
2)کدگذاری
به منظور شناسایی و تفکیک راحت تر کالاهای انبار و دسترسی سریع و آسان به آن ها لازم است تا برای کالاها و محل استقرار آن ها در انبار رمزهایی (کدهایی ) در نظر گرفته شود. کدها عبارتند از هرگونه علامت، حرف، عدد و یا ترکیبی از آن ها که بصورت قراردادی برای تفکیک کالاهای انبار مورد استفاده قرار می گیرند و کد گذاری نیز عبارت است از روشی قراردادی و منظم که از طریق آن اطلاعات خاصی بصورت مختصر و در عین حال دقیق از شخصی به شخص دیگر انتقال می یابد (از فرستنده به گیرنده)
کدهای مورد استفاده از یک سازمان ممکن است جنبه فراگیر و حتی جهانی داشته باشد و یا اینکه صرفاً ویژه سازمان خاصی باشند که بصورت قراردادی تعریف و طراحی شده اند. لازم به ذکر است که دامنه استفاده از کدها بسیار فراگیرتر از اقلام انبار بوده و در مسائل مختلفی مثل سیستم های حسابداری، دفترداری، شماره های پرسنلی، فروشگاه ها، مخابرات، خط تولید و... بکار می روند.
برخی از مهمترین فواید استفاده از کدگذاری در انبارها عبارتند از:
روش های متعددی برای کدگذاری وجود دارد که پرمصرف ترین آن ها روش عددی و روش کدگذاری میله ای بار کد می باشد.
1-2- روش کدگذاری میله ای (بارکد)
کدهای میله ای یکی از روشهای متداول کدگذاری در سیستم های کامپیوتری هستند که دامنه بکارگیری آن ها روز به روز در حال گسترش می باشد و از شناسایی کالاها در انبار تا ثبت و ضبط اطلاعات ورودی و خروجی کالا، فروشگاه ها، کتابخانه ها و موارد مشابه را شامل می شود. در این روش کدهای به جای ارقام به وسیله میله های روشن و تاریک و با ضخامت های مختلف نمایش داده می شوند و هر میله بیانگر یک سری اطلاعات خاص می باشد. این اطلاعات ممکن است نام کالا، تعداد، قیمت، تاریخ تولید و انقضا و یا سایر اطلاعات مورد نیاز در مورد کالاهای انبار (و یا پرسنل ) باشد.
اطلاعات مذکور از طریق میله ها به صورت رمز درآمده و پس از بازخوانی به وسیله دستگاه های کارت خوان، تبدیل به حروف و ارقام می شوند و اطلاعات موردنیاز را منتقل می نمایند. یقیناً استفاده از این روش مستلزم بکارگیری سیستم های رایانه ای و تجهیزات خاصی است که با توجه به فراگیر شدن کاربرد رایانه ای در امور مختلف، کدگذاری میله ای نیز جایگاه مهمتری می یابد.
3)طبقه بندی و استقرار کالاها در انبار
تنوع و تعدد حوادث و امورات پیرامون انسانهاو محدودیت ذهن انسان درشناسایی همه این پدیده ها، باعث گردیده تا آدمی بطورطبیعی، درهرمحیطی که قرار می گیرد بلافاصله براساس برخی ویژگیهای مشترک پدیده های آن محیط به طبقه بندی امور و تفکیک آن ها از همدیگر بپردازد.
طبقه بندی عبارت است از فرایند تقسیم و دسته بندی انواع کالاها و اقلام موجود به گروه هایی که دارای ویژگیها و صفات مشترک بوده به طوری که بتوان براساس آن ویژگیها یک گروه را از سایر گروه ها متمایز نمود.هدف اصلی از طبقه بندی کالاهای انبار، سهولت در تشخیص و تفکیک آن ها از همدیگر می باشد و لذا طبقه بندی کالا معمولاً در مواردی اجرا می شود که تنوع و تعدد اقلام زیاد باشد.
4)تفکیک کالاها بر مبنای مشخصات و ویژگیهای مختلف آن ها
در این روش کالاها را براساس برخی ازویژگیها مانند رنگ، جنس، کیفیت، اندازه و... طبقه بندی می نمایند. مثلاً می توان کالاهای شیمیایی، پلاستیکی، چوبی، فلزی و... را در گروه های اصلی دسته بندی کرده، درمرحله بعد هر کدام را براساس ویژگیهای دیگری مثل کیفیت، اندازه یا رنگ و.. از همدیگرتفکیک کرد.
1-4) تفکیک کالاها براساس نام و حروف الفبا
در این روش کالاها را براساس حروف الفبا از همدیگرتفکیک کرده و براساس حروف درجاهای مشخص در انبار نگهداری میشوند.
2-4) تفکیک کالاها براساس تاریخ
در انبار می توان کالا را طبق تاریخ ورودشان به انبار قرار داده و از همدیگر جدانمود.
3-4) تفکیک کالا براساس کاربرد
در این روش که رواج بیشتری نیز دارد، کالاها را براساس کاربرد مشترکی که دارند به گروه های اصلی و فرعی تقسیم کرده و برهمین اساس نیز در انبار نگهداری می شوند. مثلاً می توان کالاهای مورد استفاده در ساخت محصول، لوازم یدکی و مواد مصرفی و غیره را در دسته های جداگانه ای قرار داد.
5)چیدن کالا در انبار
پس از وارد کردن کالاها به انبار لازم است تا این کالاها طبق یک نظم خاصی در انبار استقرار یابند. چیدن صحیح کالا در انبار نقش مهمی در افزایش راندمان کاری انبارها دارد. چینش صحیح کالاها ضمن ایجاد نظم و ترتیب در انبار در کاهش هزینه هایی مثل هزینه های مربوط به حمل و نقل، زمان، صدمه دیدن کالا، فضای اشغال شده و موارد مشابه بسیار موثر است.
1-5) شاخص های چیدن کالا درانبار
در چیدن صحیح کالاها در انبار باید یکسری اصول ونکات را در نظر گرفت. برخی از مهمترین عوامل و شاخص های مورد توجه برای چیدن اجناس در انبار عبارتند از:
1-1-5) میزان استفاده و تقاضا برای کالا
یکی از مهمترین عواملی که در چیدن اجناس در نظر گرفته می شود میزان کاربرد و تقاضا برای کالاست. اجناسی که میزان تقاضا برای آن ها بالاست و به میزان زیادی در انبار جا به جا می شوند (حمل و نقل و ورود و خروج آن ها به انبار زیاد است) باید در نقاطی از انبار قرار گیرند که به راحتی در دسترس بوده و احیاناً نزدیک به درب انبار قرار داده شوند. تااز میزان جابه جایی و حمل و نقل آن ها کاسته شود. براساس میزان تقاضا برای اجناس آن ها را می توان به سه دسته تقسیم نمود:
3-5) وجه تشابه
2-1-5)یکی از اصول رایج در انبارها کنار هم قرار دادن اجناس مشابه است. اجناسی که دارای کاربرد مشابه و یا مکمل بوده و یا در یک سیستم واحد بکار گرفته می شوند، لازم است تا در انبار نیز در یک محدوده نگهداری شوند مثلاً در انبار لوازم یدکی، کلیه اجزائ سیستم ترمز، سیستم گرمایشی و سرمایشی خودرو و... بهتر است در یک محدوده قرار گیرند. از آنجا که معمولاً این کارها همزمان درخواست می شوند نزدیکی آن ها به هم باعث کاهش ترددها و سرعت در دستیابی به آن ها می شوند و یا در انبارهای مواد غذایی چیدن مواد غذایی متجانس که معمولاً همزمان درخواست می شود.
3-1-5) اندازه، حجم و مشخصات فیزیکی کالاها
کالاهای انبار را می توان به اقلام سبک و اقلام سنگین دسته بندی نمود. همچنین از بعد اندازه می توان آن ها را به اجناس کم حجم و کوچک و اقلام بزرگ تقسیم نمود. بر این اساس بهتر است کالاهای سنگین و اقلام بزرگ را حتی الامکان در نقاط نزدیک و در ارتفاع پایین نگهداری کرد و کالاهای کوچک و سبک را در نقاط دورتر و در صورت کمبود فضا در ارتفاع بالاتر نگهداری نمود زیرا حمل و نقل آن ها راحت تر و کم هزینه است. برای اقلام بزرگ معمولاً قفسه ها و جایگاه های زمینی در نظر گرفته می شود حال آنکه برای اقلام کوچک معمولاً از قفسه های چند طبقه و یا کشویی استفاده می شود.
حتی نوع و شکل قفسه ها نیز باید بگونه ای متناسب با شکل و اندازه کالاها تعیین شود مثلاًاگر کالاها باریک و یا بلند باشند و یا عرض و طول مشخصی دارند باید بر همین مبنا قفسه ها و جایگاه های استقرار را تنظیم کرد.
4-1-5) مشخصات کیفی اجناس
در چیدن اجناس در انبار، توجه به ویژگیهای کیفی، ترکیبات و مشخصه های اجناس از اهمیت قابل ملاحظه ای برخوردار است. در مواجهه با ویژگیهایی مثل ترکیبات شیمیایی و اثرپذیری شیمیایی آن از محیط پیرامونی خود، فساد پذیری، قابلیت اشتعال، قابلیت انفجار،شکستنی بودن، حالت کالا (مایع، جامد، گاز) و ارزش و قیمت آن باید شرایطی خاصی را فراهم نمود و هر کدام از این ویژگیها تدابیر انبارداری خاصی را طلب می کند.
6)استفاده بهینه از فضای انبار
به منظوراستفاده از فضای انبار و استقرار کالاها در انبار برخی نکات باید مورد توجه قرار گیرند:
1-6) حداکثر استفاده از فضای انبار
از آنجا که انبارها از جمله سرمایه های گرانبها و هزینه بر هستند لذا باید سعی نمود تا از حداکثر فضای عمودی و افقی انبار استفاده بعمل آورده شود. قرار دادن کالاها بر روی همدیگر، بکارگیری قفسه های چند طبقه ای، استفاده از قفسه هایی با اندازه متناسب با کالاها و...
2-6) استفاده از فضاهای خارجی انبار
برخی کالاها را می توان در فضای باز و یا با پوشش کم در فضای خارجی انبار نگهداری کرد که استفاده از این فضاها باعث کاهش هزینه و افزایش راندمان انبار می گردد.
3-6) در نظر گرفتن زمان
مصرف برخی کالاها جنبه فصلی دارد (مثل لوازم یدکی کولر ها و...) لذا در انبار می توان با جابه جایی فصلی آن ها میزان تردد را در انبارها به حداقل رساند.
4-6) رعایت فاصله ها در انبار
در تنظیم قفسه ها و چیدن آن ها باید دقت شود تا ضمن آنکه حداکثر بهره برداری از فضا بعمل آید در عین حال تردد افراد و جابه جایی کالا درا نبار را با مشکل مواجه نسازد.
به منظور آگاهی دست اندرکاران سیستم انبارداری و کلیه افرادی که به نحوی با اجناس و اقلام مختلف کار می کنند بر روی بسته بندی این اقلام از علایم استانداردی استفاده می گردد که برخی از این علائم عبارتند از:
در انبارهایی که قفسه وجود ندارد و یا اینکه علاوه بر قفسه ها، از کف انبار نیز برای نگهداری کالا استفاده می شود با خط کشی در کف انبار جایگاه زمینی بوجود آورده و آن ها را همانند قفسه ها کدگذاری می کنند.
