خرید داخلی در مرحله خرید داخلی: مامور خرید به دستور و با توجه به مشخصات موضوع خرید اقدام به خرید اجناس طبق مندرج در برگ سفارش خرید و یا درخواست خرید کالا خریداری می نماید. به انبار تحویل می دهد تا پس از بررسی و تایید صحت آن ها مطابقت با برگ درخواست خرید رسید انبار صادر شود.
از طرف دیگر مامور خرید فاکتور را از فروشندگان کالا تحویل می گیرد، و به واحد بازرگانی تحویل می دهد تا قیمت های مندرج در آن را تایید کنند سپس به همراه مدارک انبار و برگ درخواست خرید کالا یا برگ سفارش خرید به امور مالی جهت اقدام به پرداخت بهای کالای خریداری شده و درج در حسابها و دفاتر ارسال می گردد.
بنابراین آنچه که مربوط به روابط این قسمت یا انبار و امور مالی حسابداری است مشخص گردید، یعنی تعیین نحوه خرید نحوه پرداخت خرید و ارسال و تایید مدارک.
در مورد اجناس و کالاهایی که باید از طریق گشایش اعتبار، ثبت سفارش از خارج خریداری گردد واحد بازرگانی با دریافت برگ درخواست خرید کالا و گذراندن مراحل تصویب برای خرید هیئت مدیره شرکت اقدام خواهد نمود.
در این مورد انواع باید وضع سفارش های قبلی را در نظر گرفته و با توجه به زمان لازم برای تأخیرهای احتمالی مدتی زودتر اقدام به صدور برگ درخواست خرید کالا نماید.
در هر حال همه مراحلی که باید صورت گیرد عبارتند از:
برگ درخواست خرید و تعیین میزان موجودی که کالا باید در آن واحد انبار برسد برای هر سفارش خارجی در انبار پرونده تشکیل می دهد و شماره سفارش را از واحد بازرگانی دریافت می کند. برای هر سفارش کارت پیگیری تشکیل دهد از گرم مخصوص استفاده کند.
هفته یکبار در مورد سفارش آگهی شده اطلاعات و مدارک لازم و واحد بازرگانی مطالبه نماید تا اگر احیاناً اصولی از سوی واحد بازرگانی دریافت می کند برای ثبت کارت های پیگیری سفارشات و کارت های مشخصات کاردکس بلافاصله استفاده کند.
تبادل اطلاعات بین اجزا و واحدهای سازمان های پایه سیستم اطلاعاتی مناسب به شمار می رود هر یک از قسمتهای کارخانه یا موسسه دارای اطلاعاتی است که می تواند در عملکرد بخش خرید ما مسمر به ثمر واقع گردد لذا بخش خرید نیز همانند هر سیستم دیگر محتاج به اطلاعات دقیق و به موقع است که می باید از کلیه قسمت های یک موسسه یا از محیط خارج از موسسه به این بخش برسد.
اطلاعاتی که به بخش خرید می رسد را می توان به سه دسته تقسیم نمود:
در سازماندهی نیروهای خرید عامل متعددی دخالت دارد همه این عوامل عبارتند از میزان یا ارزش کالای مورد نیاز شرکت تعداد نیازمندی ها و پرسنلی آکاد موجود و مورد نیاز در تدارکات و در جهت خصوص مسئولیت واحد و کارکنان تدارکات و نحوه اداره امور قسمت تدارکات و غیره.
ساختار سازمانی و جایگاه تدارکات در سازمان های متعدد متفاوت است که مدیر تدارکات زیر نظر مدیر عامل است و گاهی تدارکاتی را نظر یکی از اعضای هیئت مدیره در شرکت های کوچک این عمل توسط خود مدیر عامل تحقق می یابد و این کار با همکاری متخصصین امر بازرگانی و بازاریابی و بانک و بیمه و ترخیص صورت می گیرد.
خرید معمولاً به صورت متمرکز به عمل می آید چرا که فواید سیر از آن ناشی می شود.
به دلیل مزایای فوق هدف آن و در صورت دور و ما متفرق نبودن بخش ها و کارخانجات متعدد نیازمند، به صورت متمرکز صورت می گیرد اما دفتر مرکزی نسبت به خرید های مشابه کارخانجات یا نیازمندان کالا اقدام می نماید لذا خرید های متمرکز در صورتی مفید تر خواهند بود که نیازها مشابه باشد اما با این وجود در صورت پراکندگی جغرافیایی کارخانجات متعدد یک شرکت یا غیر مشابه و یا تخصصی بودن هر قلم از نیازمندی ها ممکن است خرید ها به صورت غیرمتمرکز انجام گیرد تمرکز در بعضی موارد خلاقیت و علاقه و تخصصی آموزش را در واحدهای متفرقه و یا تابع بالا ببرند.
