عدم تهیه مواد اولیه لازم، در زمان مورد نیاز، به میزان مطلوب و با کیفیت و قیمت مناسب منجر به کاهش چشمگیر سود دهی در صنعت می گردد. چرا که نتیجه آن افزایش قیمت تمام شده محصول نهایی تولید شده است. بنابراین بیشترین تاثیر و اهمیت خرید زمانی است که با شرایط پنج گانه زیر انجام پذیرد:
تهیه مواد اولیه لازم:
به طور کلی از اهداف زیر، برای خرید می توان نام برد:
۱.تقویت، حمایت و پشتیبانی مستمر و منظم از عملیات و فعالیت های سازمان به وسیله رساندن مواد اولیه و خدمات مورد نیاز.
۲. انجام خرید به شکل آگاهانه، و ضمن آشنایی دائمی از وضعیت و موقعیت نیروهای عرضه و تقاضا.
۳. انتخاب بهترین فروشندگان و تلاش برای برقراری ارتباطی خوب و مدام با آنها هر چند که کیفیت این ارتباط در بیشتر موارد غیر قابل پیش بینی بوده، و مسائل زیادی ممکن است بر آن تأثیر بگذارد. با این همه در ایجاد و حفظ این رابطه باید دقت کافی مبذول داشت. تا در شرایط حساس از رفتار حمایتی آنها در جهت ارائه خدمات لازم برخوردار گردیم.
۴. مطالعه و شناسایی منابع جایگزینی مطمئن، برای دستیابی به مواد مورد نیاز در شرایط ضروری.
۵. در هر سازمان، فعالیت های متعدد و متفاوتی انجام می گیرد، که این فعالیت ها تماماً در گروه حمایت هایی است که از بخش خرید، به آنها می رسد. بنابراین آشنایی کامل با نیازهای دیگر قسمت های موسسه و ایجاد هماهنگی همه جانبه با آنها، یکی دیگر از اهداف این بخش می باشد.
۶. بخش خرید موظف است در امر آموزش و رشد و ارتقاء کارکنان لایق تلاش نماید. چرا که این آن علاوه بر انجام مسئولیت های محوله در بخش خرید، استعدادها و نیروهای با تجربه ای خواهند بود که آینده می توان از آنها به عنوان مدیران سطوح بالاتر در موسسه استفاده کرد.
۷. کاهش هزینه های خرید و به حداقل رساندن خسارت های مربوط به کالا تا حد ممکن و این خسارت می تواند ناشی از فرسودگی کالا انقضای مهلت مصرف و با سرعت باشد.
بی تردید، یکی از وظایف بخش خرید تامین نیازهای موسسه به صورت مطلوب در جهت سودآوری بیشتر است. برای دستیابی به این هدف رعایت موارد زیر امری ضروری است:
عبارت کیفیت مطلوب از یک دیدگاه به مفهوم مناسب بودن محصولات و کالاها در جهت مقاصد تعیین شده است. دسترسی به کیفیت مناسب، وظیفه خطیر و حساس بوده مدیران خرید می باشد. البته علاوه بر قسمت خرید، بخش مهندسی و طراحی از خط تولید نیز، در رسیدن به کیفیت مورد نظر، با سازمان خرید همکاری خواهند داشت.
در چارچوب تهیه مواد مورد نیاز در کیفیتی عالی، مدیر خرید تولید کنندگان داخلی و خارجی و همچنین نحوه تولید آنان، آشنایی کامل داشته باشد، تا از این طریق بتواند نسبت به خرید های لازم به صورت مطلوب عمل نماید. در غیر این صورت، منظور اصلی از خرید تامین نخواهد شد موضوع دیگر اینکه کیفیت کالا همواره، با قیمت آن رابطه مستقیم دارد؛ بنابراین واضح است که هرچند کیفیت مرغوب تر باشد، قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود.
با توجه به این که انتخاب جنس نامرغوب خطاست، تهیه اجناس با کیفیت بسیار مرغوب و در نتیجه گران قیمت نیز، مقرون به صرفه نخواهد بود.
به این جهت، مدیران خرید باید با مطالعه دقیق بازار و اجناس مورد نیاز سعی در تامین احتیاجات سازمان نمایند.
انجام خرید در حجم مناسب، در گرو آشنایی کامل با تمام بخش های سازمان و نیازهای آن می باشد. خرید به میزانی اضافی، سبب افزایش هزینه های انبارداری شده و یا منجر به راکد شدن بخشی از سرمایه جاری شرکت می گردد.
از سوی دیگر، خرید به میزان کمتر از نیاز، باعث افزایش هزینه های جایگزینی در شرایط حساس و ایجاد و وقفه در خط تولید می گردد. در این میان، مدیر خرید باید با برقراری هماهنگی لازم با واحدهای درون سازمان از یک طرف و فروشندگان از طرف دیگر، با استفاده از تکنیک های مخصوص سعی در ایجاد این تعادل نماید.
یکی از موثرترین عوامل در خرید قیمت می باشد. به خصوص در شرایطی که مشخصات دو کالای مشابه یکسان باشد. قیمت پایین، نقش مهمی را در گزینش یکی بر دیگری ایفا می کند. اما باید توجه داشت که همواره کمترین قیمت نمی تواند بهترین قیمت هم باشد، چراکه قیمت کمتر ممکن است کیفیت مورد نظر را تامین نکند. بنابراین برای دستیابی به قیمت مناسب و معقول، رعایت این موارد الزامی است:
الف) تحقیق و مطالعه همه جانبه و گسترده در زمینه قیمت ها در سطح بازار
ب) برقراری رابطه صحیح، سالم و وسیع با فروشندگان و تولیدکنندگان
هدف از خرید، در وقت و زمان مناسب، کاهش تغییرات نامطلوب است که معمولا در سطح قیمت، در وضعیت ها و زمان های متفاوت رخ می دهد. مدیر خرید، باید با مطالعه مستمر و سفارش به موقع در زمان های متفاوت، که عرضه و تقاضا در بازار دچار نوسان است، سازمان را از صدمات این نوسانات برهاند، چرا که اثر مستقیم آن ها در برنامه تولید می توان مشاهده کرد.
تعیین و تحلیل منبع خرید، از جمله وظایف مهم بخش خرید است. برای دستیابی به یک منبع مناسب، مدیر خرید باید برخوردار از برنامه های صحیح و مطالعات همه جانبه و عمیق بوده تا بتواند از میان فروشندگان بهترین و مطمئن ترین آن ها، یعنی فروشندگانی که نسبت به تعهدات خود پایبند هستند را انتخاب کند. در این باره آشنایی مدیر خرید با توان تولیدی و عملی تولید کننده، در جهت تامین مواد در زمان مناسب و رعایت استانداردهای مورد نیاز و همچنین اطلاع از سابقه و تاریخ گذشته تولیدکننده و نیز امکانات اعتباری که می تواند در اختیار گیرد امری الزامی است.
1.خرید برنامه ریزی شده
پیش بینی شده از قبل، در دوره های زمانی قبل از آغاز فصل تولید ابتدای سال، فصلی (شش ماهه) و غیره
2.خرید اضطراری
بر حسب درخواست از محل تنخواه گردان، مستقیما تحویل درخواست کننده می شود و بر اساس تایید دریافت کننده، انباردار قبض انبار، حواله انبار صادر نموده و در دفاتر ثبت می گردد.
3.خرید غیر متمرکز
هر واحد مستقیماً مبادرت به خرید اقلام مورد نیاز خود می نماید. خرید تخصصی
مزایا: تطبیق بیشتر با نیازمندیهای واقعی هر واحد
معایب: سیستم گردش انبار و حسابداری بیشتر
بی تردید، هدف از سازماندهی بخش خرید، دستیابی به اهدافی که در قسمتهای قبل به آن پرداختیم. راه تحقیق و رسیدن به این اهداف، ایجاد هماهنگی میان بخش خرید با سایر قسمتهای سازمان بوده و نهایتاً انجام وظایف زیر می باشد:
۱.بخش خرید موظف است نسبت به خرید های ضروری سازمان با عنایت به محدودیت های حاکم بر سیستم اقدام نموده و در واقع نماینده سازمان در این زمینه می باشد.
۲.کسب اطلاعات دقیق، با توجه به نیازهای متفاوت سازمان، و نیز نیازهای مصرف کنندگان و به طور کلی واحد خرید موظف است. دانشی جامع و فراگیر در این مورد داشته باشد.
۳.واحد خرید، نماینده مستقیم و بلامنازع شرکت در مذاکرات خرید و انعقاد قراردادها است. بنابراین به هنگام بروز هر گونه مشکلی در چارچوب قراردادهای شرکت مسئول می باشد. به همین جهت، ضروری است که از شرایط مذاکره و قراردادها، اطلاعات جامع و کافی داشته باشد.
۴.مسئولیت تعیین منبع یا منابع خرید به عهده واحد خرید است. لذا واحدهای دیگر، تنها در حکم پیشنهاد دهنده می باشند.
۵.بخش خرید موظف است تا به بررسی قیمت های موجود پرداخت و شرایط دقیق خرید و چگونگی اخذ ضمانت ها را تعیین نمایند.
در سازمان، بخش خرید نیز همانند سایر بخش ها، نیازمند سازماندهی است. چرا که هر تشکیلات سازمان یافته، از کارایی افزون تری برخوردار بوده و کارکنان آن نیز، راحت تر انجام وظیفه می کند. علاوه بر آن، چنانچه بخش خرید را به دقت سازماندهی نکرده باشیم، زمان و انرژی متنابهی به وسیله مدیر قسمت، برای حل مشکلات ناشی از عدم سازماندهی مطلوب هدف خواهد رفت.
سازماندهی هر بخش خرید، با توجه به معیارهای زیر ممکن است شکل بگیرد:
