حمل و نقل که به عنوان یکی از اجزاء لاینفک انبار و در عین حال از جمله فعالیت های هزینه بر مدیریت انبار می باشد.حمل و نقل کالا ازیک سو مستلزم صرف وقت و نیروی انسانی بوده و از سوی دیگر هزینه های مختلفی مانند هزینه های خسارت و صدمه دیدن کالا در انبار را به دنبال دارد.
لذا توجه به مدیریت صحیح حمل و نقل کالا در انبار ازجمله ضروریات مدیریت انبار می باشند( البته همانطور که ذکر گردید استقرار صحیح کالاها در انبار، به عنوان یک پیش زمینه، نقش مهمی در بهبود وضعیت حمل و نقل کالاها خواهد داشت). از جمله نکات قابل بررسی در مورد حمل و نقل می توان به وسایل حمل و نقل، هزینه های حمل و نقل و بهبود بازده اقتصادی حمل و نقل کالا در انبار اشاره نمود.
به منظور کاهش هزینه و افزایش بازده اقتصادی حمل و نقل کالا، مدلهای کمی مختلفی وجود دارد که برخی از آنها در جابه جایی انبار قابل استفاده می باشند.
در مورد وسایل حمل و نقل می توان به برخی از موارد زیر اشاره کرد:
یکی از وظایف مهم انبارداری، رعایت اصول ایمنی و محافظت از نیروی انسانی و اجناس انبار می باشد و لذا هر گونه اهمال و کوتاهی در رعایت اصول ایمنی می تواند ضایعات جانبی و مالی گران و بعضاً غیر قابل جبرانی را به دنبال داشته باشد. به منظور نیل به موفقیت در نگهداری اجناس و افراد و جلوگیری از بروز حوادث و صدمات ناشی از آنها باید برخی از نکات زیررا مورد توجه قرار داد:
1.کاهش تردد اشخاص: یکی ازاولین اقدامت در جهت محافظت از انبار محدود کردن تردد اشخاص غیر مجاز به انبار می باشد، تا بدین وسیله علاوه بر کاهش خسارت احتمالی وارد به کالا از تغییرات احتمالی در میزان موجودی ها که بدون طی کردن مراحل اداری انجام می شود جلوگیری بعمل آید.
2.نصب علایم و برچسب های هشداردهنده: نصب علایم راهنما و هشدار دهنده باعث رعایت اصول و شرایط مربوط به انبار واجناس آن از سوی مراجعین به انبار می گردد و لذا احتمال صدمه زدن به کالا و یا صدمه دیدن افراد کاهش می یابد.
3.آموزش انبارداران: آموزش طریقه صحیح حمل و نقل اجناس و بکارگیری ابزار موجود در انبار و آموزش اصول و لوازم ایمنی کار می تواند نقش مهمی در کاستن از حوادث انبار داشته باشد.
4.فراهم نمودن وسایل حفاظت فردی: لازم است وسایل حفاظت فردی ازقبیل لباس، کلاه ایمنی، دستکش، کفش، ماسک، عینک و... برحسب ضرورت تهیه و در اختیار کارکنان انبار و در صورت لزوم سایر مراجعین به انبار گذارده شود.
5.استقرار صحیح کالاها در انبار: استقرار و چیدن صحیح کالا متناسب با نوع کالا و اجناس انبار امری ضروری می نماید ازجمله مواردی که باید در استقرار کالاها بدان توجه نمود عبارتند از:
1-5)عدم مسدود کردن درهای اضطراری و خروجی به وسیله برخی کالاها و اجناس
2-5)قرار دادن مواد محترقه و منفجره در محیط های دور از جرقه و دور از منابع حرارتی مثل بخاری و شوفاژ و...
6.فراهم نمودن وسایل حفاظت و ایمنی کار: نصب سیستم های تهویه، سیستم اعلام حریق، درهای اضطراری، دستگاه های اعلام خطر نظیر زنگها، وسایل اطفای حریق و کپسولهای آتش نشانی در انبارها بسیار ضروری است ومی تواند در تأمین سلامت و جلوگیری از گسترش احتمالی حوادث (در صورت بروز حوادث) جلوگیری نماید.
7.نظارت دائم بر سیستم های برق رسانی و سیم کشی: نورپرازی مناسب در محیط کار علاوه بر تأثیر روحی و - روانی بر کارکنان باعث تقلیل تصادفات محیط کار می شود. همچنین سیستم سیم کشی انبار و وسایل برقی موجود در آن باید به طور متناوب به وسیله متخصصین مربوطه کنترل گردد.
8.اجتناب از فعالیت های خطر زا در انبار: در انبار باید از فعالیت هایی که ممکن است باعث بروز مشکل گردند از قبیل روشن کردن آتش، استعمال دخانیات و غیره اجتناب ورزید.
9.در دسترس بودن لوازم کمکهای اولیه: لوازم کمکهای اولیه، نشانی و شماره تلفن های ضروری مانند اورژانس یا آتش نشانی و موارد مشابه باید در مکانهای در دسترس قرار گیرند.
به منظور خارج ساختن کالا از سازمان یا موسسه، لازم است فرم«خروج کالا » تکمیل و به امضاء مسئولین ذیربط رسانده شود.
برای کسب اطمینان از صحت عملیات انبارداری و کشف تفاوت های احتمالی بین موجودی انبار و مقادیر مندرج در کارتهای انبار لازم است تا کنترل هایی بر روی موجودی ها اعمال گردد. این تفاوتها ممکن است دارای علتهای متفاوتی باشد از جمله برخی از این دلایل عبارتند از :
کنترل موجودی ها به دو صورت کنترل دائمی و انبارگردانی انجام می پذیرد. در کنترل دائمی انبار که عموماً بصورت شمارش و کنترل دائمی کالا و موجودی درطول سال می باشد. انباردارها یا افرادی که برای این منظور در نظر گرفته شده اند به طور مداوم ورود و خروج کالاها را با میزان آنها کارتها مطابقت داده و از بروز اختلافات احتمالی جلوگیری بعمل می آورند. این روش مزایای متعددی دارد از جمله اینکه جنبه پیشگیرانه داشته و ازبروز تفاوت ها جلوگیری می کند. اطلاعات انبار در هرزمان به روز بوده و در دسترس می باشند و از آنجا که افراد مشخصی بطور مداوم کار شمارش را انجام می دهند و در این زمینه تخصص لازم را بدست آورده و کار کنترل با دقت خاصی انجام می شود. علاوه بر این تعطیلی یا وقفه ای نیز در فعالیت های موسسه بوجود نمی آید از آنجا که شمارش دائمی موجودی انبارها از یک طرف هزینه های زیادی برای سازمان بدنبال دارد و از طرف دیگر ممکن است باعث اختلاط وظایف صف و ستاده در انبار شده و یا زمینه سوء استفاده های احتمالی در امور انبار بوجود آید. لذا در اکثر سازمانها به جای کنترل دائمی موجودی انبارها، از روش انبارگردانی برای نظارت بر امور انبار بهره می گیرند.
انبارگردانی عبارت است از کنترل فیزیکی انبار و شمارش کالاهای موجود در انبار و تطبیق آنها با کارتهای انبار و دفاتر حسابداری در مقاطع زمانی مشخص
انبارگردانی یکی ازرایج ترین و در عین حال دقیق ترین روشهای کنترلموجودی های انبار است. در این شیوه تعداد کل اجناس سالم، معیوب، خسارت دیده، غیر قابل مصرف، ورودی و خروجی شناسایی و مشخص می گردند همچنین انبارگردانی موجب تسهیل در شناسایی و تفکیک موجودی های کم گردش و یا راکد می شود.
انبارگردانی معمولاً یک یا دو بار در سال و در ایام تعطیل یا کم کاری سازمان (انبارها) انجام می شود. برای انبارگردانی گروهی از بازرسان (شامل افراد مورد اعتمادی از داخل و یا خارج سازمان) اقدام به انبارگردانی و موجودی گیری و شمارش کالاها می کنند. لازم به ذکر است که در انبار گردانی مسئولین انبار فقط محل کالا و اطلاعات لازم را در اختیار گروه بررسی کننده می گذارند و نباید در امر شمارش و انبارگردانی مداخله کنند.
1.مرتب کردن انبار: قبل از آنکه انبارگردانی شروع گردد لازم است تا موجودی های انبار به نحو شایسته ای از سوی انباردارها مرتب گردد. مرتب کردن انبارها شامل چیدن کالاها درمکانهای قابل رویت، دسته بندی کالاها و تفکیک طبقات و انواع مختلف کالاها، تفکیک کالاهای امانی ضایعات و جداکردن سایر اقلامی که به نوعی باید از اقلام دیگر متمایز شده و بطور جداگانه ای شمارش شوند.
2.تهیه برگهای فهرست برداری: به منظور تسهیل در شمارش و جمع آوری اطلاعات مربوط به موجودی، برگه هایی که به منظور فهرست برداری و ثبت نتایج شمارش اقلام موجودی های انبار در نظرگرفته شده، بر روی قفسه های مربوط به هر قلم از کالاها الصاق می گردند. الصاق برگه های مذکور بر روی قفسه ها مانع دوباره کاری و شمارش تکراری کالاها و نیز باعث تسریع در جمع بندی اطلاعات می گردند ( تگ انبارگردانی)
3.به روز کردن اطلاعات مربوط به موجودی: قبل از شمارش باید کلیه گردشهای موجودی و ورود و خروج کالا در کارتهای انبار ثبت شده و مقدارقطعی و نهایی کالا درمانده کارتها آورده شود (برگ موجودی کالا)
4.تقسیم کالا و تعیین وظایف گروه های انبارگردان: برای اثربخش کردن فعالیت های شمارش باید وظیفه شمارش موجودی های مختلف را بین تیم های انبارگردانی تقسیم کرده و هر تیم را به شمارش یک بخش از کارها مأمور نمود. تیم های مذکور متشکل از چند نفر بعنوان شمارش گر، حسابدار و ارزیاب می باشد ( ثبات، شمارشگر)
5.ثبت اطلاعات بر روی برگه های فهرست برداری: پس از شمارش و کنترل هر قلم از کالاها آمار آن در برگه های فهرست برداری الصاق شده بر آن ثبت می شود. پس از ثبت اطلاعات مربوط به هر قلم برگه های فهرست برداری مربوطه از سوی شمارش گر و ثبات و تیم بازرسی کننده امضاء می گردد.
6.تطبیق اطلاعات شمارش با اطلاعات کارت انبار و کاردکس: مانده محاسبه شده در کارتهای انبار باید با تعداد کالای شمارش شده مطابقت داده شود. در صورت عدم مغایرت بین موجودی کالای شمارش شده و مانده کارت انبار صحت فعالیت های مربوطه تأیید و به مسئولین مربوطه اعلام گردد.
اگر بین مانده کارتها و موجودی شمارش شده، مغایرتی وجود داشته باشد، باید بررسی بیشتری صورت بگیرد تا علت مغایرت مشخص گردد. مغایرت مذکور ممکن است به دلیل اشتباه در ثبت، اشتباه در شمارش و ورود و خروج و یا سوء استفاده های احتمالی باشد.
7.اصلاح اطلاعات کارتهای انبار: با مشخص شدن علت مغایرت های احتمالی و پس از مشخص شدن تعداد واقعی موجودی کالا، کارت های انبار متناسب با کالاهای موجود در انبار، اصلاح و اطلاعات آن به روز گردد تا مانده موجود در حسابهای انبار و کاردکس، آمار واقعی و قابل برنامه ریزی باشند. این کار در دانشگاه علوم پزشکی با ارائه لیست های کسر و اضافه و نهایی کردن آنها در مدیریت امور مالی با حضور فیزیکی همکاران انبار و حسابداری در زمان مربوطه انجام می گردد.
مبادی و روشهای ورود کالا به انبارهای سازمان متنوع است. بدین ترتیب که برخی کالاها از طریق خرید توسط کارپردازان و از بازارهای داخلی خریداری و تحویل انبار می گردد و برخی کالاهای دیگر از بازارهای خارجی تهیه می گردند. برخی کالاهای ورودی به انبار از سایر انبارهای موسسه و برخی دیگر بصورت امانی از موسسات دیگر به انبار انتقال داده می شوند و نهایتاً برخی از کالاهای ورودی، کالاهایی هستند که قبلاً از انبار خارج شده و به دلایل مختلف به انبار برگشت داده شده اند.
تحویل کالا به انبار ممکن است جنبه دائمی و قطعی داشته باشد و یا اینکه نیاز به بررسی بیشتر بر روی کالا و احیاناً کنترل کیفیت و آزمایش داشته باشد که به این گونه تحویل ها، تحویل موقت گفته می شود.
پس از ورود کالا به انبار لازم است تا مراقبت های خاصی از کالا بعمل آمده تا با صرف هزینه کمتر کالا را در زمان خواسته شده به مصرف کننده آن تحویل دهیم. از جمله اقدامات انجام شده برای بهبود نگهداری کالا در انبار، کدگذاری اقلام انبار است.
اعمال مدیریت صحیح در بخش موجودی و کنترل هزینه های این بخش از موسسه نیازمند برنامه ریزی علمی جهت سفارش، خرید و نگهداری کالا در انبار است. در گذشته از دفاتر حسابداری و انبارداری متنوعی مثل دفتر واردات، دفتر خروجی، دفتر راهنما و... بهره گرفته می شود لیکن هم اکنون سیستم کاردکس و کارت انبار نظام نوین مالی، جایگزین دفاتر فوق شده و کنترل های مختلفی را بر ورود و خروج کالا به انبار ممکن ساخته است. همچنین روشهای کنترلی دیگری مثل شمارش موجودی و انبارگردانی به منظور نظارت بر فرایند انبار داری و حسابداری انبارها توسط سازمانها اعمال می شود.
