مدیریت و کنترل موجودی انبار می تواند از تحمیل ضرر و زیان های احتمالی تا حد قابل ملاحظه ای جلوگیری کند.
صورت برداری از کالای موجود در انبار و ارزیابی موجودی آن یکی از مسائل مهم فرآیند انبارداری است. به این عملیات انبارگردانی می گویند. انبارگردانی یکی از مقوله های حسابرسی و کنترل های داخلی می باشد که رویه خاص خود را دارد.
عملیات انبارگردانی در انبار شرکت های پروژه محور به شکل مستمر و رسمی هر سال انجام می شود. شمارش اقلام برای کلیه مواردی که قابل شمارش بوده اند انجام گرفته است و میزان موجودی ها کاملا صحیح در سیستم های انبار و مالی درج شده است. اما در قبال مواد و مصالحی که به شکل فله وارد پروژه ها شده و مصرف شده اند و عملا قابل شمارش به حساب نمی آیند عملا هیچگونه شمارشی در انبارگردانی های به عمل آمده انجام نگرفته است. با هماهنگی و تایید مالی و حسابرسان ناظر مقادیری که برای این اقلام در نظر گرفته شده است همان موجودی های ثبت شده سیستم مکانیزه انبار در نظر گرفته شده است و این در حالی است که عمده متریال وارده به پروژه های شرکت از نظر حجم و ریال اقلام غیر قابل شمارش بوده اند. بدلیل عدم امکان شمارش در زمان انبارگردانی برای این اقلام می توان ادعا کرد که شفافیت لازم از نظر شمارش موجودی بر روی اقلام فله در زمان انبارگردانی اعمال نمی شود و احتمال اینکه میزان موجودی مصالح فله مانند سیمان و آهن آلات در زمان انبارگردانی با مقادیر ثبت شده در سیستم از نظر مقداری همخوانی نداشته باشد می رود. در اصل انجام انبارگردانی بدون شمارش دقیق اینگونه اقلام صحت و سقم انبارگردانی را ممکن است تحت الشعاع قرار بدهد. بدلیل اینکه فرض وجود مغایرت های احتمالی به هر روش در این بازه و عدم شفافیت این مغایرت در زمان انبار گردانی باعث مخفی ماندن مغایرت ها و اعمال نشدن اسناد کسری و یا اضافه درباره این اقلام خواهد شد. و این مسکوت ماندن مغایرت می تواند تجمیع شده و کلا در طول اجرای پروژه از سالی به سال دیگر منتقل شود و در انتها خود را به شکل خیلی واضح و با مقادیر درشت نمایش بدهد البته با فرض وجود مغایرت در زمان انبارگردانی برای مواد مصالح این مطلب اتفاق خواهد افتاد.
این موضوع در حالی نادیده انگاشته می شود که شرکت هایی که ساختاری پروژه ای داشته و غالبا به عنوان پیمانکار مشغول به فعالیت می باشند لازم است که همواره از میزان موجودی اقلام فله اطمینان خاطر داشته باشند بدلیل اینکه بتوانیم انحراف احتمالی از خرید بیش از حد و همچنین پرت بی قاعده این متریال را تحت کنترل داشته باشیم. عدم اندازه گیری دقیق مقادیر مصالح فله در انبارگردانی باعث انتقال مغایرت های احتمالی در این مواد به سال مالی بعد خواهد شد.
برای جلوگیری از این کار ناچار هستیم که در روش شمارش و تعیین مقدار موجودی اقلام فله در زمان انبارگردانی تغییراتی را اعمال کنیم. این الزام باعث خواهد شد که بازبینی اساسی در شیوه های سنتی به کار گرفته شده تا به حال برای انبارگردانی و حتی شیوه های کنترلی و حسابرسی در نظر گرفته شود. برای رسیدن به این هدف راه حل های زیر پیشنهاد می شود.
تا به حال برای هر پروژه از نظر فیزیکی و سیستمی یک انبار تعریف می شد که همه کالاهای وارده به پروژه در آن ثبت و ضبط می شد. در حالی که ممکن است نحوه برخورد با برخی اقلام متفاوت از سایر کالا ها باشد چه از نظر اجرا و چه از نظر سیستمی و یا برخوردهای مالی و این یکجا دیده شدن اقلام امکان هر تغییری را از ما خواهد گرفت. پیشنهاد می شود که کلیه انبارها بر اساس نوع متریال ذخیره شده در هر یک از آنها تفکیک بشوند.
تاکنون در پروژه ها برای انبارش آهن آلات خصوصا میلگرد نزدیکترین فضا به SHOP در اختیار انبار قرار میگرفته و انبار صرفا بروی ورود اقلام کنترل داشته است و خروج آن به مرور و توسط متقاضی در هر زمانی ممکن بوده است و عملا خروج آن تحت کنترل انبار نبوده است. برای برطرف کردن این موضوع لازم است که انبار روباز مجزا و محصور شده ای برای آهن الات اعم از میلگرد و سایر مصالح فلزی پروژه در اختیار انبار قرار بگیرد. به نحوی که کنترل انبار بروی خروج اعمال گردد. و کلیه مصارف زیر نظر انبار و کنترل های مستقیم دفاتر فنی انجام شود و نتایج در سیستم انبار مستند گردد.
در حال حاضر برای اطلاع از موجودی لحظه ای سیمان درون مخازن نصب شده راهی بغیر از تخمین وجود ندارد که این عمل با شیوه های مختلفی انجام گرفته و تحقیقا با خطا همراه خواهد بود. می توان برای دانستن دقیق تر میزان موجودی مخازن از تجهیزات اندازه گیری الکترونیکی موجود در بازار بهره جست گرچه این کار قدری هزینه زا می باشد و لیکن جهت بروز نشان دادن موجودی سیمان جهت کنترل های ادواری و انبارگردانی های سالیانه قابل اعتمادترین روش می باشد.
در این بخش پیشنهاد می شود در زمان اجرای انبارگردانی هر پروژه تیمی متشکل از مهندسین و متخصصین نقشه بردار و محاسب (متره برآورد) همراه تیم انبارگردانی به محل پروژه و انبار مربوطه مراجعه نمایند و همزمان با عملیات شمارش سایر اقلام توسط تیمهای سنتی انبارگردانی این تیم دو کار را تواما انجام دهد.
الف: محاسبه موجودی اقلام فله اعم از سیمان - میلگرد - شن – ماسه... و گزارش موجودی محاسبه شده به تیم انبارگردانی.
ب: بالانس متریال اصلی مخصوصا اقلام فله از ابتدا کار تا زمان انبارگردانی. منظور از بالانس این است که میزان ورود مواد فله تا آن لحظه محاسبه شده و با میزان مصرف واقعی در اجرا کنترل شده و مقدار باقی مانده که همان موجودی آن لحظه است بدست آید. این کار از جهت الزام به بازبینی مدارک فنی قسمتهای اجرایی و دفاتر فنی نیاز به تخصص مهندسین عمران دارد و از جهت کنترل مقادیر بدست آمده در بند الف بسیار حائز اهمیت می باشد.
به نظر می رسد که برخی شیوه های استاندارد حسابرسی در شرکت های پروژه محور مغفول مانده است از جمله استفاده از روشهای حسابرسی عملیاتی و عملکرد مدیریت. می توان با استفاده کردن از این روش ها برای کنترل های حسابرسی و استفاده از بند چهار ارزیابی 4P بسیار دقیقی را از وضعیت پروژه ارائه کرد ذیلا جهت آشنایی تعاریف این دو روش تقدیم می گردد.
الف: حسابرسی عملیاتی:
این نوع حسابرسی عبارت است از بررسی قسمت های خاصی از سازمان به منظور سنجش نحوه عمل آنها. این نوع حسابرسی معمولا به اثربخشی، کارایی و صرفه اقتصادی بخشهای مختلف سازمان می پردازد. حسابرسی عملیاتی از آنجا که دارای استانداردهای مشخص یا الزامات قانونی لازم الاجرا نمی باشد نسبت به حسابرسی صورت های مالی و حسابرسی رعایت مستلزم کاربرد قضاوت بیشتری از سوی حسابرس می باشد به همین دلیل حسابرس علاوه بر داشتن تخصص مالی و اطلاعات ویژه حسابداری لازم است که فرایند کار و کل عملیات را کاملا بشناسند تا بتوانند نحوه عمل (مالی) بخشهای متفاوت سازمان و انطباق آنها بر اصول فرایندی تعریف شده را کشف کنند. جای خالی این نوع حسابرسی در کلیه عملیاتهای حسابرسی در سازمان های مختلف علی الخصوص شرکت های پروژه محور به چشم می خورد در حالی که نکته مهم تر از حسابرسی صورت های مالی و رعایت پرداختن به این نوع حسابرسی می باشد. پیشنهاد می شود حسابرسان خبره برای کلیه شرکت های پروژه محور علاوه بر دو نوع حسابرسی قید شده استفاده از این شیوه را که ممکن است بسیار نوین باشد و یا حداقل استفاده تلفیقی از این شیوه را بیازمایند زیرا در شرکتهای پروژه محور اشراف بر فرایندهای قراردادی و تواما نحوه پرداخت ها و دریافتها و شارژ حساب های تامین کنندگان و میزان دریافت و محاسبه و براورد کار انجام گرفته و انطباق آن بر میزان مواد و مصالح (Material) خریداری شده و مصرف شده و.... از درجه اهمیت بیشتری برای پیمانکار برخوردار خواهد بود زیرا موارد قید شده مستقیما در سود حاصل از انجام پروژه تاثیر گذار است. به عنوان نمونه در اجرای یک پروژه ممکن است سالیانه دو یا چند بار حسابرسان داخلی و حداقل یکبار حسابرس خارجی نسبت به این کار اقدام نماید و لی بدلیل عدم پرداختن به حسابرسی عملیاتی نکاتی را که پروژه با عملیات خرید و یا پیمانکار ان جزء باید رعایت میکرده در نظر نگیرد و مغایرتی هم اگر باشد کشف نشده و تا انتهای پروژه تجمیع گردد و در انتها نیز هزینه تهیه و یا تامین و یا خرید خدمتی چندین برابر میزان واقعی باشد. نمونه هایی از این دست در حین اجرای پروژه ها بسیار به چشم می خورد و بهتر است که حسابرسان در یک بازبینی شیوه پرداختن به امر حسابرسی را دچار تحول نمایند.
ب: حسابرسی عملکرد یا مدیریت:
این نوع حسابرسی عبارت است از کنترل و ارزیابی نسبت به تصمیمات (در حالت کلی تصمیماتی که بار مالی در پی خواهند داشت) اخذ شده توسط مدیریت ارشد سازمان و یا مدیرانی که تصمیمات اجرایی را در بدنه سازمان می گیرند. این نوع حسابرسی را معمولاً حسابرسی عملکرد (مدیریت) می نامند که استفاده کنندگان از این شیوه حسابرسی عموما سازمان ها و نهادهای ثالث یا مجامع عمومی صاحبان سهام هستند. برای شرکت های پروژه محور ممکن است استفاده از این شیوه حسابرسی در ارزیابی حسابرسان خبره بر روی تصمیمات اتخاذ شده توسط مدیران پروژه منجر به شفاف شدن هزینه های اجرای پروژه و بالانس ریالی پیشرفت کار نسبت به هزینه های انجام گرفته باشد. این مهم از دید کلان مدیریت پروژه از اهمیت بالقوه ای برخوردار است به عنوان مثال ارزیابی هزینه های انجام شده در بخش منابع پروژه مانند ماشین آلات یا در بخش پشتیبانی پروژه مانند تجهیز و یا مستخدمین شاغل در پروژه ممکن است باعث صرفه جویی و انباشت سود در اجرای پروژه گردد. در زمان اجرای پروژه به ندرت ارزیابی حسابرسان از ماهیت عملکردی برخوردار بوده است و این احتمال می رود که هیچگاه عملکرد مدیران و تصمیمات اتخاذ شده توسط مدیران پروژه از نقطه نظر ریالی مورد ارزیابی قرار گرفته باشد و چه بسا ممکن است که تصمیمات اتخاذ شده برای پروژه بسیار پر هزینه و گرانبار باشند. نمونه های بسیار مناسب از این دست را می توان در کلیه کارهایی که توسط مدیران پروژه In source و یا Out source می شود دید.
استفاده از نرم افزار انبار به مدیریت بهینه عملیات انبار کمک شایانی خواهد کرد؛ زیرا کنترل موجودی دقیق تر انجام شده و باعث عدم توقف فرایندهای کسب و کار می گردد. همچنین عملیات ورود، خروج، جابجایی، تحویل کالا و انبارگردانی به خوبی هدایت و کنترل می شود.
به طور کلی، سه نوع انبارگردانی وجود دارد: انبار گردانی پایان سال، میان دوره و موردی (رندوم)
انبارگردانی پایان سال معمولا یک بار در سال انجام شده و شامل شمارش کلیه اقلام کالا می شود. این انبارگردانی اجباری است و برای انتقال موجودی انبار به سال بعد، حتما باید در پایان هر سال انجام شود.
در انبارگردانی میان دوره مانند انبارگردانی پایان سال، کلیه اقلام انبار شمارش و ثبت می شوند. معمولا، این انبارگردانی در نیمه هر سال و بسته به سیاست شرکت انجام می شود.
در انبارگردانی موردی یا رندم، انبار در دوره های کوتاه تر مورد انبارگردانی قرار می گیرد و در آن تعدادی از اقلام به صورت رندوم شمارش می شوند. هدف از این نوع انبارگردانی، اطمینان از صحت موجودی کالاهای انبار است.
انبارگردانی می تواند حالت های مختلف یک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی نیز داشته باشد. این حالت ها نشان دهنده روش شمارش اقلام انبار و مقایسه آنها با کاردکس می باشند. در انبارگردانی یک شمارشی، شمارش کالاها یک بار انجام می شود و در صورت عدم وجود مغایرت بین تعداد کالا و رقم کاردکس، گزارش صحت موجودی انبار صادر می شود. درصورتی که مغایرت با کاردکس وجود داشته باشد، در صورت وجود کسری موجودی، سند کسری و در صورت وجود اضافه موجودی، سند اضافی صادر می شود.
در روش دو شمارشی، موجودی انبار دو بار شمارش می شود و ملاک شمارش دوم است.
در روش سه شمارشی نیز مانند حالت دو شمارشی اقدام می شود، با این تفاوت که در این روش، شمارش موجودی سه بار انجام می شود و ملاک شمارش بار سوم است.
در هر سه حالت، معمولا درصدی به عنوان درصد مغایرت قابل اغماض درنظر گرفته شده برای آن مغایرت با کاردکس درنظر گرفته نمی شود.
در سیستم انبار انبار آنلاین، عملیات به دو صورت تعدادی و ریالی (حسابداری انبار یا حسابداری بهای تمام شده) امکان پذیر است و سیستم انبارگردانی انبار آنلاین امکان هر سه نوع و حالت انبارگردانی را دارد. در کلیه مراحل، با قرار گرفتن کنترل هایی، امکان ایجاد محدودیت دسترسی و ثبت عملیات وجود دارد، به علاوه اینکه می توانید در هر مرحله، عملیات انبارگردانی را چاپ نمایید.
در سیستم انبارگردانی انبار آنلاین، پس از تعریف یک دوره انبارگردانی دسته کالاهایی که می خواهید شمارش و کنترل شوند را به دوره انبارگردانی متصل می کنیم و طبق دسترسی ارائه شده، کاربران می توانند موجودی های شمارش شده را وارد سامانه کنند و در انتهای شمارش مغایرگیری نمایند.
در پایان انبارگردانی سندهای کسری و اضافه صادر می شود.
نکته مهم: در بازه شروع و پایان دوره انبارگردانی هیچ عملیاتی نباید صورت گیرد، زیرا در این صورت قابل ذخیره نخواهد بود.
در هنگام انبارگردانی دو بخش وجود دارند که اطلاعات آنها باید تکمیل شود: بخش اول دوره انبارگردانی است که در آن نام دوره های انبارگردانی، تاریخ شروع و پایان، نوع انبارگردانی و توضیحات مربوطه درج می شود؛ همچنین، این امکان وجود دارد که نام شخص یا اشخاص ثبت کننده، سرپرستان، شمارش گرها و جانشینان آنها را درج نماییم.
سیستم انبارگردانی انبار آنلاین سیستم بسیار کاملی است که در آن همه نیازها جهت انبارگردانی کلیه شرکت ها اعم از بازرگانی، تولیدی، صنعتی، پیمانکاری و... در نظر گرفته شده است.
