برخی از شرکت ها به جای کد کالا از نام هایی چون پارت نامبر (Part Code or Part Number)، شماره مدل، کد محصول یا SKU و … استفاده می کنند. ولی اسم آن را هر آنچه که بگذارید برای شما و سیستم هایی که استفاده می کنید ضروری است. اگر شما یا سیستم تان نتوانید به طور خاص هر کالا را شناسایی کنید دیگر نمی توانید وضعیت و محل نگهداری آن کالا را در موجودی انبار ثبت کنید. کد محصولات همچنین برای خلاصه نمودن توضیحات بیش از حد محصول مورد استفاده قرار می گیرند. به جای وارد نمودن نام یا توضیح کالا می توانید از یک عدد کوتاه تر استفاده کنید و اینگونه فرایند ورود داده و مدیریت موجودی نیز سرعت می یابد.
در روش اول کالاها بترتیب ورود سریال می خورند مثل 1 و 2 و 3... و برای انبارهایی که تعداد اقلامشان محدود بود در قدیم استفاده میشد عیب این روش عدم توانایی در کنار هم گذاری کدهای دو کالای مشابه در صورت جدید الورود بودن یکی از آن ها بود که بلافاصله باز این مشکل رفع شد مثل -1-510-15-...یعنی اعداد بین آن ها که کد کالای مشابه با شماره های قبل و بعد از آن را نشان می دهد.
در روش اعداد گروهی کلیه کالاها را به چند گروه کلی متناسب تقسیم می نمائیم. مثال 350 قلم کالای موسسه را در 5 گروه تقسیم بندی می کنند لذا تعداد کالاها در هر گروه عبارتست از:
70=5÷350
یعنی 70 قلم در یک رده قرار می گیرد با30% شماره اضافی هر رده شامل 100 قلم کالا می گردد که از شماره 70 تا 100 جهت کالاهای جدیدالورود می باشد بهمین ترتیب در هر رده 30% شماره اضافی از کل تعداد موجودی در هر رده در نظر گرفته می شود و رده دوم از 101 شمارش می شود و رده سوم از 201 و رده چهارم از 301 و رده پنجم از 401 این روش نقص روش ساده را ندارد در هر گروه کدهای اضافی تعبیه شده است حسن دیگر آن این است که عدد اول از سمت چپ نشانگر گروه خاص آن موجودی است.
در مثال بالا 500 کد خواهیم داشت برای 5 گروه اصلی و 350 موجودی واقعی و هر 70 قلم در یک گروه قرار می گیرد.
در روش اعشاری دیویی از عدد و اعشار استفاده می شود و بیشتر در کتابخانه ها متداول است مثال کد 7/15/24 عدد 24 بیانگر گروه کتاب و دو رقم دوم یعنی 15 نمایانگر نام مولف و عدد 7 نشانگر نام کتاب است.
در روش حروف الفبایی از حروف و یا اعداد و حروف مرکب استفاده می شود که گروه اصلی با یک حرف و گروه فرعی و اصل کالا از حروف دیگر یا اعداد مشخص می شود.
کدگذاری نیمونیک یا کدگذاری با استفاده از حروف اول نام کالاها
در روش نیمونیک یا حروف اول نام کالاها که برای انبارها با موجودی کم بکار می رود نام کالا یا مشخصات چیزی را به اختصار بیاد ما می آورد مثل نزاجا (نیروی زمینی ارتش جمهوری اسلامی ایران) یا ا.س.م (اسید سولفوریک مرگ و...) این روش محتاج به حضور ذهن خوب کارکنان انبارداری است.
در روش مخفی ارقام و یا حروفی که برای کد گذاری بکار می رود اول دارای معنی و مفهوم خاص بوده و درک آن ها مستلزم شناخت قبلی یا مراجعه به راهنما یا کلید روز خواهد بود مثل شماره خودروهای ارتش یا علایمی که در مخابرات تلگرافی از آن ها استفاده می شود.
روش کدینگ ویژه جهت طراحی و کد گذاری اقلام انبار بنا به نیاز موسسه است که اقدامات زیر باید جهت انجام آن صورت گیرد:
اقدامات لازم برای کد گذاری:
الف) لیست برداری از انواع اقلام موجوددرانباردرحال و در آتی بدون لزوم ذکر مشخصات دقیق اجناس
ب) گروهبندی کردن انواع اقلام
ج) تصمیم راجع به تعداد به تعداد ارقام لازم و تخصیص شماره به هر گروه پس از تعیین گروه های اصلی و فرعی با رعایت احتیاجات آتی.
د) لیست برداری کامل و شماره گذاری اقلام
ه) تهیه دفتر راهنمای اقلام انبار
مراحل کار با بررسی اقلام نیازمندی ها آغاز می شود بعد از فهرست نمودن آن ها به گروه های اصلی مثل شیمیایی، اداری، الکترونیک و... تقسیم می شوند سپس اقلام داخل هر گروه فرضی شمارش شده و جلوی هر گروه نوشته می شود.
بدین ترتیب سیستم کد گذاری بشکل *0*-*0*-*0* در می آید و کلیه اقلام انبار را می توان با 6 رقم مشخص نمود. بعد از کد گذاری همه اقلام موسسه کاملی با ذکر مشخصات دقیق و واحد مصرف جنس تهیه می شود و جای خالی یا اعداد رزرو نیز در نظر گرفته می شود. پس از طی مراحل فوق دفتر راهنمای انبارها تهیه می شود که مورد استفاده مصرف کنندگان، انبار، مامورین خرید و حسابداری قرار گرفته و به منزله زبان یکنواخت قسمت های مختلف عمل می نماید. در این دفتر مواردی چون نام و مشخصات کالا، واحد مصرفی جنس، شماره یا کد کالا و محل کالا در انبار به چشم میخورد. برای دستیابی به شماره یک جنس در دفترچه راهنمای اقلام باید اقدامات زیر را بعمل آورد.
تعیین گروه اصلی مربوط به آن جنس.
تعیین گروه فرعی آن جنس که در داخل گروه اصلی قرار دارد.
تعیین شماره کالاهای مربوطه از داخل گروه های فرعی.
روش کدنیگ استاندارد توسط هیئت های مختلف و متشکل از سوی نمایندگان صنایع و مقامات دولتی کشورهای صنعتی بصورت دستی یا کامپیوتری و ماشینی جهت کلیه اقلام تهیه می شود و مورد استفاده اکثریت صنایع بزرگ قرار گرفته و می گیرد که به تناسب نیازهای خاص هر سازمان محتاج به ایجاد تغییراتی در آن هستیم نمونه ای از طبقه و کدبندی اجناس در جدولی متعاقباً مشاهده خواهد شد.
اولین بار بعد از تشکیل مرکز بین المللی آمار در سال 1885، جوامع بین المللی به تهیه یک مجموعه شناسایی یا تعرفه بین المللی بنام نمانکلاتور(Nomenclaturc) مبادرت نمودند که به تعرفه ژنو معروف گردید.
درسال 1959 نمانکلاتور جدیدی بنام نمانکلاتوربروکسل مورد تصویب اکثریت کشورهای عضو از جمله ایران قرار گرفت و از آن پس وارد کنندگان باید کالا های خود را با شماره صحیح آن اظهار می نمودند.
اصغر فرهادی
1401/07/19-22:33:52