انسان جایز الخطا نیست، ممکن الخطاست و این احتمال برای همه انسان ها وجود دارد که دچار اشتباه و خطا شوند و اگر این خطا در انبار و کالاهای شما بصورت مداوم اتفاق بیوفتند شما در دراز مدت ضررهای شدیدی را متحمل خواهید شد.
وظیفه شما بعنوان مدیر و مسئول انبار این است که احتمال بروز خطا رو کاهش و یا در ایده آل ترین حالت حذف کنید. برای رسیدن به این هدف ابزارهای کارآمد و مناسبی باید تهیه شود.
پس چرا برای ردیابی موجودی کالاهایتان اینقدر به صفحات گسترده اکسل (Excel spreadsheet) اعتماد می کنید؟ فقط به خاطر اینکه اکسل یک برنامه نرم افزار کامپیوتری است باعث نمی شود بدون خطا شود. اکسل هنوز هم به کاربران تکیه دارد تا به صورت دستی اطلاعات کلیدی را به صفحات گسترده وارد کنند، و حتی بهترین تایپیست ها از هر ۳۰۰ ضربه کلید مرتکب یک خطا می شوند.
با گذشت زمان، اشتباهاتی که به ظاهر ساده می رسند اثر موج دار منفی، از درخواست اولیه تا زمان تحویل سفارش ایجاد می کنند.
در ادامه خواهید دید که چه عواملی میزان خطاهای انسانی را بالا میبرد و چگونه استفاده از یک سیستم مکانیزه برای نگهداری اطلاعات میتواند مدیریت انبارهایتان را آسانتر کند.
هیچ کس عمدا اشتباه نمی کند. با این حال، عوامل بسیار مختلفی، چه فردی و چه محیطی وجود دارد که بر عملکرد کارمند در طول کارش تاثیر می گذارد:
کارمند شما ممکن است به هر علتی خسته باشد. خستگی می تواند تاثیر منفی بر عملکرد کارمند داشته باشد و قضاوت و تمرکز را مختل می کند.
کارمندان در کسب و کار های کوچک، چند کار را بصورت همزمان انجام می دهند. نمی توان تغییری در این داد. اگر کارمند خدمات به مشتریان شما مشغول تایپ سفارشات باشد، در حالی که تلاش می کند جای منشی را هم در وقت نهار پر کند چه اتفاقی می افتد؟ کار اضافه می تواند تمرکز او را برهم بزند و باعث شده سهوا کلیدهایی را اشتباه وارد کند.
یا کارمند مراقبت های پزشکی که داروهای بیماران متعددی را در نوبت خود حمل می کند تا در وقت صرفه جویی کند ممکن است در آخر داروی اشتباهی را به بیماری بدهد. نیازی به گفتن نیست که هر اشتباه می تواند پرهزینه، یا حتی تهدید کننده زندگی شود.
شاید کارمندی با همکار خود اختلاف داشته باشد یا یک مشتری ناراضی در اول روز کاری با او تماس گرفته باشد. حتی اگر آنها سعی کنند احساسات شان را کنترل کنند، باز هم چنین مسایلی آنها را ناراحت می کند و می تواند ذهنشان را از کار دور کند.
جلوگیری از سر و صدا سخت است، به خصوص در انبار کالا. هنگامی که سر و صدای زیادی وجود داشته باشد مغز سخت تر می تواند بر روی وظایف تمرکز کند.
هنگامی که با یک تیم کوچک کار می کند یا بخاطر سفارش ها یا تعطیلات آخر هفته کارکنان، دچار کمبود نفر می شوید، کار بسیاری خواهید داشت، اما نفراتی که دارید برای انجام دادن موثر و کارآمد این حجم کار کافی نیستند. چنین وضعیتی به نوبه خود کیفیت کار را کمرنگ می کند چون کارکنان باید از کار بزنند تا بتوانند آن را سروقت انجام بدهند.
شما می توانید کنترل خیلی زیادی داشته باشید. اما نکته اینجا است که کارکنانتان همیشه دچار نوعی حواس پرتی می شوند که می تواند منجر به اشتباه آنان شود. آنچه که می توانید کنترل کنید این است که چه ابزاری برای کمک به بهتر انجام دادن کار در دسترس داشته باشید. هنگامی که یک نرم افزار انبارداری و مدیریت موجودی کالا را پیاده سازی می کنید، استفاده از بارکد و اسکنر نه فقط نیاز به ورود داده ها را حذف می کند، بلکه دقت را نزدیک به ۱۰۰٪ افزایش می دهد. همچنین باعث صرفه جویی در زمان می شود، در نتیجه کارکنان بیشتری می توانند بر روی استراتژی های رشد شرکتتان تمرکز کنند.
استفاده از یک نرم افزار انبارداری، گزارش گیری را بسیار آسان و سریع می کند و همین امر کنترل بیشتر روی ورود و خروج کالاها و مدیریت دقیقتر موجودی را فراهم می سازد. پس بهتر است به جای تکیه کامل به نیروی انسانی و انجام دستی امور مدیریت موجودی کالاها، تمرکزتان را بر انتخاب یک نرم افزار انبارداری مناسب کسب و کارتان بگذارید.
