برخی از آن ها پرتکرارتر و رایج تر از بقیه هستند. اما از رخ دادن تمامی این خطاها در حسابداری می توان با یک برنامه ریزی صحیح و مناسب، جلوگیری کرد. زیرا همه ما می دانیم که هزینه ی جبران خطاها در حسابداری بسیار بیشتر از هزینه ی جلوگیری از رخ دادن آن است. همچنین پی بردن و اصلاح خطا و اشتباهات در حسابداری هرچه در زمان سریع تری صورت بگیرد، هزینه ی کمتری نسبت به اصلاح آن در آخر پروژه برای جبران خواهد داشت.
اگر کسب و کارتان برای شما حکم یک پروژه ی طولانی مدت را دارد، نیاز شما به بررسی بیشتر و منظم صورتحساب ها و اسناد حسابداری، بیشتر و بیشتر از حالت های دیگر خواهد بود. با این کار نه تنها در زمان شما و کسب و کارتان صرفه جویی خواهد شد، بلکه درآخر پول بیشتر و دردسر کمتری هم خواهید داشت. همچنین از مزایای رقابتی این کار در بازار، مانند رضایت بیشتر مشتریان بهره مند خواهید شد. در این مطلب قصد داریم رایج ترین اشتباهات در حسابداری کسب و کارها، حتی کسب و کارهای کوچک را با هم مرور کنیم تا با شناخت و برطرف کردن آن ها، از دردسرهای احتمالی که ممکن است در آینده برای کسب و کار شما رخ دهد، جلوگیری کنید.
حتی صاحبان کسب و کارهای کوچک، کارآفرینان، حسابداران پاره وقت و آزادکار لازم است از تمامی اصول روش های رسمی، مستند و دقیق برای مدیریت حسابداری خود پیروی کنند. یک راه مفید برای انجام این کار این است که با چک لیست ها و فرم های استانداردسازی شده کار کنید تا از دقت و یکپارچگی اطلاعات خود مطمئن شوید. برای انجام امور حسابداری خود به صورت اصولی، همواره می توانید از نرم افزار حسابداری مطابق با قوانین مالیاتی و اصناف استفاده کنید.
برای تحلیل کسب و کار خود، نیاز فوری به بودجه بندی دارید. زیرا بدون بودجه بندی، هیچ معیاری برای مقایسه و قضاوت در مورد عملکرد کسب و کار خود نخواهید داشت. بودجه بندی نه تنها به کاهش هزینه ها کمک بسیاری می کند، بلکه می تواند با ایجاد اهداف مالی واقع بینانه در بهبود عملکرد کسب و کار تاثیرگذار باشد. بودجه همیشه لازم است بر اساس واقعیت های کسب و کار بسته شود. با بودجه بندی کردن پیش از شروع حسابداری کسب و کار، اهداف مالی معقولی برای خود تعیین کرده اید و از این راه می توانید هزینه های عملیاتی خود را کاهش و به همان نسبت درآمد خود را افزایش دهید.
یکی از پرتکرارترین اشتباهات، خطا در هنگام ورود اطلاعات به دفتر یا نرم افزار حسابداری است. در حالی که هرگز نمی توان به طور کامل از بروز این خطا جلوگیری کرد، تنظیم و وضع مقرراتی در مدیریت امور حسابداری شما می تواند به سرعت این خطا را شناسایی کرده و آن را برطرف کند. بدین ترتیب که در دوره های زمانی کوتاه مدت، بررسی های دوباره ای بر اطلاعات ثبت شده ی خود انجام دهید تا از درستی آن ها اطمینان حاصل کنید.
پشتیبان گیری آن هم به طور منظم، باید از اولویت های کسب وکار شما باشد. بسیاری از نرم افزارهای حسابداری قابلیت پشتیبان گیری خودکار از اطلاعات را دارند و در تنظیمات خود به شما اجازه می دهند تا نوع پشتیبانگیری دلخواهتان را تنظیم کنید. ولی پشتیبانگیری خودکار به تنهایی کافی نیست. لازم است که فایل های پشتیبان خود را دوباره بررسی کند تا از صحت و سلامتشان مطمئن شوید.
برون سپاری اموری مانند حسابداری، بخلاف چیزی که اغلب فکر می کنند، می تواند یک مزیت باشد. به عنوان مثال یک حسابدار مالیاتی، از قوانین جدید در رابطه با مالیات آگاهی و تجربه ی بیشتری دارد. بنابرابن برنامه ریزی مالی و آمادگی بهتری برای حسابرسی کسب و کار شما را خواهد داشت و به شما کمک می کند تا بدهی های مالیاتی خود را کاهش دهید. درنتیجه در هزینه ها صرفه جویی شده و می توانید زمان بیشتری را به افزایش درآمد اختصاص دهید.
دسته بندی صحیح و منظم درآمدها و هزینه های شما، حتی در کسب و کارهای کوچک به صورت دائمی باید صورت بگیرد. صاحبان کسب و کارهایی که بر هزینه ها و درآمدهایشان تسلط دارند، هرگز چنین خطایی را مرتکب نمی شوند. آن ها در هر لحظه میزان بدهی و طلب خود را می دانند.
امروزه برای کنترل حساب های مالی و کاهش خطا به دلیل گستردگی مبادلات، روش های سنتی مانند نوشتن دفاتر دیگر نمی تواند نیازهای یک کسب و کار را مرتفع کند. زمان بر بودن دسترسی به صورتحساب ها و خطاهای انسانی متعدد در حساب دفتری، می تواند از اصلی ترین عوامل ابداع نرم افزار حسابداری باشد. در حال حاضر با پیشرفت تکنولوژی، انواع کسب و کارها و اصناف مختلف ( فروشگاهی، شرکتی، رستوران، هتل، شخصی و... ) می توانند بسته به نیازشان از انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری متناسب با کسب و کار خود استفاده کنند.
با استفاده از نرم افزار حسابداری می توانید به ارائه موارد فنی تری بپردازید. گزارشگیری های هفتگی و ماهانه داشته باشید و برای آینده ی کسب و کار خود برنامه ریزی کنید. بسیاری از کسانی که صاحب کسب و کار، مهم ترین ملاکشان برای انتخاب نرم افزارهای حسابداری، کاربری آسان و همچنین امکان پشتیبان گیری خودکار در نرم افزار است. این موارد را می توان به عنوان با ارزش ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری دانست. این نوع از نرم افزارها باید به گونه ای باشد که بتواند با نیاز نوع کسب و کار تناسب ایجاد کند. برنامه نویسان همواره در تلاش هستند تا نرم افزاری ارائه کنند که بتواند بیشترین عملیات های مربوط به حسابداری را انجام دهد. این نرم افزارها در بسیاری از سازمان ها و اداره ها کارآمد می باشد. از زمانی که نرم افزار حسابداری وارد بازار شد کار بسیاری از حسابداران هم آسان تر و دقیق تر گردید.
منبع: پارمیس
