برخی کارشناسان معتقدند «انگیزه سودآوری»، تاثیرگذارترین محرک مدیریت کسب و کار ها قلمداد می شود.
از جمله مهم ترین راه ها برای دستیابی به این هدف، محاسبه هزینه هایی است که برای تولید کالا یا ارائه خدمت، تخصیص یافته است.
با محاسبه بهای تمام شده و تحلیل آن می توان علاوه بر مدیریت صحیح هزینه ها، پاسخ های استراتژیک و دلگرم کننده به سهامداران و ذی نفعان ارائه نمود.
بهایابی کار، یا تخصیص بهای کار نیز، یکی از مهم ترین ابزارهای مالی است که متاسفانه برخی از شرکت های نوپا یا کسب و کارهای کوچک و متوسط از آن استفاده بی بهره می مانند.
با بررسی گزارش های بهایابی، متوجه سودآوری مشتریان، پروژه ها، فروشندگان و خدمات می شوید. این میزان درک از وضعیت کارتان، این توانایی را به شما می دهد تا عملیات فعلی خود را پیگیری کنید، فرصت های رشد را شناسایی و سودآوری خود را افزایش دهید.
حسابداری بهای تمام شده (حسابداری صنعتی) یک ابزار بسیار مهم در اختیار مدیریت است. چرا که مدیران با استفاده از آن می توانند بهای تمام شده تولیدات یا کالاهای خریداری شده یا فروش رفته را محاسبه کنند.
این کار باعث می شود مدیران کنترل خود را بر روی هزینه های تولید (خرید مواد اولیه، هزینه استفاده از ماشین آلات، دستمزد پرسنل و غیره) داشته باشند. واضح است که اگر مدیران گزارش های دقیق و صحیحی از هزینه ها نداشته باشند، در تصمیم گیری های مالی و مدیریتی خود با مشکلات عدیده ای مواجه خواهند شد.
«بهای تمام شده کالای فروش رفته» شامل هزینه های مستقیم مربوط به تولید کالاهای فروخته شده توسط یک شرکت است. این هزینه، شامل بهای تمام شده مواد مصرفی در تولید کالا و هزینه های مستقیم نیروی کار مورد استفاده در تولید آن می باشد.
در واقع «بهای تمام شده کالای فروش رفته» هزینه ایجاد محصولاتی است که یک شرکت به فروش می رساند؛ بنابراین تنها، هزینه هایی لحاظ می شوند که به صورت مستقیم به تولید محصولات مربوط هستند و در این فرایند، هزینه های غیرمستقیم (مثل هزینه های توزیع، فروش و بازاریابی) مدنظر قرار نمی گیرد.
مثال: «بهای تمام شده کالای فروش رفته» برای یک سازنده لوازم الکتریکی می تواند شامل هزینه های مواد اولیه قطعات و دستمزد نیروی کار باشد. در اینجا هزینه های سربار هم وجود دارد که شامل هزینه های غیر مواد اولیه و دستمزد مستقیم است اما مرتبط به تولید آن کالا است. به طور مثال هزینه های نگهداری خط تولید کالای مربوطه که بر هر کالا سرشکن می شود، از این دسته است.
«بهای تمام شده کالای فروش رفته» در صورت سود و زیان ثبت می شود. همچنین با تقسیم سود عملیاتی یا ناخالص بر رقم بهای تمام شده کالای فروش رفته،حاشیه سود عملیاتی به دست می آید.
هزینه یابی عبارت است از تسهیم هزینه ها با هدف تعیین قیمت تمام شده محصولات و خدمات.
به این ترتیب، وقتی صحبت از هزینه یابی می شود، منظور یک یا چند مورد از موارد زیر است:
مدیریت هوشمند به هزینه یابی بها می دهند زیرا این شیوه، اطلاعات مفید و دقیقی در اختیار آن ها قرار می دهد. این اطلاعات می تواند در حوزه های مختلفی همچون انجام مذاکرات، شرکت در مناقصات و مزایده ها، تخصیص ظرفیت های تولیدی به محصولات سودآور و … موثر باشد.
1) زمان از دست رفته غیر قابل بازگشت است.
روز و ساعتی که کارمند به مشتری تخصیص می دهد باید مورد محاسبه قرار گیرد و بهای آن پرداخت شود. بررسی درآمدها و هزینه های ایجاد شده توسط یک کارمند، نشان می دهد که آیا زمانی که نیروی شما صرف کار می کنید، جبران شده است یا خیر.
مشتریان و محصولات زیادی هستند که وقت و انرژی زیادی می برند اما سودآوری کافی ندارند. آگاهی از چنین اطلاعاتی به تنهایی برای شما کافی است تا تصمیم بگیرید که یک مشتری را نگه دارید یا خیر.
همچنین گاهی یک کارمند یک کار را آنگونه که زمان برای آن پیش بینی شده، پیش نمی برد و یا به دلایلی با تاخیر، کاری را تحویل می دهد. بنابراین با بهایابی کار شما می توانید زمان سنجی کنید و بهره وری کارتان را افزایش دهید.
2) مراقب خدمات باشید. خدمات هم نوعی محصول است
کسب و کار خدماتی، محصول فیزیکی و قابل رویتی ندارد. کارمندان و نیروی متخصص بار کسب درآمد شرکت های خدماتی را پیش می برند. این بدان معنی است که بزرگ ترین هزینه یک سازمان خدماتی نیروی کار آن است.
اگر با مدل کسب و کار مبتنی بر محصول پیش می روید، می توانید پیگیری کنید که کدام محصول، بهتر از دیگری سودآوری دارد. همچنین می توانید حاشیه سود را تجزیه و تحلیل کنید تا بررسی کنید که آیا مقدار سرمایه گذاری شده برای ارائه محصول، بازدهی مناسب برای کسب و کارتان دارد یا خیر.
3) موقعیت ها و فرصت های رشد شرکت باید دیده شود
در صورتی که متوجه شدید که زمان لازم برای ارائه یک خدمت بیش از توان کارکنان فعلی شماست، می توانید از آن به عنوان یک فرصت برای اضافه کردن اعضای جدید به گروه خدماتی خود استفاده کنید. کارمندان بیشتر می تواند حجم کار هر عضو تیم را کاهش دهد و مشتریان جدیدی را به کسب و کار تان وارد کند.
داده ها و اطلاعات مالی همچنین می تواند نشان دهد کدامیک از کارمندانتان عملکرد موثرتری دارد. آیا از حقوقی که ماهانه به آن ها پرداخت می کنید، بازده درآمدی مناسبی دریافت می کنید؟
بسیاری از شرکت های تجاری با رعایت «استانداردها» در سیستم مدیریت پروژه خود برای ارزیابی سودآوری استفاده می کنند. همچنین شرکت ها از نرم افزار حسابداری جهت ردیابی تمام هزینه های کاری از شروع تا پایان ارائه خدمات استفاده می کنند.
بهایابی کار فراتر از ردیابی زمان صرف شده و حقوق دریافت شده (بیمه درمانی، زمان سفر و حتی هزینه های مربوط به استخدام و آموزش) افراد شما است.
پس از استقرار یک نرم افزار مالی و حسابداری، شما می توانید تخصیص هزینه های کار را سرعت بخشید و همچنین سودآوری را با مشتری، خدمات، خط تولید و سایر عوامل در ساختار سازمانی، پیگیری کنید.
شما با گزارش های بهایابی کار موردنظر خود، می توانید تصمیم های مبتنی بر داده اتخاذ کنید و به بزرگ ترین سؤالات کسب و کار خود پاسخ دهید.
با ثبت این اطلاعات را در سیستم حسابداری، از آن برای صدور صورت حساب، تعیین حقوق و دستمزد و تخصیص خودکار بهای کار بر مبنای جدول زمانی و هزینه های مستقیم می توانید استفاده کنید.
یکی از مهم ترین تصمیم های شما به عنوان صاحب واحد تجاری، تعیین قیمت کارها و خدماتتان است. فرآیند هزینه یابی کار، به دنبال ردیابی بهای واقعی تحویل یک کالا یا ارائه خدمتی خاص است.
شرکت های خدماتی که در آن فعالیت (ارائه خدمت) کارکنان، محصول است؛ بیشترین بهره برداری را از هزینه یابی کار به دلیل ویژگی های زیر دارند:
هزینه های مستقیم، هزینه هایی هستند که به طور مستقیم بر روی یک کار یا پروژه خاص انجام می شود. هزینه های غیرمستقیم شامل هزینه های سربار،آن بخش از هزینه هایی هستند که مستقیماً به تولید درآمد مربوط نیستند. بهای کالاهای فروخته شده، رقمی مهم در هزینه یابی است. زیرا برای محاسبه سود ناخالص فعالیت ها استفاده می شود.
درآمد منهای بهای کالاهای فروخته شده= سود ناخالص
مواد و دستمزد مستقیم بهای کالاهای فروخته شده را تشکیل می دهند. در یک کسب و کار خدماتی، هزینه دستمزد مستقیم، دستمزد افرادی است که بر فعالیتی خاص (که همان ارائه خدمت است) تمرکز نموده اند. مواد مستقیم نیز شامل هزینه تجهیزاتی است که در ارائه خدمت به کار رفته است. به طور مثال در خدمات نصب، اگر پیچ استفاده شود، پیچ جز مواد مستقیم این فعالیت در نظر گرفته می شود. ساعت کاری نصب نیز دستمزد مستقیم شناسایی می شود.
سربار نیز گروه دیگری از هزینه ها و همچنین از هزینه های ضروری برای اجرای کسب و کار است. اما مستقیماً منتسب به کار خاصی نیست. این هزینه ها از سود ناخالص کسر شده تا درآمد خالص شما محاسبه شود. چهار هزینه محتمل سربار عبارت اند از:
سود ناخالص
باید توجه داشته باشید که بهترین روش بررسی موفقیت کسب و کار شما، صرفا کسب درآمد نیست. باید بررسی کرد که چقدر افزایش درآمد منجر به افزایش سودآوری شده است. این امکان وجود دارد که درآمد دائماً در حال رشد باشد اما سود ناخالص کاهش یابد و شما این واقعیت را حس نمی کنید مگر اینکه رابطه بین این دو را به صورت درصدی مشاهده کنید. در واقع اگر رشد هزینه های شما بیش از رشد درآمدهای شما باشد، الزاما موفق نبوده اید. یکی از نسبت های مالی که راهنمای شماست، حاشیه سود است. اگر نسبت سود به فروش شما در حال کوچک شدن است، بدین مفهوم است که هزینه ها در حال رشد هستند و الزما کسب و کار شما موفقیت ندارد. حاشیه سود با فرمول زیر بدست می آید:
100 *(سود ناخالص تقسیم بر درآمد) = درصد حاشیه سود ناخالص
در گذشته هزینه یابی وظیفه دشواری بود که نیاز به تلاش های بسیار برای گردآوری هزینه ها داشت. اگرچه، امروزه با استفاده از نرم افزار حسابداری و فناوری کسب و کار تجاری، به راحتی می توان سود ناخالص را برای هر کار، مشتری، خدمات و یا کارمند محاسبه نمود.
اکثر شرکت های فعال در جهان از سیستم های حسابداری برای ردیابی هزینه دستمزد مستقیم و هزینه های تحویل خدمات ارائه شده استفاده می کنند. برای تخصیص بهینه بهای دستمزد مستقیم، شرکت می بایست سیستم ردیابی زمان کارکنان، هزینه های مدیریتی و حقوق و دستمزد را با سیستم حسابداری خود همگام سازی و ادغام کند.
به جز امور مالی کسب و کار، سیستم های حقوق و دستمزد و ردیابی زمان نیز یکپارچه شده اند، چراکه احتمال دارد در کسب و کار هدر رفتن زمان و هزینه وجود داشته باشد که غیرقابل کشف و ثبت هستند.
هنگامی که کسب و کار های مبتنی بر پروژه، چشم انداز مدیریت، زمان و دیگر هزینه های غیرقابل ثبت را از دست می دهند، ممکن است ماه ها بگذرد و همچنان معلق و بی هدف پیش می روند. زیرا هنگامی که هزینه های ازدست رفته شناسایی شوند، برای پرداخت هزینه های اضافی مشتری بسیار دیر شده است.
هزینه یابی کار همراه با نظارت و مدیریت هزینه های انجام کسب و کار تجاری بهترین کارایی را خواهد داشت. حتی وظایف داخلی مانند جلسات غیرقابل ردیابی و پرداخت، باید به عنوان یک کار در نظر گرفته شوند تا شما بتوانید بهای تمام کارها را موشکافی کنید.
هزینه یابی کار به خصوص برای کسب و کار های خدماتی که باید زمان کارکنان خود را به دلیل فشارهای تجاری نظیر عوامل زیر بهینه کنند، اهمیت دارد:
از طریق هزینه یابی کار، یک کسب و کار می تواند فرصت های کاری را با بالاترین سود ناخالص بالقوه شناسایی نماید.
با استفاده از گزارش های هزینه یابی کار، یک مدیر می تواند مبتنی بر داده ها تصمیم گیری کند و حساس ترین پرسش های تجاری از قبیل سوالات زیر را پاسخ دهد.
برای محاسبه قیمت تمام شده باید پنج عامل مختلفی را در نظر گرفت که عبارتند از:
اکنون تعریفی مختصر از هر یک به دست می دهیم:
اقلامی که بر اثر تغییر میزان تولید، مقدارشان تغییر نمی کند و در تمام سطوح فعالیت ثابت می مانند.
اقلام ثابت فقط اقلامی را شامل می شود که مربوط به تولید هستند (سربار ساخت) و اقلامی مانند هزینه های اداری و فروش که در کوتاه مدت ثابت هستند را در بر نمی گیرند.
در طبقه بندی اقلام ثابت بهای تمام شده، دو دسته اقلام ثابت وجود دارند:
اقلامی که به طور مستقیم و به تناسب تغییر میزان تولید، افزایش یا کاهش پیدا می کنند و نسبت تقریباً ثابتی بین این اقلام و مقدار تولید وجود دارد.
انواع اقلام متغیر به شرح زیر است:
در برخی از موارد به اقلام متغیر بهای تمام شده، اقلام قابل برنامه ریزی نیز گفته می شود. دلیل این است که مدیران می توانند در بعضی از موقعیت ها، در مورد برخی از این اقلام تصمیم گیری کرده یا آن ها را کنترل و محدود نمایند. به طور مثال میزان تولید را کم می کنند در نتیجه میزان مصرف مواد اولیه کاهش می یابد.
هزینه هایی هستند که گرایش خاص و یا الگوی یکپارچه ای برای تشریح ندارند.
جهت تجزیه و تحلیل تصمیمات مدیران، اقلام مختلط را به اجزای ثابت و متغیر تقسیم می کنند.
بسیاری از اقلام بهای تمام شده دارای ویژگی اقلام مختلط هستند. یعنی بخشی ثابت و بخش دیگری متغیر می باشند؛ مانند: مخارج برق، آب، سوخت، نگهداری و دستمزد غیرمستقیم.
این نوع هزینه ها با افزایش سطح فعالیت (تولید) اضافه می شود اما ازدیاد آن با یک نسبت ثابت رخ نمی دهد.
این گونه اقلام خود به دو دسته تقسیم می شوند:
هزینه هایی هستند که با افزایش سطح فعالیت، به صورت پلکانی و متناوب اضافه می شوند.
یک مثال در این مورد، افزایش تعداد دانشجویان در یک دانشگاه است که این امر مستلزم ایجاد ساختمان ها و کلاسهای جدید و نیز افزایش هزینه های استهلاک و سایر هزینه های ثابت برای دانشگاه خواهد بود.
ABC یا Activity Based Costing (هزینه یابی بر مبنای فعالیت) نوعی مدل هزینه یابی است که در آن، تمرکز بر هزینه های غیرمستقیم سازمانی است.
این روش با بررسی فعالیت هایی که به طور مستقیم در فرایند عملیاتی دخالت دارند، به ارائه اطلاعات دقیق بهای تمام شده می پردازد. در نهایت با تجزیه و تحلیلِ هزینه های صرف شده در هر فعالیتی، به رشد و سودآوری سازمان کمک می کند.
اساس «هزینه یابی بر مبنای فعالیت»، عبارت است از مفهوم مصرف فعالیت ها توسط محصولات، خدمات و مصرف منابع توسط فعالیت ها.
بسیاری معتقدند استفاده از «هزینه یابی بر مبنای فعالیت» یا همان ABC مزیت های زیادی برای سازمان به همراه دارد، که در اینجا به شش مورد اشاره می شود:
استفاده از ABC الزاما برای همه شرکت ها مفید نیست. «هزینه یابی بر مبنای فعالیت» در شرکت هایی مطلوب است که:
منبع : برندبان
