به عمل ثبت و نگهداری گوناگون مربوط به فعل و انفعالات یک کالا در انبار جهت آگاهی از مقدار وارده، صادره، موجودی و محل نگهداری آن سیستم کاردکس گفته می شود. در قدیم بدلیل فقدان سیستم های مکانیزه و کامپیوتری کلیه این فعالیت ها و ثبت گردش اقلام در کارت های کاردکس و کاملا دستی انجام می گرفته است. به تدریج و با ورود کامپیوتر و تکنولوژی مدرن به مباحث انبار تبدیل این کارت ها در نرم افزارهای مربوط به انبار و حسابداری ذهن کاربران این بخش را معطوف به خود نمود تا جایی که با استفاده از سیستم های کنترل موجودی و مکانیزه مختص انبار تمامی این موارد در کامپیوتر گنجانیده شده و کلیه عملیات دستی از انبارها حذف گردید و گاها میز عریض و طویل کاردکس نویس ها در انبار های بزرگ تبدیل شد به یک نفر و یک دستگاه کامپیوتر به انضمام یک سیستم نرم افزاری انبار.
ذاتا کاردکس در انبار به نحوی تعریف می شود که قابلیت ردیابی و کنترل مقداری هر قلم کالا را در هر بازه زمانی و تاریخی که نیاز باشد به انبار گزارش نماید. حفظ مقدار موجودی لحظه ای در این بین برای درج در کاردکس بسیار پر اهمیت است و این خود یکی از فاکتورهای ارزیابی عملکرد هر انبار خواهد بود. این مقادیر معمولا با مقادیر فیزیکی مطابقت داده خواهند شد در حقیقت شالوده و بنیان عملیات انبارگردانی در هر موقعی از سال مالی که اجرا شود بر اساس اطلاعات ثبت شده در کاردکس خواهد بود. چنانچه این بررسی منجر به بروز مغایرتی بین مقادیر مندرجه و یا ثبت شده در کاردکس کالا و مقادیر فیزیکی کالا شود این عمل نمایانگر خطا و اشتباهی در فرایند تحویل، نگهداری و یا دریافت کالا در انبار خواهد بود. چنانچه به راحتی بتوانیم عملیات گردش کالا در انبار را بر اساس اسناد مثبته ردیابی نماییم براحتی می توانیم پی به دلایل این مغایرتها برده و عملیات اصلاحی و یا پیشگیرانه ای را در این راستا تعریف نماییم.
عملیات اجرایی در راستای ایجاد کاردکس مناسب در هر انبار به این ترتیب است که برای هر قسم کالا، یک کارت اختصاص می دهند؛ و سپس کارتهای کاردکس با توجه به نام یا شماره کالا در قفسه های مخصوصی که به «دستگاه کاردکس» معروف است قرار داده می شود. البته توضیح داده شد که در حال حاضر همین کار در کامپیوتر و اتوماتیک انجام می شود. عملیات ریالی کردن این کارت ها که در سیستمهای انبار به کاردکس ریالی مشهور هستند در بخش حسابداری انبار انجام می گیرد به همین منظور داشتن یک رابطه مناسب بین ارقام ثبت شده در کاردکس و تعریف فرایندی جهت ریال دادن به مقادیر مندرج در کاردکس مقداری نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به منظور کنترل دقیق تر موجودی انبار و جلوگیری از مخدوش شدن اطلاعات مقداری کاردکس هر کالا و به طبع آن کاردکس ریالی هر کالا در انبار، معمولاً یک سیستم کاردکس قوی و صحیح، دارای مزایا زیر است.
کاردکس می تواند در انبار و توسط انباردار تکمیل شود و یا در قسمت حسابداری توسط قسمت حسابداری تکمیل شود. جایگاه دیگر آن کاردکس مرکزی می باشد. در حال حاضر و با وارد شدن سیستمهای مکانیزه انبار منطبق بر سیستم های کامپیوتری امکان کار چندین کاربر و یا کاردکس بر روی یک Database وجود دارد.
کلیه این کاربران که ممکن است موقعیت مکانی بعیدی نسبت به هم داشته باشند ولی کار یکسانی انجام می دهند مسئول ثبت مقادیر در کارت کاردکس خواهند بود که اکثراً زیر نظر مدیر انبارها انجام وظیفه می کند. برای بروز رسانی کادکس انبار به اسنادی در انبار نیاز است که مدیران انبار موظف هستند فرایندی را تعریف نمایند که این اسناد به شکل صحیح به دست کاردکس برسد و در سیستم ثبت گردد بطور کلی برای ثبت اطلاعات ورود و خروج کالا و کاردکس انباردار یک نسخه از فرم قبض انبار (رسید انبار) و فرم حواله انبار و …… به قسمت کاردکس جهت ثبت در کارت مشخصات می فرستند پس نتیجه می گیریم جهت کنترل موجودی ها هر چند یکبار می توان موجودی کالا در بین انبار، حسابداری و کاردکس مورد بررسی قرار داد و در صورت مغایرت به رفع آن پرداخت.
ولی به طور کلی کاردکس ها به دو صورت:
در این نوع کاردکس کالا از نظر تعداد ورود، تعداد خروج و تعداد مانده مشخص می نماید که وقتی کاردکس یک کالا پر می شود مانده آن به صفحه بعد مربوط به همان کاردکس وارد می شود البته در حال حاضر نرم افزار انبار به این صورت عمل می کند و در صورتی که بنا به هر دلیلی شرکت از نرم افزار استفاده نمی نماید این کاردکس ها از بازار تهیه و هر کاردکس در زونکن خود بایگانی می شود مثلا کالای الف دارای زونکنی است که کاردکس آن از ابتدا تا پایان دوره مالی در آن قرار می گیرد و کالای ب، ج و… نیز به شرح گفته شده عمل می شود.
به این نوع کاردکس، کاردکس حسابداری نیز گفته می شود (کارت حسابداری موجودی کالا). در این نوع کاردکس علاوه بر تعداد ورود، خروج و مانده مقادیر ریالی آن را نیز اضافه می نماییم که در کاردکس حسابداری روشهای ارزیابی کالاها جهت تعداد مانده به صورت FIFO، LIFO و Average ثبت می گردد.
در نرم افزار انبار آنلاین نیز کاردکس یا کارت انبار برای هر کالا وجود دارد و همچنین در صورتی که از قسمت ریالی استفاده شود می توان کاردکس ریالی را مشاهده نمود. می تونید دموی انبار آنلاین را دریافت نمایید و برای درک بهتر کاردکس قسمت کاردکس کالا را مشاهده نمایید.
