اکسل یکی از نرم افزار هاییست که در بالاترین سطوح شرکت ها، مطالعات تحقیقاتی و... مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار ساخته شده توسط مایکروسافت، توانسته با قدرت خود در انجام محاسبات، نتایجی که ارائه می کند را به حدی با اهمیت جلوه دهد که این روز ها بیشتر شرکت ها برای مدیریت و تحلیل داده های عظیم خود از اکسل استفاده می کنند.
یکی از ویژگی های خوب این نرم افزار ساده بودن به شمار می رود. البته ممکن است بعضی ها با این جمله موافق نباشند و اکسل را ساده نبینند. خیلی از افراد نگاهشان به اکسل مثل یک پازل پیچیده و غیر قابل حل است. در این مطلب که یکی دیگر از سری مطالب آموزش اکسل به شمار می رود، سعی داریم کار با اکسل را تا حدی ساده کنیم. اگر شما هم از این نرم افزار استفاده می کنید، باید ۶ موردی که در این مطلب به آموزش آن می پردازیم را حتما بلد باشید. این مطلب را از دست ندهید.
مرتب سازی یکی از با اهمیت ترین مواردیست که باید در اکسل بلد باشید. فرض کنید جدولی در اختیار دارید که تعداد مشتری های یک شرکت بزرگ در آن وجود دارد و نیاز دارید تا آن ها را بر اساس حروف الفبا مرتب سازی کنید. برای این کار اکسل کار شما را ساده کرده. برای این کار مراحل زیر را طی کنید:
بعد از انجام این مراحل، داده های شما مرتب سازی خواهند شد. در تصویر زیر، می توانید مراحل مرتب سازی تعدادی از داده ها به صورت الفبایی که بر مبنای شهر انجام خواهد شد را مشاهده کنید.
نکته ی مهم: حتما دقت داشته باشید که برای انجام مرتب سازی، هرگز فقط یک ستون را انتخاب نکنید و همه ی سطر ها و ستون ها را برگزینید. در غیر این صورت بعد از انجام مرتب سازی، برخی از سطر ها به هم می ریزد. در مثال بالا اگر فقط ستون شهر ها را انتخاب می کردیم و مرتب سازی را انجام می دادیم، بقیه ی سطر ها مثل گذشته باقی می ماند و تنها ستون شهر ها مرتب سازی می شد.
وقتی با تعداد داده های بسیار بالایی کار می کنید، امکان وجود سطر های تکراری اجتناب ناپذیر است. اما به جای اینکه به خودتان زحمت بدهید و از بین هزاران سلول چند تایی که تکرار در آن ها اتفاق افتاده را به صورت دستی پیدا کنید، کافیست تا با انجام مراحل زیر از کسل بخواهید این کار را برایتان انجام دهد:
نکته ی مهم: سعی کنید به اندازه ی کافی داده های مختلف را انتخاب کرده باشید تا موارد تکراری تشخیص داده شده توسط اکسل کافی باشد. در مثال بالا اگر فقط ستون های نام را انتخاب می کردیم و عمل حذف سلول های تکراری را انجام می دادیم، اکسل بدون توجه به بقیه ی ستون ها، تنها یک نام Oprah را نگه می داشت و بدون حذف باقی سطر ها و بدون توجه به نام خانوادگی همه ی نام های Oprah را حذف می کرد.
با استفاده از اکسل دیگر نیازی به ماشین حساب و محاسبات پیچیده ی دستی نخواهید داشت. این نرم افزار قادر به انجام همه ی مسائل ریاضیست. برای استفاده از این ویژگی تنها کافیست با چند فرمول اکسل آشنا شوید. در لیست زیر به فرمول های اصلی و پایه ای نرم افزار اکسل اشاره می کنیم:
توضیح انجام مراحل بالا کمی گیج کننده به نظر می رسد. بنابراین به فایل تصویری زیر به خوبی دقت کنید و سعی کنید کار هایی که در بالا گفتیم را انجام دهید. در تصویر زیر عمل جمع را مشاهده می کنید.
ممکن است گاهی اوقات بخواهید فرمول استفاده شده در یکی از سلول ها که مربوط به ستونی خاص است را برای دیگر ستون ها هم به کار بگیرید. نرم افزار اکسل این موضوع را پیش بینی کرده و این کار به راحتی قابل انجام است.
برای این کار کافیست روی سلولی که فرمول ریاضی را در آن درج کرده اید، کلیک کنید. سپس از گوشه ی پایین سمت راست همان سلول، روی مربع کوچکی که ظاهر می شود کلیک کرده و آن را به سلول مقصد انتقال دهید. شاید کمی گیج کننده به نظر برسد. به فایل تصویری زیر دقت کنید:
یکی از آزاردهنده ترین اتفاقات در نرم افزار اکسل اسکرول کردن به پایین و از بین رفتن عناوین ستون هاست. این اتفاق بیشتر زمانی رخ می دهد که تعداد داده های مورد استفاده بسیار زیاد باشد. مثلا وقتی به سطر ۱۵۰۰ می روید، نمی دانیم که هر ستون مربوط به کدام عنوان هستند.
البته جای نگرانی نیست، چرا که نرم افزار اکسل این مشکل را هم پیش بینی کرده و حل آن بسیار ساده است. برای قفل کردن عناوین ستون ها در این اپلیکیشن کافیست مراحل زیر را انجام دهید:
حالا با خیال راحت به پایین صفحه ی اکسل بروید. برای همیشه عناوین ستون ها را مشاهده خواهید کرد.
یکی از کار هایی که در نرم افزار اکسل عمدتا به آن نیاز داریم، درج تاریخ است. برای این کار می توانیم از گوشه ی پایین صفحه در ویندوز، تاریخ را مشاهده کنیم و عینا آن را در یکی از سلول ها تایپ کنیم.
اما این کار با استفاده از اکسل ساده تر از این ها قابل انجام است. برای این کار کافیست که به راحتی یکی از سلول ها را انتخاب کرده و سپس کلید های ترکیبی ; + Ctrl را بزنید. در تصویری که در زیر آماده کردیم، همه چیز ساده تر قابل مشاهده است:
وقتی در نرم افزار اکسل از Sheet های مختلفی استفاده می کنید، ممکن است گاهی بخواهید یکی از سلول ها را در همه ی آن Sheet ها تغییر دهید. اگر این تغییرات زیاد باشد، شما باید تک تک به همه ی برگه ها بروید و تغییراتی که می خواهید را چندین بار اعمال کنید.
اما در واقع نیازی به این کار نیست. شما می توانید به راحتی با انجام مراحل زیر این کار را فقط یک بار انجام دهید و تغییرات را در همه ی برگه ها مشاهده کنید:
در فایل تصویری زیر می توانید کار های توضیح داده شده در بالا را مشاهده کنید:
مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم، در واقع مواردی ابتدایی و پایه ای در زمینه ی کار با اکسل به شمار می رود. نرم افزار اکسل بسیار گسترده تر است و برای مسلط شدن به آن هیچ کاری به جز انجام پروژه های مختلف مفید واقع نخواهد شد.
منبع: digiato
