بر اساس استانداردها و قوانین حسابداری حداقل هر سال یک بار باید در انبار های یک شرکت تولیدی، صنعتی و بازرگانی انبار گردانی صورت پذیرد. در بسیاری از شرکت ها به علت اهمیت موجودی انبار و کیفیت کالاهای موجود در انبار، دوره های زمانی کوتاه تر جهت انبار گردانی انتخاب می شود. اما به طور کلی هدف از انبار گردانی شمارش موجودی اقلام کالا به منظور اطمینان از میزان موجودی کمی گزارش شده، کیفیت کالاهای موجود و کنترل آن هاست.
شمارش موجودی و یا به اصطلاح انبارگردانی نیازمند طی مراحل زیر می باشد:
در بخش قبل به طور خلاصه اقدامات قبل از شمارش موجودی ها از قبیل کدگذاری و... اشاره شد که به طور کامل تر در این بخش آورده شده است.
به طور کلی مراحل اساسی قبل از انجام عمل شمارش به شرح زیر می باشد:
الف) آماده سازی و تهیه نقشه جانمایی انبار و تعیین دقیق محل های نگهداری کالا در انبار به منظور پاسخ به این سوال که (هر یک از اقلام در کجای انبار و چگونه در آنجا قرار گرفته است؟ )
ب) تعیین تاریخ ساعت دقیق عملیات شمارش و تخصیص روزهای معین به هر یک از بخش های انبار جهت شمارش به منظور تداخل نداشتن ورودی و خروجی ها به انبار با عملیات انبارگردانی
در بسیاری از شرکت های سعی می شود عملیات انبارگردانی در زمان تعطیلات و زمان هایی که ورودی و یا خروجی به انبار ندارند، این عملیات صورت پذیرد.
ج) تعیین گروه های شمارش و مسئولین عملیات انبار گردانی
د) تهیه تگ و برگه های شمارش کالا جهت ثبت تعداد کالاها و مقایسه آن با گزارش های موجود حسابداری و انبار
این برگه ها شامل بخش های اصلی کد سریال، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش و قفسه می باشد. در ادامه خواهیم گفت که بر حسب شرایط ممکن است عملیات شمارش یک یا دو بار انجام گیرد و در ادامه با اهمیت این تگ های شمارش بیشتر آشنا خواهیم شد.
ه) بررسی انبارها از نظر موقعیت قرار گرفتن موجودی ها و اصلاح احتمالی وضع موجود از نظر اینکه برچسب ها نصب شده باشند و وضعیت قرار گیری اقلام به گونه ای باشد که شمارش آن ها در کمترین زمان و با بیشترین دقت صورت پذیرد.
توجه شود که قبل از انجام شمارش باید تمام کالاها معیوب، تاریخ گذشته، اقلام بدون مصرف، اقلام امانی دیگران نزد موسسه و.... به تفکیک مشخص شوند تا عملیات شمارش در سریعترین زمان ممکن انجام پذیرد. (لازم به ذکر است تمامی موارد بالا با استفاده از برگه های مختلف و جداگانه مشخص شوند)
و) تهیه وسایل مورد نیاز جهت شمارش اقلام و موجودی از قبیل ترازو، متر، لیفتراک، و نظایر آن ها که در هر شرکت وابسته به نوع موجودی آن متفاوت می باشد.
ح) اعلام زمان شمارش و اطلاع رسانی زمان های توقف تحویل کالا از انبار به پرسنل شرکت بدین منظور که
الف) در ساعات تعیین شده قبلی گروهای ویژه انجام عملیات شمارش در محل های مربوط به خود مستقر شده و بعد از شمارش هر یک از اقلام برگه های مربوط به شمارش هر یک از اقلام را کامل امضاء نمایند
ب) سرپرست شمارش و یا هماهنگ کننده انبارگردانی مسئول نظارت بر دقت شمارش و رعایت اصول انبارگردانی می باشد
ج) گروه کنترل باید به صورت تصادفی قسمت های شمارش شده را بررسی نماید و در صورت مغایرت به سرپرست شمارش اطلاع دهد.
د) هرگونه اشتباه در شمارش از قبیل شمارش تکراری، از قلم افتادن کالاها، انتقال اجناس در حین شمارش بر عهده سرپرست شمارش می باشد.
بعد از اتمام عملیات شمارش و تکمیل برگه های شمارش لازم است سرپرست شمارش برگه ها و تگ های شمارش اقلام را جمع آوری نموده و تمامی آن ها را در اختیار هماهنگ کننده انبارگردانی قرار دهد.
الف) هماهنگ کننده انبار گردانی برگه های شمارش را به کمیته انبارگردانی تحویل می دهد تا از استرداد تمامی برگه های شمارش اطمینان حاصل شود (برگه های ابطال شده و... بررسی می شوند)
ب) کلیه برگه به اپراتور کامپیوتر داده تا در نرم افزار انبار آنلاین ثبت شوند.
ج) پس از ثبت اطلاعات در نرم افزار، مغایرت در شمارش ها بررسی شده و آن دسته از اقلام که مغایرت دارند جهت شمارش مجدد به شمارشگران داده می شوند. همچنان اگر مغایرت ها وجود داشت این مراحل سه مرتبه تکرار می شوند و سر انجام سند نهایی صادر می شوند.
منبع: novinanbar
