1- انبارگردانی موجودی های جنسی از ساعت …….. صبح مورخ ……/………/…….13 آغاز و در ساعت…………… مورخ ……/………/…….13 خاتمه می یابد.
2- مسئول انبارگردانی قبلا انبار را مورد بازدید قرارداده و در صورت وجود اشکال در هر زمینه ( چیدمان و الصاق تگ کالا؛ امکانات مورد نیاز و …) قبل از شروع عملیات شمارش؛ موارد مشاهده شده را با مسئولین مربوطه حل نماید.
3- مشخص نمودن کلیه مواد و کالاهای ضایعاتی از دیگر موجودی ها
4- تفکیک نمودن کلیه اقلام راکد و معیوب از دیگر موجودی ها
5- جدا نمودن مواد و کالاهای امانی دیگران نزد شرکت از دیگر موجودی ها
6- گروه های شمارش در قالب ………… تیم …………. نفره و مسئول ثبت که توسط مسئول انبارگردانی تعیین می گردند در زمان های مقرراقدام به انبارگردانی می نمایند ضمنا افراد فوق الذکر قبلا آموزش کافی دیده باشند.
7- پیش از اجرای موجودی برداری شماره و تاریخ آخرین رسید و حواله منتهی به تاریخ شروع موجودی برداری توسط مسئول انبارگردانی اخذ و یادداشت گردد.
8- اقلام به شکلی چیده شده باشند که شمارش به آسانی انجام پذیرد. و تگ ها بر تک تک کالاها نصب شده باشند و اگر کالایی مازاد بوده و چون جزء موجودی نبوده تگ ندارد باید بدان تگ سفید اختصاص یافته تا در شمارش منظور گردد.
9- در مواقع استثنائی که نیاز مبرم به ورود و خروج کالا از انبار در زمان انبارگردانی باشد حتما باید با نظارت هماهنگ کننده انجام و حواله و رسیدهای مذکور باید توسط هماهنگ کننده انبارگردانی امضا و مشخص گردد که خروج یا ورود کالا قبل و یا بعد از انبارگردانی بوده است.
10- باتوجه به اعلام روزها و ساعات شمارش انبار؛ به قسمت های مختلف کارگاه چند روز قبل از انبارگردانی؛ لازم است عوامل اجرایی جهت برآورد و دریافت احتیاجات خود و یا صدور سند و ………… قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه نمایند.
1- مسئولین انبارها نبایستی در امر شمارش دخالت مستقیم داشته باشند.
2- به منظور سهولت در امر شمارش از تگ های تهیه شده که دارای سه قسمت بشرح زیر می باشد استفاده می گردد.
3- هر قسمت دارای ( شرح – کد – واحد کالا ) نام انبار – نام و نام خانوادگی شمارشگر و ناظر می باشد.
4- موجودی برداری توسط گروه های دو نفری انجام می شود.یک فرد شمارش را انجام داده و فرد دیگرضمن تائید شمارش؛ آن را ثبت نماید. تا آنجا که امکان دارد یکی از افراد گروه دو نفری باید به گونه ای انتخاب گردد. که با موجودی ها آشنا بوده و به آسانی بتواند نوع و مشخصات موجودی ها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتیکه مشخصات بر روی اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخیص دهد.
5- چنانچه موجودی هایی بر اساس وزن ثبت می شوند اطمینان حاصل شود تا وسائل لازم برای توزین در دسترس باشد.
6- پس از شمارش موجودی ها و جمع آوری تگ های اولین شمارش؛ داده ها توسط مسئول ثبت اسناد به کامپیوتر وارد و اقلام مغایرت دار توسط تیم بعدی شمارش دوم؛ و در صورت مغایرت بعدی در شمارش سوم توسط تیم جدید شمارش و شمارش سوم نهایی تلقی می گردد.
7- برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن پاره ای ازموجودی ها؛ شمارش بایستی به شکل اصولی انجام پذیرد و مثلاُ موجودی ها را ردیف به ردیف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاری مشخص نمائید.
8- امضاء تمام تگ های شمارش و هرگونه اصلاح در آن ها بوسیله تیم شمارشگر هر مرحله ضروری است.
9- موجودی های معیوب- فاسد- کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در برگه های شمارش ثبت و در صورت نهایی انبارگردانی انعکاس یابد.
10- بطور نمونه باید محتویات تعدادی از موجودی های سر بسته توسط گروه های شمارش کننده مورد شمارش قرار گیرد.
11- در مورد اقلامی مانند مصالح با سنجش خاص؛ یا نظر کارشناسان (دفترفنی) بطورنسبتا معقول برآورد گردد.
12- پس از شمارش در پایان هر روز کلیه انبارها با حضور ناظر حسابرسی – انباردار – و توسط هماهنگ کننده انبار گردانی پلمپ و در روز بعد توسط افراد فوق فک پلمپ می شود.
13- در زمان انبارگردانی عملیات تحویل و تحول در کلیه انبارها متوقف می باشد.
تبصره: در صورتیکه نیاز مبرم به قطعه یا موادی برای تولید باشد به نحوی که کمبود آن موجب وقفه یا توقف خط تولید گردد، می بایست سرپرست قسمت مربوطه کالا یا قطعه مربوطه را درخواست نموده و آنرا به تأیید مدیریت تولید رساند سپس انبار پس از تأیید و امضاء مسئول انبارگردانی و حسابرس مستقر در شرکت اقدام به تحویل کالا می نماید و یک نسخه از درخواست کالا را به هماهنگ کننده انبار گردانی تحویل دهند.
1- کلیه تگ های شمارش (شامل تگ های استفاده شده- باطل شده واستفاده نشده) به مسئول انبارگردانی جهت کسب اطمینان ازاستفاده درست از تمام برگه های شمارش تحویل شوند.
2- بررسی مغایرت واصلاح مدارک پس از تایید مدیریت امکان پذیر خواهدبود.
3- صورت نهایی انبارگردانی توسط مسئول انبارگردانی تهیه تا پس ازتایید مسئولین شمارش ومسئول انباروسرپرست کارگاه جهت هرگونه تصمیم گیری در خصوص کسری و اضافات موجودی ها به مدیریت مالی ارجاع می شود.
نویسنده : قربان نژاد
