مطابق گزارش BPTrends که در سال 2018 منتشر شده است، 93% شرکت ها تلاش های متعددی را در پیش می گیرند تا فرایندهای اجرایی خود را بهبود ببخشند. این در حالیست که تنها 50% شرکت های استفاده کننده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) نسبت به چنین ابزاری ابراز رضایت داشته اند. این احتمال وجود دارد که 50% دیگر کاربران BPM از روش دیگری برای مدیریت فرایندهایشان رضایت بیشتری داشته باشند. به عنوان مثال می توان به نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) اشاره نمود. اما لازم است در وهله ی نخست مقایسه ی بین BPMS و ERP را در سطح جزئیات انجام دهیم.
حتی در مواقعی که از تمامی تفاوت های حاکم بین ERP و BPMS مطلع نباشید، اما قطعاً می دانید که این دو سیستم اهداف مشترکی همچون ارتقای بهره وری و کسب سودهای بیشتر را دنبال می کنند. علیرغم این تشابه، دو سیستم فوق الذکر معادل و جایگزین یکدیگر نمی باشند. ضروریست که با توجه به اهداف تجاری و نیازهای عملیاتی خود نرم افزار مناسبی را برای سازمان انتخاب بکنید.در صورتی که از انتخاب صحیح بی بهره باشید، قطعاً پول و زمان خود را هدر داده اید. انتخاب نرم افزار بشدت پیچیده و زمان بر است، اما در صورت اجرای درست با منافع متعددی همراه می شود.
هرچند BPMS و ERP از نظر ظاهری یکسان و برابر با یکدیگر هستند، اما تفاوت های کلیدی بین آن ها برقرار می باشد. مهم است که نقش ایفا شده توسط هر کدام را درک بکنید، تا بهترین گزینه برای کسب و کارتان را تعیین بکنید.
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) عبارتست از نوع خاصی از نرم افزارها که امکان دسترسی کاربران به مجموعه ای از برنامه های کاربردی را فراهم می سازند. ماژول های ERP با در نظر گرفتن مهم ترین کارکردهای تجاری همچون مدیریت منابع انسانی، حسابداری، مدیریت موجودی و غیره ساخته شده اند. ویژگی هسته ای سیستم ERP ذخیره سازی و برداشت داده از یک پایگاه داده ی مشترک است، بدین ترتیب یک منبع مشترک برای درک واقعیت ها ایجاد می شود.
ERP این امکان را پدید آورده که تمامی کارکنان از مجموعه داده های یکسانی استفاده نمایند. دیگر خبری از مشکلاتی همچون وقفه ی شرکتی در نتیجه ی عدم بروزرسانی موجودی ها یا ترازنامه ها در دپارتمان های مختلف نخواهد بود. سیستم های ERP بروزرسانی داده ها تا آخرین دقیقه ی قبلی را ممکن می سازند و تضمین کرده که همه ی کارکنان در سطح یکسانی از لحاظ اطلاعاتی قرار گرفته اند. یک پایگاه داده ی مشترک هرگونه تردید کاری را از بین می برد. کارکنان مطمئن می شوند که سایرین هم به اطلاعات یکسانی دسترسی دارند. در چنین شرایطی، تصمیمات تجاری اتخاذی از درجه ی اطمینان بالاتری برخوردار هستند.
سیستم های ERP واسطه هایی را فراهم آورده که کاربران از طریق آن ها به اطلاعات متمرکز دسترسی می یابند. بدین ترتیب راحتی و بازدهی بالاتری حاصل می شود. به کمک ERP، کاربران دیگر نیازی به وارد کردن مجدد داده ها به سیستم های مختلف ندارند یا اطلاعات موجود در دپارتمان های مختلف را جستجو نمی کنند. ماژول های ERP بدون هیچ گونه دردسری اطلاعات را به اشتراک گذاشته و تصویر جامعی را از شرکت ارائه می دهند. ادغام کاربردهای مختلف یکی از ارکان جدایی ناپذیر ERP محسوب می شود.
نرم افزار ERP نمای جامعی از شرکت ارائه می دهد.
برای درک بهتر نرم افزار BPMS، بهتراست مدیریت فرایند کسب و کار را به عنوان یک حوزه ی مستقل در نظر بگیرید. مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) شامل مجموعه استراتژی ها و تکنیک هاییست که جهت درک، بهبود و خودکارسازی فرایندهای تجاری بکار می روند. در BPMS فرایندها به چشم منابع نگریسته می شوند و هدف ارتقای بازدهی آن هاست.
بنابراین وظیفه ی نرم افزار BPM سازماندهی، مدیریت و خودکارسازی فرایندهای تجاری یک سازمان است. تحقق این هدف به کمک ابزار مدلسازی فرایندی صورت می گیرد که امکان طراحی و ویرایش گردش کارها را فراهم می سازد.مدلسازی فرایند به کاربران این امکان را داده تا توصیفات فرایندی را لحاظ نمایند، و به قدرت اطلاع رسانی به مخاطبان راجع به اقدامات دقیقاً صورت گرفته در حین فرایند دسترسی داشته باشند.
هر فرایند شامل دستورالعمل های دقیقی راجع به نحوه ی اجرای یک فرایند است. لازم است این دستورالعمل ها بر پایه ی قوانین سخت گیرانه یا دستورالعمل های انعطاف پذیری تدوین بشوند. توصیف و تشریح فرایند جهت توجیه علت وجودی آن در ساختار کسب و کار نیز از طریق مدلسازی فرایند صورت می گیرد. لازم است در حین فرایند توجیهاتی راجع به علت اجرا به شیوه های مختلف ارائه بشوند.
نرم افزار BPM امکان مدلسازی فرایندها در سطح جزئیاتی را ممکن ساخته که معمولاً سیستم های ERP از آن محروم هستند.
ERP در برابر BPMS
ERP بر پایه ی ماژول ها و کارکردها بنا شده است
اگر بر این عقیده هستید که تعاریف BPMS و ERP مشابه یکدیگر هستند، باید بگوییم که دیدگاه شما چندان غلط نمی باشد. اگر از نمای کُلی به قضیه بنگریم، شباهت ظاهری زیادی بین آن ها به چشم می آید. از طرفی شاهد مجموعه ای از تفاوت های کلیدی هستیم. سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار روی شمار قابل ملاحظه ای از کارکردها و ماژول های تجاری تمرکز می کنند و توسط آن ها مورد پشتیبانی قرار می گیرند. برای مثال می توان به کارکردهایی همچون حسابداری،منابع انسانی، مدیریت موجودی، و غیره اشاره نمود. ERP نیز برای ردگیری داده ها روی ماژول های مختلف مثمرثمر واقع می شود.ERP به کاربران این امکان را می دهد تا تمامی موارد از فروش تا حقوق کارکنان را مورد ردگیری قرار بدهند. ضمن اینکه جریان آزاد اطلاعات بین ماژول های مختلف هم حفظ می شود.
اما فرض کنید به نرم افزاری برای مدیریت یک گردش کار خاص منابع انسانی نیاز دارید. فروشنده ی ERP صرفاً ماژول کامل/ اولیه ی مدیریت منابع انسانی را در اختیار شما قرار می دهد. هزینه ی این ماژول در صورت نیاز نداشتن به برخی کارکردها بالا خواهد بود.سیستم BPM به شما این امکان را داده تا کسب و کار را بر پایه ی گردش کار و سطح شخصی سازی خاصی مورد مدلسازی قرار بدهید. چنین ابزاری عملاً در سیستم های ERP خارج از دسترس می باشد. هر دو دسته از نرم افزارها از ابزارهای هوشمندسازی تجاری سود می برند، اما از نظر قلمروی تحلیل ها با تفاوت هایی روبرو هستند.
هر دو سیستم با بهره گیری از شاخص های کلیدی عملکرد و گزارشات تخصصی توان تحلیلی مناسبی را فراهم می سازند. توجه داشته باشید که BPM از قدرت ردگیری بازدهی فرایندهای بخصوصی برخوردار است. ابزارهای هوشمندسازی تجاری BPM حاوی ادراکاتی همچون زمان اجرای فرایند، حالت های فرایندی، تعداد فرایندهای خاتمه یافته و در حال پیگیری هستند.
حال اجازه دهید کمی بیشتر راجع به ERP صحبت بکنیم. به بیان ساده، ERP یک بسته ی نرم افزاری است که داده ها را روی یک سرور مرکزی ذخیره می کند. بنابراین واحدهای مختلف ورودی های خود را روی آن به ثبت می رسانند. تمامی این اطلاعات در یک مکان ذخیره می شوند. بدین ترتیب کاربران به نمای جامعی از شرکت و نحوه ی مرتبط بودن کارکردهای آن به یکدیگر دسترسی خواهند داشت. ERP نمای جامع و سازمانی را به کاربران اعطا می کند که BPM از ایجاد آن عاجز است. ذخیره سازی اطلاعات ERP در سطح بسیار بالا و کاملی انجام می گیرد و تحلیل کامل تر نسبت به تمامی کارکردهای تجاری و ارتباطات حاکمه بین آن ها را ممکن می سازد.
سردرگمی مربوط به ERP و BPM از این ناشی می شود که در صورت بهره برداری جداگانه، عملکرد کاملاً مشابهی را بجا می گذارند. هرچند عملکرد آن ها کاملاً یکسان نیست اما از بسیاری جنبه ها مشابه یکدیگر است.معمولاً BPM در یک سیستم ERP گسترده تر ادغام می شود، این در حالیست که ERP همچون BPM از قدرت مدیریت یک فرایند تجاری برخوردار نمی باشد. در چنین شرایطی نواقص و ناکارآمدی های چشمگیری در جریان عملیاتی به چشم می آید و دغدغه های اضافه ی خسته کننده ای پدید آمده که مستلزم رسیدگی هستند.
سیستم BPM جنبه های مهمی از فرایندهای تجاری را تعیین می نماید که غالباً در ERP موضوعیت ندارند. بالاتر بودن سطح جزئیات کیفیت فرایندهای تحت نظارت BPM را افزایش می دهد. ERP تسهیل کننده ی کارکردهای تجاری عمومی و گسترده تری می باشد.
ادغام صحیح این سیستم ها منجر به رفع خلاها و کمبودهای هر کدام می شود. می توانید به مدیریت فرایند خودکاری دسترسی داشته باشید که استفاده از منابع را مورد نظارت قرار داده و وظایفی را به آن ها تخصیص می دهد.در عین حال از توانایی ذخیره سازی تمامی داده ها در یک پایگاه داده ی مرکزی برخوردار خواهید بود.
در صورتی که دنبال راهکاری برای مدیریت امور سازمان هستید و در عین حال تمرکز بالایی روی ذخیره سازی داده ها در یک پایگاه داده ی مشترک دارید، آنگاه ERP گزینه ی مناسب و مورد نیاز شما محسوب می شود. بیاد داشته باشید که استفاده ی همزمان از آن ها منجر به قوی تر شدن هر کدام می شود. بنابراین نیازی به انتخاب یک مورد نیست، اگر هر دو برای سازمان شما مناسب هستند.
منبع: samix.org
