همانطور که احتمالا می دانید می شود با ترسیم یک فلوچارت، ظاهر ساده تری به مسائل پیچیده بخشید و آن ها را راحت تر حل کرد. در حال حاضر نیز می توان با کمک ورد مایکروسافت خیلی سریع و راحت یک فلوچارت کاربردی تهیه کرد اما شاید ندانید که اکسل نیز از پس این کار برمی آید.
به همین خاطر در ادامه این مطلب از نحوه ترسیم یک فلوچارت در محیط اکسل برایتان می گوییم و به تمام چیزهایی که در ارتباط با این موضوع باید بدانید اشاره خواهیم کرد. پس در ادامه با ما همراه باشید.
اگر تا حالا در اکسل فلوچارت رسم کرده باشید حتما می دانید که در این مسیر جداول ورکشیت ها بهترین دوست شما هستند. جداول ورک شیت برایتان شرایطی را مهیا می کنند تا بتوانید راحت تر اندازه و موقعیت المان های فلوچارتتان را تغییر دهید. پس برای شروع از نحوه ترسیم یک جدول در اکسل برایتان می گوییم.
برای ساخت یک جدول در اکسل، ابتدا باید پهنای تمام ستون ها را به میزانی تغییر دهید که عرضشان برابر با ارتفاع پیش فرض هر ردیف شود.
پس در اولین قدم کار خود را با کلیک روی باکس موجود در گوشه سمت چپ ورک شیت شروع کنید تا تمام سلول های موجود در صفحه سلکت شوند. سپس با راست کلیک روی عنوان هر ستون، گزینه Column Width را انتخاب کنید تا دیالوگ باکس مربوط به این گزینه روی صفحه ظاهر شود.
اما برای مقدار دادن به این دیالوگ باکس عجله نکنید و قبل از هر چیزی خوب به توضیحاتی که می دهم توجه کنید. در شرایط پیش فرض اکسل، ارتفاع ردیف های یک ورک شیت 15 پوینت (چیزی در حدود 20 پیکسل) خواهد بود.
پس اگر تنظیمات اکسلتان روی حالت پیش فرض تنظیم شده، با خیال راحت عدد 2.14 را درون دیالوگ باکس حاضر در صفحه قرار دهید تا عرض ستون ها با ارتفاع هر دریف برابر شوند.
پس از ترسیم یک جدول کامل در اکسل، می رسیم به دومین مرحله یعنی فعال کردن گزینه «Snap to Grid». این ویژگی، امر جا به جایی و تغییر سایز اشکال را ساده تر می کند و به شما اجازه می دهد تا آن ها را راحت تر مرتب و هم اندازه کنید.
برای فعال کردن این ویژگی ابتدا به سراغ تب Page Layout بروید و سپس با کلیک روی Align گزینه Snap to Grid را انتخاب کنید. با فعال شدن Snap to Grid به طور خودکار گزینه آن در منو Align هایلات می شود و رنگ طوسی به خود می گیرد.
اصلا مگر می شود پروژه ای را در اکسل شروع کرد و پیش از هر کاری برای آماده سازی قالب صفحه اقدام نکرد؟ ترسیم فلوچارت نیز از این قضیه مستثنی نیست و اگر می خواهید یک فلوچارت رسم کنید ابتدا باید سری به تنظیمات قالب صفحه بزنید.
به کمک تنظیمات قالب صفحه می شود حین ایجاد یک فلوچارت مرز بندی های تازه ای تعیین کرد که بعدا خیلی به درد می خورند. مثلا اگر قصد داشته باشید فلوچارت خود را به یک صفحه ورد انتقال دهید، این مرز بندی ها به شما کمک می کنند تا اندازه فلوچارتتان دقیقا متناسب با صفحه ورد مقصد باشد و از آن بیرون نزند.
پس به همین خاطر برای تنظیم المان هایی چون حاشیه ها، جهت و اندازه صفحه به تب Page Layout بروید و بر اساس معیارهای خود مرز بندی مشخصی برای فلوچارتتان تعیین کنید.
به محض اینکه شرایط ورک شیت برای ایجاد یک فلوچارت آماده شد، مراحل را همانطور که در ادامه توضیح می دهیم دنبال کنید تا به چیزی که می خواهید برسید.
برای اضافه کردن اولین شیپ به فلوچارت خود به سراغ تب Insert بروید. سپس از بخش Illustrations روی Shapes کلیک کنید تا لیستی از شیپ های مختلف در اختیارتان قرار بگیرد. حالا یک شیپ را از بخش Flowchart انتخاب کنید و آن را به ورک شیت خود بیفزایید.
با اضافه شدن شیپ انتخاب شده به ورک شیت، آن را به اندازه دلخواه خود درآورید. در صورتی هم که Snap to Grid را فعال کرده باشید زحمتتان کمتر است و اندازه شیپ شما همیشه متناسب با جدولی که ترسیم کرده اید خواهد بود.
اگر خوب دقت کنید می بینید که پس از رسم اولین شیپ، تب جدیدی به نام Format به جمع تب های حاضر در اکسل اضافه می شود. با استفاده از این تب خیلی راحت می توانید به فلوچارت خود شیپ های بیشتری بیفزایید و برایشان فرمت های تازه ای تعریف کنید.
در این تب لیستی هم از تمام اشکال موجود در اکسل قرار داده شده تا کاربر بتواند با مراجعه به تب Format خیلی راحت به هر شیپی که دنبالش هست دست پیدا کند و آن را به فلوچارتش بیفزاید.
برای اضافه کردن متن به یک شیپ، فقط کافیست که شیپ مورد نظرتان را انتخاب و شروع به تایپ کردن کنید. با کلیک روی متن هر شیپ نیز می توان نوشته ها را ویرایش و تغییراتی در آن ها ایجاد کرد. تغییرات که انجام شد خیلی راحت روی فضای خارج از شیپ کلیک کنید تا ویرایش هایتان ثبت شوند.
دیگر نوبتی هم باشد، نوبت آن است که شیپ های فلوچارت خود را به هم متصل کنید. برای این کار به سراغ لیست شیپ ها بروید و از میان گزینه های موجود Line Arrow را انتخاب کنید.
با این کار نشانگر ماوستان از حالت عادیش خارج می شود و به شکل یک «به علاوه» در می آید. این به علاوه را به سمت شیپ اول خود ببرید تا نقاط اتصال آن ظاهر شوند. حالا روی یکی از نقاط اتصال شیپ اول کلیک کنید و ماوس خود را تا رسیدن به نقطه اتصال شیپ دوم حرکت دهید.
حالا اگر روی نقطه اتصال شیپ دوم کلیک کنید، خط اتصالی میان این دو شیپ ظاهر می شود که به نوعی رابطه تعریف شده میان آن ها را نشان می دهد.
متاسفانه در اکسل نمی شود همانند نرم افزارهایی چون Visio و Lucidchart روی خطوط اتصال به صورت مستقیم متن نوشت. اما هیچ کاری نشد ندارد و می توانید با کمک گرفتن از باکس های متنی روی خطوط اتصال اکسل نیز متن بنویسید.
برای این کار ابتدا روی خط اتصال خود کلیک کنید تا تب Format به نمایش درآید. با ورود به این تب از بخش Insert Shapes گزینه Text Box را انتخاب کنید.
حالا باکس متنی ظاهر شده را بکشید و به سمت خط اتصالی ببرید که قصد برچسب گذاریش را دارید. البته بگذارید که همین جا بگویم بهتر است پیش از نوشتن متن، گزینه Snap to Grid را غیر فعال کنید تا امکان تراز کردن باکس متنی با خط اتصال فراهم شود. با غیر فعال شدن Snap to Grid حالا به سراغ باکس متنی خود بروید و با انتخاب آن عبارات مورد نظرتان را تایپ کنید.
همانطور که احتمالا می دانید اکسل تنظیمات بسیاری برای فرمت گذاری روی المان های مختلف دارد که پرداخت به آن ها از حوصله این متن خارج است. با این حال در ادامه از اصول اولیه فرمت گذاری روی شیپ ها، متون و خطوط اتصال برایتان می گوییم تا بتوانید حداقل کمی ظاهر فلوچارت های خود را تغییر دهید.
ساده ترین راه برای تغییر فرمت شیپ ها، استفاده از قالب های آماده «Theme Styles» است. برای استفاده از این قالب های آماده، ابتدا شیپ هایی که می خواهید ظاهر یکسانی داشته باشند را انتخاب کنید.
برای این کار اول یکی از شیپ های مورد نظر را انتخاب کنید و سپس با نگه داشتن کلید Shift به سراغ مابقی بروید. پس از انتخاب تمام شیپ ها وارد تب Format شوید و روی فلش کوچکی که در پایین باکس Theme Styles قرار دارد کلیک کنید.
با این کار لیستی از تمام قالب های آماده اکسل در اختیارتان قرار می گیرد که با بردن نشانگر ماوس روی هر یک از آن ها می توانید پیشنمایشی از تغییرات آن فرمت داشته باشید. در نهایت زمانی که به قالب مورد نظرتان رسیدید رویش کلیک کنید تا تغییرات آن روی فرمت اصلی شیپ های انتخاب شده اعمال شود.
تغییر فرمت متن داخل شیپ و باکس های متنی تفاوتی با قالب بندی متن داخل سلول ها ندارد. پس برای شروع همان طور که توضیح دادم شیپ هایی که قرار است فرمتی یکسان داشته باشند را انتخاب کنید.
سپس به سراغ تب Home بروید و با استفاده از ابزار Font و Alignment قالب متن های نوشته شده روی شیپ ها را هر طور که دوست دارید تغییر دهید. این کار را برای متن هایی که در باکس ها نوشتید تکرار کنید تا ظاهر نهایی فلوچارتتان یک دست و تمیز باشد.
به طور کلی خطوط اتصال در اکسل کمی نازک به نظر می آیند اما می شود فرمتشان را تغییر داد و کمی آن ها را ضخیم تر کرد. برای این کار ابتدا تمام خطوط اتصالی که در فلوچارتتان دارید را به کمک کلید Shift انتخاب کنید.
سپس به سراغ تب Format بروید و با کلیک روی Shape Outline یک رنگ مناسب برای خطوط اتصال فلوچارت خود انتخاب کنید. پس از انتخاب رنگ حالا روی گزینه Weight این منو کلیک کنید و مقدار ضخامت خطوط را افزایش دهید.
منبع: digiato.com
