درخواست کالا و سفارش کالا در انبار و انبارداری یکی از مهم ترین عملکرد ها می باشد. در انبار آنلاین این مکان برای کاربران فراهم شده است که کاربران به آسانی بتوانند این کار را انجام دهند.

مجوز پورتال به طرف حساب یا درخواست کننده

برای استفاده از امکان درخواست باید به طرف حساب و کالاهای مد نظر مجوز پورتال دهید و تیک آن را فعال کنید.

1) شما باید در قسمت تعاریف اولیه، طرف حساب، به طرف حساب خود مجوز پورتال دهید. (این طرف حساب می تواند همکار شما در مجموعه شما باشد یا مشتری شما)

2) سپس مجوز پورتال کالاهای مورد نظر خود را فعال کنید.

از لیست کالا، عملیات، ویرایش کالا و مجوز پورتال را فعال کنید.

توجه:

برای ورود طرف حساب به پورتال باید شماره تلفن و یا پست الکترونیک وارد شده باشد. و در میان طرف حساب ها نباید تکراری باشد.

برای دریافت لینک پورتال، قسمت پورتال طرف حساب، لینک ورود پورتال را کلیک کنید. لینک پورتال در کیبورد شما کپی شده است. و یا با کمک دکمه در صفحه ای جدید باز خواهد شد. این همان صفحه ایست که درخواست کننده وارد آن می شود.

کالای مجوز دار

لینک پورتال را در اختیار طرف حساب هایی که مجوز پورتال دارند قرار دهید. (ممکن است کارمند شما در بخش دیگری باشد)

طرف حساب ها با شماره تماس و یا پست الکترونیک می توانید وارد پورتال شوند.

درخواست کننده ها در قسمت پورتال از منو، جستجوی کالا را انتخاب کرده و کالای خود را وارد می کند.

در جستجوی کالا می توانید با انتخاب سطح بندی کالاهای مورد نظر را به آسانی پیدا کنید. و یا با نوشتن بخشی از نام کالا آن را پیدا کنید. همچنین می توانید فقط دکمه جست و جو را زده و همه کالاهای مجوزدار را مشاهده کنید.

در صورتی که کالای مورد نظر را پیدا نکردید و یا کالایی است که در لیست نبوده می توانید از بخش کالای درخواستی (دکمه آبی رنگ کالا را پیدا نمی کنم!) نام و تعداد کالا را انتخاب کنید. برای درخواست ها ممکن است در ابتدای کار کالایی وجود نداشته باشد، یعنی لازم است همیشه نام کالا و تعداد درخواستی را اضافه کنید.

می توانید فایل و توضیحات خود را اضافه کنید.

در صورت اتمام درخواست گزینه تایید درخواست را انتخاب کنید.

چارت درخواست کالا

در تصویر چارت، نمودار سلسله مراتبی از جایگاه و مراحل موجود در روند درخواست و ارتباط میان آن ها را مشاهده می کنید.

طبق این روند و چارت تهیه شده مراحل یک درخواست شکل گرفته است. کلیت فرآیند درخواست کالا، اضافه کردن متن درخواست کالا در انبار و ایجاد فرم درخواست است که در پروسه خرید و تدارکات میان دپارتمان ها و اشخاص مشخص شده مسیر خود را سپری می کند. در این میان ممکن است به درخواست، موضوع، تعداد کالا، فایل پیوست و توضیحات اضافه شود.

ترتیب اضافه کردن کاربران و راه اندازی نرم افزار:

1. مشخص کردن دپارتمان ها و سطح دسترسی آن ها (ویرایش، پیش فاکتور، فاکتور، امکان آرشیو کردن)
   
2. اتصال و ترتیب ارسال و مرجوعی درخواست
   
3. اضافه کردن کاربران هر دپارتمان + ایجاد نقش و انبار یا پروژه
   
4. اتصال پنل پیامکی به نرم افزار
   
5. ثبت طرف حساب و درخواست کننده
   
6. شروع کار

در ادامه مراحل دقیق و اشخاص تایید کننده یا رد کننده را با هم مرور می کنیم.

اشخاص مرتبط با درخواست کالا

مدیر سیستم همان شخص اول و مدیر است که به همه ی مراحل دسترسی داشته و امکانات و فعالیت های او کامل است.

طرف حساب ها کسانی هستند که برای هر انبار یا پروژه درخواست ارسال می کنند. در ثبت طرف حساب ها یا همان درخواست کننده ها محدودیتی وجود ندارد. نکته ای که لازم است برای ثبت آن دقت کنید، تیک مجوز پوتال، تیک فعال است و تیک مشتری را بزنید. او می تواند نام کالای درخواستی خود به همراه تعداد را وارد کرده و اگر فایل ضمیمه ای دارد به آن الصاق کند.

کاربران تایید کننده، به تعداد دپارتمان ها (هر بخش) کاربر تعریف می کنید و انبار و پروژه ها را به آن ها تخصیص می دهید. یعنی یک درخواست توسط 6 مرحله تایید و بررسی خواهد شد. مدیر پروژه نفر اولی است که درخواست را می بیند. در این سیستم 4 مدیر پروژه داریم که هر کدام فقط به پروژه های خود دسترسی دارند و درخواست های مرتبط با آن ها برایشان نمایان می شود.

بقیه دپارتمان ها همه ی درخواست های تایید شده از طرف مدیر پروژه را مشاهده خواهند کرد.

هر کاربر (مسئول دپارتمان، مانند: مدیر پروژه، مدیر فنی، امور مالی، طرح و برنامه، مدیر عامل، انباردار) می تواند:

1. درخواست را ویرایش کند.
2. به تعداد درخواستی آن اضافه یا از آن کم کنید.
3. توضیحات هر ردیف کالا را تغییر دهد.
4. فایل ضمیمه کرده و توضیحات جدیدی برای فرم بنویسد.
5. فرم درخواست را رد کرده و ارجاع دهد.
6. فرم درخواست را تایید کند.

کاربر انباردار-پشتیبان و کاربر بخش مالی دسترسی برای ارسال فاکتور و رسید پرداختی دارند.

کاربر انباردار علاوه بر ارسال فایل پیش فاکتور می تواند برای کالا بار کد تعریف کرده و آن را جزو کالاهای داخل انبار کند. همچنین در انتهای درخواست فرم ورود بسازد تا پروسه انبارداری و قیمت دهی آن نیز کامل شود.

همانطور که در چارت می بینید، فرم درخواست ابتدا به مدیر پروژه می رسد. پس از تایید به معاونت فنی و طرح و برنامه ریزی و مدیر عامل می رسد. در این مرحله انبارداری بارکد کالا و قیمت آن را اضافه می کنید. پس از آن امور مالی تایید و پرداختی آن را ضمیمه می کند. در این حالت درخواست به پایان رسیده است. حال دوباره به انباردار (پشتیبانی) ارسال خواهد شد تا کالای خریداری شده را به انبار ورود دهد. پس از ایجاد فرم ورود تعدادی، فرم ریالی آن را نیز قیمت گذاری می کند. در این حال کالا ها در انباری که درخواست کننده انتخاب کرده بود؛ وارد می شود. در توضیحات فرم ورود آن مشخص است که از کدام درخواست و در چه تاریخی بوده است.

نکات:

• همه مراحل می تواند درخواست را رد کرده و علت رد را بنویسند. بسته به اینکه درخواست کجای این راه رد شود به نفر قبلی یا به درخواست کننده بازگردانده می شود.
• در همه ی مراحل درخواست کننده می تواند در درختواره مسیر و روند درخواست خود را رصد کند.
• سابقه تغییرات فرم، فایل ها و تغییرات هر ردیف کالا قابل مشاهده است.

ویدئو آموزشی درخواست کالا و خرید و تدارکات

در این ویدئو مسیر ثبت درخواست و تایید و رد کردن آن را به زبان ساده خواهید دید.

تیم پشتیبانی نرم افزار انبار آنلاین در تلاش است که کار با نرم افزار انبار آنلاین را برای کاربران آسان کند و ویژگی و کاربرد های نرم افزار را افزایش دهد. به همین منظور اگر سوالی دارید تماس بگیرید. همچنین در صورت تغییر مرحله یا امکانی می توانید نرم افزار را سفارشی کنید. اگر بخشی را در انبار خود نیاز دارید و قصد گسترش آن را دارید درخواست ساخت آن را دهید.